Puoi importare in TicketPa le prenotazioni future dal tuo sistema di prenotazione precedente o da un foglio di calcolo, con un file CSV. Vedi ogni prenotazione prima che venga aggiunta e puoi annullare l'importazione per 7 giorni.
Prima di iniziare
- Crea prima le tue attività in TicketPa, con i loro prezzi. L'importazione trova l'attività di ogni prenotazione in base al nome. Leggi Crea un'attività.
- Non serve un orario per ogni prenotazione. Se per una data e un'ora non ce n'è uno, l'importazione aggiunge un orario singolo.
- Vengono importate solo le prenotazioni future, per attività con orari. Gli appuntamenti non si possono ancora importare, quindi aggiungili con Nuova prenotazione. Leggi Aggiungi una prenotazione per un ospite.
Prepara il file CSV
- Apri Prenotazioni nella barra laterale e seleziona Importa.
- Seleziona Scarica il modello per avere un file vuoto con i nomi delle colonne, oppure parti dall'esportazione del sistema precedente.
- Controlla che la prima riga abbia questi nomi di colonna. L'ordine non conta e le altre colonne vengono ignorate.
| Colonna | Obbligatoria | Contenuto |
|---|---|---|
| Date | Sì | Il giorno della prenotazione, come 2026-11-14 o 14.11.2026. Negli Stati Uniti va bene anche 11/14/2026. |
| Start | Sì | L'ora di inizio, come 14:30 o 2:30 pm. |
| Activity | Sì | Il nome dell'attività, come è scritto in TicketPa. Maiuscole e minuscole non contano. |
| Guest | Sì | Il nome dell'ospite. |
| Email, Phone | Una delle due | Almeno una, per poter contattare l'ospite. Un numero senza prefisso internazionale viene letto come numero del paese della tua azienda. |
| Guests | Sì | Quante persone vengono. |
| Tickets | No | Quali biglietti, come "2 Adulto; 1 Bambino", con i nomi dei biglietti che usi in TicketPa. Se non li indichi, ogni ospite riceve il primo biglietto dell'attività. |
| Paid | No | Quanto l'ospite ti ha già pagato, come 25,50. |
| Currency | No | Se la aggiungi, deve essere la valuta della tua azienda. |
| Reference | No | Il codice della prenotazione nel sistema precedente. Viene aggiunto alle note della prenotazione per il tuo team. |
| Notes | No | Note per il tuo team. |
| Language | No | La lingua delle email per l'ospite, come it o italiano. |
- Salva il file in formato CSV. In Excel, scegli "CSV UTF-8" quando salvi. In Fogli Google, scaricalo come "Valori separati da virgola".
Un file può contenere fino a 500 prenotazioni e pesare fino a 1 MB. Se ne hai di più, dividile in più file.
Come importare le prenotazioni
- Nella pagina Importa prenotazioni, seleziona Scegli un file CSV e poi il tuo file. Il file viene caricato, ma non viene ancora aggiunta nessuna prenotazione.
- Si apre Controlla le prenotazioni con ogni riga del file. Una riga segnata Pronta verrà importata. Una riga segnata Non importata dice cosa non va.
- Guarda Nuovi orari, se la pagina li mostra. Sono le date e le ore che non hanno ancora un orario, e l'importazione li aggiunge fuori dal tuo programma.
- Spunta Invia le email agli ospiti di queste prenotazioni se vuoi che TicketPa scriva agli ospiti. Leggi Email agli ospiti importati.
- Seleziona il pulsante di importazione, come Importa 42 prenotazioni.
La pagina mostra poi la nuova prenotazione di ogni riga, o perché non è stata importata. Per importare le righe mancanti, correggile nel file e caricalo di nuovo. Le prenotazioni già in TicketPa vengono escluse la seconda volta, quindi niente viene prenotato due volte.
Com'è una prenotazione importata
- È Confermata e l'ospite paga sul posto, ai tuoi prezzi in TicketPa.
- Quanto l'ospite ha pagato prima appare come un pagamento chiamato Pagato prima di TicketPa, e Ancora da pagare mostra il resto. TicketPa non prende commissioni su questo importo. Incassa il resto il giorno dell'attività con Incassa un pagamento.
- Indica da dove arriva: Importata. Lo vedi sulla prenotazione, nel filtro delle prenotazioni, in Report e nel CSV delle prenotazioni.
- Le colonne Reference e Notes sono in Per il team sulla prenotazione.
- Se l'ospite ha già prenotato da te, TicketPa lo trova dal numero di telefono, poi dall'email, come quando aggiungi tu una prenotazione.
Email agli ospiti importati
Invia le email agli ospiti di queste prenotazioni resta senza spunta finché non lo spunti tu.
- Senza spunta, gli ospiti non ricevono ora il biglietto, né più avanti promemoria o richieste di recensione. Lascialo senza spunta se il tuo sistema precedente ha già inviato loro i dettagli della prenotazione. Puoi comunque inviare a un singolo ospite un promemoria con il link al suo biglietto: in Prenotazioni, apri il menu alla fine della riga della prenotazione e seleziona Invia promemoria.
- Con la spunta, gli ospiti con un indirizzo email ricevono subito il biglietto con il codice QR, e più avanti promemoria e richieste di recensione, come ogni ospite.
Annulla un'importazione
Nei 7 giorni dopo un'importazione puoi togliere le prenotazioni che ha aggiunto:
- Apri Prenotazioni, seleziona Importa e scegli il file in File precedenti.
- Seleziona Annulla importazione, poi di nuovo Annulla importazione per confermare.
- Le prenotazioni che nessuno ha modificato vengono eliminate definitivamente e i loro posti tornano liberi.
- Le prenotazioni che il tuo team ha modificato dopo l'importazione restano, per esempio quelle con check-in, spostate, pagate, annullate o a cui è stato inviato un promemoria. Se serve, annullale come al solito.
- Anche gli orari e gli ospiti aggiunti dall'importazione vengono eliminati, se non hanno più prenotazioni.
- Gli ospiti tengono le email ricevute, ma i link ai loro biglietti smettono di funzionare.
Questa operazione non si può annullare. Dopo 7 giorni, annulla le prenotazioni una per una.
Da sapere
- Le righe vengono controllate nell'ordine del file. Quando un orario si riempie, le righe successive su quell'orario indicano che i posti non bastano. Aggiungi prima posti nel Calendario, poi carica di nuovo il file.
- Un nuovo orario riceve tanti posti quanti ne prevede il programma dell'attività, o di più se le sue prenotazioni ne hanno bisogno.
- Un ospite che ha già una prenotazione sullo stesso orario, o che compare due volte nel file, viene escluso.
- Le righe su un orario che hai annullato o chiuso, o in una data chiusa, non vengono importate.
- Se il file ha una colonna Total, TicketPa la confronta con il proprio prezzo e ti avvisa quando sono diversi. La prenotazione costa sempre il tuo prezzo in TicketPa. Se una riga dice che l'ospite ha pagato più di questo prezzo, non viene importata.
- Le righe del file vengono eliminate 30 giorni dopo il caricamento. Le prenotazioni restano.