Näin luot varaussivun yrityksellesi

Jotta voit luoda varaussivun, päätä ensin, mitä asiakkaat voivat varata, montako paikkaa sinulla on ja mitä veloitat. Aseta sitten hinnat, ajat ja se, miten asiakkaat maksavat, lisää käytännön tiedot ja julkaise sivu. Tee testivaraus ennen kuin jaat linkin.

Varaussivu on verkkosivu, jolla asiakkaat valitsevat palvelun tai aktiviteetin, näkevät vapaat päivät ja ajat ja varaavat. Varausjärjestelmän ylläpitämällä varaussivulla on oma verkko-osoite, joten voit käyttää sitä, vaikka yritykselläsi ei olisi verkkosivuja.

Tämä opas sopii ajanvarauksiin, kursseihin, kierroksiin ja työpajoihin. Siinä on kaksi yksityiskohtaista esimerkkiä ja tarkistuslista sivun testaamiseen. Käyttöönoton vaiheet näytetään TicketPa-palvelussa.

Valitse oikeanlainen varaussivu

Aloita siitä, mitä yksi varaus käytännössä vie. Yksityistunti tarvitsee vapaan ohjaajan. Keramiikkatyöpaja tarvitsee vapaita paikkoja tiettyyn aikaan. Varausjärjestelmäsi on pystyttävä hoitamaan se tapa, jolla myyt.

Mitä myyt	Mitä sivun pitää hallita	Esimerkki
Ajanvaraukset	Henkilökunnan työajat ja kunkin ajanvarauksen kesto	60 minuutin yksityistunti
Ryhmäaktiviteetit	Alkamisajat, lippujen määrä ja jäljellä olevat paikat	Kahdeksan paikkaa lauantain työpajassa
Yksityisten ryhmien aktiviteetit	Yksi ryhmä varaa ajan kokonaan, ja sillä on ryhmähinta ja enimmäiskoko	Yksityinen kierros enintään kuudelle asiakkaalle

Yksinkertaisiin ajanvarauksiin kalenterityökalu voi riittää. Googlen ohje ajanvarausten määrittämiseen Google Kalenterissa käy läpi keston, saatavuuden, paikan ja varauslomakkeen asetukset. Jotkin ominaisuudet vaativat maksullisen Google Workspace- tai Google One -tilauksen. Kursseja ja kierroksia varten tarkista, että työkalu hoitaa useita lipputyyppejä ja paikkoja, jotka jaetaan monen asiakkaan kesken.

TicketPa-palvelussa yrityksesi varaussivu näyttää julkaistut aktiviteettisi. Jokainen aktiviteettisivu esittelee yhden aktiviteetin ja antaa asiakkaiden valita päivän, ajan ja liput. Sen jälkeen varauslomake kerää heidän tietonsa. Voit jakaa yrityksesi sivun tai yksittäisen aktiviteetin.

Päätä nämä ennen kuin aloitat

Käyttöönotto sujuu nopeammin, kun teet isot päätökset ennen kuin alat täyttää tietoja. Vastaa ensin näihin viiteen kysymykseen.

Montako asiakasta voit ottaa vastaan?

Laske todellinen rajasi jokaiselle alkamisajalle: istumapaikat, veneet, pyörät, ohjaajat tai tilan koko. Jos sinulla on kahdeksan kajakkia, myy kahdeksan paikkaa, vaikka joelle mahtuisi enemmän.

Päätä sitten, kuinka pieni ja kuinka suuri ryhmä yhdessä varauksessa voi olla. Kokkikurssi, jolla ruokaa tehdään pareittain, voi vaatia vähintään kaksi osallistujaa varausta kohden. Yksityistunti on yhdelle.

Jos kahdella aktiviteetilla on samat veneet tai sama tila, varausjärjestelmäsi täytyy tietää se. Muuten molemmat aktiviteetit voivat myydä viimeisen veneen samaan aikaan.

Kuka vetää ja milloin?

Ajanvarauksissa asiakkaat varaavat henkilökuntasi työaikaa. Päätä, kuka voi tehdä minkäkin palvelun, mitkä ovat hänen työaikansa ja milloin hänellä on vapaapäivä. Päätä myös, paljonko aikaa jätetään vapaaksi ajanvarausten väliin siivousta, valmistelua tai matkoja varten.

Ryhmäaktiviteeteissa varmista, että jokaiselle myymällesi alkamisajalle on vetäjä. Jos kukaan ei ole vapaana kiireisenä lauantaina, joudut perumaan jo maksettuja varauksia.

Mitä veloitat?

Valitse, miten hinta muodostuu:

• Henkilöhinta: jokainen asiakas ostaa lipun. Tee eri liput aikuisille, lapsille tai opiskelijoille ja kerro ikärajat kuvauksessa.
• Ryhmähinta: yksi ryhmä varaa ajan kokonaan kiinteään hintaan, esimerkiksi 320 € enintään kahdeksalle hengelle.
• Lisäpalvelut: vapaaehtoiset lisät, kuten kuvapaketti tai välinevuokra. Ne nostavat kokonaishintaa mutta eivät vie paikkaa.

Laske hinta ensin kuluistasi. Ilmainen kierrosten hintalaskurimme ottaa huomioon kulusi, ryhmän koon ja katteen. Se näyttää, mitä kannattaa veloittaa asiakkaalta ja montako asiakasta kukin lähtö tarvitsee kattaakseen kulunsa.

Näytä koko hinta sivulla. Asiakkaat luottavat hintaan, joka pysyy samana kassalla. Jos aiot lisätä asiakkaille palvelumaksun, lue ensin, pitäisikö asiakkaiden maksaa palvelumaksuja.

Milloin asiakkaat maksavat?

• Maksu paikan päällä on yksinkertaisin. Asiakkaat varaavat nopeasti, eikä sinulle tule verkkomaksujen kuluja. Osa asiakkaista, jotka eivät ole maksaneet, jättää tulematta.
• Maksu verkossa varattaessa varmistaa paikan ja rahat ennen tapahtumapäivää. Jokaisesta maksusta peritään korttikulu.
• Asiakas valitsee sopii, kun osa asiakkaista haluaa maksaa etukäteen ja osa mieluummin vasta tapahtumapäivänä.

Näin otat vastaan verkkomaksuja kierroksista ja aktiviteeteista selittää korttikulut, tilitykset ja hyvitykset. Jos saapumatta jäävät asiakkaat ovat jo ongelma, opas saapumatta jäävien asiakkaiden vähentämiseen luettelee varausasetukset, jotka auttavat eniten.

Mitä tapahtuu, kun suunnitelmat muuttuvat?

Päätä kolme rajaa ennen julkaisua:

1. Peruutukset: mihin asti asiakkaat voivat perua maksutta ja mitä he saavat takaisin sen jälkeen.
2. Varausten takaraja: kuinka lähellä alkua asiakkaat voivat vielä varata verkossa. Kun verkkovaraukset loppuvat kaksi tuntia ennen alkua, ehdit valmistautua.
3. Varausikkuna: kuinka pitkälle eteenpäin asiakkaat voivat varata, esimerkiksi neljä kuukautta.

Kierroksen peruutusehtojen mallit antavat sanamuodot, joista voit aloittaa.

Mitä varaussivulla pitää olla

Varaussivun pitää vastata kysymyksiin, joita asiakkaat kysyvät ennen kuin he maksavat tai varaavat paikan. Kokoa nämä tiedot valmiiksi ennen kuin alat täyttää sivua.

Asiakkaan kysymys	Mitä sivulle kirjoitetaan
Mitä olen varaamassa?	Tarkka nimi, lyhyt kuvaus ja kuva, joka näyttää elämyksen tai palvelun
Milloin voin tulla?	Vapaat päivät ja alkamisajat sekä kesto
Paljonko maksan?	Hinta per henkilö, ajanvaraus tai ryhmä, mahdolliset lisäpalvelut tai maksut ja maksun ajankohta
Minne menen?	Osoite tai kohtaamispaikka ja ohjeet sisäänkäynnille
Sopiiko tämä minulle?	Ikärajat, taitotaso, esteettömyystiedot ja mahdolliset kuntovaatimukset
Mitä hintaan sisältyy?	Välineet, materiaalit tai muut hintaan sisältyvät asiat
Mitä pitää ottaa mukaan?	Vaatteet, kengät tai muut asiat, jotka asiakkaan pitää tuoda itse
Entä jos suunnitelmani muuttuvat?	Peruutus- ja ajansiirtoehdot
Keneen voin ottaa yhteyttä?	Sähköpostiosoite tai puhelinnumero, jota joku oikeasti seuraa

Ole tarkka kaikkialla, missä asiakas voi ymmärtää väärin. "Materiaalit sisältyvät hintaan" jättää asiakkaan arvailemaan. "Savi, työkalut, lasitus ja poltto sisältyvät hintaan" kertoo, mitä hän saa, ja "nouda työsi kolmen viikon päästä" kertoo, mitä sen jälkeen tapahtuu.

Englanninkielinen TicketPa-demo: aktiviteettisivulla kuvaus on päivän, ajan ja lippujen valinnan vieressä. Thames Kayak Club on keksitty esimerkkiyritys.

Näin luot varaussivun TicketPa-palvelussa

Aloita yhdellä aktiviteetilla, jonka olet valmis myymään. Voit lisätä muita aktiviteetteja myöhemmin.

1. Lisää yrityksesi tiedot

Luo tili ja kirjoita sitten yrityksesi nimi, maa, aikavyöhyke, valuutta ja yhteyssähköposti. Tarkista maa, aikavyöhyke ja valuutta huolellisesti. Myöhemmin vain tukitiimimme voi muuttaa niitä.

Valitse linkkeihisi lyhyt nimi, jonka ihmiset tunnistavat. Yrityksesi sivu saa osoitteen, joka on muotoa ticketpa.com/book/yrityksesi. Aloita TicketPan käyttö käy läpi jokaisen vaiheen.

2. Luo aktiviteetti ja valitse, miten asiakkaat varaavat

Avaa Aktiviteetit ja valitse Luo aktiviteetti. Lisää nimi, lyhyt kuvaus, kesto ja toimipaikka.

Valitse kohdassa Miten asiakkaat varaavat? vaihtoehto Kiinteinä aikoina, kun kyse on kurssista, kierroksesta tai työpajasta, jolla on kiinteät alkamisajat. Valitse Ajanvarauksella, kun asiakas varaa ajan yhdeltä työntekijältäsi, kuten hierontaan tai yksityistuntiin. Valintaa ei voi myöhemmin muuttaa samassa aktiviteetissa.

3. Aseta hinnat

Lisää välilehdellä Hinnoittelu jokaiselle asiakastyypille oma Lippu, koko ryhmälle Yksityinen ryhmä -hinta ja jokaiselle lisälle Lisäpalvelu. Asiakkailla on oltava valittavanaan vähintään yksi lippu tai yksityisen ryhmän hinta.

Englanninkielinen TicketPa-demo: yksi kierros, jossa on aikuisten ja lasten liput, yksityisen ryhmän hinta ja kuvapaketti.

4. Aseta ajat ja varausrajat

Ryhmäaktiviteetissa avaa Aikataulu ja aseta päivät, alkamisajat ja paikkojen määrä aikaa kohden. Kahdeksan hengen työpajassa on kahdeksan paikkaa aikaa kohden, menivätpä ne kahdeksalle asiakkaalle tai kahdelle perheelle.

Ajanvarauksissa valitse välilehdellä Henkilökunta, ketkä tarjoavat palvelua. Tarkista heidän työaikansa tai toimipaikan aukioloajat. Valitse välilehdellä Ajat, kuinka usein ajanvaraukset alkavat, ja aseta Vapaaksi jätettävä aika ennen jokaista ajanvarausta ja sen jälkeen. Ota ajanvaraukset käyttöön käy läpi jokaisen vaiheen.

Kirjoita välilehdelle Ehdot päättämäsi rajat: pienin ja suurin varaus, milloin verkkovaraukset loppuvat ennen alkua ja montako päivää etukäteen ne avautuvat. Samassa paikassa asetat myös, kuinka kauan maksuton peruutus on voimassa ja mitä asiakas saa takaisin sen jälkeen.

Jos aktiviteeteillasi on yhteisiä veneitä, pyöriä tai tiloja, lisää ne kohtaan Välineet ja tilat, joka kuuluu Standard-pakettiin. Silloin TicketPa ei koskaan varaa samaa asiaa kahdesti samaan aikaan.

5. Lisää kuvat ja tiedot

Lisää välilehdelle Kuvat kuvia siitä, mitä asiakkaat oikeasti tekevät, tai paikasta, jossa tapaatte. Täytä välilehdellä Tiedot pitkä kuvaus sekä kentät Mitä hintaan sisältyy ja Mitä ottaa mukaan yllä olevan taulukon avulla.

6. Valitse, miten asiakkaat maksavat

Avaa Maksut ja valitse kohdassa Miten asiakkaat maksavat vaihtoehto Maksu paikan päällä, Maksu verkossa varattaessa tai Asiakas valitsee. Valinta koskee kaikkia aktiviteettejasi. Oletuksena on maksu paikan päällä. Verkkomaksut vaativat yhdistetyn Stripe-tilin.

Ennen kuin otat vastaan verkkomaksuja, tarkista paketin hinta ja maksujen kulut hinnoittelusivulta. Tarkista sitten summa, jonka asiakas näkee, mukaan lukien mahdollinen palvelumaksu, jonka lisäät.

7. Tee sivusta oman näköisesi

Avaa Varaussivu, niin voit lisätä logosi, valita yhden seitsemästä korostusväristä, kirjoittaa lyhyen tervetulotekstin ja tarkistaa yhteystietosi. Siellä valitset myös, mille kielille asiakkaat voivat vaihtaa sivun.

Hyvä tervetuloteksti kertoo, kuka olet ja mitä asiakkaat voivat varata. Säästä pidempi tarina aktiviteetin kuvaukseen. Kaikki asetukset löydät ohjeesta Muokkaa varaussivuasi.

8. Esikatsele ja julkaise

Tarkista luonnoksen tekstit, kuvat ja hinnat painikkeella Esikatsele. Vain tiimisi näkee esikatselun, eikä sen kautta voi varata.

Valitse Julkaise, kun aktiviteetti on valmis. Kiinteinä aikoina varattava aktiviteetti tarvitsee hinnan, jonka asiakkaat voivat valita, ja tulevan ajan. Ajanvaraus tarvitsee hinnan, henkilökuntaa, joka vetää sen, ja työajat. Jos jotain puuttuu, Julkaise on harmaana ja aktiviteetti luettelee, mitä pitää lisätä.

Avaa sitten julkaistu sivu uloskirjautuneena ja tee alla oleva testi.

Esimerkkejä varaussivuista

Nämä keksityt esimerkit näyttävät, miten aktiviteetista tulee sivun teksti ja varausasetukset.

Keramiikkatyöpaja, jossa on kahdeksan paikkaa

Esimerkki sivun tekstistä:

Keramiikkatyöpaja aloittelijoille

Tee pieni kulho käsin 90 minuutin kurssilla. Aiempaa kokemusta keramiikasta ei tarvita. Savi, työkalut, lasitus ja poltto sisältyvät hintaan. Nouda valmis työsi kolmen viikon päästä.

Lauantaisin klo 10.00. 45 € henkilöltä. Kahdeksan paikkaa kerralla. Aikuisille, ikäraja 18 vuotta. Pukeudu vaatteisiin, jotka saavat sotkeentua.

Kokoontuminen Vallilan savistudion vastaanotossa, sisäänkäynti sisäpihan kautta, 10 minuuttia ennen kurssin alkua. Koko osoite näkyy kartan yhteydessä.

Varausasetukset: valitse Kiinteinä aikoina, lisää 45 euron lippu ja tee sitten aikataulu lauantaisin klo 10.00 kahdeksalla paikalla. Lisää studion osoite, kuva työtilasta ja peruutusehtosi ennen julkaisua.

Yksityistunti vapaana olevan opettajan kanssa

Esimerkki sivun tekstistä:

Kitaran yksityistunti aloittelijalle

60 minuutin tunti yhdelle aikuiselle aloittelijalle studiollamme. Ota oma kitara mukaan. Meiltä löytyy viritin ja nuottiteline. Tunnin hinta 40 €. Valitse opettajaltasi vapaa aika.

Varausasetukset: valitse Ajanvarauksella ja aseta kestoksi 60 minuuttia. Valitse opettaja, tarkista hänen työaikansa ja jätä jokaisen tunnin jälkeen 10 minuuttia vapaaksi. Lisää 40 euron lippu ja pidä välilehdellä Ehdot asetuksen Suurin varaus arvona 1, jotta jokainen tunti on yhdelle asiakkaalle.

Työpaja myy useita paikkoja samaan alkamisaikaan. Tunti varaa yhden opettajan ajan. Päätä, kumpaa tarvitset, ennen kuin asetat ajat.

Testaa varaussivusi ennen kuin jaat sen

Avaa julkinen linkki puhelimellasi uloskirjautuneena. Varaa kuin olisit uusi asiakas.

1. Etsi aktiviteetti. Tarkista, että nimi, kuva, kesto ja paikka ovat ymmärrettäviä ilman sinun selityksiäsi.
2. Valitse päivä ja aika. Tarkista, että ajat vastaavat aikatauluasi tai henkilökunnan työaikoja. Tarkista myös päivä, jonka pitäisi olla suljettu.
3. Tarkista liput ja hinta. Kokeile yhtä lippua ja ryhmäaktiviteetissa useampaa. Tarkista lisäpalvelut, loppusumma ja maksun ajankohta.
4. Lue käytännön tiedot. Etsi kohtaamispaikka, tieto siitä, mitä ottaa mukaan, ja peruutusehdot.
5. Tee varaus omilla tiedoillasi. Testivaraus julkaistulla sivulla on oikea varaus ja vie paikan. Jos asiakkaat maksavat verkossa, myös korttiasi veloitetaan. Jos lopetat ennen maksua, et testaa vahvistusta.
6. Tarkista tulos. Etsi varaus hallintapaneelista. Avaa vahvistusviesti ja lippu ja tarkista päivä, aika, paikka ja maksun tila.
7. Vapauta paikka uudelleen. Peru testivaraus ja tarkista, että paikka tai aika on taas vapaana. Jos maksoit verkossa, hyvitä maksu.

TicketPa-palvelussa asiakkaat eivät tarvitse tiliä. He antavat nimensä, sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa. Paikan päällä maksettavat varaukset vahvistetaan heti. Verkossa maksetut varaukset vahvistetaan, kun maksu on mennyt läpi.

Kun testi toimii, kopioi linkkisi sivulta Jaa. Käytä yrityksesi sivua kaikkeen, mitä tarjoat, ja aktiviteetin linkkiä, kun mainostat yhtä aktiviteettia. Seuraa sitten oppaita varauspainikkeen lisäämisestä verkkosivuillesi tai linkin jakamisesta Instagramissa, Googlessa ja WhatsAppissa.

Luo varaussivusi ja aloita yhdellä aktiviteetilla, jonka olet valmis myymään. 30 päivän ilmaiseen kokeiluun ei tarvita korttia.