Glossario
Ogni termine che incontri quando prendi prenotazioni online, spiegato in poche frasi: come funzionano fasce orarie, termini di prenotazione e capienza, cosa sono OTA, tariffe nette e channel manager, e cosa significano le voci di pagamento sul tuo estratto conto. Scritto per tour, attività, corsi e workshop, con link alle guide che approfondiscono.
La persona che conduce un orario: la guida di un tour, l'istruttore di un corso, lo skipper di una barca o il game master di un'escape room. In un software di prenotazione l'accompagnatore è un ruolo del team che vede i propri orari e le proprie liste degli ospiti, senza accesso a pagamenti o report.
Vedi anche: Ruoli del team, Risorsa, Team roles and permissions
Una parte del prezzo pagata al momento della prenotazione, con il resto saldato il giorno stesso o poco prima. L'acconto assicura il posto per esperienze costose o private senza chiedere l'intero importo con mesi di anticipo, e fa sì che un no-show costi qualcosa all'ospite. Il software di prenotazione registra il saldo ancora dovuto sulla prenotazione.
Vedi anche: Pagamento sul posto, No-show, Take a payment in person
Il trasferimento sul conto bancario dell'azienda dei soldi che un fornitore di pagamento ha incassato dagli ospiti, di solito a rotazione pochi giorni dopo ogni pagamento, oppure ogni settimana. Gli accrediti arrivano al netto di commissioni e rimborsi, ed è per questo che l'importo raramente coincide con le prenotazioni di una giornata. I portali accreditano con tempi propri, più lenti.
Vedi anche: Fornitore di pagamento, Commissione
Un portale che vende tour, attività e attrazioni ai viaggiatori e trattiene una commissione su ogni prenotazione: Viator, GetYourGuide, Klook, Tiqets e Civitatis sono tra i più grandi. Le OTA portano ospiti che una piccola azienda non raggiungerebbe da sola, in cambio di una quota dal 20% al 30% del prezzo e dei contatti dell'ospite.
Vedi anche: Commissioni delle OTA o prenotazioni dirette: costi reali e come ricevere prenotazioni dirette, Commissione, Channel manager, Prenotazione diretta
Annullare un orario di inizio per un meteo che lo rende pericoloso o inutile, come vento forte in acqua o un temporale durante un'escursione. Un buon software di prenotazione annulla l'intero orario in un passaggio: ogni ospite riceve un'email con un link per riprenotare, e i pagamenti online vengono rimborsati. Una politica meteo chiara mette in chiaro le aspettative.
Vedi anche: Cancel a time slot, Rimborso, Politica di cancellazione
Un biglietto con un codice QR che contiene la prenotazione, inviato per email e aperto sul telefono dell'ospite. Al punto d'incontro l'accompagnatore lo scansiona con la fotocamera del telefono per fare il check-in del gruppo: un secondo per prenotazione, senza stampante, senza lettore e senza app da parte dell'ospite.
Vedi anche: Scan tickets, Check-in, Codice di prenotazione
La parte del software di prenotazione che controlla la disponibilità, calcola il prezzo di una selezione, blocca i posti durante il checkout e registra la prenotazione completata. Gli ospiti lo vedono come pagina di prenotazione o widget, l'azienda come calendario che si riempie. Un buon booking engine impedisce le doppie prenotazioni e applica le regole dell'azienda su ogni canale.
Vedi anche: Software di prenotazione, Pagina di prenotazione
Da dove arriva una prenotazione: la pagina di prenotazione dell'azienda, un portale come Viator, un rivenditore, una telefonata o un cliente senza prenotazione. I report per canale mostrano quali portano gli ospiti e quanto costa ciascuno in commissioni, così l'azienda può decidere dove investire le energie e dove alzare i prezzi.
Vedi anche: Prenotazione diretta, Agenzia di viaggio online (OTA), Read your reports
Il numero massimo di posti che un orario di inizio può accogliere: i sedili di una barca, le postazioni di un workshop o le persone che una guida può accompagnare. Il software di prenotazione conta ogni prenotazione rispetto alla capienza e chiude l'orario quando è pieno. La capienza si può cambiare per una sola data senza toccare il resto del programma.
Vedi anche: Disponibilità, Orario (fascia oraria), Risorsa, Edit a time slot
Uno strumento che mette in vendita le stesse fasce orarie su più canali, come la pagina di prenotazione dell'azienda, Viator e GetYourGuide, e tiene la disponibilità sincronizzata fra tutti. Quando un posto si vende da una parte, sparisce ovunque, così i portali non vendono mai più del dovuto. Alcuni software di prenotazione ne includono uno, altri si collegano a un channel manager separato.
Vedi anche: Agenzia di viaggio online (OTA), Canale di vendita, Commissioni delle OTA o prenotazioni dirette: costi reali e come ricevere prenotazioni dirette
Un pagamento annullato dalla banca dell'ospite dopo che l'ospite ha contestato un addebito sulla carta, per esempio per un tour che dice di non aver mai prenotato. Il fornitore di pagamento riprende i soldi dall'azienda e di solito aggiunge una commissione per la contestazione. Email di conferma chiare, una politica di cancellazione visibile e i dati del check-in sono le prove che fanno vincere le contestazioni.
Vedi anche: Fornitore di pagamento, Email di conferma
Registrare che un ospite è arrivato per il suo orario di inizio, scansionando il codice QR sul biglietto o spuntandolo nella lista degli ospiti. Il check-in mostra a colpo d'occhio chi manca ancora, permette al team di incassare sul posto i pagamenti in sospeso e dà ai report la presenza reale invece del numero di prenotazioni.
Vedi anche: Check guests in, Scan tickets, Biglietto con codice QR, No-show
Un ospite che si presenta senza prenotazione e si unisce a un orario con posti liberi. Il team lo aggiunge all'orario sul momento, incassa il pagamento e lo conta nella capienza, così la lista degli ospiti, i report e il numero di posti ancora in vendita restano corretti.
Vedi anche: Add a walk-in, Capienza, Pagamento sul posto
Il codice breve che identifica una singola prenotazione, stampato sul biglietto e presente in ogni email che la riguarda. Gli ospiti lo comunicano quando chiamano, e il team lo digita o lo scansiona al check-in per trovare subito la prenotazione. Il codice resta lo stesso quando una prenotazione viene spostata, pagata o rimborsata in parte.
Vedi anche: Biglietto con codice QR, Find bookings
La quota di ogni prenotazione che un portale o un rivenditore trattiene per aver portato l'ospite, di solito dal 20% al 30% del prezzo del biglietto sulle agenzie di viaggio online. L'azienda riceve il resto, spesso settimane dopo. La commissione è il prezzo della visibilità; le prenotazioni dirette sulla pagina dell'azienda non ne hanno.
Vedi anche: Commissioni delle OTA o prenotazioni dirette: costi reali e come ricevere prenotazioni dirette, Agenzia di viaggio online (OTA), Tariffa netta, Prenotazione diretta, Calcolatore dei costi
Un importo per prenotazione o una percentuale del suo valore che il software di prenotazione o un portale aggiunge al prezzo del biglietto, o ne trattiene. Alcuni sistemi la addebitano all'ospite, altri all'azienda, altri a entrambi. Una commissione del 6% su una prenotazione da 100 € costa 6 €: confronta le commissioni sul tuo volume reale, non sul prezzo di listino.
Vedi anche: Quanto costa un software di prenotazione? Abbonamenti, commissioni e prezzi reali del 2026, Commissione, Commissione sulla carta (commissione di pagamento), Prezzi, Calcolatore dei costi
Quello che un fornitore di pagamento come Stripe o PayPal addebita per incassare un pagamento con carta, di solito una percentuale dell'importo più una cifra fissa per transazione, e di più per le carte emesse all'estero. È separata da qualsiasi commissione di prenotazione del software e viene trattenuta dal pagamento prima che i soldi arrivino all'azienda.
Vedi anche: Fornitore di pagamento, Commissione di prenotazione, Online payment fees explained, Calcolatore dei costi
Una prenotazione confermata nel momento in cui l'ospite paga, senza che nessuno in azienda debba prima accettarla. È l'opposto della prenotazione su richiesta, in cui l'ospite aspetta ore o giorni per un sì. I portali mettono più in alto i prodotti con conferma immediata, e chi prenota per domani non si aspetta altro.
Vedi anche: Email di conferma, Agenzia di viaggio online (OTA)
Giorni in cui un'azienda non vende, come festività, giornate di manutenzione o la pausa di fine stagione, tolti dal calendario senza cambiare il programma settimanale. Il software di prenotazione nasconde le date chiuse dalla pagina di prenotazione e può annullare o spostare le prenotazioni già ricevute per quei giorni.
Vedi anche: Close dates for holidays and days off, Programma (orari ricorrenti)
Il numero più piccolo e più grande di ospiti che una prenotazione può contenere, impostato per ogni attività: almeno due per un kayak biposto, al massimo otto per una cucina con otto postazioni. I limiti bloccano le prenotazioni che non possono svolgersi come vendute e impediscono che una sola prenotazione grande occupi per sbaglio un intero orario.
Vedi anche: Regole di prenotazione, Numero minimo di partecipanti, Set booking rules and a cancellation policy
I posti che un'azienda può ancora vendere per ogni orario di inizio, tolte le prenotazioni esistenti, i posti bloccati e le date chiuse. Disponibilità in tempo reale significa che la pagina di prenotazione mostra il numero aggiornato istante per istante, così due ospiti non possono mai comprare lo stesso ultimo posto. Tenerla corretta è il compito principale di un software di prenotazione.
Vedi anche: Capienza, Orario (fascia oraria), How time slots work
Vendere due volte lo stesso posto, la stessa guida o la stessa attrezzatura per lo stesso orario, di solito perché le prenotazioni sono arrivate da due canali o due persone le hanno prese a mano. Il software di prenotazione lo impedisce contando ogni canale su un'unica capienza e bloccando i posti mentre un ospite paga, così l'ultimo posto si vende una volta sola.
Vedi anche: Disponibilità, Posti bloccati (hold), Overbooking
L'email automatica che l'ospite riceve appena la prenotazione è completata, con data, orario di inizio, punto d'incontro, importo pagato, politica di cancellazione e biglietto. È la prova della prenotazione e il primo posto in cui l'ospite cerca i dettagli, perciò il software di prenotazione la invia in pochi secondi, a nome dell'azienda.
Vedi anche: Emails your guests get, Biglietto con codice QR, Email di promemoria
Un'email automatica inviata prima di un orario di inizio, spesso il giorno prima, che ripete orario, punto d'incontro e cosa portare. I promemoria riducono i no-show, perché la maggior parte nasce da una dimenticanza e non da un cambio di programma. Alcune aziende inviano un secondo promemoria qualche ora prima, e uno agli ospiti che non hanno ancora firmato la liberatoria.
Vedi anche: Send booking reminders, No-show, Email di conferma
Un servizio aggiuntivo a pagamento venduto insieme al biglietto, come foto, pranzo, noleggio dell'attrezzatura o trasferimento. Gli ospiti lo aggiungono mentre prenotano e pagano tutto in una volta, così l'azienda vende di più per ogni prenotazione senza una seconda transazione. Gli extra hanno un prezzo proprio e possono essere facoltativi o obbligatori per un'attività.
Vedi anche: Tipo di biglietto (opzione di prezzo), Set prices for an activity
Con quanto anticipo gli ospiti possono prenotare, per esempio 90 giorni o quattro mesi. La finestra di prenotazione tiene il calendario aperto fin dove il programma è certo e non oltre, così l'azienda non si impegna su date che potrebbe dover cambiare. Insieme al termine di prenotazione, delimita il periodo in cui ogni orario di inizio può essere venduto.
Vedi anche: Termine di prenotazione (anticipo minimo), Programma (orari ricorrenti), Set booking rules and a cancellation policy
La società che sposta i soldi dalla carta dell'ospite al conto bancario dell'azienda, come Stripe o PayPal, e addebita per questo una commissione sulla carta. Il software di prenotazione si collega all'account che l'azienda ha presso il fornitore, così i soldi non passano mai dalla società del software. Il fornitore gestisce anche rimborsi e contestazioni.
Vedi anche: Connect Stripe to take online payments, Commissione sulla carta (commissione di pagamento), Accredito, Chargeback (contestazione)
L'ingresso a un'attrazione, un museo o una mostra in una fascia di arrivo stabilita, per esempio dalle 11:00 alle 11:30, invece che a qualsiasi ora della giornata. L'ingresso a orario distribuisce i visitatori lungo la giornata, limita quanti sono dentro nello stesso momento ed elimina la coda all'entrata. Si vende come una fascia oraria con una capienza grande.
Vedi anche: Orario (fascia oraria), Capienza
L'imposta sul valore aggiunto applicata al prezzo del biglietto, con l'aliquota che il paese dell'azienda prevede per quel tipo di servizio, inclusa nel prezzo che gli ospiti vedono nell'UE. I prezzi dei software di prenotazione sono di solito indicati IVA esclusa, e anche commissioni di prenotazione e sulla carta possono essere soggette a IVA. È l'azienda, non il software, a versare l'IVA sulle sue prenotazioni.
Vedi anche: Prezzi, Commissione di prenotazione
Un documento con cui l'ospite riconosce i rischi di un'attività, conferma di essere in grado di parteciparvi e accetta le condizioni dell'azienda, richiesto per la maggior parte delle attività d'avventura e in acqua. Le liberatorie digitali si firmano online prima dell'arrivo, a nome di ogni ospite, così il briefing comincia senza far girare una cartellina.
Vedi anche: Ask guests to sign a waiver, Lista degli ospiti
Un link che l'azienda invia all'ospite per email o messaggio per pagare una prenotazione presa per telefono, di persona o senza pagamento. L'ospite lo apre, paga con carta e la prenotazione viene segnata come pagata. I link di solito scadono dopo un tempo stabilito, con un promemoria inviato prima della scadenza.
Vedi anche: Email a payment link, Pagamento online
Un indirizzo web che apre la pagina di prenotazione di un'azienda, o una singola attività, pronta da prenotare. Va nella bio di Instagram, in una risposta su WhatsApp, nel profilo dell'attività su Google, nella firma delle email o in un codice QR su un volantino, così gli ospiti prenotano da dove hanno trovato l'azienda, anche senza sito web.
Vedi anche: Come ricevere prenotazioni da Instagram, Google e WhatsApp con un solo link di prenotazione, Share your booking page
L'elenco di tutti gli ospiti prenotati per un orario di inizio, con nomi, biglietti, quanto hanno pagato e se hanno firmato la liberatoria. L'accompagnatore la apre sul telefono al punto d'incontro per fare il check-in. È quella che gli hotel chiamano lista degli arrivi e i tour operator manifest.
Vedi anche: Manifest (lista passeggeri), Check-in, Check guests in
L'elenco dei passeggeri o dei partecipanti di una partenza, con nomi e contatti, nato come obbligo di legge per barche e pullman. In un software di prenotazione è la lista degli ospiti di un orario, da stampare o da consultare a schermo, usata per i conteggi di sicurezza, il check-in e i report su chi ha partecipato davvero e non solo su chi ha prenotato.
Vedi anche: Lista degli ospiti, Check guests in
Un ospite che ha prenotato ma non si è presentato e non ha annullato. I no-show costano all'azienda il posto, il tempo dell'accompagnatore e spesso l'incasso, ed è per questo che molti operatori chiedono il pagamento o un acconto in anticipo. Il software di prenotazione segna i no-show al check-in, a mano o in automatico dopo l'orario di inizio, e applica la relativa politica.
Vedi anche: Come ridurre i no-show con il tuo sistema di prenotazione: 8 impostazioni che funzionano, Mark no-shows, Acconto (caparra), Email di promemoria
Il numero più basso di ospiti perché un orario di inizio si svolga, per esempio quattro per un corso di cucina o dieci per un tour in pullman. Se il minimo non viene raggiunto entro il termine di prenotazione, l'azienda annulla l'orario e rimborsa o sposta gli ospiti. È una regola dell'orario, non un limite per la singola prenotazione.
Vedi anche: Dimensione del gruppo (minimo e massimo), Termine di prenotazione (anticipo minimo), Cancel a time slot
Un orario di inizio prenotabile in una certa data, con la propria capienza: il tour in kayak delle 10:00 del 12 luglio, con 12 posti. Un software di prenotazione per tour, corsi e attività vende posti in fasce orarie, come un software per appuntamenti vende il tempo di una persona e un gestionale alberghiero vende le notti. Ogni prenotazione, check-in e report dipende da un orario.
Vedi anche: How time slots work, Capienza, Programma (orari ricorrenti)
Accettare più prenotazioni per un orario di inizio di quanti posti ci siano, per errore, perché due canali non erano sincronizzati, o di proposito per coprire i no-show previsti, come fanno le compagnie aeree. Per tour e attività significa rimandare indietro ospiti al punto d'incontro, perciò il software di prenotazione è costruito per renderlo impossibile.
Vedi anche: Doppia prenotazione, Capienza, Channel manager
Un pagamento che l'ospite fa con carta, wallet o bonifico mentre prenota, tramite un fornitore di pagamento, così i soldi vengono incassati prima del giorno dell'attività. Il pagamento online riduce i no-show e le code al punto d'incontro, ma comporta una commissione sulla carta e rende i rimborsi una routine che l'azienda deve gestire bene.
Vedi anche: Come accettare pagamenti online per tour e attività: configurazione, commissioni, accrediti e rimborsi, Fornitore di pagamento, Pagamento sul posto, Choose how guests pay
Lasciare che gli ospiti prenotino subito e paghino il giorno stesso, in contanti, con carta o con bonifico, con il team che registra il pagamento al check-in. Funziona in ogni paese ed evita le commissioni dei pagamenti online, ma lascia l'azienda esposta ai no-show. Molte aziende lo offrono accanto al pagamento online, o solo per alcune attività.
Vedi anche: Choose how guests pay, Take a payment in person, Pagamento online, Acconto (caparra)
La pagina pubblica dove gli ospiti scelgono data, orario e biglietti, inseriscono i propri dati e pagano. Il software di prenotazione la ospita con il nome e il marchio dell'azienda, che quindi non ha bisogno di un sito web proprio per vendere online. La pagina mostra la disponibilità in tempo reale e invia agli ospiti una conferma quando hanno finito.
Vedi anche: Customise your booking page, How guests book, Widget di prenotazione (pulsante Prenota ora)
Le condizioni che stabiliscono se, quando e quanto un ospite riceve indietro se annulla: per esempio cancellazione gratuita fino a 24 ore prima, poi nessun rimborso. Gli ospiti devono vederle prima di prenotare. Il software di prenotazione le mostra sulla pagina di prenotazione e sul biglietto e le applica in automatico quando un ospite annulla online.
Vedi anche: Politica di cancellazione per tour: 4 modelli e come automatizzare i rimborsi, Termine di cancellazione, Rimborso, Set booking rules and a cancellation policy
Posti messi da parte per un ospite mentre completa il checkout, per qualche minuto, così nessun altro può comprarli nel frattempo. Se l'ospite paga, il blocco diventa una prenotazione; se abbandona, i posti tornano in vendita. È così che un software di prenotazione vende gli ultimi due posti senza una doppia prenotazione.
Vedi anche: Disponibilità, Prenotazione abbandonata, Doppia prenotazione
Una prenotazione che un ospite ha iniziato sulla pagina di prenotazione senza completarla, di solito perché ha lasciato il checkout prima di pagare. Il software di prenotazione può tenere bloccati i posti per qualche minuto e poi liberarli, e alcuni sistemi inviano all'ospite un promemoria con un link alla prenotazione lasciata a metà. Seguire le prenotazioni abbandonate mostra dove gli ospiti si fermano.
Vedi anche: Posti bloccati (hold), How guests book
Una sola prenotazione per più ospiti, come una famiglia di quattro persone o una classe di 25 studenti, fatta da una persona che paga per tutti. La prenotazione occupa altrettanti posti nell'orario e riceve un solo codice e un solo biglietto per tutto il gruppo. Per i numeri più grandi si possono impostare sconti di gruppo.
Vedi anche: Prenotazione privata (tour privato), Dimensione del gruppo (minimo e massimo), Tipo di biglietto (opzione di prezzo)
Una prenotazione che l'ospite fa direttamente con l'azienda, sulla sua pagina di prenotazione o sul suo sito, per telefono o di persona, invece che tramite un portale o un rivenditore. Le prenotazioni dirette non hanno commissioni, danno all'azienda i contatti dell'ospite e le lasciano fissare le proprie condizioni. La maggior parte degli operatori punta ad aumentare la quota di prenotazioni dirette.
Vedi anche: Commissioni delle OTA o prenotazioni dirette: costi reali e come ricevere prenotazioni dirette, Commissione, Pagina di prenotazione
Una prenotazione che occupa un intero orario per un solo gruppo, senza altri ospiti: un tour privato, un addio al nubilato nel laboratorio di ceramica, una barca per una famiglia. Si vende a prezzo fisso invece che a persona, e l'orario si chiude a tutti gli altri nel momento in cui viene prenotata.
Vedi anche: Prenotazione di gruppo, Tipo di biglietto (opzione di prezzo), Set prices for an activity
Prezzi che cambiano con la domanda: più alti per una crociera al tramonto di sabato in agosto, più bassi in un martedì di pioggia a marzo. Compagnie aeree e hotel lo fanno con un algoritmo. Chi organizza tour e attività lo fa soprattutto a mano, con prezzi stagionali, tariffe early bird e sconti last minute impostati per fascia oraria o per tipo di biglietto.
Vedi anche: Prezzi stagionali, Set prices for an activity
Prezzi diversi per i diversi periodi dell'anno: alta stagione, media stagione e bassa stagione, ognuna con la propria tariffa per tipo di biglietto. I prezzi stagionali sono fissati in anticipo e noti agli ospiti, a differenza dei prezzi dinamici, e sono il modo più comune in cui chi organizza tour e attività adegua i prezzi alla domanda.
Vedi anche: Prezzi dinamici (dynamic pricing), Set prices for an activity
Lo schema ricorrente di orari di inizio che un'azienda offre, per esempio alle 10:00 e alle 14:00 tutti i giorni da aprile a ottobre, da cui il software di prenotazione crea le fasce orarie che gli ospiti possono prenotare. Imposta il programma una volta e il calendario si riempie da solo con mesi di anticipo; partenze extra, cambi di capienza e date chiuse si aggiungono sopra.
Vedi anche: Set a schedule for an activity, Orario (fascia oraria), Date chiuse (giorni di chiusura)
Dove gli ospiti si ritrovano per un orario di inizio: un monumento, la porta di un negozio o un pontile. Compare sulla pagina di prenotazione, nell'email di conferma e sul biglietto, spesso con un link alla mappa, perché un ospite che non trova il gruppo diventa un no-show. Ogni sede può avere il proprio punto d'incontro.
Vedi anche: Add and manage locations, No-show, Email di conferma
I limiti che un'azienda fissa su come gli ospiti possono prenotare: il termine prima di un orario di inizio, con quanto anticipo si apre il calendario e il gruppo più piccolo e più grande che una prenotazione può contenere. Il software di prenotazione le applica in automatico su ogni canale, così il team non deve mai respingere o sistemare a mano una prenotazione fuori regola.
Vedi anche: Termine di prenotazione (anticipo minimo), Finestra di prenotazione, Dimensione del gruppo (minimo e massimo), Set booking rules and a cancellation policy
Un'email automatica inviata qualche ora dopo la visita per chiedere all'ospite di lasciare una recensione, con un link alla pagina dell'azienda su Google, Tripadvisor o un altro sito di recensioni. Chiederlo a tutti, poco dopo, finché l'esperienza è fresca, è il modo affidabile per far crescere le recensioni, che a loro volta portano i prossimi ospiti.
Vedi anche: Ask guests for reviews, Email di conferma
I soldi restituiti a un ospite dopo una cancellazione, per intero o in parte secondo la politica di cancellazione, o per intero quando è l'azienda ad annullare. I pagamenti online vengono rimborsati tramite il fornitore di pagamento sulla carta originale, di solito entro cinque-dieci giorni lavorativi. Le commissioni sulla carta spesso non tornano all'azienda.
Vedi anche: Refund a booking, Politica di cancellazione, Annullamento per maltempo
Tutto ciò che serve a un orario oltre al posto per l'ospite: una guida, una barca, una postazione in cucina, dieci imbragature. Un software di prenotazione con gestione delle risorse conta quante ne usa ogni orario di inizio e non ne pianifica mai più di quante l'azienda ne possiede, anche quando due attività condividono la stessa attrezzatura o le stesse persone.
Vedi anche: Manage equipment and spaces, Capienza, Accompagnatore (host)
Un terzo che vende i tour o le attività di un'azienda ai propri clienti, con una commissione o a tariffa netta: il concierge di un hotel, un ufficio turistico, un'agenzia di viaggio o un altro operatore. I rivenditori prenotano per conto dell'ospite, quindi l'azienda ha bisogno di un modo per registrare le loro prenotazioni e tenere traccia di quanto le è dovuto.
Vedi anche: Tariffa netta, Commissione, Canale di vendita
Cosa può vedere e fare ogni membro del team nel software di prenotazione: il titolare gestisce tutto, pagamenti e fatturazione compresi, il responsabile gestisce il lavoro quotidiano e l'accompagnatore vede solo i propri orari e le proprie liste degli ospiti. I ruoli tengono dati degli ospiti e soldi al posto giusto e rendono sicuro aggiungere personale stagionale.
Vedi anche: Team roles and permissions, Invite team members, Accompagnatore (host)
Un software che permette agli ospiti di prenotare e pagare online un servizio in un orario offerto dall'azienda, e che dà all'azienda un solo calendario, una sola lista degli ospiti e un solo registro dei pagamenti per ogni prenotazione. Si chiama anche sistema di prenotazione, gestionale prenotazioni o piattaforma di prenotazione. Per tour, corsi e attività vende posti in fasce orarie, non appuntamenti o camere.
Vedi anche: Cos'è un software di prenotazione? Guida semplice ai sistemi di prenotazione online, Come scegliere un software di prenotazione: 10 domande da porre prima di registrarti, Booking engine (motore di prenotazione)
Spostare una prenotazione a un altro orario di inizio invece di annullarla, da parte dell'ospite dal suo biglietto o da parte del team. Lo spostamento conserva l'incasso e l'ospite, perciò il software di prenotazione lo rende più facile dell'annullamento: chi può ancora annullare gratis di solito può anche spostare gratis, su qualsiasi orario con posti liberi.
Vedi anche: Move a booking to another time, How guests cancel or move a booking, Termine di cancellazione
A che punto è una prenotazione: confermata, in attesa di pagamento, annullata, con check-in fatto o segnata come no-show. Lo stato cambia quando l'ospite paga, quando il team fa il check-in o quando qualcuno annulla, e ogni cambiamento resta nella cronologia della prenotazione. I report contano le prenotazioni per stato, così quelle annullate non gonfiano mai i numeri.
Vedi anche: Booking statuses explained, No-show, Check-in
Il prezzo che un'azienda riceve da un rivenditore o da un portale dopo che la commissione è stata tolta. Se un tour si vende a 100 € con il 25% di commissione, la tariffa netta è 75 €. I rivenditori ragionano in tariffe nette e aggiungono il proprio margine, quindi un'azienda deve controllare la tariffa netta, non il prezzo al pubblico, quando firma un contratto.
Vedi anche: Commissione, Rivenditore, Commissioni delle OTA o prenotazioni dirette: costi reali e come ricevere prenotazioni dirette
Il periodo prima di un orario di inizio in cui un ospite può ancora annullare con rimborso completo, per esempio 24 o 48 ore. Una volta scaduto, valgono le condizioni per le cancellazioni tardive: rimborso parziale o nessun rimborso. Un termine chiaro riduce le cancellazioni dell'ultimo minuto, perché chi cambia programma lo fa finché il rimborso è ancora possibile.
Vedi anche: Politica di cancellazione, How guests cancel or move a booking
L'ultimo momento in cui un ospite può prenotare un orario di inizio, per esempio due ore o un giorno prima. Si chiama anche anticipo minimo di prenotazione. Il termine dà al team il tempo di prepararsi, assegnare una guida o fare acquisti, e impedisce che arrivino prenotazioni quando il gruppo ha già lasciato il punto d'incontro.
Vedi anche: Finestra di prenotazione, Regole di prenotazione, Set booking rules and a cancellation policy
Un modo per comprare un posto a un certo prezzo: adulto, bambino, studente, famiglia o gruppo privato. Ogni tipo di biglietto ha il proprio prezzo e può valere più di un posto, come un biglietto famiglia, o occupare l'intero orario, come un gruppo privato. Gli ospiti combinano più tipi di biglietto in una sola prenotazione.
Vedi anche: Set prices for an activity, Extra (servizio aggiuntivo), Prenotazione privata (tour privato)
Un documento che l'ospite scambia con l'esperienza, emesso quando l'ha comprata altrove: una prenotazione su un portale, un regalo o una vendita tramite un rivenditore. L'accompagnatore controlla il codice o il riferimento del voucher al punto d'incontro e ne registra l'utilizzo, così il rivenditore può essere fatturato e il posto contato come usato.
Vedi anche: Rivenditore, Agenzia di viaggio online (OTA), Biglietto con codice QR
Un piccolo pezzo di codice che un'azienda incolla nel proprio sito web per far prenotare i visitatori senza uscirne, come pulsante Prenota ora o calendario incorporato. Il widget parla con lo stesso booking engine della pagina di prenotazione, quindi disponibilità, prezzi e regole sono uguali ovunque. Funziona con qualsiasi piattaforma per creare siti.
Vedi anche: Come aggiungere un pulsante di prenotazione al tuo sito: WordPress, Wix, Squarespace e Shopify, Add a Book now button to your website, Pagina di prenotazione
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