Un software di prenotazione è un programma che permette ai clienti di vedere cosa è disponibile, prenotare un orario e pagare online, mentre l'azienda gestisce orari, posti, pagamenti e clienti in un unico posto. Sostituisce l'agenda, la casella di posta e il foglio di calcolo. Software di prenotazione, sistema di prenotazione online e gestionale delle prenotazioni sono tre nomi per la stessa cosa.

Questa guida spiega come funziona un sistema di prenotazione online, i tipi principali di software di prenotazione, le funzionalità da aspettarsi e quanto costa di solito. È scritta per le piccole aziende che si avvicinano per la prima volta a un software di prenotazione, come tour operator, scuole di cucina, laboratori creativi ed escape room.

Cos'è un software di prenotazione?

Un software di prenotazione è uno strumento che riceve le prenotazioni al posto tuo. Mostra ai clienti solo gli orari e i posti ancora liberi, raccoglie i loro dati e spesso il pagamento, conferma subito la prenotazione e tiene un'unica lista aggiornata di chi arriva. L'azienda fissa le regole una volta sola: cosa vende, quando, per quante persone e a che prezzo.

Oggi quasi tutti i software di prenotazione funzionano online, come sito o come web app. I clienti prenotano su una pagina di prenotazione, e l'azienda usa lo stesso sistema dal telefono o dal computer per vedere e modificare le prenotazioni.

Come funziona un sistema di prenotazione online

Imposti cosa vendi, quando si svolge e quanti posti ha ogni orario. I clienti aprono la tua pagina di prenotazione, scelgono un orario e pagano, e mentre pagano il sistema tiene da parte i loro posti, così nessun altro può prenderli. Poi invia la conferma, il biglietto e un promemoria, e il giorno stesso fai il check-in degli ospiti da un'unica lista. La nostra guida Come funziona un sistema di prenotazione online? segue una prenotazione in ogni passo.

Software di prenotazione, sistema di prenotazione o gestionale?

Ogni termine ha una sfumatura un po' diversa:

  • Software di prenotazione è il termine più comune nei nomi dei prodotti e nelle recensioni.
  • Sistema di prenotazione online mette l'accento sui clienti che prenotano online, tramite una pagina di prenotazione.
  • Sistema di prenotazioni o gestionale prenotazioni si sente di più in hotel, ristoranti e viaggi, e corrisponde al reservation system dei tour operator nordamericani.
  • Software per appuntamenti di solito indica la prenotazione di appuntamenti, in cui ogni cliente prenota del tempo con una sola persona.

I tipi principali di software di prenotazione

Un software di prenotazione è costruito attorno al modo in cui un'azienda vende il suo tempo. Scegliere il tipo sbagliato è l'errore più comune, quindi parti da qui.

Tipo Cosa prenotano i clienti Aziende tipiche
Prenotazione di appuntamenti Tempo con una persona, all'ora che scelgono Parrucchieri, terapisti, consulenti, insegnanti privati
Prenotazione a fasce orarie o di attività Un posto a un orario di inizio, condiviso con altri Tour, corsi, workshop, escape room, degustazioni
Noleggio Un oggetto per un certo periodo Noleggio di bici, kayak, barche e attrezzatura
Strutture ricettive Notti in una camera o in una struttura Hotel, B&B, case vacanza
Prenotazioni al ristorante Un tavolo a un orario Ristoranti, bar, caffetterie
Biglietteria per eventi Un biglietto, spesso un posto a sedere, per un evento unico Concerti, teatro, conferenze

La differenza conta. Un software per appuntamenti è costruito attorno all'agenda di una persona, quindi va in difficoltà quando dodici ospiti condividono lo stesso orario di inizio. La biglietteria per eventi è pensata per date uniche e mappe dei posti, quindi va in difficoltà con un tour che si ripete ogni giorno. Un software di prenotazione a fasce orarie è pensato proprio per questo: la stessa attività, a orari fissi, con un certo numero di posti ogni volta. La nostra guida al sistema di biglietteria online mostra come funziona la biglietteria a fasce orarie.

TicketPa è un software di prenotazione a fasce orarie per tour, corsi, workshop, escape room, tour in barca e degustazioni.

Cosa fa un software di prenotazione per una piccola azienda

  • Riceve prenotazioni mentre dormi. I clienti prenotano alle 23 di domenica, senza aspettare una risposta.
  • Evita le doppie prenotazioni. Il sistema conta i posti di ogni orario e non ne vende mai di più.
  • Ti fa incassare. I clienti pagano online quando prenotano, oppure il sistema registra quanto resta da incassare il giorno stesso.
  • Riduce i no-show. Promemoria automatici e pagamento alla prenotazione vogliono dire meno posti vuoti. La nostra guida per ridurre i no-show mostra quali impostazioni aiutano di più.
  • Ti fa risparmiare lavoro amministrativo. Niente più prenotazioni copiate dai messaggi in un foglio di calcolo, né rimborsi calcolati a mano.
  • Mostra come va l'azienda. I report trasformano le prenotazioni in numeri su cui agire, come i tuoi orari più richiesti e l'attività che vende di più.

La nostra guida ai vantaggi di un sistema di prenotazione online ne approfondisce dieci, con gli svantaggi e come gestirli.

Le funzionalità da aspettarsi da un software di prenotazione

La maggior parte dei sistemi di prenotazione per aziende che vendono fasce orarie include:

  • Una pagina di prenotazione con disponibilità in tempo reale, che funziona bene sul telefono.
  • Un calendario delle disponibilità in cui imposti la programmazione, cambi la capienza e chiudi delle date.
  • Tipi di biglietto ed extra, come biglietti per adulti e bambini, gruppi privati ed extra a pagamento.
  • Pagamenti, online con carta e sul posto, con i rimborsi.
  • Email automatiche: conferme con il biglietto, promemoria e avvisi di modifica.
  • Regole di cancellazione che decidono i rimborsi in automatico.
  • Una lista degli ospiti e il check-in per ogni orario, idealmente con biglietti con codice QR da scansionare con il telefono.
  • Accessi per il team, con permessi diversi per titolari, manager e personale.
  • Report ed esportazioni di prenotazioni e incassi.
  • Un modo per arrivare sul tuo sito, come un pulsante Prenota ora.

I sistemi più grandi aggiungono channel manager che si collegano alle agenzie di viaggio online (OTA), buoni regalo, rivenditori e pagine di prenotazione in più lingue. La nostra guida su come scegliere un software di prenotazione propone dieci domande per separare ciò che ti serve da ciò che sarebbe solo bello avere.

Ti serve un software di prenotazione?

Probabilmente sì, se ti ritrovi in due o più di queste situazioni:

  • Rispondi più volte al giorno allo stesso messaggio: "c'è posto sabato?".
  • Ti è capitata una doppia prenotazione, o hai mandato via degli ospiti per errore.
  • Rincorri i pagamenti, o dimentichi chi ha pagato.
  • Gli ospiti prenotano e poi non si presentano.
  • Il tuo team ha bisogno del tuo telefono o del tuo foglio di calcolo per sapere chi arriva.
  • Non sai dire quale attività o quale giorno rende di più.

Se ricevi poche prenotazioni al mese, possono bastare un calendario condiviso e un link di pagamento. Quando le prenotazioni arrivano ogni giorno, un software di prenotazione di solito si ripaga solo con il tempo risparmiato.

Quanto costa un software di prenotazione?

Di solito un software di prenotazione si paga in uno di quattro modi: un abbonamento mensile, una commissione per prenotazione, una commissione addebitata ai tuoi clienti, oppure un mix di abbonamento e commissione più bassa. I piani per piccole aziende partono spesso tra 10 € e 50 € al mese, e il fornitore di pagamento addebita a parte le commissioni sulle carte. La nostra guida sul costo di un software di prenotazione confronta i modelli con esempi reali.

TicketPa, ad esempio, costa da 19 € al mese, più una piccola commissione solo sulle prenotazioni pagate online. Le prenotazioni pagate sul posto non hanno commissioni. Guarda i prezzi.

Dove si colloca TicketPa

TicketPa è un software di prenotazione online per piccole aziende che vendono fasce orarie. Hai la tua pagina di prenotazione, una programmazione che riempie il calendario con mesi di anticipo, biglietti, gruppi privati ed extra, pagamenti online o sul posto, biglietti con codice QR e promemoria, modifiche fatte dagli ospiti in autonomia, check-in da telefono e report, tutto nel browser. Guarda tutte le funzionalità, oppure parti dalla pagina del tuo tipo di attività nella home page.