Annuleer een boeking als een gast niet kan komen of jij de activiteit op die tijd niet kunt uitvoeren. De plaatsen komen meteen weer in de verkoop, onlinebetalingen gaan terug naar de kaart van de gast en je kunt de gast erover mailen.
Zo annuleer je een boeking
- Ga naar Boekingen in de zijbalk en open de boeking. Je kunt die ook vinden met Zoeken bovenaan de pagina.
- Kies bovenaan de boeking Boeking annuleren.
- Heeft de gast betaald, kies dan onder Terugbetalen wat je teruggeeft. Dit zijn voorbeeldbedragen:
- Alles wat is betaald: € 40,00: het hele bedrag dat tot nu toe is betaald. Gebruik dit als jij de boeking annuleert.
- Volgens de annuleringsvoorwaarden: € 20,00 (50%): wat de annuleringsvoorwaarden van de activiteit nu teruggeven, met het percentage. Dit is wat de gast bij zelf annuleren zou krijgen.
- Voeg eventueel een Reden toe. Die blijft op de tijdlijn voor je team staan. De gast ziet die niet.
- Laat De gast mailen aangevinkt om de annulering te mailen, of vink het uit.
- Kies Boeking annuleren.
In de boekingslijst kun je ook het menu aan het einde van een rij openen en Boeking annuleren kiezen. De boeking opent met hetzelfde venster.
Let op: De gast mailen verschijnt alleen voor bevestigde boekingen met een e-mailadres. Een boeking die nog vastgehouden werd of op betaling wachtte, wordt zonder e-mail geannuleerd.
Wat er daarna gebeurt
- De boeking krijgt de status Geannuleerd. Dit kun je niet ongedaan maken.
- De plaatsen komen meteen weer in de verkoop. Het tijdslot van een privégroep opent weer voor andere gasten.
- Het online betaalde deel gaat via Stripe terug naar de kaart van de gast. De tijdlijn toont Terugbetaling gestart en daarna Terugbetaald zodra Stripe de terugbetaling bevestigt. De gast krijgt vervolgens een e-mail met het bedrag, ook als De gast mailen uitgevinkt was.
- Geld dat je ter plaatse contant, met een kaart of per bankoverschrijving hebt ontvangen, geef je zelf terug. Het venster zegt hoeveel dat is.
- Was de gast nog online aan het betalen, dan sluit de betaalpagina zodat er niet voor een geannuleerde boeking kan worden betaald.
Welke boekingen je kunt annuleren
Je kunt een vastgehouden boeking, een boeking die op betaling wacht, een bevestigde of ingecheckte boeking en een no-show annuleren. Geannuleerde en verlopen boekingen hebben niets meer te annuleren. Zie Boekingsstatussen uitgelegd voor de betekenis van elke status.
Gasten kunnen hun eigen boeking ook via het ticket annuleren tot de starttijd. Ze krijgen terug wat de annuleringsvoorwaarden op dat moment toestaan. Zie Hoe gasten een boeking annuleren of verplaatsen.
Let op: Wil je alle boekingen van een tijdslot in één keer annuleren, bijvoorbeeld vanwege het weer, annuleer dan het hele tijdslot via de gastenlijst in plaats van elke boeking apart.