Le personnel est constitué des personnes qui assurent vos activités : encadrement sur l'eau, cours de poterie ou animation d'un escape game, par exemple. Indiquez qui elles sont et quelles activités elles peuvent assurer. Dès qu'un créneau est réservé, TicketPa y affecte des personnes libres, sans jamais les placer sur deux créneaux en même temps. Le personnel est facultatif.

La formule permet 3 personnes avec la formule Basic, 20 avec la formule Standard et un nombre illimité avec la formule Pro. Les rendez-vous fonctionnent avec toutes les formules. L'affectation aux créneaux est incluse dans les formules Standard et Pro.

Activer un membre de l'équipe

  1. Ouvrez Personnel dans le menu latéral.
  2. Sous Votre équipe, activez Peut animer des activités près du nom.

Au départ, la personne peut assurer toutes les activités. Pour limiter, sélectionnez Choisir les activités, puis Seulement celles-ci, cochez les activités et Enregistrer.

Les membres concernés voient Les miens et Tous au-dessus des créneaux du jour pour filtrer les leurs. Une personne absente de l'équipe doit d'abord être invitée. Voir Inviter votre équipe.

Ajouter une personne sans compte

Pour le personnel indépendant ou saisonnier qui n'utilise pas TicketPa :

  1. Sous Personnes sans compte, sélectionnez Ajouter la personne.
  2. Renseignez Nom complet.
  3. Choisissez Toutes les activités ou Seulement celles-ci et cochez les activités.
  4. Sélectionnez Ajouter la personne.

TicketPa peut l'affecter aux créneaux, mais elle ne les voit pas dans TicketPa.

Rendez-vous

Pour une activité à un horaire libre avec votre personnel, chaque rendez-vous réserve une personne capable de l'assurer. Personnel propose Les clients choisissent avec qui ils réservent à la place des nombres ci-dessous. Voir Configurer les rendez-vous.

Définir l'effectif nécessaire

Cette fonction est incluse dans les formules Standard et Pro. Avec la formule Basic, les nombres apparaissent avec un cadenas.

  1. Ouvrez Activités, l'activité et Personnel.
  2. Renseignez Personnel par créneau. Avec 0, aucune personne n'est nécessaire.
  3. Pour les grands groupes, indiquez combien de clients un membre encadre. Avec 8, un créneau de 12 clients reçoit 2 personnes. Laissez vide pour conserver le nombre fixe précédent.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

L'onglet liste aussi les personnes capables d'assurer l'activité. Les créneaux réservés à venir reçoivent immédiatement leur personnel. Si les personnes libres ne suffisent pas, TicketPa indique combien de créneaux réservés sont incomplets.

Quand TicketPa affecte le personnel

  • Seulement à la première réservation du créneau, pour qu'un long planning ne bloque pas toute l'équipe.
  • Parmi les personnes capables d'assurer l'activité et libres pendant tout le créneau, dans l'ordre d'ajout.
  • Jamais pendant un congé ou hors des horaires propres à la personne. Voir Horaires et congés.
  • Quand toutes les réservations du créneau sont annulées, le personnel automatiquement affecté en est retiré.

Voir et modifier l'affectation d'un créneau

  • Le manque de personnel est signalé dans Calendrier et Tableau de bord. Les propriétaires et responsables voient aussi les créneaux réservés des deux prochaines semaines qui manquent de personnel.
  • La liste des clients affiche Personnel ou Personne pour l'instant, avec le nombre de personnes manquantes.

Pour choisir vous-même :

  1. Ouvrez la liste des clients depuis Calendrier ou le tableau de bord.
  2. À côté de Personnel, sélectionnez Modifier.
  3. Cochez les personnes. Occupé signale un autre créneau ; En congé ou hors de ses horaires un congé ou un horaire non travaillé. Les personnes qui n'assurent pas habituellement l'activité sont signalées aussi. Vous pouvez choisir une personne en congé, avec un rappel de vérifier avec elle.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Une personne choisie à la main reste affectée, quelles que soient les réservations. Seuls propriétaires et responsables peuvent modifier l'affectation. Les hôtes voient qui assure l'activité.

Horaires et congés

Sélectionnez Horaires à côté d'un nom pour définir les horaires propres ou un congé. Les horaires et congés à venir apparaissent sous le nom. Voir Horaires et congés.

Retirer une personne du personnel

Désactivez Peut animer des activités pour un membre, ou sélectionnez la corbeille puis Supprimer pour une personne sans compte. Elle est retirée des créneaux à venir, qui recherchent du personnel libre. Si personne n'est libre, TicketPa indique les créneaux incomplets. Les créneaux passés conservent les personnes présentes.