Sanasto
Kaikki termit, joihin törmäät, kun otat varauksia vastaan verkossa, selitettynä muutamalla lauseella: miten ajat, varausten takaraja ja paikkamäärä toimivat, mitä OTA, nettohinta ja kanavanhallinta tarkoittavat ja mitä tiliotteesi maksusanat merkitsevät. Kirjoitettu kierros-, aktiviteetti-, kurssi- ja työpajayrityksille, ja mukana on linkit oppaisiin, jotka kertovat lisää.
Pääsy nähtävyyteen, museoon tai näyttelyyn tiettynä saapumisaikana, esimerkiksi klo 11.00-11.30, eikä milloin tahansa päivän aikana. Aikaan sidottu sisäänpääsy jakaa kävijät tasaisesti koko päivälle, rajaa sen, montako ihmistä sisällä on kerrallaan, ja poistaa jonon ovelta. Sitä myydään kuin varattavaa aikaa, jolla on suuri paikkamäärä.
Katso myös: Varattava aika (time slot), Paikkamäärä (kapasiteetti)
Toistuva alkamisaikojen kaava, jota yritys tarjoaa, esimerkiksi klo 10.00 ja 14.00 joka päivä huhtikuusta lokakuuhun. Siitä varausjärjestelmä luo ajat, joita asiakkaat voivat varata. Kun aikataulu on määritetty kerran, kalenteri täyttyy itsestään kuukausia eteenpäin. Yksittäiset lisäajat, paikkamäärän muutokset ja suljetut päivät lisätään sen päälle.
Katso myös: Set a schedule for an activity, Varattava aika (time slot), Suljetut päivät
Vero, joka peritään lipun hinnasta sillä verokannalla, jonka yrityksen kotimaa on säätänyt kyseiselle palvelulle. EU:ssa se sisältyy hintaan, jonka asiakas näkee. Varausjärjestelmien hinnat ilmoitetaan yleensä ilman arvonlisäveroa, ja myös palvelumaksuihin ja korttikuluihin voi sisältyä alv. Varaustensa arvonlisäverosta huolehtii yritys itse, ei järjestelmä.
Katso myös: Hinnoittelu, Palvelumaksu (varausmaksu)
Automaattinen viesti, joka lähtee muutama tunti käynnin jälkeen ja pyytää asiakasta jättämään arvostelun. Viestissä on linkki yrityksen arvostelusivulle Googlessa, Tripadvisorissa tai muualla. Kun pyydät arvostelua jokaiselta asiakkaalta pian käynnin jälkeen, kun kokemus on vielä tuoreena mielessä, arvosteluja kertyy varmasti. Ne taas tuovat seuraavat asiakkaat.
Katso myös: Ask guests for reviews, Varausvahvistus (vahvistusviesti)
Hinnat, jotka muuttuvat kysynnän mukaan: korkeampi hinta auringonlaskuristeilylle elokuun lauantaina, matalampi sateisena tiistaina maaliskuussa. Lentoyhtiöt ja hotellit tekevät sen algoritmeilla. Kierros- ja aktiviteettiyritykset tekevät sen yleensä käsin: ne asettavat kausihintoja, ennakkovarausalennuksia ja viime hetken alennuksia ajoittain tai lipputyypeittäin.
Katso myös: Kausihinnoittelu, Set prices for an activity
Osa hinnasta, joka maksetaan varattaessa. Loput maksetaan tapahtumapäivänä tai lähempänä sitä. Ennakkomaksu varmistaa paikan kalliisiin tai yksityisiin elämyksiin ilman, että koko summaa pyydetään kuukausia etukäteen, ja saapumatta jääminen maksaa asiakkaalle jotain. Varausjärjestelmä kirjaa varaukseen, paljonko siitä on vielä maksamatta.
Katso myös: Maksu paikan päällä, Saapumatta jäänyt asiakas (no-show), Take a payment in person
Raha, joka palautetaan asiakkaalle peruutuksen jälkeen: peruutusehtojen mukaan kokonaan tai osittain, ja aina kokonaan, jos yritys itse peruu ajan. Verkkomaksut hyvitetään maksupalvelun kautta alkuperäiselle kortille, yleensä 5-10 arkipäivässä. Yritys ei useinkaan saa korttikuluja takaisin.
Katso myös: Refund a booking, Peruutusehdot, Peruutus sään takia
Asiakas, joka saapuu paikalle ilman varausta ja liittyy aikaan, jossa on vielä tilaa. Tiimi lisää hänet aikaan saman tien, ottaa maksun vastaan ja laskee hänet mukaan paikkamäärään. Näin osallistujalista, raportit ja myynnissä vielä olevien paikkojen määrä pysyvät oikeina.
Katso myös: Add a walk-in, Paikkamäärä (kapasiteetti), Maksu paikan päällä
Ulkopuolinen taho, joka myy yrityksen kierroksia tai aktiviteetteja omille asiakkailleen provisiota vastaan tai nettohinnalla: hotellin vastaanotto, matkailuneuvonta, matkatoimisto tai toinen yritys. Jälleenmyyjät varaavat asiakkaan puolesta, joten yritys tarvitsee tavan kirjata niiden varaukset ja seurata, mitä niiden kanssa pitää tilittää.
Katso myös: Nettohinta, Provisio, Myyntikanava
Työkalu, joka listaa samat ajat useaan myyntikanavaan, kuten yrityksen omalle varaussivulle, Viatoriin ja GetYourGuideen, ja pitää vapaat paikat ajan tasalla kaikissa. Kun paikka myydään yhdessä kanavassa, se katoaa kaikista, joten välittäjät eivät koskaan myy liikaa. Osassa varausjärjestelmistä kanavanhallinta on mukana, osa liitetään erilliseen palveluun.
Katso myös: Verkkomatkatoimisto (OTA), Myyntikanava, OTA-provisio vai suorat varaukset: todelliset kulut ja näin saat varaukset suoraan
Eri hinnat vuoden eri osille: sesonki, välikausi ja hiljainen kausi, kullakin oma hintansa lipputyypeittäin. Kausihinnat asetetaan etukäteen ja asiakkaat tietävät ne, toisin kuin dynaamisessa hinnoittelussa. Kausihinnoittelu on kierros- ja aktiviteettiyritysten yleisin tapa sovittaa hinnat kysyntään.
Katso myös: Dynaaminen hinnoittelu, Set prices for an activity
Varaus, jonka asiakas aloitti varaussivulla mutta ei vienyt loppuun, yleensä koska hän poistui kassalta ennen maksamista. Varausjärjestelmä voi pidättää paikat muutaman minuutin ja vapauttaa ne sitten, ja osa järjestelmistä lähettää asiakkaalle muistutuksen, jossa on linkki keskeneräiseen varaukseen. Kesken jääneiden varausten seuranta näyttää, missä vaiheessa asiakkaat luopuvat.
Katso myös: Paikkojen pidätys, How guests book
Paikka, johon asiakkaat kokoontuvat ennen alkamisaikaa: maamerkki, liikkeen ovi tai laituri. Se näkyy varaussivulla, varausvahvistuksessa ja lipussa, usein karttalinkin kanssa, koska asiakas, joka ei löydä ryhmää, jää saapumatta. Jokaisella toimipaikalla voi olla oma kohtaamispaikkansa.
Katso myös: Add and manage locations, Saapumatta jäänyt asiakas (no-show), Varausvahvistus (vahvistusviesti)
Summa, jonka maksupalvelu, kuten Stripe tai PayPal, veloittaa korttimaksun käsittelystä: yleensä prosentti maksun summasta ja kiinteä summa jokaisesta maksusta, ulkomaisista korteista enemmän. Korttikulut ovat erillään varausjärjestelmän palvelumaksusta, ja ne vähennetään maksusta ennen kuin raha päätyy yritykselle.
Katso myös: Maksupalvelu (maksunvälittäjä), Palvelumaksu (varausmaksu), Online payment fees explained, Kustannuslaskuri
Yksi tapa ostaa paikka yhdellä hinnalla: aikuinen, lapsi, opiskelija, perhe tai yksityinen ryhmä. Jokaisella lipputyypillä on oma hintansa. Lippu voi viedä useamman paikan, kuten perhelippu, tai koko ajan, kuten yksityinen ryhmä. Asiakkaat voivat yhdistellä lipputyyppejä samassa varauksessa.
Katso myös: Set prices for an activity, Lisäpalvelu (lisätuote), Yksityinen varaus
Maksullinen lisä, jota myydään lipun kanssa, kuten valokuvat, lounas, välinevuokra tai kuljetus. Asiakas lisää sen varatessaan ja maksaa kaiken kerralla, joten yritys myy enemmän varausta kohden ilman toista maksutapahtumaa. Lisäpalveluilla on oma hintansa, ja ne voivat olla aktiviteetissa valinnaisia tai pakollisia.
Katso myös: Lipputyyppi (hintavaihtoehto), Set prices for an activity
Asiakas varaa nyt ja maksaa tapahtumapäivänä käteisellä, kortilla tai tilisiirrolla, ja tiimi kirjaa maksun saapumisen yhteydessä. Se toimii kaikissa maissa, eikä siitä synny verkkomaksujen kuluja, mutta yritys on alttiimpi saapumatta jääville asiakkaille. Monet yritykset tarjoavat sitä verkkomaksun rinnalla tai vain osassa aktiviteetteja.
Katso myös: Choose how guests pay, Take a payment in person, Verkkomaksu, Ennakkomaksu
Linkki, jonka yritys lähettää asiakkaalle sähköpostilla tai viestillä, jotta tämä voi maksaa varauksen, joka tehtiin puhelimessa, paikan päällä tai ilman maksua. Asiakas avaa linkin ja maksaa kortilla, ja varaus merkitään maksetuksi. Linkki vanhenee yleensä tietyn ajan kuluttua, ja ennen sitä lähtee muistutus.
Katso myös: Email a payment link, Verkkomaksu
Yritys, joka siirtää rahat asiakkaan kortilta yrityksen pankkitilille, kuten Stripe tai PayPal, ja veloittaa siitä korttikulut. Varausjärjestelmä yhdistetään yrityksen omaan maksupalvelutiliin, joten raha ei koskaan kulje järjestelmän tarjoajan kautta. Maksupalvelu hoitaa myös hyvitykset ja takaisinveloitukset.
Katso myös: Connect Stripe to take online payments, Korttikulut (käsittelymaksu), Tilitys, Takaisinveloitus (chargeback)
Aika ennen alkamisaikaa, jonka kuluessa asiakas voi vielä perua ja saada koko hinnan takaisin, esimerkiksi 24 tai 48 tuntia. Kun se päättyy, voimaan tulevat peruutusehtojen myöhäisen peruutuksen säännöt: osittainen hyvitys tai ei hyvitystä. Selkeä peruutusaika vähentää viime hetken peruutuksia, koska asiakkaat, joiden suunnitelmat muuttuvat, peruvat silloin, kun hyvityksen saa vielä.
Katso myös: Peruutusehdot, How guests cancel or move a booking
Yhden lähdön matkustajien tai osallistujien luettelo nimineen ja yhteystietoineen, alun perin lakisääteinen vaatimus laivoille ja linja-autoille. Varausjärjestelmässä se on ajan osallistujalista tulostettuna tai näytöllä. Sitä käytetään turvallisuuslaskentaan, saapumisen kirjaukseen ja raportteihin siitä, ketkä todella lähtivät mukaan, eikä vain siitä, ketkä varasivat.
Katso myös: Osallistujalista, Check guests in
Automaattinen sähköposti, joka lähtee ennen alkamisaikaa, usein edellisenä päivänä, ja kertaa ajan, kohtaamispaikan ja sen, mitä pitää ottaa mukaan. Muistutukset vähentävät saapumatta jääviä asiakkaita, koska useimmat heistä unohtavat eivätkä muuta suunnitelmiaan. Osa yrityksistä lähettää toisen muistutuksen muutamaa tuntia ennen ja yhden niille, jotka eivät ole allekirjoittaneet osallistujalomaketta.
Katso myös: Send booking reminders, Saapumatta jäänyt asiakas (no-show), Varausvahvistus (vahvistusviesti)
Paikka, josta varaus tulee: yrityksen oma varaussivu, välittäjä kuten Viator, jälleenmyyjä, puhelu tai ilman varausta tuleva asiakas. Myyntikanavittaiset raportit näyttävät, mitkä kanavat tuovat asiakkaita ja mitä kukin maksaa provisioina, joten yritys voi päättää, mihin se panostaa ja missä se nostaa hintoja.
Katso myös: Suora varaus, Verkkomatkatoimisto (OTA), Read your reports
Hinta, jonka yritys saa jälleenmyyjältä tai välittäjältä, kun provisio on vähennetty. Jos kierros myydään 100 eurolla ja provisio on 25 %, nettohinta on 75 €. Jälleenmyyjät puhuvat nettohinnoista ja lisäävät niihin oman katteensa, joten sopimusta tehdessä kannattaa katsoa nettohintaa eikä asiakkaan maksamaa hintaa.
Katso myös: Provisio, Jälleenmyyjä, OTA-provisio vai suorat varaukset: todelliset kulut ja näin saat varaukset suoraan
Luettelo kaikista, jotka ovat varanneet saman ajan: nimet, liput, mitä he ovat maksaneet ja ovatko he allekirjoittaneet osallistujalomakkeen. Vetäjä avaa listan puhelimella kohtaamispaikalla ja merkitsee asiakkaat saapuneiksi. Hotelleissa sitä kutsutaan saapuvien listaksi ja kierrosyrityksissä matkustajaluetteloksi.
Katso myös: Matkustajaluettelo (manifest), Saapumisen kirjaus (check-in), Check guests in
Suurin määrä paikkoja, jonka yksi aika voi ottaa: veneen istumapaikat, työpajan työpisteet tai ihmiset, joita yksi vetäjä voi ohjata. Varausjärjestelmä laskee jokaisen varauksen paikkamäärää vasten ja sulkee ajan, kun se on täynnä. Paikkamäärää voi muuttaa yhdeltä päivältä koskematta muuhun aikatauluun.
Katso myös: Saatavuus (vapaat paikat), Varattava aika (time slot), Resurssi, Edit a time slot
Paikat, jotka varataan asiakkaalle muutamaksi minuutiksi sillä aikaa, kun hän vie maksun loppuun, jotta kukaan muu ei voi ostaa niitä sillä välin. Jos asiakas maksaa, pidätyksestä tulee varaus. Jos hän lähtee, paikat palaavat myyntiin. Pidätysten avulla varausjärjestelmä myy kaksi viimeistä paikkaa ilman päällekkäistä varausta.
Katso myös: Saatavuus (vapaat paikat), Kesken jäänyt varaus, Päällekkäinen varaus (tuplavaraus)
Varauskohtainen maksu tai prosentti varauksen arvosta, jonka varausjärjestelmä tai välittäjä lisää lipun hinnan päälle tai ottaa siitä. Osa järjestelmistä veloittaa asiakasta, osa yritystä ja osa molempia. Kuuden prosentin maksu 100 euron varauksesta on 6 €, joten vertaa maksuja omalla varausmäärälläsi äläkä mainoshinnan perusteella.
Katso myös: Paljonko varausjärjestelmä maksaa? Kuukausimaksut, palvelumaksut ja oikeat hinnat 2026, Provisio, Korttikulut (käsittelymaksu), Hinnoittelu, Kustannuslaskuri
Alkamisajan peruminen, koska sää tekee aktiviteetista vaarallisen tai turhan, esimerkiksi kova tuuli vesillä tai myrsky vaelluksella. Hyvä varausjärjestelmä peruu koko ajan yhdellä kertaa: jokainen asiakas saa viestin, jossa on linkki uuden ajan varaamiseen, ja verkkomaksut hyvitetään. Selkeät sääehdot kertovat asiakkaille etukäteen, mitä odottaa.
Katso myös: Cancel a time slot, Hyvitys, Peruutusehdot
Ehdot, jotka kertovat, saako asiakas peruessaan rahansa takaisin, milloin ja kuinka paljon: esimerkiksi maksuton peruutus 24 tuntiin asti ja sen jälkeen ei hyvitystä. Asiakkaan on nähtävä ehdot ennen varaamista. Varausjärjestelmä näyttää ne varaussivulla ja lipussa ja soveltaa niitä automaattisesti, kun asiakas peruu verkossa.
Katso myös: Kierroksen peruutusehdot: 4 mallia ja automaattiset hyvitykset, Maksuton peruutusaika, Hyvitys, Set booking rules and a cancellation policy
Osuus jokaisesta varauksesta, jonka välittäjä tai jälleenmyyjä pitää itsellään asiakkaan tuomisesta. Verkkomatkatoimistoissa se on yleensä 20-30 % lipun hinnasta. Yritys saa loput, usein vasta viikkojen päästä. Provisio on näkyvyyden hinta. Yrityksen omalla varaussivulla tehdyistä suorista varauksista ei makseta provisiota.
Katso myös: OTA-provisio vai suorat varaukset: todelliset kulut ja näin saat varaukset suoraan, Verkkomatkatoimisto (OTA), Nettohinta, Suora varaus, Kustannuslaskuri
Sama paikka, vetäjä tai väline myydään kahdesti samaan aikaan, yleensä koska varauksia tuli kahden kanavan kautta tai kaksi ihmistä kirjasi niitä käsin. Varausjärjestelmä estää sen laskemalla jokaisen kanavan varaukset samaa paikkamäärää vasten ja pidättämällä paikat maksun ajaksi, joten viimeisen paikan voi myydä vain kerran.
Katso myös: Saatavuus (vapaat paikat), Paikkojen pidätys, Ylivaraus (overbooking)
Lippu, jonka QR-koodiin varaus on tallennettu. Se lähetetään sähköpostilla ja avataan asiakkaan puhelimella. Kohtaamispaikalla vetäjä skannaa sen puhelimen kameralla ja merkitsee ryhmän saapuneeksi, mikä vie sekunnin varausta kohden. Tulostinta tai erillistä lukijaa ei tarvita, eikä asiakkaan tarvitse asentaa sovellusta.
Katso myös: Scan tickets, Saapumisen kirjaus (check-in), Varausnumero (varauskoodi)
Kaikki, mitä aika tarvitsee asiakkaan paikan lisäksi: vetäjä, vene, keittiön työpiste tai kymmenen valjasta. Varausjärjestelmä, jossa on resurssienhallinta, laskee, montako kutakin alkamisaika käyttää, eikä koskaan suunnittele enempää kuin yrityksellä on, vaikka kaksi aktiviteettia käyttäisi samoja varusteita tai samoja ihmisiä.
Katso myös: Manage equipment and spaces, Paikkamäärä (kapasiteetti), Vetäjä
Pienin ja suurin asiakasmäärä, jonka yksi varaus voi sisältää, aktiviteeteittain asetettuna: vähintään kaksi tandemkajakkiin, enintään kahdeksan keittiöön, jossa on kahdeksan työpistettä. Rajat estävät varaukset, joita ei voi toteuttaa myydyllä tavalla, eikä yksi suuri varaus voi viedä vahingossa koko aikaa.
Katso myös: Varaussäännöt, Vähimmäisosallistujamäärä, Set booking rules and a cancellation policy
Yksi varaus usealle asiakkaalle, kuten nelihenkiselle perheelle tai 25 oppilaan koululuokalle. Sen tekee yksi ihminen, joka maksaa kaikkien puolesta. Varaus vie ajasta niin monta paikkaa ja saa koko ryhmälle yhden varausnumeron ja yhden lipun. Suuremmille ryhmille voi asettaa ryhmäalennuksen.
Katso myös: Yksityinen varaus, Ryhmäkoon rajat, Lipputyyppi (hintavaihtoehto)
Asiakas, joka varasi mutta ei saapunut eikä perunut. Saapumatta jääneet vievät yritykseltä paikan, vetäjän ajan ja usein tulot, minkä takia moni yritys ottaa maksun tai ennakkomaksun etukäteen. Varausjärjestelmä merkitsee saapumatta jääneet saapumisen kirjauksessa, käsin tai automaattisesti alkamisajan jälkeen, ja soveltaa yrityksen sääntöjä.
Katso myös: Näin vähennät saapumatta jääviä asiakkaita varausjärjestelmällä: 8 toimivaa asetusta, Mark no-shows, Ennakkomaksu, Muistutusviesti
Sen kirjaaminen, että asiakas on saapunut aikaansa, skannaamalla lipun QR-koodi tai merkitsemällä hänet osallistujalistalta. Saapumisen kirjaus näyttää yhdellä silmäyksellä, kuka vielä puuttuu, antaa tiimin periä avoimet maksut paikan päällä ja tuo raportteihin todellisen osallistujamäärän eikä vain varausten määrää.
Katso myös: Check guests in, Scan tickets, QR-lippu, Saapumatta jäänyt asiakas (no-show)
Paikat, joita yrityksellä on vielä myytävänä kuhunkin alkamisaikaan, kun olemassa olevat varaukset, pidätykset ja suljetut päivät on vähennetty. Reaaliaikainen saatavuus tarkoittaa, että varaussivu näyttää ajantasaisen luvun, joten kaksi asiakasta ei voi koskaan ostaa samaa viimeistä paikkaa. Saatavuuden pitäminen oikeana on varausjärjestelmän tärkein tehtävä.
Katso myös: Paikkamäärä (kapasiteetti), Varattava aika (time slot), How time slots work
Päivät, joina yritys ei myy, kuten pyhäpäivät, huoltopäivät tai kauden tauko. Ne poistetaan kalenterista muuttamatta viikkoaikataulua. Englanninkielisissä järjestelmissä niitä kutsutaan nimellä blackout dates. Varausjärjestelmä piilottaa suljetut päivät varaussivulta ja voi perua tai siirtää varaukset, jotka niille on jo tehty.
Katso myös: Close dates for holidays and days off, Aikataulu
Varaus, jonka asiakas tekee suoraan yritykselle sen varaussivulla tai verkkosivuilla, puhelimessa tai paikan päällä eikä välittäjän tai jälleenmyyjän kautta. Suorista varauksista ei makseta provisiota, yritys saa asiakkaan yhteystiedot ja päättää itse ehdoistaan. Useimmat yritykset haluavat kasvattaa suorien varausten osuutta.
Katso myös: OTA-provisio vai suorat varaukset: todelliset kulut ja näin saat varaukset suoraan, Provisio, Varaussivu
Maksu, jonka asiakkaan pankki peruu, kun asiakas kiistää korttiveloituksen, esimerkiksi kierroksesta, jota hän sanoo ei koskaan varanneensa. Maksupalvelu ottaa rahat takaisin yritykseltä ja lisää yleensä käsittelymaksun. Selkeät varausvahvistukset, näkyvät peruutusehdot ja saapumisen kirjaukset ovat todisteet, joilla kiistat voitetaan.
Katso myös: Maksupalvelu (maksunvälittäjä), Varausvahvistus (vahvistusviesti)
Se, mitä kukin tiimin jäsen näkee ja voi tehdä varausjärjestelmässä: omistaja hallitsee kaikkea maksuista laskutukseen, esihenkilö hoitaa arjen ja vetäjä näkee vain omat aikansa ja osallistujalistansa. Roolit pitävät asiakastiedot ja rahat oikeissa käsissä, joten kausityöntekijöiden lisääminen on turvallista.
Katso myös: Team roles and permissions, Invite team members, Vetäjä
Rahat, jotka maksupalvelu on kerännyt asiakkailta ja siirtää yrityksen pankkitilille, yleensä muutama päivä kunkin maksun jälkeen tai kerran viikossa. Tilityksistä on jo vähennetty korttikulut ja hyvitykset, minkä vuoksi summa harvoin vastaa tarkalleen päivän varauksia. Välittäjät tilittävät omassa, hitaammassa tahdissaan.
Katso myös: Maksupalvelu (maksunvälittäjä), Provisio
Yksi varattava alkamisaika yhtenä päivänä omalla paikkamäärällään: klo 10.00 alkava kajakkiretki 12. heinäkuuta, 12 paikkaa. Kierrosten, kurssien ja aktiviteettien varausjärjestelmä myy paikkoja aikoihin samaan tapaan kuin ajanvarausjärjestelmä myy ihmisen aikaa ja hotellijärjestelmä öitä. Jokainen varaus, saapumisen kirjaus ja raportti liittyy johonkin aikaan.
Katso myös: How time slots work, Paikkamäärä (kapasiteetti), Aikataulu
Varauksen siirtäminen toiseen alkamisaikaan perumisen sijaan, joko asiakkaan itse lipustaan tai tiimin tekemänä. Siirto säilyttää tulot ja asiakkaan, joten varausjärjestelmä tekee siitä helpompaa kuin perumisesta: asiakas, joka voi vielä perua maksutta, voi yleensä myös siirtää varauksensa maksutta mihin tahansa aikaan, jossa on tilaa.
Katso myös: Move a booking to another time, How guests cancel or move a booking, Maksuton peruutusaika
Missä vaiheessa varaus on: vahvistettu, odottaa maksua, peruttu, saapunut tai merkitty saapumatta jääneeksi. Tila muuttuu, kun asiakas maksaa, tiimi merkitsee hänet saapuneeksi tai joku peruu, ja jokainen muutos tallentuu varauksen historiaan. Raportit laskevat varaukset tilan mukaan, joten perutut varaukset eivät koskaan paisuta lukuja.
Katso myös: Booking statuses explained, Saapumatta jäänyt asiakas (no-show), Saapumisen kirjaus (check-in)
Se, kuinka pitkälle eteenpäin asiakkaat voivat varata, esimerkiksi 90 päivää tai neljä kuukautta. Varausikkuna pitää kalenterin auki niin pitkälle kuin aikataulu on varma eikä pidemmälle, joten yritys ei sitoudu päiviin, joita se voi joutua muuttamaan. Yhdessä varausten takarajan kanssa se määrää, milloin kunkin ajan voi myydä.
Katso myös: Varausten takaraja, Aikataulu, Set booking rules and a cancellation policy
Ohjelmisto, jolla asiakkaat varaavat ja maksavat palvelun verkossa yrityksen tarjoamaan aikaan. Yritys saa siitä yhden kalenterin, osallistujalistan ja maksukirjanpidon kaikista varauksista. Siitä käytetään myös nimiä varausohjelmisto ja sähköinen varausjärjestelmä. Kierroksille, kursseille ja aktiviteeteille se myy paikkoja aikoihin eikä tapaamisia tai hotellihuoneita.
Katso myös: Mikä on varausjärjestelmä? Selkeä opas sähköisiin varausjärjestelmiin, Varausjärjestelmän valinta: 10 kysymystä ennen kuin rekisteröidyt, Varausmoottori (booking engine)
Verkko-osoite, joka avaa yrityksen varaussivun tai yhden sen aktiviteetin valmiina varattavaksi. Se lisätään Instagramin bioon, WhatsApp-vastaukseen, Googlen yritysprofiiliin, sähköpostin allekirjoitukseen tai esitteen QR-koodiin, jotta asiakkaat voivat varata sieltä, mistä he löysivät yrityksen, vaikka sillä ei olisi verkkosivuja.
Katso myös: Näin otat varauksia Instagramista, Googlesta ja WhatsAppista yhdellä varauslinkillä, Share your booking page
Varausjärjestelmän osa, joka tarkistaa vapaat paikat, laskee valinnan hinnan, pidättää paikat maksun ajaksi ja tallentaa valmiin varauksen. Asiakas näkee sen varaussivuna tai widgetinä, yritys kalenterina, joka täyttyy. Hyvä varausmoottori estää päällekkäiset varaukset ja soveltaa yrityksen sääntöjä jokaisessa myyntikanavassa.
Katso myös: Varausjärjestelmä, Varaussivu
Lyhyt koodi, joka yksilöi yhden varauksen ja näkyy lipussa ja jokaisessa varausta koskevassa viestissä. Asiakas kertoo sen soittaessaan, ja tiimi kirjoittaa tai skannaa sen saapumisen kirjauksessa löytääkseen varauksen heti. Varausnumero pysyy samana, kun varaus siirretään, maksetaan tai hyvitetään osittain.
Katso myös: QR-lippu, Find bookings
Julkinen sivu, jolla asiakkaat valitsevat päivän, alkamisajan ja liput, antavat tietonsa ja maksavat. Varausjärjestelmä ylläpitää sitä yrityksen nimellä ja ilmeellä, joten yritys ei tarvitse omia verkkosivuja myydäkseen verkossa. Sivu näyttää vapaat paikat reaaliajassa ja lähettää asiakkaalle vahvistuksen, kun varaus on valmis.
Katso myös: Customise your booking page, How guests book, Varauswidget (Varaa nyt -painike)
Rajat, jotka yritys asettaa varaamiselle: takaraja ennen alkamisaikaa, kuinka pitkälle eteenpäin kalenteri on auki sekä pienin ja suurin ryhmä, jonka yksi varaus voi sisältää. Varausjärjestelmä soveltaa niitä automaattisesti jokaisessa kanavassa, joten tiimin ei tarvitse koskaan käsin torjua tai jäljittää varausta, joka rikkoi sääntöä.
Katso myös: Varausten takaraja, Varausikkuna, Ryhmäkoon rajat, Set booking rules and a cancellation policy
Viimeinen hetki, jolloin asiakas voi varata alkamisajan, esimerkiksi kaksi tuntia tai yksi päivä ennen alkua. Takaraja antaa tiimille aikaa valmistautua, nimetä vetäjä tai ostaa tarvikkeet, ja se estää varaukset, jotka tulisivat vasta, kun ryhmä on jo lähtenyt kohtaamispaikalta.
Katso myös: Varausikkuna, Varaussäännöt, Set booking rules and a cancellation policy
Automaattinen sähköposti, jonka asiakas saa heti, kun varaus on valmis. Siinä ovat päivä, alkamisaika, kohtaamispaikka, maksettu summa, peruutusehdot ja lippu. Se on asiakkaan todiste varauksesta ja ensimmäinen paikka, josta hän etsii tietoja, joten varausjärjestelmä lähettää sen sekunneissa yrityksen nimellä.
Katso myös: Emails your guests get, QR-lippu, Muistutusviesti
Pieni koodinpätkä, jonka yritys liittää omille verkkosivuilleen, jotta kävijät voivat varata poistumatta sivulta, joko Varaa nyt -painikkeena tai upotettuna kalenterina. Widget käyttää samaa varausmoottoria kuin varaussivu, joten vapaat paikat, hinnat ja säännöt ovat kaikkialla samat. Se toimii millä tahansa sivustotyökalulla.
Katso myös: Näin lisäät varauspainikkeen verkkosivuillesi: WordPress, Wix, Squarespace ja Shopify, Add a Book now button to your website, Varaussivu
Lomake, jolla asiakas vahvistaa tuntevansa aktiviteetin riskit ja turvallisuusohjeet, kertoo olevansa kunnossa osallistumaan ja hyväksyy yrityksen ehdot. Sitä käytetään useimmissa seikkailu- ja vesiaktiviteeteissa. Suomessa puhutaan yleensä osallistujalomakkeesta, koska ehto, joka vapauttaisi yrityksen vastuusta sen omasta huolimattomuudesta, ei sido kuluttajaa. Sähköinen lomake allekirjoitetaan verkossa ennen saapumista, jokainen asiakas omalla nimellään.
Katso myös: Ask guests to sign a waiver, Osallistujalista
Maksu, jonka asiakas tekee varatessaan kortilla tai mobiililompakolla maksupalvelun kautta, joten raha on saatu ennen tapahtumapäivää. Verkkomaksu vähentää saapumatta jääviä asiakkaita ja jonoja kohtaamispaikalla. Siitä menee kuitenkin korttikuluja, ja hyvityksistä tulee rutiini, joka yrityksen on hoidettava kunnolla.
Katso myös: Näin otat vastaan verkkomaksuja kierroksista ja aktiviteeteista: käyttöönotto, korttikulut, tilitykset ja hyvitykset, Maksupalvelu (maksunvälittäjä), Maksu paikan päällä, Choose how guests pay
Välittäjä, joka myy kierroksia, aktiviteetteja ja nähtävyyksiä matkailijoille ja pitää jokaisesta varauksesta provision: Viator, GetYourGuide, Klook, Tiqets ja Civitatis ovat suurimpia. Niitä kutsutaan myös varausalustoiksi. Ne tuovat asiakkaita, joita pieni yritys ei tavoittaisi yksin, ja ottavat siitä 20-30 % hinnasta sekä asiakkaan yhteystiedot.
Katso myös: OTA-provisio vai suorat varaukset: todelliset kulut ja näin saat varaukset suoraan, Provisio, Kanavanhallinta (channel manager), Suora varaus
Henkilö, joka vetää ajan: opas kierroksella, ohjaaja kurssilla, kippari veneessä tai pelinjohtaja pakohuoneessa. Varausjärjestelmässä vetäjä on tiimin rooli, joka näkee omat aikansa ja osallistujalistansa ja merkitsee asiakkaat saapuneiksi, mutta ei pääse maksuihin tai raportteihin.
Katso myös: Tiimin roolit, Resurssi, Team roles and permissions
Asiakirja, jonka asiakas vaihtaa elämykseen, kun hän on ostanut sen muualta: välittäjältä, lahjaksi tai jälleenmyyjältä. Vetäjä tarkistaa voucherin koodin tai numeron kohtaamispaikalla ja kirjaa sen käytetyksi, jotta jälleenmyyjää voidaan laskuttaa ja paikka lasketaan käytetyksi.
Katso myös: Jälleenmyyjä, Verkkomatkatoimisto (OTA), QR-lippu
Pienin asiakasmäärä, jolla alkamisaika toteutuu, esimerkiksi neljä kokkikurssilla tai kymmenen bussikierroksella. Jos vähimmäismäärä ei täyty takarajaan mennessä, yritys peruu ajan ja hyvittää tai siirtää asiakkaat. Sääntö koskee koko aikaa, ei yksittäisen varauksen kokoa.
Katso myös: Ryhmäkoon rajat, Varausten takaraja, Cancel a time slot
Varaus vahvistuu heti, kun asiakas maksaa, eikä kenenkään yrityksessä tarvitse ensin hyväksyä sitä. Vastakohta on pyynnöstä tehtävä varaus, jossa asiakas odottaa myöntävää vastausta tunteja tai päiviä. Välittäjät nostavat heti vahvistuvat tuotteet korkeammalle, ja huomiselle varaavat asiakkaat eivät odota muuta.
Katso myös: Varausvahvistus (vahvistusviesti), Verkkomatkatoimisto (OTA)
Varaus, joka vie koko ajan yhdelle seurueelle, joten muita asiakkaita ei tule mukaan: yksityinen kierros, polttarit keramiikkastudiossa tai vene yhdelle perheelle. Se myydään kiinteällä hinnalla eikä henkilöä kohden, ja aika sulkeutuu kaikilta muilta heti, kun se on varattu.
Katso myös: Ryhmävaraus, Lipputyyppi (hintavaihtoehto), Set prices for an activity
Varausten ottaminen alkamisaikaan enemmän kuin siinä on paikkoja, joko vahingossa, koska kaksi kanavaa ei ollut ajan tasalla, tai tarkoituksella saapumatta jäävien varalle, kuten lentoyhtiöt tekevät. Kierroksilla ja aktiviteeteissa se tarkoittaa asiakkaiden käännyttämistä kohtaamispaikalla, joten varausjärjestelmä on rakennettu tekemään siitä mahdotonta.
Katso myös: Päällekkäinen varaus (tuplavaraus), Paikkamäärä (kapasiteetti), Kanavanhallinta (channel manager)
Liity jonotuslistalle, niin kerromme heti, kun TicketPa avautuu.