Para elegir un software de reservas, empieza por cómo reservan tus clientes: tiempo con una persona, a la hora que ellos eligen, o una plaza a una hora de inicio que fijas tú. Después compara dos o tres sistemas según lo que cuestan en un mes normal, cómo pagan los clientes, cómo funcionan las cancelaciones y cómo organiza tu equipo el día. Prueba cada uno con una actividad real antes de darte de alta.
Esta guía te da diez preguntas, una lista para comparar los sistemas que tienes en mente y una forma de probar un software de reservas en una tarde. Está escrita para pequeños negocios que venden franjas horarias, como tours, clases, talleres, escape rooms, excursiones en barco y catas.
Empieza por cómo vendes tu tiempo
Cada software de reservas está pensado para una forma de reservar, y el tipo equivocado causa problemas que ningún ajuste puede arreglar.
- Plazas a una hora de inicio que fijas tú, compartidas por muchos clientes: software de reservas por franjas horarias o de actividades. Incluye tours, clases, talleres, escape rooms y catas.
- Tiempo con una persona, a la hora que elige el cliente: software de citas, para peluquerías, terapeutas y profesores particulares.
- Un artículo durante un tiempo: software de reservas de alquileres, para alquiler de bicis, kayaks y material.
- Un asiento en un evento puntual: software de venta de entradas para eventos.
Si tu negocio mezcla varios, apunta cuál te deja más dinero y empieza por ahí. Nuestra guía sobre qué es un software de reservas explica los tipos con más detalle.
10 preguntas antes de elegir un software de reservas
1. ¿Encaja con cómo reservan mis clientes?
Configura en el sistema tu actividad más popular, tal como la vendes. Comprueba que admite:
- el número de plazas de cada franja horaria
- tus tipos de entrada, como adulto, niño y familia
- grupos privados que reservan una franja horaria entera
- extras de pago, como comida, fotos o materiales
- tus reglas de reserva, como hasta cuánto antes del inicio se puede reservar
Si necesitas apaños para tu actividad más vendida, sigue buscando.
2. ¿Cuánto me costará de verdad en un mes normal?
Los precios que se anuncian esconden el coste real. El software de reservas se cobra con un plan mensual, una comisión por reserva, un cargo que pagan tus clientes o una combinación. Calcula el total de un mes normal: el plan, más cualquier comisión por reserva, más las comisiones de tarjeta, con tu número real de reservas y tu precio medio real. Nuestra guía sobre el precio de un software de reservas te enseña a hacerlo con ejemplos.
3. ¿Cómo pagan los clientes y cuándo recibo el dinero?
Comprueba que tus clientes pueden pagar como se espera en tu mercado: online con tarjeta al reservar, al llegar o como prefieran. Pregunta adónde va el dinero de los pagos online. Con algunos sistemas, el dinero llega a tu propia cuenta de pagos; con otros, el sistema lo cobra y te lo transfiere más tarde. Pregunta qué comisiones de tarjeta se aplican y si los reembolsos son gratis.
4. ¿Cómo se ve la página de reservas en el móvil?
La mayoría de los clientes reservan desde el móvil, a menudo con prisa. Reserva tu propia actividad desde el móvil, con el enlace que usaría un cliente. Cuenta los pasos, comprueba que las horas completas no aparecen y fíjate en si la página pide crear una cuenta o instalar una app. Cada paso de más te hace perder clientes.
5. ¿Evita las reservas duplicadas?
Pregunta cómo retiene el sistema las plazas mientras un cliente completa la reserva, para que dos personas no puedan comprar la última plaza en el mismo momento. Si tus actividades comparten anfitriones, guías, salas o material, pregunta si el sistema también los controla, para que nunca se reserve a un mismo anfitrión en dos franjas horarias a la vez.
6. ¿Cómo gestiona las cancelaciones y los cambios?
Configura tu política de cancelación en el sistema y cancela una reserva de prueba. Comprueba que el reembolso sigue tu regla sin que tengas que hacer cuentas, que los clientes pueden cancelar o cambiar su propia reserva desde su entrada y que puedes cancelar una franja horaria entera por mal tiempo y avisar a todos los clientes por email a la vez. Nuestra guía de políticas de cancelación tiene plantillas para hacer la prueba.
7. ¿Qué pasa el día de la actividad?
Abre en el móvil la lista de clientes de una franja horaria. ¿Puede tu equipo escanear entradas, hacer el check-in de parte de un grupo, añadir un cliente sin reserva, cobrar un pago y marcar un no-show? El día de la actividad es donde un sistema de reservas demuestra lo que vale, así que pruébalo de pie, no sentado en tu mesa.
8. ¿Puede usarlo mi equipo con el acceso adecuado?
Invita a un miembro del equipo. Los propietarios necesitan acceso a todo, los responsables a las reservas y los horarios, y los anfitriones del día a sus listas de clientes, normalmente sin tus informes ni la configuración de pagos. Comprueba que los niveles de acceso encajan con cómo trabaja tu equipo, y cuánto cuesta cada miembro extra.
9. ¿Funciona allí donde tengo mi negocio?
Comprueba que los precios se muestran en tu moneda, que las horas siguen tu zona horaria con los cambios de hora de verano e invierno y que los clientes pueden introducir teléfonos internacionales. Si necesitas la página de reservas en otro idioma, o un método de pago habitual en tu país, compruébalo también.
10. ¿Es fácil empezar, y dejarlo?
Pregunta cuánto se tarda en configurarlo, si hay contrato o cuota de alta y cómo sacas tus datos si te vas. Un sistema que puedes configurar en una tarde, con un plan mensual y exportación de tus reservas a CSV, es fácil de probar y fácil de dejar.
¿Y las OTA y los channel managers?
Si vendes en plataformas de reservas (OTA) como Viator o GetYourGuide, pregunta si el sistema se conecta con ellas. Algunos programas de reservas incluyen un channel manager que intercambia reservas con las OTA automáticamente, normalmente en planes superiores o por una cuota. Otros te dejan a ti guardar plazas para los clientes de las OTA y añadir sus reservas a mano.
Un channel manager importa sobre todo cuando una gran parte de tus reservas llega de las OTA. Si la mayoría de tus clientes reserva directamente contigo, un sistema más sencillo puede encajar mejor. Nuestra guía sobre la comisión de las OTA frente a las reservas directas explica cómo combinar las dos.
Una lista para comparar tus opciones
Copia esta tabla y rellena una columna por cada sistema que pruebes:
| Qué comprobar | Sistema A | Sistema B | Sistema C |
|---|---|---|---|
| Pensado para franjas horarias con plazas por hora | |||
| Tipos de entrada, grupos privados y extras de pago | |||
| Coste total en un mes normal | |||
| Pago online y pago en el lugar | |||
| Pasos de la página de reservas en el móvil | |||
| Retiene plazas al pagar, controla anfitriones y material | |||
| Los reembolsos siguen tu política de cancelación | |||
| Los clientes cancelan o cambian su propia reserva | |||
| Cancelación por mal tiempo de una franja horaria entera | |||
| Check-in con QR, clientes sin reserva y no-shows desde el móvil | |||
| Roles del equipo y coste de los miembros extra | |||
| Moneda, zona horaria y números de teléfono | |||
| Conexión con OTA, si la necesitas | |||
| Contrato, cuota de alta y exportación de datos |
Cómo probar un software de reservas en una tarde
- Configura una actividad real, con su horario, entradas, extras y política de cancelación.
- Resérvala desde el móvil con el enlace de la página de reservas, pagando como lo haría un cliente.
- Abre los emails que recibe un cliente: la confirmación, la entrada y el recordatorio.
- Cancela y cambia la reserva desde el lado del cliente, y comprueba el reembolso.
- Organiza el día: abre la lista de clientes, escanea la entrada, añade un cliente sin reserva y marca un no-show.
- Cancela la franja horaria como si fuera por mal tiempo, y lee el email que reciben los clientes.
- Mira los informes y descarga tus reservas.
Si un sistema te complica alguno de estos pasos durante la prueba gratis, no será más fácil cuando los clientes empiecen a reservar.
Señales de alarma
- Precios que no consigues entender en la web, o una llamada comercial antes de ver un precio.
- Un contrato largo o una cuota de alta antes de haber recibido una sola reserva.
- Sin check-in desde el móvil, o una página de reservas incómoda en el móvil.
- Reembolsos que calculas a mano, o cancelaciones solo por email.
- Ninguna forma de exportar tus reservas si te vas.
Cómo responde TicketPa a estas preguntas
TicketPa es un software de reservas para negocios que venden franjas horarias. Así responde a las diez preguntas, incluido dónde se queda corto:
| Pregunta | TicketPa |
|---|---|
| Encaja con cómo reservan los clientes | Franjas horarias con plazas, entradas por persona, grupos privados, extras de pago y reglas de reserva |
| Coste real | 19 €, 49 € o 99 € al mes, más un 2 %, 1 % o 0,5 % en las reservas pagadas online; nada en las reservas con pago en el lugar |
| Cómo pagan los clientes | Online a través de tu propia cuenta de Stripe o PayPal, al llegar o como prefieran |
| Página de reservas en el móvil | Pensada primero para el móvil, sin app ni cuenta para los clientes |
| Reservas duplicadas | Las plazas se retienen al pagar; el personal, las salas y el material nunca se reservan dos veces |
| Cancelaciones y cambios | Los reembolsos siguen tu política; los clientes cancelan o cambian desde su entrada; cancelación por mal tiempo en un paso |
| El día de la actividad | Check-in con QR desde el móvil, check-in parcial, clientes sin reserva, pagos y no-shows |
| Acceso del equipo | Propietarios, responsables y anfitriones, con los anfitriones limitados al propio día |
| Dónde tienes tu negocio | Cualquier moneda y zona horaria; página de reservas en 15 idiomas |
| Empezar y dejarlo | Planes mensuales, prueba gratis de 30 días de Standard, exportación de reservas a CSV; sincronización con Viator y GetYourGuide |
