Merkitse asiakkaat saapuneiksi ajan osallistujalistalla sitä mukaa kuin he saapuvat. Tiimisi näkee silloin, kuka on paikalla, kuka on vielä tulossa ja mitä on vielä perimättä.
Avaa osallistujalista
- Valitse Hallintapaneeli-sivulla aika kohdasta Tämän päivän ajat.
- Valitse Kalenteri-näkymässä aika ja sitten Osallistujalista. Kalenteri on omistajien ja esihenkilöiden käytössä.
- Valitse varauksen sivulla sen ajan alta Osallistujalista.
- Valitse skannatulla lipulla Osallistujalista. Katso Skannaa liput.
Yläosassa Saapuneet näyttää, montako asiakasta on tähän mennessä saapunut, ja Perittävää näyttää, mitä on vielä maksamatta. Lista päivittyy 20 sekunnin välein, joten useampi henkilö voi merkitä asiakkaita saapuneiksi yhtä aikaa. Kun varauksia on yli 4, hakukentällä löydät asiakkaat nimen tai varausnumeron perusteella.
Ajanvarauksilla ei ole osallistujalistaa. Merkitse asiakas saapuneeksi skannaamalla hänen lippunsa tai kirjoittamalla hänen varauskoodinsa Saapuminen-sivulla. Katso Skannaa liput.
Näin merkitset asiakkaat saapuneiksi
- Etsi asiakas osallistujalistalta.
- Merkitse hänet saapuneeksi:
- Merkitse saapuneeksi: merkitsee saapuneiksi kaikki varauksen asiakkaat.
- Osa: ryhmälle, joka saapuu vähitellen. Aseta määrä kohtaan Paikalla ja valitse painike, jossa luku näkyy, esimerkiksi Merkitse saapuneiksi (2). Varauksessa näkyy silloin ”Saapuneita 2/4”. Kun muut saapuvat, valitse Merkitse loput saapuneiksi.
- Jos asiakkaalla on vielä jotain maksettavaa, valitse Ota maksu. Valitse kohdassa Miten asiakas maksoi maksutapa (Käteinen, Kortti paikan päällä tai Tilisiirto), tarkista Summa ja valitse Kirjaa maksu.
Jos merkitsit jonkun saapuneeksi vahingossa, valitse Kumoa. Se kumoaa vain viimeisimmän merkinnän: jos ryhmä saapui vähitellen, määrä palaa siihen, mitä se oli ennen, esimerkiksi ”nyt saapuneita 1/3”. Kun kumoat ensimmäisen merkinnän, varaus palaa tilaan Vahvistettu, eikä ketään ole merkitty saapuneeksi. Jos haluat asettaa saapuneiden määrän itse, käytä sen sijaan valintaa Osa.
Mitä osallistujalistalla näkyy
- Jokaisen asiakkaan tila, varausnumero, asiakkaiden määrä, mitä hän varasi, varatut välineet ja tilat (esimerkiksi 2 × Kajakit tai Kenttä 2), puhelinnumero ja mahdolliset muistiinpanot.
- Ilman varausta tapahtumapäivänä lisätyillä asiakkailla sekä ”Maksettavaa” ja summa, kun jotain on vielä maksamatta.
- Jos aktiviteetilla on osallistujalomake: Lomake allekirjoitettu, Lomake allekirjoittamatta tai merkintä, josta näkee, montako ryhmästä on allekirjoittanut, esimerkiksi Lomakkeet 2/4. Puuttuva allekirjoitus ei estä saapuneeksi merkitsemistä. Katso Pyydä asiakkaita allekirjoittamaan osallistujalomake.
- Varauksissa, jotka ovat vielä pidätettyinä tai odottavat maksua, lukee ”Ei vielä vahvistettu”, eikä niitä voi merkitä saapuneiksi.
Huom. Saapumisen kirjaus avautuu ajan tapahtumapäivänä. Sitä ennen osallistujalistalla lukee Saapumisen kirjaus avautuu tapahtumapäivänä, ja näet, keitä on tulossa.
Saapumisen kirjauksen tavoin myös Ota maksu toimii ajan tapahtumapäivästä alkaen. Omistajat ja esihenkilöt voivat lisäksi valita asiakkaan nimen, jolloin hänen varauksensa avautuu.