Un software de reservas es un programa que permite a los clientes ver qué hay disponible, reservar una hora y pagar online, mientras el negocio gestiona sus horarios, plazas, pagos y clientes en un solo lugar. Sustituye a la agenda, a la bandeja de entrada y a la hoja de cálculo. Software de reservas, sistema de reservas online y motor de reservas son tres nombres para lo mismo.

Esta guía explica cómo funciona un sistema de reservas online, los principales tipos de software de reservas, qué funcionalidades esperar y cuánto suele costar. Está escrita para pequeños negocios que se estrenan con un software de reservas, como operadores de tours, escuelas de cocina, estudios de talleres y escape rooms.

¿Qué es un software de reservas?

Un software de reservas es una herramienta que recibe las reservas por ti. Muestra a los clientes solo las horas y plazas que siguen libres, recoge sus datos y a menudo su pago, confirma la reserva al momento y mantiene una única lista actualizada de quién viene. El negocio fija las reglas una sola vez: qué vende, cuándo, para cuántas personas y a qué precio.

Hoy, la mayor parte del software de reservas funciona online, como web o como aplicación web. Los clientes reservan en una página de reservas, y el negocio usa el mismo sistema en el móvil o en el ordenador para ver y cambiar las reservas.

Cómo funciona un sistema de reservas online

Fijas lo que vendes, cuándo se hace y cuántas plazas tiene cada hora. Los clientes abren tu página de reservas, eligen una hora y pagan, y el sistema les retiene las plazas mientras pagan, para que nadie más pueda quedárselas. Después envía la confirmación, la entrada y un recordatorio, y el día de la actividad haces el check-in de los clientes desde una sola lista. Nuestra guía ¿Cómo funciona un sistema de reservas online? sigue una reserva por cada paso.

¿Software de reservas, sistema de reservas o motor de reservas?

Cada nombre pone el acento en algo un poco distinto:

  • Software de reservas es el término más habitual en nombres de productos y en reseñas.
  • Sistema de reservas online pone el foco en que los clientes reservan online, a través de una página de reservas.
  • Motor de reservas se usa más en hoteles, restaurantes y viajes.
  • Software de citas o agenda online suele referirse a la reserva de citas, en la que cada cliente reserva tiempo con una persona.

Los principales tipos de software de reservas

El software de reservas se diseña en torno a cómo vende su tiempo cada negocio. Elegir el tipo equivocado es el error más común, así que empieza por aquí.

Tipo Qué reservan los clientes Negocios típicos
Reserva de citas Tiempo con una persona, a la hora que elijan Peluquerías, terapeutas, consultores, profesores particulares
Reserva por franjas horarias o de actividades Una plaza a una hora de inicio, compartida con otros Tours, clases, talleres, escape rooms, catas
Reserva de alquileres Un artículo durante un tiempo Alquiler de bicis, kayaks, barcos y material
Reserva de alojamiento Noches en una habitación o un alojamiento Hoteles, casas de huéspedes, alquileres vacacionales
Reservas de restaurante Una mesa a una hora Restaurantes, bares, cafeterías
Venta de entradas para eventos Una entrada, a menudo con asiento, para un evento puntual Conciertos, teatro, congresos

La diferencia importa. El software de citas se basa en la agenda de una persona, así que se queda corto cuando doce clientes comparten una hora de inicio. La venta de entradas para eventos está pensada para fechas puntuales y mapas de asientos, así que se queda corta con un tour que sale todos los días. El software de reservas por franjas horarias está hecho justo para eso: la misma actividad, a horas fijas, con un número de plazas cada vez. Nuestra guía sobre el sistema de venta de entradas online explica cómo funciona la venta de entradas por franjas horarias.

TicketPa es un software de reservas por franjas horarias para tours, clases, talleres, escape rooms, excursiones en barco y catas.

Qué hace un software de reservas por un pequeño negocio

  • Recibe reservas mientras duermes. Los clientes reservan a las 23:00 de un domingo, sin esperar a que respondas.
  • Evita las reservas duplicadas. El sistema cuenta las plazas de cada hora y nunca vende más.
  • Hace que cobres. Los clientes pagan online al reservar, o el sistema registra lo que queda por cobrar el día de la actividad.
  • Reduce los no-shows. Los recordatorios automáticos y el pago al reservar significan menos plazas vacías. Nuestra guía para reducir los no-shows muestra qué ajustes ayudan más.
  • Ahorra trabajo administrativo. Nada de copiar reservas de los mensajes a una hoja de cálculo ni de calcular reembolsos a mano.
  • Muestra cómo va el negocio. Los informes convierten las reservas en números con los que puedes actuar, como tus horas de más demanda y tu actividad más vendida.

Nuestra guía sobre las ventajas de un sistema de reservas online repasa diez de ellas, con sus desventajas y cómo resolverlas.

Funcionalidades que debe tener un software de reservas

La mayoría de los sistemas de reservas para negocios de franjas horarias incluyen:

  • Una página de reservas con disponibilidad en tiempo real, que funcione bien en el móvil.
  • Un calendario de disponibilidad donde fijas horarios, cambias el aforo y cierras fechas.
  • Tipos de entrada y extras, como entradas de adulto y niño, grupos privados y extras de pago.
  • Pagos, online con tarjeta y en el lugar, con reembolsos.
  • Emails automáticos: confirmaciones con la entrada, recordatorios y avisos de cambios.
  • Reglas de cancelación que deciden los reembolsos automáticamente.
  • Una lista de clientes y check-in para cada hora, idealmente con entradas con QR que se escanean con el móvil.
  • Acceso para el equipo, con permisos distintos para propietarios, responsables y personal.
  • Informes y exportaciones de reservas e ingresos.
  • Una forma de llevarlo a tu web, como un botón Reservar.

Los sistemas más grandes añaden channel managers que conectan con las plataformas de reservas (OTA), bonos regalo, revendedores y páginas de reservas en varios idiomas. Nuestra guía sobre cómo elegir un software de reservas tiene diez preguntas para separar lo que necesitas de lo que estaría bien tener.

¿Necesitas un software de reservas?

Probablemente sí, si te suenan dos o más de estas situaciones:

  • Respondes varias veces al día el mismo mensaje de "¿queda sitio el sábado?".
  • Has vendido dos veces la misma plaza, o has rechazado clientes por error.
  • Persigues pagos, o se te olvida quién ha pagado.
  • Hay clientes que reservan y luego no se presentan.
  • Tu equipo necesita tu móvil o tu hoja de cálculo para saber quién viene.
  • No sabes decir qué actividad o qué día te deja más dinero.

Si recibes un puñado de reservas al mes, puede que te baste con un calendario compartido y un enlace de pago. En cuanto llegan reservas todos los días, un software de reservas suele pagarse solo con el tiempo que ahorras.

¿Cuánto cuesta un software de reservas?

El software de reservas suele cobrarse de una de estas cuatro formas: una suscripción mensual, una comisión por reserva, un cargo que pagan tus clientes o una combinación de suscripción y una comisión por reserva más pequeña. Los planes para pequeños negocios suelen empezar entre 10 y 50 € al mes, y el proveedor de pagos cobra aparte las comisiones de tarjeta. Nuestra guía sobre el precio de un software de reservas compara los modelos con ejemplos reales.

TicketPa, por ejemplo, cuesta desde 19 € al mes, más una pequeña comisión solo en las reservas pagadas online. Las reservas con pago en el lugar no tienen comisión. Consulta los precios.

Cómo encaja TicketPa

TicketPa es un software de reservas online para pequeños negocios que venden franjas horarias. Tienes tu propia página de reservas, horarios que llenan tu calendario con meses de antelación, entradas, grupos privados y extras, pagos online o en el lugar, entradas con QR y recordatorios, cambios que hacen los propios clientes, check-in desde el móvil e informes, todo en el navegador. Mira todas las funcionalidades, o empieza por la página de tu tipo de actividad desde la página de inicio.