Słownik
Każde pojęcie, na które trafisz, przyjmując rezerwacje online, wyjaśnione w kilku zdaniach: jak działają terminy, zamknięcie rezerwacji i limit miejsc, czym są platformy OTA, ceny netto i channel managery, i co znaczą słowa z wyciągu z płatności. Dla firm z wycieczkami, zajęciami, warsztatami i atrakcjami, z linkami do szczegółowych poradników.
Bilet z kodem QR, który zawiera dane rezerwacji, wysyłany e-mailem i otwierany na telefonie gościa. W miejscu zbiórki prowadzący skanuje go aparatem telefonu, żeby odhaczyć grupę, co zajmuje sekundę na rezerwację i nie wymaga drukarki, skanera ani żadnej aplikacji po stronie gościa.
Zobacz też: Scan tickets, Check-in (odprawa), Numer rezerwacji
Miejsca odłożone dla gościa na kilka minut, gdy kończy płatność, żeby nikt inny nie mógł ich w tym czasie kupić. Jeśli gość zapłaci, blokada staje się rezerwacją; jeśli odejdzie, miejsca wracają do sprzedaży. Dzięki blokadom system rezerwacji sprzedaje dwa ostatnie miejsca bez podwójnej rezerwacji.
Zobacz też: Dostępność, Porzucona rezerwacja, Podwójna rezerwacja
Cena, którą firma dostaje od pośrednika albo platformy po odjęciu prowizji. Jeśli wycieczka kosztuje 100 zł przy prowizji 25%, cena netto to 75 zł. Pośrednicy rozliczają się w cenach netto i doliczają własną marżę, więc podpisując umowę, firma powinna patrzeć na cenę netto, a nie na cenę z półki.
Zobacz też: Prowizja, Pośrednik (reseller), Prowizje OTA a rezerwacje bezpośrednie: prawdziwe koszty i jak przyjmować rezerwacje bezpośrednio
Ceny, które zmieniają się wraz z popytem: wyższe za rejs o zachodzie słońca w sierpniową sobotę, niższe w deszczowy wtorek w marcu. Linie lotnicze i hotele robią to algorytmem. Firmy z wycieczkami i atrakcjami robią to głównie ręcznie: cenami sezonowymi, zniżkami za wczesną rezerwację i rabatami last minute ustawianymi na termin albo rodzaj biletu.
Zobacz też: Ceny sezonowe, Set prices for an activity
Różne ceny na różne części roku: sezon wysoki, pośredni i niski, każdy z własną stawką dla każdego rodzaju biletu. Ceny sezonowe ustala się z góry i goście je znają, inaczej niż ceny dynamiczne, i to najczęstszy sposób, w jaki firmy z wycieczkami i atrakcjami dopasowują ceny do popytu.
Zobacz też: Ceny dynamiczne, Set prices for an activity
Narzędzie, które wystawia te same terminy w kilku kanałach sprzedaży, na przykład na stronie rezerwacji firmy, w Viatorze i GetYourGuide, i synchronizuje między nimi dostępność. Gdy miejsce sprzeda się w jednym kanale, znika we wszystkich, więc platformy nigdy nie sprzedają za dużo. Niektóre systemy rezerwacji mają go wbudowanego, inne łączą się z osobnym channel managerem.
Zobacz też: Platforma OTA (internetowe biuro podróży), Kanał sprzedaży, Prowizje OTA a rezerwacje bezpośrednie: prawdziwe koszty i jak przyjmować rezerwacje bezpośrednio
Płatność cofnięta przez bank gościa po tym, jak gość zakwestionował obciążenie karty, na przykład za wycieczkę, której jego zdaniem nie rezerwował. Operator płatności zabiera pieniądze firmie i zwykle dolicza opłatę za spór. Czytelne e-maile z potwierdzeniem, widoczne zasady anulowania i zapisy z check-inu to dowody, które wygrywają spory.
Zobacz też: Operator płatności, E-mail z potwierdzeniem
Odnotowanie, że gość dotarł na swoją godzinę rozpoczęcia, przez zeskanowanie kodu QR z biletu albo odhaczenie go na liście gości. Check-in pokazuje na pierwszy rzut oka, kogo jeszcze brakuje, pozwala zespołowi przyjąć na miejscu zaległe płatności i daje raportom rzeczywistą frekwencję zamiast liczby rezerwacji.
Zobacz też: Check guests in, Scan tickets, Bilet QR, No-show
Dni, w których firma nie sprzedaje, na przykład święta, dni serwisowe albo przerwa sezonowa, wyjęte z kalendarza bez zmiany tygodniowego harmonogramu. Po angielsku blackout dates. System rezerwacji ukrywa dni zamknięte na stronie rezerwacji i może anulować albo przenieść rezerwacje, które już na nie przyjęto.
Zobacz też: Close dates for holidays and days off, Harmonogram
Płatny dodatek sprzedawany razem z biletem, na przykład zdjęcia, lunch, wypożyczenie sprzętu albo transfer. Gość dodaje go podczas rezerwacji i płaci za wszystko za jednym razem, więc firma sprzedaje więcej na jednej rezerwacji bez drugiej transakcji. Dodatki mają własną cenę i mogą być opcjonalne albo wymagane przy danej atrakcji.
Zobacz też: Rodzaj biletu (opcja cenowa), Set prices for an activity
Miejsca, które firma może jeszcze sprzedać na każdą godzinę rozpoczęcia, po odjęciu istniejących rezerwacji, zablokowanych miejsc i dni zamkniętych. Dostępność na żywo oznacza, że strona rezerwacji pokazuje aktualną liczbę w czasie rzeczywistym, więc dwóch gości nigdy nie kupi tego samego ostatniego miejsca. Pilnowanie jej to podstawowe zadanie systemu rezerwacji.
Zobacz też: Limit miejsc (pojemność), Termin, How time slots work
Automatyczny e-mail, który gość dostaje zaraz po zakończeniu rezerwacji, z datą, godziną rozpoczęcia, miejscem zbiórki, zapłaconą kwotą, zasadami anulowania i biletem. To dowód rezerwacji gościa i pierwsze miejsce, w którym szuka szczegółów, dlatego system rezerwacji wysyła go w kilka sekund, w imieniu firmy.
Zobacz też: Emails your guests get, Bilet QR, E-mail z przypomnieniem
Automatyczny e-mail wysyłany przed godziną rozpoczęcia, często dzień wcześniej, który powtarza godzinę, miejsce zbiórki i co zabrać. Przypomnienia ograniczają no-show, bo większość z nich to zapomnienie, a nie zmiana planów. Niektóre firmy wysyłają drugie przypomnienie kilka godzin wcześniej i osobne do gości, którzy nie podpisali jeszcze oświadczenia.
Zobacz też: Send booking reminders, No-show, E-mail z potwierdzeniem
Gość, który przychodzi bez rezerwacji i dołącza do terminu z wolnymi miejscami. Zespół dodaje go do terminu na miejscu, przyjmuje płatność i odlicza od limitu miejsc, więc lista gości, raporty i liczba miejsc wciąż na sprzedaż pozostają zgodne z prawdą.
Zobacz też: Add a walk-in, Limit miejsc (pojemność), Płatność na miejscu
Powtarzalny układ godzin rozpoczęcia, które firma oferuje, na przykład 10:00 i 14:00 codziennie od kwietnia do października, z którego system rezerwacji tworzy terminy do rezerwacji. Ustaw harmonogram raz, a kalendarz wypełni się sam na miesiące do przodu; pojedyncze terminy, zmiany limitu miejsc i dni zamknięte dokłada się na wierzch.
Zobacz też: Set a schedule for an activity, Termin, Dni zamknięte (blackout dates)
Skąd pochodzi rezerwacja: z własnej strony rezerwacji firmy, z platformy takiej jak Viator, od pośrednika, z telefonu albo od gościa bez rezerwacji. Raporty według kanałów pokazują, które przyprowadzają gości i ile każdy kosztuje w prowizjach, więc firma może zdecydować, gdzie włożyć wysiłek, a gdzie podnieść ceny.
Zobacz też: Rezerwacja bezpośrednia, Platforma OTA (internetowe biuro podróży), Read your reports
Największa liczba miejsc, jaką przyjmuje jedna godzina rozpoczęcia: miejsca na łodzi, stanowiska na warsztatach albo liczba osób, którą poprowadzi jeden przewodnik. System rezerwacji odlicza od niej każdą rezerwację i zamyka termin, gdy się zapełni. Limit można zmienić na jeden dzień, nie ruszając reszty harmonogramu.
Zobacz też: Dostępność, Termin, Zasób, Edit a time slot
Najmniejsza i największa liczba gości w jednej rezerwacji, ustawiana dla każdej atrakcji: co najmniej dwie osoby na kajak dwuosobowy, najwyżej osiem w kuchni z ośmioma stanowiskami. Limity zatrzymują rezerwacje, których nie da się zrealizować tak, jak je sprzedano, i nie pozwalają, by jedna duża rezerwacja przypadkiem zajęła cały termin.
Zobacz też: Zasady rezerwacji, Minimalna liczba uczestników, Set booking rules and a cancellation policy
Link, który firma wysyła gościowi e-mailem albo wiadomością, żeby opłacił rezerwację zrobioną telefonicznie, osobiście albo bez płatności. Gość go otwiera, płaci kartą, a rezerwacja zostaje oznaczona jako opłacona. Linki zwykle wygasają po ustalonym czasie, a przed wygaśnięciem wysyłane jest przypomnienie.
Zobacz też: Email a payment link, Płatność online
Adres internetowy, który otwiera stronę rezerwacji firmy albo jedną atrakcję na niej, gotową do zarezerwowania. Trafia do bio na Instagramie, odpowiedzi na WhatsAppie, profilu firmy w Google, stopki e-maila albo kodu QR na ulotce, żeby goście mogli rezerwować stamtąd, gdzie znaleźli firmę, bez strony internetowej.
Zobacz też: Jak przyjmować rezerwacje z Instagrama, Google i WhatsAppa za pomocą jednego linku, Share your booking page
Lista wszystkich osób zarezerwowanych na jedną godzinę rozpoczęcia, z imionami, biletami, zapłaconą kwotą i informacją, czy podpisały oświadczenie. Prowadzący otwiera ją na telefonie w miejscu zbiórki, żeby odhaczyć gości. To, co hotele nazywają listą przyjazdów, a firmy wycieczkowe listą pasażerów albo manifestem.
Zobacz też: Lista pasażerów (manifest), Check-in (odprawa), Check guests in
Lista pasażerów albo uczestników jednego wyjazdu, z nazwiskami i danymi kontaktowymi, pierwotnie wymóg prawny dla łodzi i autokarów. W systemie rezerwacji to lista gości terminu, do wydruku albo na ekranie, używana do liczenia osób ze względów bezpieczeństwa, do check-inu i do raportowania, kto faktycznie pojechał, a nie tylko kto zarezerwował.
Zobacz też: Lista gości, Check guests in
Miejsce, w którym goście zbierają się na godzinę rozpoczęcia: zabytek, drzwi sklepu albo pomost. Pojawia się na stronie rezerwacji, w e-mailu z potwierdzeniem i na bilecie, często z linkiem do mapy, bo gość, który nie znajdzie grupy, staje się no-show. Każda lokalizacja może mieć własne miejsce zbiórki.
Zobacz też: Add and manage locations, No-show, E-mail z potwierdzeniem
Najmniejsza liczba gości potrzebna, żeby termin się odbył, na przykład cztery osoby na warsztatach kulinarnych albo dziesięć na wycieczce autokarowej. Jeśli do zamknięcia rezerwacji minimum nie zostanie osiągnięte, firma odwołuje termin i zwraca pieniądze albo przenosi gości. To zasada dla terminu, a nie limit dla jednej rezerwacji.
Zobacz też: Limity wielkości grupy, Zamknięcie rezerwacji (cut-off), Cancel a time slot
Rezerwacja potwierdzona w chwili, gdy gość płaci, bez konieczności zaakceptowania jej przez kogoś w firmie. To przeciwieństwo rezerwacji na zapytanie, przy której gość czeka godzinami albo dniami na odpowiedź. Platformy wyżej pozycjonują produkty z natychmiastowym potwierdzeniem, a goście rezerwujący na jutro niczego innego nie oczekują.
Zobacz też: E-mail z potwierdzeniem, Platforma OTA (internetowe biuro podróży)
Gość, który zarezerwował, ale nie przyszedł i nie anulował. No-show kosztuje firmę miejsce, czas prowadzącego i często przychód, dlatego wielu organizatorów pobiera płatność albo zaliczkę z góry. System rezerwacji oznacza no-show przy check-inie, ręcznie albo automatycznie po godzinie rozpoczęcia, i stosuje zasady dotyczące no-show.
Zobacz też: Jak ograniczyć no-show dzięki systemowi rezerwacji: 8 skutecznych ustawień, Mark no-shows, Zaliczka (zadatek), E-mail z przypomnieniem
Krótki kod, który identyfikuje jedną rezerwację, wydrukowany na bilecie i w każdym e-mailu na jej temat. Gość podaje go, gdy dzwoni, a zespół wpisuje go albo skanuje przy check-inie, żeby od razu znaleźć rezerwację. Numer nie zmienia się, gdy rezerwacja zostaje przeniesiona, opłacona albo częściowo zwrócona.
Zobacz też: Bilet QR, Find bookings
Odwołanie terminu z powodu pogody, która czyni go niebezpiecznym albo bezsensownym, na przykład silnego wiatru na wodzie albo burzy na szlaku. Dobry system rezerwacji odwołuje cały termin w jednym kroku: każdy gość dostaje e-mail z linkiem do nowej rezerwacji, a płatności online są zwracane. Jasne zasady pogodowe ustawiają oczekiwania.
Zobacz też: Cancel a time slot, Zwrot pieniędzy, Zasady anulowania (polityka anulowania)
Jak daleko w przód goście mogą rezerwować, na przykład 90 dni albo cztery miesiące. Okno rezerwacji trzyma kalendarz otwarty tak daleko, jak harmonogram jest pewny, i ani dnia dłużej, więc firma nie wiąże się datami, które może musieć zmienić. Razem z zamknięciem rezerwacji wyznacza, kiedy można sprzedawać każdą godzinę rozpoczęcia.
Zobacz też: Zamknięcie rezerwacji (cut-off), Harmonogram, Set booking rules and a cancellation policy
Czas przed godziną rozpoczęcia, w którym gość może jeszcze anulować z pełnym zwrotem, na przykład 24 albo 48 godzin. Gdy minie, obowiązują późne warunki zasad: częściowy zwrot albo brak zwrotu. Jasno określony okres ogranicza anulowania w ostatniej chwili, bo goście, którzy zmieniają plany, robią to, póki zwrot jest jeszcze możliwy.
Zobacz też: Zasady anulowania (polityka anulowania), How guests cancel or move a booking
Firma, która przekazuje pieniądze z karty gościa na konto bankowe firmy, na przykład Stripe albo PayPal, i pobiera za to opłatę transakcyjną. System rezerwacji łączy się z własnym kontem firmy u operatora, więc pieniądze nigdy nie przechodzą przez producenta oprogramowania. Operator obsługuje też zwroty i spory.
Zobacz też: Connect Stripe to take online payments, Opłata za płatność kartą, Wypłata (payout), Chargeback (obciążenie zwrotne)
To, co operator płatności, taki jak Stripe albo PayPal, pobiera za przyjęcie płatności kartą: zwykle procent kwoty plus stała suma od transakcji, a więcej przy kartach wydanych za granicą. Jest niezależna od opłaty za rezerwację pobieranej przez system i potrącana z płatności, zanim pieniądze trafią do firmy.
Zobacz też: Operator płatności, Opłata za rezerwację, Online payment fees explained, Kalkulator kosztów
Opłata od każdej rezerwacji albo procent jej wartości, które system rezerwacji lub platforma dolicza do ceny biletu albo z niej potrąca. Jedne systemy obciążają gościa, inne firmę, a niektóre oboje. Opłata 6% od rezerwacji za 100 zł to 6 zł, więc porównuj opłaty na własnym obrocie, a nie na cenie z nagłówka.
Zobacz też: Ile kosztuje system rezerwacji? Abonamenty, opłaty za rezerwacje i prawdziwe ceny w 2026 roku, Prowizja, Opłata za płatność kartą, Cennik, Kalkulator kosztów
Dokument, w którym gość potwierdza, że zna ryzyko związane z atrakcją, jest w stanie wziąć w niej udział i akceptuje warunki firmy, wymagany przy większości aktywności przygodowych i wodnych. Cyfrowe oświadczenia podpisuje się online przed przyjazdem, każdy gość na własne nazwisko, więc instruktaż zaczyna się bez podawania sobie podkładki z kartką.
Zobacz też: Ask guests to sign a waiver, Lista gości
Przyjęcie na godzinę rozpoczęcia większej liczby rezerwacji, niż jest miejsc: przez pomyłkę, bo dwa kanały nie były zsynchronizowane, albo celowo, żeby pokryć spodziewane no-show, jak robią linie lotnicze. Przy wycieczkach i atrakcjach oznacza odsyłanie gości z miejsca zbiórki, dlatego system rezerwacji jest zbudowany tak, by to uniemożliwić.
Zobacz też: Podwójna rezerwacja, Limit miejsc (pojemność), Channel manager
Platforma, która sprzedaje wycieczki, atrakcje i bilety podróżnym i zatrzymuje prowizję od każdej rezerwacji: Viator, GetYourGuide, Klook, Tiqets i Civitatis należą do największych. Platformy OTA przyprowadzają gości, do których mała firma sama by nie dotarła, w zamian za 20% do 30% ceny i dane kontaktowe gościa.
Zobacz też: Prowizje OTA a rezerwacje bezpośrednie: prawdziwe koszty i jak przyjmować rezerwacje bezpośrednio, Prowizja, Channel manager, Rezerwacja bezpośrednia
Pozwolenie gościom, by zarezerwowali teraz, a zapłacili w dniu atrakcji, gotówką, kartą albo przelewem, przy czym zespół odnotowuje płatność przy check-inie. Działa w każdym kraju i omija opłaty za płatności online, ale wystawia firmę na no-show. Wiele firm oferuje ją obok płatności online albo tylko przy części atrakcji.
Zobacz też: Choose how guests pay, Take a payment in person, Płatność online, Zaliczka (zadatek)
Płatność kartą, portfelem cyfrowym albo przelewem, którą gość wykonuje podczas rezerwacji przez operatora płatności, więc pieniądze są pobrane przed dniem atrakcji. Płatność online ogranicza no-show i kolejki w miejscu zbiórki, ale wiąże się z opłatą za transakcję i czyni ze zwrotów rutynę, którą firma musi dobrze prowadzić.
Zobacz też: Płatności online za wycieczki i atrakcje: konfiguracja, opłaty za karty, wypłaty i zwroty, Operator płatności, Płatność na miejscu, Choose how guests pay
Sprzedanie tego samego miejsca, przewodnika albo sprzętu dwa razy na tę samą godzinę, zwykle dlatego, że rezerwacje przyszły dwoma kanałami albo dwie osoby przyjmowały je ręcznie. System rezerwacji zapobiega temu, odliczając każdy kanał od jednego limitu miejsc i blokując miejsca na czas płatności, więc ostatnie miejsce można sprzedać tylko raz.
Zobacz też: Dostępność, Blokada miejsc, Overbooking (nadrezerwacja)
Rezerwacja, którą gość zaczął na stronie rezerwacji, ale jej nie dokończył, zwykle dlatego, że opuścił stronę płatności przed zapłatą. System rezerwacji może zablokować miejsca na kilka minut, a potem je zwolnić, a niektóre systemy wysyłają gościowi przypomnienie z linkiem do niedokończonej rezerwacji. Śledzenie porzuconych rezerwacji pokazuje, na którym etapie goście rezygnują.
Zobacz też: Blokada miejsc, How guests book
Podmiot, który sprzedaje wycieczki albo atrakcje firmy własnym klientom za prowizję albo po cenie netto: recepcja hotelu, punkt informacji turystycznej, biuro podróży albo inny organizator. Pośrednicy rezerwują w imieniu gościa, więc firma potrzebuje sposobu, by zapisywać ich rezerwacje i pilnować, ile jest im winna.
Zobacz też: Cena netto (stawka netto), Prowizja, Kanał sprzedaży
Automatyczny e-mail wysyłany kilka godzin po wizycie z prośbą do gościa o wystawienie opinii, z linkiem do strony firmy w Google, na Tripadvisorze albo w innym serwisie z opiniami. Proszenie wszystkich, wkrótce po wizycie, póki wrażenia są świeże, to niezawodny sposób na zbieranie opinii, które przyprowadzają kolejnych gości.
Zobacz też: Ask guests for reviews, E-mail z potwierdzeniem
Osoba, która prowadzi termin: przewodnik na wycieczce, instruktor na zajęciach, sternik na łodzi albo mistrz gry w escape roomie. W systemie rezerwacji prowadzący to rola w zespole, która widzi własne terminy i listy gości, ale nie ma dostępu do płatności ani raportów.
Zobacz też: Role w zespole, Zasób, Team roles and permissions
Część każdej rezerwacji, którą platforma albo pośrednik zatrzymuje za przyprowadzenie gościa, na platformach OTA zwykle 20% do 30% ceny biletu. Firma dostaje resztę, często po kilku tygodniach. Prowizja to cena zasięgu; rezerwacje bezpośrednie przez własną stronę firmy są od niej wolne.
Zobacz też: Prowizje OTA a rezerwacje bezpośrednie: prawdziwe koszty i jak przyjmować rezerwacje bezpośrednio, Platforma OTA (internetowe biuro podróży), Cena netto (stawka netto), Rezerwacja bezpośrednia, Kalkulator kosztów
Rezerwacja, którą gość robi u samej firmy: na jej stronie rezerwacji albo stronie internetowej, telefonicznie albo osobiście, a nie przez platformę czy pośrednika. Rezerwacje bezpośrednie nie mają prowizji, dają firmie dane kontaktowe gościa i pozwalają jej ustalać własne warunki. Większość organizatorów chce zwiększać ich udział.
Zobacz też: Prowizje OTA a rezerwacje bezpośrednie: prawdziwe koszty i jak przyjmować rezerwacje bezpośrednio, Prowizja, Strona rezerwacji
Jedna rezerwacja dla kilku gości, na przykład czteroosobowej rodziny albo 25-osobowej klasy, zrobiona przez jedną osobę, która płaci za wszystkich. Rezerwacja zajmuje tyle miejsc w terminie i dostaje jeden numer rezerwacji i jeden bilet dla całej grupy. Dla większych grup można ustawić zniżki grupowe.
Zobacz też: Rezerwacja prywatna, Limity wielkości grupy, Rodzaj biletu (opcja cenowa)
Rezerwacja, która zajmuje cały termin dla jednej grupy, więc nie dołączają inni goście: prywatna wycieczka, wieczór panieński w pracowni ceramiki, łódź dla jednej rodziny. Sprzedawana jest za stałą cenę, a nie od osoby, a termin zamyka się dla pozostałych w chwili rezerwacji.
Zobacz też: Rezerwacja grupowa, Rodzaj biletu (opcja cenowa), Set prices for an activity
Jeden sposób kupienia miejsca w jednej cenie: dorosły, dziecko, student, rodzina albo grupa prywatna. Każdy rodzaj biletu ma własną cenę i może liczyć się jako więcej niż jedno miejsce, jak bilet rodzinny, albo zajmować cały termin, jak grupa prywatna. Goście łączą rodzaje biletów w jednej rezerwacji.
Zobacz też: Set prices for an activity, Dodatek (extra), Rezerwacja prywatna
To, co każdy członek zespołu widzi i może robić w systemie rezerwacji: właściciel zarządza wszystkim, łącznie z płatnościami i rozliczeniami, menedżer prowadzi bieżącą pracę, a prowadzący widzi tylko własne terminy i listy gości. Role trzymają dane gości i pieniądze tam, gdzie ich miejsce, i pozwalają bezpiecznie dodawać pracowników sezonowych.
Zobacz też: Team roles and permissions, Invite team members, Prowadzący (gospodarz)
Część systemu rezerwacji, która sprawdza dostępność, wycenia wybór gościa, blokuje miejsca na czas płatności i zapisuje gotową rezerwację. Gość widzi go jako stronę albo widget rezerwacji, firma jako zapełniający się kalendarz. Dobry silnik rezerwacji zapobiega podwójnym rezerwacjom i stosuje zasady firmy w każdym kanale sprzedaży.
Zobacz też: System rezerwacji, Strona rezerwacji
Na jakim etapie jest rezerwacja: potwierdzona, oczekująca na płatność, anulowana, po check-inie albo oznaczona jako no-show. Status zmienia się, gdy gość płaci, zespół odhacza go na miejscu albo ktoś anuluje, a każda zmiana zostaje w historii rezerwacji. Raporty liczą rezerwacje według statusu, więc anulowane nigdy nie zawyżają wyników.
Zobacz też: Booking statuses explained, No-show, Check-in (odprawa)
Publiczna strona, na której goście wybierają datę, godzinę rozpoczęcia i bilety, podają swoje dane i płacą. System rezerwacji utrzymuje ją pod nazwą i w barwach firmy, więc firma nie potrzebuje własnej strony internetowej, żeby sprzedawać online. Strona pokazuje dostępność na żywo i wysyła gościom potwierdzenie po zakończeniu rezerwacji.
Zobacz też: Customise your booking page, How guests book, Widget rezerwacji (przycisk Zarezerwuj)
Oprogramowanie, które pozwala gościom zarezerwować i opłacić usługę online na termin oferowany przez firmę, a firmie daje jeden kalendarz, listę gości i rejestr płatności dla każdej rezerwacji. Nazywane też systemem rezerwacyjnym, programem do rezerwacji albo platformą rezerwacyjną. Dla wycieczek, zajęć i atrakcji sprzedaje miejsca w terminach, a nie wizyty czy pokoje.
Zobacz też: Co to jest system rezerwacji? Prosty przewodnik po rezerwacjach online, Jak wybrać system rezerwacji: 10 pytań, które warto zadać przed rejestracją, Silnik rezerwacji
Jedna godzina rozpoczęcia w jednym dniu z własnym limitem miejsc: spływ kajakowy o 10:00 dnia 12 lipca, 12 miejsc. System rezerwacji wycieczek, zajęć i atrakcji sprzedaje miejsca w terminach, tak jak system do umawiania wizyt sprzedaje czas jednej osoby, a system hotelowy noclegi. Każda rezerwacja, check-in i raport są przypięte do terminu.
Zobacz też: How time slots work, Limit miejsc (pojemność), Harmonogram
Podatek od towarów i usług doliczany do ceny biletu według stawki, jaką kraj firmy przewiduje dla danego rodzaju usługi, w UE wliczony w cenę widoczną dla gościa. Ceny systemów rezerwacji podaje się zwykle bez VAT, a opłaty za rezerwację i za płatności też mogą być nim objęte. Za VAT od rezerwacji odpowiada firma, nie system.
Zobacz też: Cennik, Opłata za rezerwację
Dokument, który gość wymienia na usługę, wystawiony tam, gdzie ją kupił: przy rezerwacji na platformie, zakupie prezentu albo sprzedaży przez pośrednika. Prowadzący sprawdza kod albo numer vouchera w miejscu zbiórki i odnotowuje realizację, żeby można było wystawić pośrednikowi fakturę i policzyć miejsce jako wykorzystane.
Zobacz też: Pośrednik (reseller), Platforma OTA (internetowe biuro podróży), Bilet QR
Krótki fragment kodu, który firma wkleja na własną stronę internetową, żeby odwiedzający mogli rezerwować bez opuszczania jej, jako przycisk Zarezerwuj albo osadzony kalendarz. Widget korzysta z tego samego silnika rezerwacji co strona rezerwacji, więc dostępność, ceny i zasady są wszędzie takie same. Działa z każdym kreatorem stron.
Zobacz też: Jak dodać przycisk rezerwacji na stronie internetowej: WordPress, Wix, Squarespace i Shopify, Add a Book now button to your website, Strona rezerwacji
Wstęp do atrakcji, muzeum albo na wystawę w ustalonym przedziale wejścia, na przykład od 11:00 do 11:30, zamiast o dowolnej porze dnia. Rozkłada zwiedzających na cały dzień, ogranicza liczbę osób w środku naraz i likwiduje kolejkę przy wejściu. Sprzedaje się go jak termin z dużym limitem miejsc.
Zobacz też: Termin, Limit miejsc (pojemność)
Przelew pieniędzy, które operator płatności pobrał od gości, na konto bankowe firmy, zwykle na bieżąco kilka dni po każdej płatności albo co tydzień. Wypłaty przychodzą pomniejszone o opłaty transakcyjne i zwroty, dlatego kwota rzadko dokładnie zgadza się z rezerwacjami z jednego dnia. Platformy wypłacają według własnych, wolniejszych harmonogramów.
Zobacz też: Operator płatności, Prowizja
Część ceny płacona przy rezerwacji, z resztą płatną w dniu atrakcji albo tuż przed nim. Zaliczka zabezpiecza miejsce na drogich albo prywatnych wydarzeniach bez pobierania pełnej kwoty z wielomiesięcznym wyprzedzeniem i sprawia, że no-show coś gościa kosztuje. System rezerwacji zapisuje przy rezerwacji kwotę, która pozostała do zapłaty.
Zobacz też: Płatność na miejscu, No-show, Take a payment in person
Ostatni moment, w którym gość może zarezerwować daną godzinę rozpoczęcia, na przykład dwie godziny albo jeden dzień wcześniej. Nazywane też wyprzedzeniem rezerwacji. Zamknięcie daje zespołowi czas na przygotowania, przydzielenie przewodnika albo zakupy i sprawia, że rezerwacje nie spływają, gdy grupa opuściła już miejsce zbiórki.
Zobacz też: Okno rezerwacji (horyzont rezerwacji), Zasady rezerwacji, Set booking rules and a cancellation policy
Warunki, które mówią, czy, kiedy i ile gość odzyskuje, gdy anuluje rezerwację: na przykład bezpłatne anulowanie do 24 godzin przed rozpoczęciem, później brak zwrotu. Gość musi zobaczyć zasady przed rezerwacją. System rezerwacji pokazuje je na stronie rezerwacji i na bilecie i stosuje automatycznie, gdy gość anuluje online.
Zobacz też: Zasady anulowania rezerwacji wycieczki: 4 wzory i automatyczne zwroty, Okres bezpłatnego anulowania, Zwrot pieniędzy, Set booking rules and a cancellation policy
Ograniczenia, które firma nakłada na sposób rezerwowania: zamknięcie rezerwacji przed godziną rozpoczęcia, jak daleko w przód otwarty jest kalendarz oraz najmniejsza i największa grupa w jednej rezerwacji. System rezerwacji stosuje je automatycznie w każdym kanale, więc zespół nigdy nie musi ręcznie odrzucać ani prostować rezerwacji, która złamała zasadę.
Zobacz też: Zamknięcie rezerwacji (cut-off), Okno rezerwacji (horyzont rezerwacji), Limity wielkości grupy, Set booking rules and a cancellation policy
Wszystko, czego termin potrzebuje poza miejscem dla gościa: przewodnik, łódź, stanowisko kuchenne, dziesięć uprzęży. System rezerwacji z zarządzaniem zasobami liczy, ile sztuk każdego z nich zużywa godzina rozpoczęcia, i nigdy nie planuje więcej, niż firma ma, nawet gdy dwie atrakcje dzielą ten sam sprzęt albo tych samych ludzi.
Zobacz też: Manage equipment and spaces, Limit miejsc (pojemność), Prowadzący (gospodarz)
Przeniesienie rezerwacji na inną godzinę rozpoczęcia zamiast jej anulowania, przez gościa z poziomu biletu albo przez zespół. Zmiana terminu zachowuje przychód i gościa, dlatego system rezerwacji robi ją łatwiejszą niż anulowanie: gość, który może jeszcze anulować bezpłatnie, zwykle może też bezpłatnie zmienić termin na dowolny z wolnymi miejscami.
Zobacz też: Move a booking to another time, How guests cancel or move a booking, Okres bezpłatnego anulowania
Pieniądze oddane gościowi po anulowaniu, w całości albo w części według zasad anulowania, albo w całości, gdy odwołuje firma. Płatności online zwracane są przez operatora płatności na pierwotną kartę, zwykle w ciągu pięciu do dziesięciu dni roboczych. Opłaty transakcyjne często nie wracają do firmy.
Zobacz też: Refund a booking, Zasady anulowania (polityka anulowania), Odwołanie z powodu pogody
Zapisz się na listę oczekujących, a damy ci znać, gdy tylko TicketPa wystartuje.