Varausjärjestelmän valinta alkaa siitä, miten asiakkaasi varaavat: aikaa yhdeltä ihmiseltä itse valitsemanaan hetkenä vai paikan alkamisaikaan, jonka sinä päätät. Vertaa sitten kahta tai kolmea järjestelmää sen mukaan, mitä ne maksavat tavallisena kuukautena, miten asiakkaat maksavat, miten peruutukset toimivat ja miten tiimisi pyörittää päivää. Testaa jokaista oikealla aktiviteetilla ennen kuin rekisteröidyt.

Tämä opas antaa sinulle kymmenen kysymystä, tarkistuslistan lyhyen listasi vertailuun ja tavan testata varausjärjestelmä yhdessä iltapäivässä. Opas on kirjoitettu pienille yrityksille, jotka myyvät varattavia aikoja, kuten kierroksia, kursseja, työpajoja, pakohuoneita, veneretkiä ja maisteluja.

Aloita siitä, miten myyt aikaasi

Varausjärjestelmä rakentuu yhden varaustavan ympärille, ja väärä tyyppi aiheuttaa ongelmia, joita mikään asetus ei korjaa.

  • Paikkoja sinun päättämääsi alkamisaikaan, monen asiakkaan yhteisiä: aikoihin tai aktiviteetteihin perustuva varausjärjestelmä. Tähän kuuluvat kierrokset, kurssit, työpajat, pakohuoneet ja maistelut.
  • Aikaa yhdeltä ihmiseltä asiakkaan valitsemana hetkenä: ajanvarausjärjestelmä kampaamoille, terapeuteille ja yksityisopettajille.
  • Tavara tietyksi ajaksi: vuokrauksen varausjärjestelmä pyörien, kajakkien ja välineiden vuokraukseen.
  • Istumapaikka kertaluonteiseen tapahtumaan: tapahtumien lipunmyyntiohjelmisto.

Jos yrityksesi yhdistää näitä, katso, mikä tuo eniten rahaa, ja aloita siitä. Oppaamme siitä, mikä varausjärjestelmä on, selittää tyypit tarkemmin.

10 kysymystä ennen kuin valitset varausjärjestelmän

1. Sopiiko se siihen, miten asiakkaani varaavat?

Määritä suosituin aktiviteettisi järjestelmään juuri niin kuin myyt sitä. Tarkista, että se hoitaa:

  • jokaisen ajan paikkamäärän
  • lipputyyppisi, kuten aikuinen, lapsi ja perhe
  • yksityiset ryhmät, jotka varaavat koko ajan
  • maksulliset lisäpalvelut, kuten lounaan, valokuvat tai materiaalit
  • varaussääntösi, kuten kuinka lähellä alkua asiakkaat voivat varata

Jos myydyin tuotteesi vaatii kiertoteitä, jatka etsimistä.

2. Mitä se oikeasti maksaa tavallisena kuukautena?

Mainoshinnat kätkevät todellisen hinnan. Varausjärjestelmä hinnoitellaan kuukausipakettina, varauskohtaisena maksuna, asiakkaidesi maksamana maksuna tai näiden yhdistelmänä. Laske tavallisen kuukauden kokonaissumma: paketti, mahdollinen palvelumaksu ja korttikulut oikealla varausmäärälläsi ja oikealla keskihinnallasi. Oppaamme varausjärjestelmän hinnasta näyttää esimerkein, miten se tehdään.

3. Miten asiakkaat maksavat, ja milloin saan rahat?

Tarkista, että asiakkaat voivat maksaa niin kuin markkinallasi odotetaan: verkossa kortilla varatessaan, paikan päällä tai oman valintansa mukaan. Kysy, minne verkkomaksut menevät. Osassa järjestelmistä rahat tulevat omalle maksutilillesi, osassa järjestelmä kerää ne ja tilittää sinulle myöhemmin. Kysy, mitkä korttikulut koskevat sinua ja ovatko hyvitykset maksuttomia.

4. Miltä varaussivu näyttää puhelimella?

Useimmat asiakkaat varaavat puhelimella ja usein kiireessä. Varaa oma aktiviteettisi puhelimellasi samasta linkistä, jota asiakas käyttäisi. Laske vaiheet, tarkista, että täydet ajat on piilotettu, ja katso, pyytääkö sivu luomaan tilin tai asentamaan sovelluksen. Jokainen ylimääräinen vaihe karkottaa asiakkaita.

5. Estääkö se päällekkäiset varaukset?

Kysy, miten järjestelmä pidättää paikat sillä aikaa, kun asiakas maksaa, jotta kaksi ihmistä ei voi ostaa viimeistä paikkaa samalla hetkellä. Jos aktiviteettisi jakavat vetäjiä, oppaita, tiloja tai välineitä, kysy, seuraako järjestelmä myös niitä, jotta samaa vetäjää ei koskaan varata kahteen aikaan yhtä aikaa.

6. Miten se hoitaa peruutukset ja muutokset?

Aseta peruutusehtosi järjestelmään ja peru testivaraus. Tarkista, että hyvitys noudattaa sääntöäsi ilman, että lasket sitä itse, että asiakkaat voivat perua tai siirtää varauksensa itse lipustaan ja että voit perua koko ajan huonon sään takia ja lähettää viestin kaikille asiakkaille kerralla. Oppaassamme peruutusehdoista on malleja, joilla voit testata.

7. Mitä tapahtumapäivänä tapahtuu?

Avaa ajan osallistujalista puhelimellasi. Voiko tiimisi skannata liput, merkitä osan ryhmästä saapuneeksi, lisätä ilman varausta tulevan asiakkaan, ottaa maksun vastaan ja merkitä saapumatta jääneen? Tapahtumapäivänä varausjärjestelmä ansaitsee paikkansa, joten testaa se seisaaltaan, älä pöydän ääressä.

8. Voiko tiimini käyttää sitä oikeilla käyttöoikeuksilla?

Kutsu tiimin jäsen. Omistajat tarvitsevat kaiken, esihenkilöt varaukset ja aikataulut, ja tapahtumapäivän vetäjät osallistujalistansa, yleensä ilman pääsyä raportteihisi tai maksuasetuksiisi. Tarkista, että käyttöoikeustasot vastaavat tiimisi tapaa toimia, ja mitä jokainen lisäjäsen maksaa.

9. Toimiiko se siellä, missä teen liiketoimintaa?

Tarkista, että hinnat näkyvät valuutassasi, että ajat seuraavat aikavyöhykettäsi myös kesäaikaan siirryttäessä ja että asiakkaat voivat antaa kansainvälisiä puhelinnumeroita. Jos tarvitset varaussivun toisella kielellä tai maassasi yleisen maksutavan, tarkista nekin.

10. Kuinka vaikeaa on aloittaa ja lopettaa?

Kysy, kauanko käyttöönotto kestää, onko sopimusta tai käyttöönottomaksua ja miten saat tietosi ulos, jos lopetat. Järjestelmä, jonka voi ottaa käyttöön iltapäivässä ja jossa on kuukausipaketti ja varausten CSV-vienti, on helppo kokeilla ja helppo jättää.

Entä verkkomatkatoimistot ja kanavanhallinta?

Jos myyt verkkomatkatoimistoissa, kuten Viatorissa tai GetYourGuidessa, kysy, liittyykö järjestelmä niihin. Osassa varausjärjestelmistä on kanavanhallinta, joka vaihtaa varauksia verkkomatkatoimistojen kanssa automaattisesti, yleensä kalliimmissa paketeissa tai maksua vastaan. Toisissa sinun pitää varata paikkoja niiden asiakkaille ja lisätä niiden varaukset käsin.

Kanavanhallinnalla on eniten merkitystä, kun suuri osa varauksistasi tulee verkkomatkatoimistoista. Jos useimmat asiakkaasi varaavat suoraan sinulta, yksinkertaisempi järjestelmä voi sopia paremmin. Oppaamme OTA-provisiosta ja suorista varauksista näyttää, miten pyörität molempia.

Tarkistuslista lyhyen listasi vertailuun

Kopioi tämä taulukko ja täytä sarake jokaiselle testaamallesi järjestelmälle:

Mitä tarkistaa Järjestelmä A Järjestelmä B Järjestelmä C
Tehty varattaville ajoille, paikkamäärä aikaa kohden
Lipputyypit, yksityiset ryhmät ja maksulliset lisäpalvelut
Kokonaiskulu tavallisena kuukautena
Verkkomaksu ja maksu paikan päällä
Varaussivun vaiheet puhelimella
Pidättää paikat kassalla, seuraa vetäjiä ja välineitä
Hyvitykset noudattavat peruutusehtojasi
Asiakkaat peruvat tai siirtävät varauksensa itse
Koko ajan peruutus sään takia
QR-kirjaus, ilman varausta tulevat ja saapumatta jääneet puhelimella
Tiimin roolit ja lisäjäsenten hinta
Valuutta, aikavyöhyke ja puhelinnumerot
Yhteys verkkomatkatoimistoihin, jos tarvitset sitä
Sopimus, käyttöönottomaksu ja tietojen vienti

Näin testaat varausjärjestelmän yhdessä iltapäivässä

  1. Määritä yksi oikea aktiviteetti aikatauluineen, lippuineen, lisäpalveluineen ja peruutusehtoineen.
  2. Varaa se puhelimellasi varaussivun linkistä ja maksa niin kuin asiakas maksaisi.
  3. Avaa viestit, jotka asiakas saa: varausvahvistus, lippu ja muistutus.
  4. Peru ja siirrä varaus asiakkaan puolelta ja tarkista hyvitys.
  5. Pyöritä päivää: avaa osallistujalista, skannaa lippu, lisää ilman varausta tuleva asiakas ja merkitse saapumatta jäänyt.
  6. Peru aika kuin huonon sään takia ja lue viesti, jonka asiakkaat saavat.
  7. Katso raportit ja lataa varauksesi.

Jos järjestelmä tekee jonkin näistä vaiheista hankalaksi ilmaisen kokeilun aikana, se ei helpotu, kun asiakkaat alkavat varata.

Varoitusmerkit

  • Hinnoittelu, jota et saa selville verkkosivuilta, tai myyntipuhelu ennen kuin näet hinnan.
  • Pitkä sopimus tai käyttöönottomaksu ennen kuin olet saanut yhtäkään varausta.
  • Saapumisen kirjaus ei toimi puhelimella, tai varaussivu on puhelimella kömpelö.
  • Hyvitykset lasketaan käsin, tai peruutukset onnistuvat vain sähköpostilla.
  • Varauksia ei voi viedä ulos, jos lopetat.

Miten TicketPa vastaa näihin kysymyksiin

TicketPa on varausjärjestelmä yrityksille, jotka myyvät varattavia aikoja. Näin se vastaa kymmeneen kysymykseen, myös siihen, missä se jää vajaaksi:

Kysymys TicketPa
Sopii asiakkaiden varaustapaan Varattavat ajat paikkamäärineen, henkilökohtaiset liput, yksityiset ryhmät, maksulliset lisäpalvelut ja varaussäännöt
Todellinen hinta 19 €, 49 € tai 99 € kuukaudessa ja lisäksi 2 %, 1 % tai 0,5 % verkossa maksetuista varauksista, ei mitään paikan päällä maksetuista
Miten asiakkaat maksavat Verkossa oman Stripe- tai PayPal-tilisi kautta, paikan päällä tai oman valintansa mukaan
Varaussivu puhelimella Tehty ensisijaisesti puhelimille, asiakkaat eivät tarvitse sovellusta eivätkä tiliä
Päällekkäiset varaukset Paikat pidätetään kassalla, eikä henkilökuntaa, tiloja tai välineitä koskaan varata kahdesti
Peruutukset ja muutokset Hyvitykset noudattavat ehtojasi, asiakkaat peruvat tai siirtävät lipustaan, peruutus sään takia yhdellä kertaa
Tapahtumapäivänä Saapumisen kirjaus QR-koodilla puhelimessa, osittainen kirjaus, ilman varausta tulevat, maksut ja saapumatta jääneet
Tiimin käyttöoikeudet Omistajat, esihenkilöt ja vetäjät, joista vetäjät näkevät vain itse tapahtumapäivän
Missä teet liiketoimintaa Mikä tahansa valuutta ja aikavyöhyke, varaussivu 15 kielellä
Aloittaminen ja lopettaminen Kuukausipaketit, Standard-paketin 30 päivän ilmainen kokeilu, varausten CSV-vienti, synkronointi Viatorin ja GetYourGuiden kanssa

Katso kaikki ominaisuudet tai vertaa paketteja.