Um sistema de reservas é um programa que permite aos clientes ver o que está disponível, reservar uma hora e pagar online, enquanto o negócio gere os horários, os lugares, os pagamentos e os clientes num só sítio. Substitui a agenda em papel, a caixa de entrada e a folha de cálculo. Sistema de reservas, sistema de reservas online e software de reservas são três nomes para a mesma coisa.

Este guia explica como funciona um sistema de reservas online, os principais tipos, as funcionalidades a esperar e quanto costuma custar. Foi escrito para pequenos negócios que ainda não usam um sistema de reservas, como operadores de tours, escolas de culinária, estúdios de workshops e escape rooms.

O que é um sistema de reservas?

Um sistema de reservas é uma ferramenta que recebe reservas por si. Mostra aos clientes apenas as horas e os lugares ainda livres, regista os seus dados e muitas vezes o pagamento, confirma a reserva de imediato e mantém uma lista sempre atualizada de quem vem. O negócio define as regras uma vez: o que vende, quando, para quantas pessoas e a que preço.

Hoje, a maioria dos sistemas de reservas funciona online, como site ou aplicação web. Os clientes reservam numa página de reservas, e o negócio usa o mesmo sistema no telemóvel ou no computador para ver e alterar reservas.

Como funciona um sistema de reservas online

Define o que vende, quando acontece e quantos lugares tem cada horário. Os clientes abrem a sua página de reservas, escolhem uma hora e pagam, e o sistema retém os lugares enquanto pagam, para que mais ninguém fique com eles. Depois envia a confirmação, o bilhete e um lembrete, e no próprio dia faz o check-in dos clientes a partir de uma só lista. O nosso guia Como funciona um sistema de reservas online? acompanha uma reserva por cada passo.

Sistema de reservas, sistema de reservas online ou software de reservas?

Cada nome tem uma ênfase um pouco diferente:

  • Software de reservas é o termo mais comum em nomes de produtos e análises internacionais.
  • Sistema de reservas online põe o foco nos clientes que reservam online, através de uma página de reservas.
  • Sistema de reservas é o termo mais comum em português, sobretudo em hotelaria, restauração e viagens.
  • Software de marcações ou de agendamento costuma referir-se a marcações individuais, em que cada cliente marca uma hora com uma pessoa.

Os principais tipos de sistemas de reservas

Um sistema de reservas é construído à volta da forma como um negócio vende o seu tempo. Escolher o tipo errado é o erro mais comum, por isso comece por aqui.

Tipo O que os clientes reservam Negócios típicos
Marcações Tempo com uma pessoa, à hora que escolhem Cabeleireiros, terapeutas, consultores, explicadores
Reservas por horário ou atividade Um lugar numa hora de início, partilhada com outros Tours, aulas, workshops, escape rooms, provas
Reservas de aluguer Um artigo durante um período de tempo Aluguer de bicicletas, caiaques, barcos e equipamento
Reservas de alojamento Noites num quarto ou numa propriedade Hotéis, casas de hóspedes, alojamento local
Reservas de restaurante Uma mesa a uma hora Restaurantes, bares, cafés
Bilheteira de eventos Um bilhete, muitas vezes um lugar sentado, para um evento único Concertos, teatro, conferências

A diferença conta. O software de marcações é construído à volta da agenda de uma pessoa, por isso tem dificuldades quando doze clientes partilham a mesma hora de início. A bilheteira de eventos é feita para datas únicas e mapas de lugares, por isso tem dificuldades com um tour que se realiza todos os dias. Um sistema de reservas por horário foi feito exatamente para isso: a mesma atividade, a horas definidas, com um número de lugares de cada vez. O nosso guia sobre o sistema de bilheteira online mostra como funciona a venda de bilhetes por horário.

O TicketPa é um sistema de reservas por horário, para tours, aulas, workshops, escape rooms, passeios de barco e provas.

O que um sistema de reservas faz por um pequeno negócio

  • Recebe reservas enquanto dorme. Os clientes reservam às 23:00 de um domingo, sem esperar por uma resposta.
  • Evita reservas duplicadas. O sistema conta os lugares de cada horário e nunca vende mais do que tem.
  • Garante que recebe. Os clientes pagam online ao reservar, ou o sistema regista o que falta receber no próprio dia.
  • Reduz as faltas. Lembretes automáticos e pagamento ao reservar significam menos lugares vazios. O nosso guia para reduzir as faltas mostra que definições ajudam mais.
  • Poupa trabalho administrativo. Deixa de copiar reservas de mensagens para uma folha de cálculo e de calcular reembolsos à mão.
  • Mostra como está o negócio. Os relatórios transformam reservas em números úteis, como as horas mais movimentadas e a atividade que mais vende.

O nosso guia sobre as vantagens de um sistema de reservas online apresenta dez delas, com as desvantagens e a forma de lidar com elas.

Funcionalidades a esperar de um sistema de reservas

A maioria dos sistemas de reservas para negócios com horários inclui:

  • Uma página de reservas com disponibilidade em tempo real, que funciona bem no telemóvel.
  • Um calendário de disponibilidade onde define horários, altera a capacidade e fecha datas.
  • Tipos de bilhete e extras, como bilhetes de adulto e de criança, grupos privados e extras pagos.
  • Pagamentos, online com cartão e no local, com reembolsos.
  • Emails automáticos: confirmações com bilhete, lembretes e avisos de alterações.
  • Regras de cancelamento que decidem os reembolsos automaticamente.
  • Uma lista de clientes e check-in para cada horário, de preferência com bilhetes QR que se leem com o telemóvel.
  • Acesso para a equipa, com permissões diferentes para proprietários, gestores e funcionários.
  • Relatórios e exportações de reservas e receitas.
  • Uma forma de chegar ao seu site, como um botão Reservar.

Os sistemas maiores acrescentam gestores de canais que ligam às agências de viagens online, vales de oferta, revendedores e páginas de reservas em vários idiomas. O nosso guia sobre como escolher um sistema de reservas tem dez perguntas para separar o que precisa do que é apenas bom ter.

Precisa de um sistema de reservas?

Provavelmente sim, se duas ou mais destas situações lhe parecerem familiares:

  • Responde à mesma mensagem "ainda há lugar no sábado?" várias vezes por dia.
  • Já reservou o mesmo horário duas vezes, ou recusou clientes por engano.
  • Anda atrás de pagamentos, ou esquece-se de quem já pagou.
  • Há clientes que reservam e depois não aparecem.
  • A sua equipa precisa do seu telemóvel ou da sua folha de cálculo para saber quem vem.
  • Não sabe dizer que atividade ou que dia rende mais.

Se recebe meia dúzia de reservas por mês, um calendário partilhado e um link de pagamento podem bastar. Quando as reservas chegam todos os dias, um sistema de reservas costuma pagar-se só com o tempo que poupa.

Quanto custa um sistema de reservas?

Um sistema de reservas costuma ter um de quatro modelos de preço: uma subscrição mensal, uma taxa por reserva, uma taxa cobrada aos seus clientes, ou uma combinação de subscrição com uma taxa por reserva mais pequena. Os planos para pequenos negócios começam normalmente entre 10 € e 50 € por mês, e o fornecedor de pagamentos cobra as taxas de cartão à parte. O nosso guia sobre o preço de um sistema de reservas compara os modelos com exemplos reais.

O TicketPa, por exemplo, custa a partir de 19 € por mês, mais uma pequena taxa só sobre as reservas pagas online. As reservas com pagamento no local não têm taxa. Veja os preços.

Onde entra o TicketPa

O TicketPa é um sistema de reservas online para pequenos negócios que vendem sessões com hora marcada. Tem a sua própria página de reservas, horários que preenchem o seu calendário com meses de antecedência, bilhetes, grupos privados e extras, pagamentos online ou no local, bilhetes QR e lembretes, alterações feitas pelos próprios clientes, check-in no telemóvel e relatórios, tudo no browser. Veja todas as funcionalidades, ou comece pela página do seu tipo de atividade na página inicial.