Varausjärjestelmä on ohjelma, jolla asiakkaat näkevät, mitä on vapaana, varaavat ajan ja maksavat verkossa, ja yritys hallitsee aikojaan, paikkojaan, maksujaan ja asiakkaitaan yhdessä paikassa. Se korvaa kalenterivihon, sähköpostilaatikon ja taulukon. Varausjärjestelmä, sähköinen varausjärjestelmä, online-varausjärjestelmä ja varausohjelmisto ovat eri nimiä samalle asialle.

Tämä opas kertoo, miten sähköinen varausjärjestelmä toimii, millaisia varausjärjestelmiä on, mitä ominaisuuksia niissä kannattaa odottaa ja mitä ne yleensä maksavat. Opas on kirjoitettu pienille yrityksille, joille varausjärjestelmä on uusi asia, kuten kierrosyrityksille, kokkikouluille, työpajoille ja pakohuoneille.

Mikä on varausjärjestelmä?

Varausjärjestelmä on työkalu, joka ottaa varaukset vastaan puolestasi. Se näyttää asiakkaille vain ne ajat ja paikat, jotka ovat vielä vapaina, ottaa vastaan heidän tietonsa ja usein myös maksun, vahvistaa varauksen heti ja pitää yhden ajantasaisen listan tulijoista. Yritys asettaa säännöt kerran: mitä se myy, milloin, kuinka monelle ja millä hinnalla.

Useimmat varausjärjestelmät toimivat nykyään verkossa, verkkosivuna tai selainsovelluksena. Asiakkaat varaavat varaussivulla, ja yritys näkee ja muuttaa varauksia samassa järjestelmässä puhelimella tai tietokoneella.

Miten sähköinen varausjärjestelmä toimii

Määrität, mitä myyt, milloin se järjestetään ja montako paikkaa kussakin ajassa on. Asiakkaat avaavat varaussivusi, valitsevat ajan ja maksavat, ja järjestelmä pidättää heidän paikkansa maksun ajaksi, jotta kukaan muu ei vie niitä. Sitten se lähettää vahvistuksen, lipun ja muistutuksen, ja tapahtumapäivänä merkitset asiakkaat saapuneiksi yhdeltä listalta. Oppaamme Miten sähköinen varausjärjestelmä toimii? seuraa yhtä varausta jokaisen vaiheen läpi.

Varausjärjestelmä, varausohjelmisto vai ajanvarausjärjestelmä?

Jokainen nimi painottaa vähän eri asiaa:

  • Varausjärjestelmä on yleisin nimi tuotteiden nimissä, vertailuissa ja matkailualan oppaissa.
  • Sähköinen varausjärjestelmä ja online-varausjärjestelmä korostavat sitä, että asiakkaat varaavat itse verkossa varaussivulla.
  • Varausohjelmisto tarkoittaa samaa, ja sitä käytetään enemmän ohjelmistoista puhuttaessa.
  • Ajanvarausjärjestelmä tarkoittaa yleensä ajanvarausta, jossa jokainen asiakas varaa ajan yhdeltä ihmiseltä, kuten kampaajalta tai hierojalta.

Varausjärjestelmien päätyypit

Varausjärjestelmä rakentuu sen ympärille, miten yritys myy aikaansa. Väärä tyyppi on yleisin virhe, joten aloita tästä.

Tyyppi Mitä asiakkaat varaavat Tyypilliset yritykset
Ajanvaraus Aikaa yhdeltä ihmiseltä itse valitsemanaan hetkenä Kampaamot, terapeutit, konsultit, yksityisopettajat
Aika- tai aktiviteettivaraus Paikan tiettyyn alkamisaikaan yhdessä muiden kanssa Kierrokset, kurssit, työpajat, pakohuoneet, maistelut
Vuokrausvaraus Tavaran tietyksi ajaksi Pyörien, kajakkien, veneiden ja välineiden vuokraus
Majoitusvaraus Öitä huoneessa tai kohteessa Hotellit, majatalot, lomamökit
Pöytävaraus Pöydän tiettyyn aikaan Ravintolat, baarit, kahvilat
Tapahtumien lipunmyynti Lipun, usein istumapaikan, kertaluonteiseen tapahtumaan Konsertit, teatteri, konferenssit

Erolla on merkitystä. Ajanvarausjärjestelmä on rakennettu yhden ihmisen kalenterin ympärille, joten sillä on vaikeuksia, kun kaksitoista asiakasta varaa saman alkamisajan. Tapahtumien lipunmyynti on tehty kertaluonteisille päivämäärille ja istumapaikkakartoille, joten sillä on vaikeuksia kierroksen kanssa, joka järjestetään joka päivä. Varattaviin aikoihin perustuva varausjärjestelmä on tehty juuri tähän: sama aktiviteetti tiettyinä aikoina, ja jokaisessa ajassa tietty määrä paikkoja. Oppaamme lipunmyyntijärjestelmästä verkossa näyttää, miten lipunmyynti toimii aikoihin.

TicketPa on varattaviin aikoihin perustuva varausjärjestelmä kierroksille, kursseille, työpajoille, pakohuoneille, veneretkille ja maisteluille.

Mitä varausjärjestelmä tekee pienelle yritykselle

  • Ottaa varauksia vastaan, kun nukut. Asiakkaat varaavat sunnuntaina klo 23 odottamatta vastaustasi.
  • Estää päällekkäiset varaukset. Järjestelmä laskee jokaisen ajan paikat eikä koskaan myy liikaa.
  • Tuo rahat sinulle. Asiakkaat maksavat verkossa varatessaan, tai järjestelmä kirjaa, mitä tapahtumapäivänä on vielä perittävä.
  • Vähentää saapumatta jääviä asiakkaita. Automaattiset muistutukset ja maksu varatessa tarkoittavat vähemmän tyhjiä paikkoja. Oppaamme saapumatta jäävien asiakkaiden vähentämisestä näyttää, mitkä asetukset auttavat eniten.
  • Säästää paperitöitä. Sinun ei tarvitse kopioida varauksia viesteistä taulukkoon eikä laskea hyvityksiä käsin.
  • Näyttää, miten yrityksellä menee. Raportit muuttavat varaukset luvuiksi, joiden perusteella voit toimia, kuten kiireisimmät aikasi ja myydyimmän aktiviteettisi.

Oppaamme sähköisen varausjärjestelmän hyödyistä käy läpi kymmenen niistä sekä haitat ja sen, miten ne hoidetaan.

Mitä ominaisuuksia varausjärjestelmältä voi odottaa

Useimmissa varausjärjestelmissä, jotka on tehty aikoja myyville yrityksille, on:

  • Varaussivu, jolla vapaat paikat näkyvät reaaliajassa ja joka toimii hyvin puhelimella.
  • Saatavuuskalenteri, jossa asetat aikataulut, muutat paikkamäärää ja suljet päiviä.
  • Lipputyypit ja lisäpalvelut, kuten aikuisten ja lasten liput, yksityiset ryhmät ja maksulliset lisäpalvelut.
  • Maksut verkossa kortilla ja paikan päällä sekä hyvitykset.
  • Automaattiset viestit: varausvahvistukset lipun kanssa, muistutukset ja ilmoitukset muutoksista.
  • Peruutussäännöt, jotka ratkaisevat hyvitykset automaattisesti.
  • Osallistujalista ja saapumisen kirjaus jokaiseen aikaan, mieluiten QR-lipuilla, jotka skannaat puhelimella.
  • Tiimin käyttöoikeudet, eri oikeudet omistajille, esihenkilöille ja muulle henkilökunnalle.
  • Raportit ja tiedostoviennit varauksista ja rahoista.
  • Tapa liittää varaukset verkkosivuillesi, kuten Varaa nyt -painike.

Suuremmissa järjestelmissä on lisäksi kanavanhallinta, joka yhdistää ne verkkomatkatoimistoihin, sekä lahjakortit, jälleenmyyjät ja monikieliset varaussivut. Oppaamme varausjärjestelmän valinnasta antaa kymmenen kysymystä, joilla erotat tarpeelliset ominaisuudet mukavista lisistä.

Tarvitsetko varausjärjestelmän?

Todennäköisesti tarvitset, jos kaksi tai useampi näistä kuulostaa tutulta:

  • Vastaat samaan "onko lauantaina tilaa?" -viestiin monta kertaa päivässä.
  • Olet varannut saman ajan kahdesti tai käännyttänyt asiakkaita vahingossa.
  • Jahtaat maksuja tai unohdat, kuka on maksanut.
  • Asiakkaat varaavat eivätkä sitten tule paikalle.
  • Tiimisi tarvitsee puhelintasi tai taulukkoasi tietääkseen, ketkä ovat tulossa.
  • Et osaa sanoa, mikä aktiviteetti tai mikä päivä tuottaa eniten.

Jos varauksia tulee vain kourallinen kuukaudessa, yhteinen kalenteri ja maksulinkki voivat riittää. Kun varauksia tulee joka päivä, varausjärjestelmä maksaa yleensä itsensä takaisin jo säästetyllä ajalla.

Paljonko varausjärjestelmä maksaa?

Varausjärjestelmä hinnoitellaan yleensä yhdellä neljästä tavasta: kuukausimaksu, maksu jokaisesta varauksesta, asiakkailtasi veloitettava maksu tai kuukausimaksun ja pienemmän palvelumaksun yhdistelmä. Pienten yritysten paketit alkavat yleensä 10-50 eurosta kuukaudessa, ja maksupalvelu veloittaa korttikulut erikseen. Oppaamme varausjärjestelmän hinnasta vertaa malleja oikeilla esimerkeillä.

Esimerkiksi TicketPa maksaa alkaen 19 € kuukaudessa, ja lisäksi pieni palkkio peritään vain verkossa maksetuista varauksista. Paikan päällä maksetuista varauksista ei peritä maksua. Katso hinnoittelu.

Miten TicketPa sopii tähän

TicketPa on verkossa toimiva varausjärjestelmä pienille yrityksille, jotka myyvät varattavia aikoja. Saat oman varaussivun, aikataulut, jotka täyttävät kalenterisi kuukausiksi eteenpäin, liput, yksityiset ryhmät ja lisäpalvelut, maksut verkossa tai paikan päällä, QR-liput ja muistutukset, asiakkaiden itse tekemät muutokset, saapumisen kirjauksen puhelimella ja raportit, kaikki selaimessa. Katso kaikki ominaisuudet tai aloita oman toimialasi sivulta etusivulla.