Vous pouvez importer dans TicketPa les réservations à venir de votre ancien système de réservation ou d'un tableur, avec un fichier CSV. Vous voyez chaque réservation avant tout ajout, et vous pouvez annuler l'importation pendant 7 jours.
Avant de commencer
- Créez d'abord vos activités dans TicketPa, avec leurs prix. L'importation retrouve l'activité de chaque réservation par son nom. Voir Créer une activité.
- Inutile d'avoir un créneau pour chaque réservation. Quand une date et une heure n'en ont pas, l'importation ajoute un créneau ponctuel.
- Seules les réservations à venir sont importées, pour les activités avec créneaux. Les rendez-vous ne peuvent pas encore être importés : ajoutez-les avec Nouvelle réservation. Voir Ajouter une réservation pour un client.
Préparer votre fichier CSV
- Ouvrez Réservations dans le menu latéral et sélectionnez Importer.
- Sélectionnez Télécharger le modèle pour obtenir un fichier vide avec les noms des colonnes, ou partez de l'export de votre ancien système.
- Vérifiez que la première ligne contient ces noms de colonnes. Leur ordre n'a pas d'importance, et les autres colonnes sont ignorées.
| Colonne | Obligatoire | Contenu |
|---|---|---|
| Date | Oui | Le jour de la réservation, comme 2026-11-14 ou 14.11.2026. Aux États-Unis, 11/14/2026 fonctionne aussi. |
| Start | Oui | L'heure de début, comme 14:30 ou 2:30 pm. |
| Activity | Oui | Le nom de l'activité, tel qu'il figure dans TicketPa. Les majuscules n'ont pas d'importance. |
| Guest | Oui | Le nom du client. |
| Email, Phone | L'un des deux | Au moins l'un des deux, pour pouvoir joindre le client. Un numéro sans indicatif est lu comme un numéro du pays de votre entreprise. |
| Guests | Oui | Le nombre de personnes qui viennent. |
| Tickets | Non | Les billets, comme « 2 Adulte; 1 Enfant », avec les noms de billets utilisés dans TicketPa. À défaut, chaque client reçoit le premier billet de l'activité. |
| Paid | Non | Ce que le client vous a déjà payé, comme 25,50. |
| Currency | Non | Si vous l'ajoutez, ce doit être la devise de votre entreprise. |
| Reference | Non | Le numéro de réservation dans votre ancien système. Il est ajouté aux notes de la réservation pour votre équipe. |
| Notes | Non | Des notes pour votre équipe. |
| Language | Non | La langue des e-mails du client, comme fr ou français. |
- Enregistrez le fichier au format CSV. Dans Excel, choisissez « CSV UTF-8 » à l'enregistrement. Dans Google Sheets, téléchargez-le en « Valeurs séparées par des virgules ».
Un fichier peut contenir jusqu'à 500 réservations et peser jusqu'à 1 Mo. Au-delà, répartissez-les sur plusieurs fichiers.
Importer les réservations
- Sur la page Importer des réservations, sélectionnez Choisir un fichier CSV puis votre fichier. Le fichier est envoyé, mais aucune réservation n'est encore ajoutée.
- La page Vérifiez vos réservations s'ouvre avec toutes les lignes du fichier. Une ligne marquée Prête sera importée. Une ligne marquée Non importée indique ce qui ne va pas.
- Regardez Nouveaux créneaux, si la page l'affiche. Ces dates et heures n'ont pas encore de créneau : l'importation leur en ajoute un en dehors de votre planning.
- Cochez Prévenir les clients de ces réservations par e-mail si vous voulez que TicketPa écrive aux clients. Voir E-mails aux clients importés.
- Sélectionnez le bouton d'importation, comme Importer 42 réservations.
La page affiche ensuite la nouvelle réservation de chaque ligne, ou la raison pour laquelle elle n'a pas été importée. Pour importer les lignes manquantes, corrigez-les dans votre fichier et envoyez-le à nouveau. Les réservations déjà dans TicketPa sont ignorées la deuxième fois : rien n'est réservé deux fois.
À quoi ressemble une réservation importée
- Elle est Confirmée, et le client paie sur place, à vos prix dans TicketPa.
- Ce que le client a payé avant apparaît comme un paiement Payé avant TicketPa, et Reste à payer indique le reste. TicketPa ne prend pas de frais sur ce montant. Encaissez le reste le jour J avec Encaisser un paiement.
- Elle indique sa provenance : Importée. Vous le voyez sur la réservation, dans le filtre des réservations, dans Rapports et dans le CSV des réservations.
- Les colonnes Reference et Notes se trouvent sous Pour l'équipe sur la réservation.
- Si le client a déjà réservé chez vous, TicketPa le retrouve par son téléphone, puis par son e-mail, comme quand vous ajoutez vous-même une réservation.
E-mails aux clients importés
Prévenir les clients de ces réservations par e-mail reste décoché tant que vous ne le cochez pas.
- Décoché, les clients ne reçoivent pas de billet maintenant, ni de rappels ou de demandes d'avis plus tard. Laissez-le décoché si votre ancien système leur a déjà envoyé les détails de leur réservation. Vous pouvez quand même envoyer à un client un rappel avec le lien vers son billet : dans Réservations, ouvrez le menu au bout de la ligne de la réservation et sélectionnez Envoyer un rappel.
- Coché, les clients qui ont une adresse e-mail reçoivent maintenant leur billet avec son QR code, puis les rappels et les demandes d'avis, comme tout client.
Annuler une importation
Pendant 7 jours après une importation, vous pouvez retirer ses réservations :
- Ouvrez Réservations, sélectionnez Importer et choisissez le fichier sous Fichiers précédents.
- Sélectionnez Annuler l'importation, puis à nouveau Annuler l'importation pour confirmer.
- Les réservations que personne n'a modifiées sont supprimées définitivement, et leurs places sont de nouveau libres.
- Les réservations modifiées par votre équipe après l'importation restent, par exemple celles dont l'arrivée a été enregistrée, ou qui ont été déplacées, payées, annulées ou ont reçu un rappel. Annulez-les comme d'habitude si besoin.
- Les créneaux et les clients ajoutés par l'importation sont aussi supprimés quand il ne leur reste aucune réservation.
- Les clients gardent les e-mails reçus, mais les liens de leurs billets ne fonctionnent plus.
Cette annulation est définitive. Après 7 jours, annulez les réservations une par une.
Bon à savoir
- Les lignes sont vérifiées dans l'ordre du fichier. Quand un créneau est complet, les lignes suivantes sur ce créneau indiquent qu'il n'y a pas assez de places. Ajoutez d'abord des places dans le Calendrier, puis envoyez à nouveau le fichier.
- Un nouveau créneau reçoit autant de places que le planning de l'activité, ou plus si ses réservations en ont besoin.
- Un client qui a déjà une réservation sur le même créneau, ou qui figure deux fois dans le fichier, est ignoré.
- Les lignes sur un créneau que vous avez annulé ou fermé, ou à une date fermée, ne sont pas importées.
- Si votre fichier a une colonne Total, TicketPa la compare à son propre prix et vous avertit en cas d'écart. La réservation coûte toujours votre prix TicketPa. Une ligne indiquant que le client a payé plus que ce prix n'est pas importée.
- Les lignes du fichier sont supprimées 30 jours après l'envoi. Les réservations restent.