O TicketPa é um sistema de reservas online para pequenos negócios que vendem sessões com hora marcada: tours, aulas, workshops, escape rooms, passeios de barco e provas. Os clientes reservam e pagam na sua própria página de reservas, e a sua equipa gere horários, listas de clientes, pagamentos e check-in num só sítio, no telemóvel ou no computador. O nome é a abreviatura de Ticket Personal Assistant, o seu assistente pessoal de bilhetes.

Este artigo explica como funciona o TicketPa, passo a passo: desde a configuração do seu negócio até ao momento em que é feito o check-in do último cliente. Também diz com franqueza o que o TicketPa ainda não faz, para que possa avaliar se se adequa ao seu negócio.

O que é o TicketPa?

O TicketPa é um sistema de reservas para tudo o que se reserva por hora de início e por lugar. Funciona no browser, por isso não há nada para instalar, nem para si, nem para a sua equipa, nem para os seus clientes, e funciona em qualquer país e moeda. Define as suas atividades e horários uma vez, partilha a sua página de reservas, e o TicketPa mantém o calendário, os lugares e as listas de clientes em dia à medida que as reservas chegam.

Para quem é o TicketPa

O TicketPa adequa-se a qualquer negócio em que os clientes reservam uma hora de início num local, gerido por uma equipa pequena: um proprietário, alguns funcionários e anfitriões. Por exemplo:

Para começar, não precisa de um site, de um programador nem de uma chamada comercial.

Como funciona o TicketPa, passo a passo

1. Configure o seu negócio

Crie a sua conta e adicione o seu negócio com o país, o fuso horário e a moeda. Adicione os sítios onde as suas atividades acontecem como locais, cada um com morada, link para o mapa e notas para os clientes, como "procure o guarda-chuva laranja".

2. Crie as suas atividades

Para cada atividade, adicione uma descrição, fotos e os bilhetes:

  • Bilhetes por pessoa, como adulto, criança e família.
  • Grupos privados, com preço por grupo, que reservam o horário inteiro.
  • Extras pagos, como almoço, fotos, materiais ou aluguer de equipamento.

Depois, defina o horário semanal, por exemplo todos os dias às 10:00 e às 14:00, e o TicketPa cria horários até quatro meses antes. Escolha as regras de reserva (até quanto tempo antes do início os clientes podem reservar, com quanta antecedência, e o grupo mínimo e máximo), a política de cancelamento e um termo de responsabilidade, se os clientes tiverem de assinar um. Se uma atividade precisar de pessoal, salas ou equipamento, indique quem a pode conduzir e o que usa, e o TicketPa atribui pessoal livre a cada horário reservado sem nunca reservar duas vezes a mesma pessoa ou o mesmo equipamento.

3. Partilhe a sua página de reservas

Cada negócio tem a sua própria página de reservas, com o seu logótipo, a sua cor e uma breve apresentação. Partilhe o link no Instagram, no seu Perfil da Empresa no Google e em conversas de WhatsApp, ou cole um pequeno excerto de código no seu site para adicionar um botão Reservar.

4. Os clientes reservam e pagam

Os clientes veem a disponibilidade em tempo real, escolhem uma data, uma hora e os bilhetes, e reservam em poucos toques em qualquer telemóvel, sem app e sem conta. Escolha como pagam:

  • No local, em dinheiro, com cartão ou por transferência bancária, com o pagamento registado pela sua equipa no check-in.
  • Online ao reservar, através da sua própria conta Stripe ou PayPal.
  • À escolha deles, entre as duas opções.

Enquanto um cliente conclui a reserva, os lugares ficam retidos, por isso duas pessoas nunca podem reservar o último lugar.

5. O TicketPa envia os emails

Cada cliente recebe uma confirmação com bilhete QR, um lembrete antes de chegar, à hora que escolher, e um agradecimento depois, com um link para a sua página de avaliações. Se mudar ou cancelar a reserva de um cliente, este também recebe um email a avisar. Os clientes que pagam online e não concluem a reserva recebem um lembrete antes de os lugares serem libertados.

A partir do bilhete, os clientes podem cancelar até à hora de início e receber o reembolso que a sua política permite, ou mudar para outro horário enquanto o cancelamento ainda tiver reembolso total. Também podem assinar lá o seu termo de responsabilidade antes de chegarem.

6. Gira o dia a partir do telemóvel

A vista Hoje mostra os horários do dia, quem vem, o que falta receber e as reservas mais recentes. Abra a lista de clientes de qualquer horário, leia os bilhetes QR com a câmara do telemóvel e faça o check-in de um grupo inteiro ou só de quem já chegou. Adicione clientes sem reserva na hora e registe o pagamento. Marque os no-shows à mão, ou deixe o TicketPa marcá-los no fim de cada horário.

Quando o tempo muda, cancele o horário a partir da lista de clientes. Todas as reservas desse horário são canceladas, os pagamentos online são reembolsados na totalidade e cada cliente recebe um email com a sua mensagem e um link para reservar outra hora.

7. Veja como está a correr

Os relatórios mostram reservas, clientes, receitas e lugares ocupados por atividade e por canal (a sua página de reservas, a sua equipa ou clientes sem reserva) em qualquer período, com um gráfico da evolução diária e um ficheiro CSV para descarregar.

A sua equipa

Convide a sua equipa com o acesso de que precisa:

Função O que pode fazer
Proprietário Tudo, incluindo pagamentos, membros e o próprio negócio
Gestor Atividades, horários, reservas, a página de reservas e relatórios
Anfitrião O próprio dia: os seus horários, listas de clientes, check-in, clientes sem reserva e pagamentos em falta

Os anfitriões não veem os seus relatórios nem as definições de pagamento.

Feito para funcionar em qualquer país

O TicketPa não está preso a um só mercado. Define os preços na sua própria moeda, incluindo moedas sem cêntimos, como o iene japonês. Os horários seguem o fuso horário do seu local, por isso uma aula às 10:00 continua às 10:00 quando a hora muda, e os clientes podem introduzir números de telefone em qualquer formato internacional. O pagamento no local funciona em todo o lado, e os pagamentos online funcionam onde quer que o Stripe ou o PayPal funcionem.

O que o TicketPa substitui

Muitos pequenos negócios gerem as reservas com uma mistura de ferramentas que nunca foram feitas para isso:

Antes Com o TicketPa
Pedidos de reserva no WhatsApp, no Instagram e por email Uma página de reservas com disponibilidade em tempo real
Uma folha de cálculo ou uma lista em papel por dia Uma lista de clientes para cada horário
Perder a conta de quem já pagou Cada reserva mostra o que está pago e o que falta pagar
Calcular reembolsos à mão Reembolsos que seguem a sua política de cancelamento
Enviar mensagem a cada cliente quando uma sessão é cancelada Uma só ação que reembolsa e envia email a todos
Adivinhar como correu a época Relatórios por atividade e por canal em qualquer período

Reservas diretas ao lado dos seus anúncios nas plataformas

Muitos negócios de tours e atividades vendem através de agências de viagens online como o Viator e o GetYourGuide, e não há mal nenhum nisso: trazem clientes que nunca o encontrariam de outra forma. O TicketPa é onde recebe reservas diretamente, a partir do seu site, do seu perfil no Google, das redes sociais e de clientes habituais, sem comissão sobre o preço do bilhete. Também sincroniza com o Viator e o GetYourGuide, por isso as reservas deles entram no mesmo calendário e todos os canais vendem a partir dos mesmos lugares. Comparamos os custos em comissão das OTA vs reservas diretas.

Quanto custa o TicketPa

O TicketPa tem três planos: Basic a 19 € por mês, Standard a 49 € e Pro a 99 €, mais uma pequena taxa só sobre as reservas pagas online (2 %, 1 % ou 0,5 %). As reservas com pagamento no local não têm taxa, e todos os planos começam com 30 dias de teste grátis do Standard. Veja os preços para saber o que inclui cada plano.

O que o TicketPa ainda não faz

Para que possa avaliar com honestidade se se adequa, eis o que o TicketPa ainda não faz:

  • Sem planos de sócio, packs de aulas nem cursos de várias semanas. Os clientes reservam e pagam horários individuais.
  • Sem vales de oferta, códigos promocionais nem sinais. Os clientes pagam o preço total, online ou no local.