Un sistema de reservas online funciona en siete pasos: defines qué vendes y cuándo, el sistema lo convierte en una página de reservas con la disponibilidad en tiempo real, un cliente elige hora y entradas, el sistema retiene las plazas mientras paga, envía la confirmación y la entrada, y mantiene una lista de clientes al día para la jornada. Una vez configurado, cada paso funciona solo.
Esta guía sigue una reserva por los siete pasos, para negocios que venden plazas a una hora fija: tours, clases, talleres, paseos en barco, escape rooms, museos y atracciones. Muestra qué pasa de tu lado, qué ve el cliente y qué hace el sistema entre medias, incluida la parte que evita que dos clientes se queden con la misma plaza. Si prefieres empezar por lo básico, lee primero ¿Qué es un software de reservas?
Los siete pasos de un vistazo
- Configuras lo que vendes: actividades, tipos de entrada, precios y complementos.
- La disponibilidad sale de un horario: franjas horarias, cada una con un número de plazas.
- Los clientes encuentran tu página de reservas desde tu web, Google, Instagram o un mensaje.
- El cliente elige, y el sistema retiene las plazas mientras paga.
- El pago: online al momento, en el lugar, o con un enlace de pago.
- Confirmación, entrada y recordatorios salen por email.
- El día de la actividad: la lista de clientes, el check-in, los clientes sin reserva y los no-shows, y después los informes.
El resto de la guía los recorre uno a uno.
Paso 1: configuras lo que vendes
Todo empieza con una actividad: un nombre, una descripción, cuánto dura y dónde es. Luego añades lo que los clientes pueden comprar:
- Tipos de entrada como adulto, niño o familia, cada uno con su precio y el número de plazas que ocupa.
- Un precio de grupo privado, para clientes que quieren toda la franja horaria para ellos.
- Complementos como fotos, comida o alquiler de material, que los clientes eligen junto con sus entradas.
También fijas las reglas de reserva: hasta cuánto antes del inicio puede reservar un cliente (el cierre de reservas), con cuánta antelación, y el grupo más pequeño y más grande por reserva. Añade una política de cancelación y, si los clientes deben firmar uno, un descargo de responsabilidad. Para la mayoría de negocios es una hora de trabajo para la primera actividad y unos minutos para cada una de las siguientes.
Paso 2: la disponibilidad sale de un horario
No escribes cada fecha. Le dices al sistema cuándo se hace la actividad, por ejemplo todos los días a las 10:00 y a las 14:00, y cuántas personas caben cada vez. Con eso crea franjas horarias: una hora de inicio en una fecha, con su propio aforo, semanas o meses por delante.
Cada franja lleva la cuenta. Dieciséis plazas, seis reservadas, diez libres. Ese número es la disponibilidad que ve el cliente, y cambia en cuanto alguien reserva o cancela. Las fechas cerradas quitan días enteros, y una franja puntual añade una salida extra sin tocar el horario.
Los buenos sistemas cuentan más que asientos. Si dos actividades comparten el mismo barco, doce kayaks o un mismo monitor, el sistema también lo cuenta, así que una franja muestra menos plazas cuando el material ya está ocupado por otra reserva a esa hora. Eso es lo que frena una doble reserva antes de que ocurra.
Paso 3: los clientes encuentran tu página de reservas
La página de reservas es una página web que el sistema aloja por ti, con tu nombre, tu logo y tus actividades. Los clientes llegan por un enlace de reserva o un botón de Reservar, y tú pones ese enlace donde la gente ya te busca: tu web, tu perfil de empresa en Google, tu biografía de Instagram y tus respuestas de WhatsApp. Los clientes no instalan ninguna app ni crean una cuenta; la página se abre en el navegador y funciona en el móvil.
El momento importa más que antes. La investigación de Arival sobre cuándo reservan los viajeros (diciembre de 2025) encontró que en 2025 uno de cada cinco clientes de tours compró el mismo día de la experiencia, y su encuesta a operadores (enero de 2026, más de 5.000 operadores) situó las reservas online en el 60 % de todas las reservas de tours, actividades y atracciones. Una página que se completa en unos toques en el móvil es justo la idea.
Los marketplaces como Viator y GetYourGuide son otra vía de entrada. Cuando el sistema se sincroniza con ellos, sus reservas llegan al mismo calendario y toman plazas de la misma cuenta, así que un marketplace no puede vender una franja que tu propia página ya ha llenado.
Paso 4: el cliente elige, y el sistema retiene las plazas
En la página de reservas el cliente ve un calendario con los días que aún tienen sitio, elige un día, luego una hora de inicio, luego entradas y complementos. La página muestra el precio en tu moneda y las plazas que quedan a esa hora. Después escribe su nombre, su email y su teléfono, y lo que necesites saber.
Ahora viene la parte que casi nadie ve. En cuanto el cliente pasa a pagar, el sistema pone un bloqueo sobre sus plazas. Durante los siguientes minutos esas plazas son suyas: nadie más puede reservarlas, y la cuenta de la franja ya las muestra como ocupadas. Si dos clientes van a por la última plaza en el mismo segundo, el sistema deja pasar a uno y al otro le dice que esa hora está completa. Si el cliente cierra la página sin pagar, el bloqueo caduca y las plazas vuelven. Algunos sistemas envían un email al cliente por su reserva abandonada para que la termine más tarde.
El bloqueo es lo que hace seguro un sistema de reservas online junto a las reservas por teléfono, los clientes sin reserva y los marketplaces: todos los canales toman plazas de una sola cuenta, con la misma regla.
Paso 5: el pago, al momento, en el lugar o por enlace
Una reserva se paga de tres maneras, y un buen sistema admite las tres.
- Online, al reservar. El cliente paga con tarjeta o PayPal en la página de reservas. El dinero va a tu propia cuenta en un procesador de pagos como Stripe o PayPal, que cobra una comisión por pago con tarjeta: según los precios publicados por Stripe, 1,5 % más 0,25 € para tarjetas europeas estándar. Algunos sistemas de reservas añaden un porcentaje propio encima; nuestra guía sobre cuánto cuesta un software de reservas los pone uno al lado del otro.
- En el lugar. La reserva se confirma al momento y el cliente paga ese día, en efectivo, con tarjeta o por transferencia. El sistema lo registra en el check-in. Funciona en cualquier país y el sistema no cobra nada por ello.
- Por enlace de pago. Para una reserva tomada por teléfono o email, el equipo envía un enlace por el que paga el cliente, normalmente con un recordatorio mientras siga abierto.
Sea como sea, el estado de la reserva le dice a todos dónde está: retenida, pendiente de pago, confirmada, con check-in, cancelada. Los reembolsos siguen la política de cancelación del paso 1, así que un cliente que cancela dentro del plazo recibe el importe correcto sin que nadie lo calcule a mano. Nuestra guía sobre cobrar online por tours y actividades explica las opciones al detalle.
Paso 6: confirmación, entrada y recordatorios
En el momento en que una reserva se confirma, el cliente recibe un email de confirmación con una entrada QR: qué ha reservado, cuándo, adónde ir, qué ha pagado y qué queda por pagar. Eso es la confirmación inmediata, y por eso los clientes que reservan online dejan de llamar para comprobar.
El sistema se encarga después del seguimiento por sí solo:
- Un email recordatorio antes del inicio, con la hora, el lugar y qué llevar.
- Un email cuando algo cambia, como una hora nueva o una cancelación.
- Una forma de que el cliente cancele o cambie su reserva desde la entrada, dentro del plazo de cancelación que has fijado.
- Una solicitud de reseña unas horas después de la visita.
Los recordatorios son la razón principal por la que los no-shows bajan cuando un negocio pasa a reservar online; nuestra guía sobre cómo reducir los no-shows cubre el resto.
Paso 7: el día de la actividad, y después
Ese día, el sistema se convierte en una lista de clientes para cada franja: quién viene, cuántos, quién ha pagado y quién ha firmado el descargo. Tu equipo hace el check-in escaneando el código QR con la cámara del móvil o escribiendo el código de reserva, para todo el grupo o una parte. Quien aparece sin reserva se añade como cliente sin reserva. Quien no aparece se marca como no-show, a mano o automáticamente cuando termina la franja.
Después, cada reserva es un registro: los informes muestran reservas, clientes, ingresos y plazas ocupadas por actividad, fecha y canal, y una exportación CSV pone las mismas filas en una hoja de cálculo. La guía sobre el sistema de venta de entradas online trata entradas, entrada con hora y check-in con más detalle.
Qué pasa entre bastidores
Algunas cosas que el sistema hace sin que tengas que pensar en ellas:
- Contar bajo bloqueo. Cada cambio en las plazas de una franja ocurre de uno en uno, así que dos reservas nunca pueden ver «queda una plaza» y llevársela las dos.
- Una sola cuenta para todos los canales. Tu página, las reservas que añade el equipo, los clientes sin reserva y las reservas de marketplaces restan todas del mismo número.
- Hora local. Las franjas se guardan en la zona horaria de tu actividad, así que un tour a las 10:00 es a las 10:00 desde cualquier dispositivo, y los cambios de hora no lo mueven.
- Cuentas que cuadran. Lo que pagó el cliente, lo que se reembolsó y lo que queda por pagar se guardan por reserva, así que los informes cuadran con tu cuenta bancaria.
Qué no hace un sistema de reservas online
Toma reservas; no las trae. Los clientes aún tienen que encontrar tu página, por eso importan los enlaces del paso 3 y un perfil de empresa en Google. Tampoco es una venta de entradas para eventos con plano de asientos, ni un software para viajes de varios días con hoteles y traslados, ni un programa de contabilidad. Si tu negocio necesita eso, nuestra guía sobre cómo elegir un software de reservas explica las diferencias.
Cómo lo hace TicketPa
TicketPa es un software de reservas para negocios que venden franjas horarias, y sigue los siete pasos de arriba. Configuras actividades con entradas, grupos y complementos; los horarios llenan el calendario hasta cuatro meses por delante; y la página de reservas funciona en 15 idiomas, sin app ni cuenta. Las plazas se retienen mientras el cliente paga, y el personal, el material y los espacios se cuentan en todas las actividades, para que nada se reserve dos veces. Los clientes pagan online con tarjeta o PayPal en tu propia cuenta, o en el lugar sin comisión. Reciben una entrada QR, un recordatorio y emails cuando algo cambia, y tu equipo gestiona el día desde el móvil: listas de clientes, check-in, clientes sin reserva, no-shows y pagos cobrados en el momento, con informes y exportación CSV después. Los planes empiezan en 19 € al mes; la página de precios tiene los detalles y la página de funcionalidades cada paso.
