Gasten kunnen elk van je activiteiten betalen met een cadeaubon van je bedrijf. Ze typen de code als ze boeken op je boekingspagina, of je team accepteert de cadeaubon bij een nieuwe boeking of met Betaling noteren. De cadeaubon dekt zoveel mogelijk van de boeking. Wat overblijft, blijft als tegoed op de cadeaubon staan voor de volgende keer.
De code van de cadeaubon
- Elke cadeaubon heeft een code van 16 letters en cijfers in vier groepjes, bijvoorbeeld GMVN-LU6R-WCSZ-MY3D. Codes bevatten geen 0, 1, I of O, zodat niets door elkaar wordt gehaald.
- De code werkt met hoofdletters of kleine letters, met of zonder streepjes en spaties.
- Gasten vinden de code op de pagina van hun cadeaubon en in de e-mail met de cadeaubon, met een QR-code die je team kan scannen.
- Een cadeaubon werkt alleen bij het bedrijf dat hem heeft verkocht, voor elke activiteit van dat bedrijf, tot de laatste geldigheidsdag of tot er niets meer op staat.
Zo betalen gasten online met een cadeaubon
- Op je boekingspagina kiezen gasten zoals altijd een activiteit, een tijd en hun tickets.
- Bij Je gegevens kiezen ze Heb je een cadeaubon?, typen de code in Cadeauboncode en kiezen Toepassen.
- Ze zien hoeveel tegoed er op de cadeaubon staat. Hun overzicht toont een regel "Cadeaubon eindigend op", met de laatste vier tekens van de code en het bedrag dat de cadeaubon dekt.
- De rest betalen ze zoals altijd: online, of op de dag zelf als de activiteit dat toestaat.
Dekt de cadeaubon het hele bedrag, dan zien gasten "Je cadeaubon dekt het hele bedrag." De boeking is meteen bevestigd, zonder betaalpagina.
- Bereken je de kosten van TicketPa door aan gasten, dan komen de boekingskosten alleen op het deel dat online wordt betaald, nooit op het deel van de cadeaubon. Zie Kosten van onlinebetalingen uitgelegd.
- Het deel van de cadeaubon gaat van het tegoed af zodra de plaatsen worden vastgehouden. Rondt de gast de betaling niet op tijd af, dan wordt het weer op de cadeaubon teruggezet.
- Met Verwijderen haalt de gast de cadeaubon van de boeking af voordat die wordt bevestigd.
Een cadeaubon accepteren bij een nieuwe boeking
- Kies Nieuwe boeking en vul de boeking zoals altijd in. Zie Een boeking voor een gast toevoegen.
- Typ onder Cadeaubon de code in Cadeauboncode en kies Controleren. Je ziet hoeveel tegoed er op de cadeaubon staat.
- Kies Boeking toevoegen.
De cadeaubon dekt zoveel mogelijk van de boeking, en de rest wordt ter plaatse betaald. Het blok Cadeaubon zie je zolang je bedrijf minstens één bruikbare cadeaubon heeft.
Een cadeaubon accepteren als betaling
De eigenaar, managers en begeleiders kunnen een cadeaubon accepteren bij een boeking, of bij de check-in vanaf de gastenlijst of na het scannen van een ticket.
- Kies Betaling noteren op de boeking, Betaling noteren naast de gast op de gastenlijst, of na het scannen van het ticket de knop met het bedrag, bijvoorbeeld € 40,00 ontvangen.
- Kies onder Hoe de gast heeft betaald voor Cadeaubon.
- Typ de code in Cadeauboncode en kies Controleren. Of kies Cadeaubon scannen en houd de QR-code van de cadeaubon voor de camera.
- Na de controle staat bij Bedrag hoeveel de cadeaubon kan dekken. Vul minder in om maar een deel te gebruiken.
- Kies Betaling noteren.
Zie Een betaling ter plaatse noteren.
Als een cadeaubon niet te gebruiken is
Is een cadeaubon niet te gebruiken, dan laat TicketPa zien waarom. Dat gebeurt als de cadeaubon:
- verlopen is,
- door je team is beëindigd,
- geen tegoed meer heeft,
- van een ander bedrijf is,
- nog op zijn betaling wacht.
Waar je een betaling met een cadeaubon ziet
- Op het ticket van de gast en in de ticketmail, als "Betaald met cadeaubon".
- In de e-mail aan je team over een nieuwe boeking, als "Betaald met cadeaubon".
- Op de boeking, onder Tickets en betaling, als "Cadeaubon eindigend op 2WRD", met de laatste vier tekens van de code.
- Op Boekingen, waar je in het filter Alle betalingen voor Betaald met cadeaubon kiest om de boekingen te zien die deels of helemaal met een cadeaubon zijn betaald. Zie Boekingen zoeken en filteren.
- In het CSV-bestand met boekingen, in de kolom "Paid with gift card" na "Paid".
- In Rapporten zie je hoeveel van Ontvangen met cadeaubonnen is betaald. Zie Je rapporten lezen.
- Op de eigen pagina van de cadeaubon in Cadeaubonnen, onder Geschiedenis.
Annuleringen en terugbetalingen
Gaat er geld terug bij een boeking die deels met een cadeaubon is betaald, dan krijgt de cadeaubon meteen zijn deel terug, naar verhouding en naar beneden afgerond. Een voorbeeld: is 60 van een boeking van 100 met een cadeaubon betaald en betaal je de helft terug, dan wordt er 30 op de cadeaubon teruggezet. De rest gaat terug zoals altijd: naar de onlinebetaling van de gast, of je geeft het ter plaatse terug.
Zo werkt het ook als:
- je team de boeking annuleert,
- de gast annuleert volgens de annuleringsvoorwaarden van de activiteit,
- je het tijdslot annuleert,
- je geld teruggeeft met Terugbetalen op de boeking,
- de boeking naar een goedkopere tijd wordt verplaatst.
In de annuleringsmail staat hoeveel er op de cadeaubon is teruggezet. Wordt een terugbetaling alleen op de cadeaubon teruggezet, dan krijgt de gast een korte e-mail die dat meldt. Zie Een boeking annuleren en Een boeking terugbetalen.
Een beëindigde of verlopen cadeaubon
- Op een cadeaubon die je team heeft beëindigd, wordt niets teruggezet. Zijn deel geef je de gast op een andere manier terug. Dat staat in de vensters voor annuleren en terugbetalen, en ook in de e-mail aan de gast.
- Een verlopen cadeaubon die geld terugkrijgt, is vanaf dat moment nog 30 dagen geldig, zodat de gast hem nog kan gebruiken.
Goed om te weten
- Wat een boeking niet gebruikt, blijft op de cadeaubon staan voor de volgende boeking van de gast.
- TicketPa rekent geen kosten als een boeking met een cadeaubon wordt betaald. De kosten zijn al ingehouden toen de cadeaubon werd verkocht.
- Begeleiders zien Cadeaubonnen niet in de zijbalk, maar ze kunnen bij de check-in wel een cadeaubon accepteren met Betaling noteren.