Para escolher um sistema de reservas, comece pela forma como os seus clientes reservam: uma hora com uma pessoa, escolhida por eles, ou um lugar numa hora de início definida por si. Depois, compare dois ou três sistemas quanto ao custo num mês normal, à forma como os clientes pagam, ao funcionamento dos cancelamentos e à forma como a sua equipa gere o dia. Teste cada um com uma atividade real antes de aderir.
Este guia dá-lhe dez perguntas a fazer, uma lista para comparar os sistemas que tem em vista e uma forma de testar um sistema de reservas numa tarde. Foi escrito para pequenos negócios que vendem sessões com hora marcada, como tours, aulas, workshops, escape rooms, passeios de barco e provas.
Comece pela forma como vende o seu tempo
Cada sistema de reservas é construído à volta de uma forma de reservar, e o tipo errado causa problemas que nenhuma definição resolve.
- Lugares numa hora de início definida por si, partilhados por muitos clientes: sistema de reservas por horário ou de atividades. Serve tours, aulas, workshops, escape rooms e provas.
- Tempo com uma pessoa, à hora que o cliente escolhe: software de marcações, para cabeleireiros, terapeutas e explicadores.
- Um artigo durante um período de tempo: software de reservas de aluguer, para aluguer de bicicletas, caiaques e equipamento.
- Um lugar num evento único: software de bilheteira para eventos.
Se o seu negócio combina vários destes, veja qual lhe dá mais receita e comece por aí. O nosso guia sobre o que é um sistema de reservas explica os tipos com mais pormenor.
10 perguntas a fazer antes de escolher um sistema de reservas
1. Adapta-se à forma como os meus clientes reservam?
Configure no sistema a sua atividade mais procurada, exatamente como a vende. Confirme que consegue gerir:
- o número de lugares em cada horário
- os seus tipos de bilhete, como adulto, criança e família
- grupos privados que reservam um horário inteiro
- extras pagos, como almoço, fotos ou materiais
- as suas regras de reserva, como até quanto tempo antes do início os clientes podem reservar
Se precisar de soluções improvisadas para a atividade que mais vende, continue à procura.
2. Quanto vai custar realmente num mês normal?
Os preços anunciados escondem o custo real. Um sistema de reservas é cobrado como plano mensal, taxa por reserva, taxa paga pelos seus clientes, ou uma combinação. Calcule o total num mês normal: o plano, mais a taxa por reserva, se houver, mais as taxas de cartão, com o seu número real de reservas e o seu preço médio real. O nosso guia sobre o preço de um sistema de reservas mostra como, com exemplos.
3. Como pagam os clientes, e quando recebo o dinheiro?
Confirme que os clientes podem pagar como o seu mercado espera: online com cartão ao reservar, no local, ou à escolha deles. Pergunte para onde vão os pagamentos online. Em alguns sistemas, o dinheiro entra na sua própria conta de pagamentos; noutros, o sistema recebe-o e só lho transfere mais tarde. Pergunte que taxas de cartão se aplicam e se os reembolsos são grátis.
4. Como fica a página de reservas no telemóvel?
A maioria dos clientes reserva no telemóvel, muitas vezes com pressa. Reserve a sua própria atividade no telemóvel, a partir do link que um cliente usaria. Conte os passos, confirme que os horários esgotados não aparecem e veja se a página pede uma conta ou uma app. Cada passo a mais faz perder clientes.
5. Evita reservas duplicadas?
Pergunte como é que o sistema retém os lugares enquanto um cliente conclui a reserva, para que duas pessoas não possam comprar o último lugar ao mesmo tempo. Se as suas atividades partilham anfitriões, guias, salas ou equipamento, pergunte se o sistema também os controla, para que um anfitrião nunca fique marcado em dois horários ao mesmo tempo.
6. Como gere cancelamentos e alterações?
Defina a sua política de cancelamento no sistema e cancele uma reserva de teste. Confirme que o reembolso segue a sua regra sem ter de fazer contas, que os clientes podem cancelar ou mudar a reserva a partir do bilhete, e que pode cancelar um horário inteiro por mau tempo e enviar um email a todos os clientes de uma vez. O nosso guia de políticas de cancelamento tem modelos para testar.
7. O que acontece no próprio dia?
Abra no telemóvel a lista de clientes de um horário. A sua equipa consegue ler bilhetes, fazer o check-in de parte de um grupo, adicionar um cliente sem reserva, receber um pagamento e marcar um no-show? É no próprio dia que um sistema de reservas mostra o que vale, por isso teste-o de pé, e não à secretária.
8. A minha equipa pode usá-lo com o acesso certo?
Convide um membro da equipa. Os proprietários precisam de tudo, os gestores precisam das reservas e dos horários, e os anfitriões no próprio dia precisam das suas listas de clientes, normalmente sem acesso aos seus relatórios nem às definições de pagamento. Confirme que os níveis de acesso correspondem à forma como a sua equipa trabalha, e quanto custa cada membro extra.
9. Funciona onde tenho o meu negócio?
Confirme que os preços aparecem na sua moeda, que os horários seguem o seu fuso horário quando a hora muda e que os clientes podem introduzir números de telefone internacionais. Se precisar da página de reservas noutro idioma, ou de um método de pagamento comum no seu país, confirme também esses pontos.
10. É difícil começar, e sair?
Pergunte quanto tempo demora a configuração, se há contrato ou taxa de configuração, e como pode exportar os seus dados se sair. Um sistema que se configura numa tarde, com plano mensal e exportação CSV das reservas, é fácil de experimentar e fácil de deixar.
E as plataformas de reservas (OTA) e os gestores de canais?
Se vende em agências de viagens online como o Viator ou o GetYourGuide, pergunte se o sistema se liga a elas. Alguns sistemas de reservas incluem um gestor de canais (channel manager) que troca reservas com as OTA automaticamente, normalmente nos planos mais caros ou mediante pagamento. Outros obrigam-no a guardar lugares para os clientes das OTA e a adicionar essas reservas à mão.
Um gestor de canais conta sobretudo quando uma grande parte das suas reservas vem das OTA. Se a maioria dos seus clientes reserva diretamente consigo, um sistema mais simples pode ser a melhor escolha. O nosso guia sobre comissão das OTA vs reservas diretas mostra como gerir os dois canais.
Uma lista para comparar os sistemas que tem em vista
Copie esta tabela e preencha uma coluna para cada sistema que testar:
| O que verificar | Sistema A | Sistema B | Sistema C |
|---|---|---|---|
| Feito para horários com lugares por hora | |||
| Tipos de bilhete, grupos privados e extras pagos | |||
| Custo total num mês normal | |||
| Pagamento online e pagamento no local | |||
| Passos da página de reservas no telemóvel | |||
| Retém lugares durante a reserva, controla anfitriões e equipamento | |||
| Os reembolsos seguem a sua política de cancelamento | |||
| Os clientes cancelam ou mudam a própria reserva | |||
| Cancelamento por mau tempo de um horário inteiro | |||
| Check-in QR, clientes sem reserva e no-shows no telemóvel | |||
| Funções da equipa e custo de membros extra | |||
| Moeda, fuso horário e números de telefone | |||
| Ligação às OTA, se precisar | |||
| Contrato, taxa de configuração e exportação de dados |
Como testar um sistema de reservas numa tarde
- Configure uma atividade real, com o horário, os bilhetes, os extras e a política de cancelamento.
- Reserve-a no telemóvel a partir do link da página de reservas, e pague como um cliente pagaria.
- Abra os emails que um cliente recebe: a confirmação, o bilhete e o lembrete.
- Cancele e mude a reserva do lado do cliente, e confirme o reembolso.
- Gira o dia: abra a lista de clientes, leia o bilhete, adicione um cliente sem reserva e marque um no-show.
- Cancele o horário como se fosse por mau tempo, e leia o email que os clientes recebem.
- Veja os relatórios e descarregue as suas reservas.
Se um sistema dificultar algum destes passos durante o período de teste grátis, não vai ficar mais fácil quando os clientes começarem a reservar.
Sinais de alerta
- Preços que não consegue perceber a partir do site, ou uma chamada comercial antes de ver um preço.
- Um contrato longo ou uma taxa de configuração antes de ter recebido uma única reserva.
- Sem check-in no telemóvel, ou uma página de reservas difícil de usar no telemóvel.
- Reembolsos calculados à mão, ou cancelamentos só por email.
- Nenhuma forma de exportar as suas reservas se sair.
Como o TicketPa responde a estas perguntas
O TicketPa é um sistema de reservas para negócios que vendem sessões com hora marcada. Eis como responde às dez perguntas, incluindo onde fica aquém:
| Pergunta | TicketPa |
|---|---|
| Adapta-se à forma de reservar | Horários com lugares, bilhetes por pessoa, grupos privados, extras pagos e regras de reserva |
| Custo real | 19 €, 49 € ou 99 € por mês, mais 2 %, 1 % ou 0,5 % nas reservas pagas online; nada nas reservas com pagamento no local |
| Como pagam os clientes | Online através da sua própria conta Stripe ou PayPal, no local, ou à escolha deles |
| Página de reservas no telemóvel | Feita primeiro para telemóveis, sem app e sem conta para os clientes |
| Reservas duplicadas | Os lugares ficam retidos enquanto o cliente conclui a reserva; pessoal, salas e equipamento nunca são reservados duas vezes |
| Cancelamentos e alterações | Os reembolsos seguem a sua política; os clientes cancelam ou mudam a partir do bilhete; cancelamento por mau tempo num só passo |
| No próprio dia | Check-in QR no telemóvel, check-in parcial, clientes sem reserva, pagamentos e no-shows |
| Acesso da equipa | Proprietários, gestores e anfitriões, com os anfitriões limitados ao próprio dia |
| Onde tem o seu negócio | Qualquer moeda e fuso horário; página de reservas em 15 idiomas |
| Começar e sair | Planos mensais, 30 dias de teste grátis do Standard, exportação CSV das reservas; sincronização com o Viator e o GetYourGuide |
