Sie können bevorstehende Buchungen aus Ihrem bisherigen Buchungssystem oder einer Tabelle mit einer CSV-Datei in TicketPa importieren. Sie sehen jede Buchung, bevor etwas angelegt wird, und können den Import 7 Tage lang rückgängig machen.

Bevor Sie beginnen

  • Erstellen Sie Ihre Aktivitäten zuerst in TicketPa, mit ihren Preisen. Der Import findet die Aktivität jeder Buchung über ihren Namen. Siehe Aktivität erstellen.
  • Sie brauchen nicht für jede Buchung ein Zeitfenster. Gibt es zu einem Datum und einer Uhrzeit keines, legt der Import ein einmaliges Zeitfenster dafür an.
  • Importiert werden nur bevorstehende Buchungen, für Aktivitäten mit Zeitfenstern. Termine lassen sich noch nicht importieren. Legen Sie sie mit Neue Buchung an. Siehe Buchung für einen Gast hinzufügen.

CSV-Datei vorbereiten

  1. Öffnen Sie Buchungen in der Seitenleiste und wählen Sie Importieren.
  2. Wählen Sie Vorlage herunterladen für eine leere Datei mit den Spaltennamen, oder starten Sie mit dem Export Ihres bisherigen Systems.
  3. Prüfen Sie, ob die erste Zeile diese Spaltennamen enthält. Die Reihenfolge spielt keine Rolle, andere Spalten werden ignoriert.
Spalte Pflicht Inhalt
Date Ja Der Tag der Buchung, etwa 2026-11-14 oder 14.11.2026. In den USA geht auch 11/14/2026.
Start Ja Die Startzeit, etwa 14:30 oder 2:30 pm.
Activity Ja Der Name der Aktivität, wie er in TicketPa steht. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
Guest Ja Der Name des Gastes.
Email, Phone Eines von beiden Mindestens eines, damit Sie den Gast erreichen können. Eine Telefonnummer ohne Landesvorwahl gilt als Nummer aus dem Land Ihres Unternehmens.
Guests Ja Wie viele Personen kommen.
Tickets Nein Welche Tickets, etwa „2 Erwachsene; 1 Kind“, mit den Ticketnamen aus TicketPa. Ohne Angabe bekommt jeder Gast das erste Ticket der Aktivität.
Paid Nein Was der Gast Ihnen schon bezahlt hat, etwa 25,50.
Currency Nein Falls angegeben, muss es die Währung Ihres Unternehmens sein.
Reference Nein Die Buchungsnummer in Ihrem bisherigen System. Sie kommt in die Notizen der Buchung für Ihr Team.
Notes Nein Notizen für Ihr Team.
Language Nein Die Sprache der E-Mails an den Gast, etwa de oder Deutsch.
  1. Speichern Sie die Datei als CSV. Wählen Sie in Excel beim Speichern „CSV UTF-8“. In Google Tabellen laden Sie sie als „Kommagetrennte Werte“ herunter.

Eine Datei darf bis zu 500 Buchungen enthalten und bis zu 1 MB groß sein. Bei mehr Buchungen teilen Sie sie auf mehrere Dateien auf.

Buchungen importieren

  1. Wählen Sie auf der Seite Buchungen importieren die Schaltfläche CSV-Datei auswählen und dann Ihre Datei. Die Datei wird hochgeladen, aber noch keine Buchung angelegt.
  2. Buchungen prüfen öffnet sich mit jeder Zeile der Datei. Eine Zeile mit Bereit wird importiert. Eine Zeile mit Nicht importiert nennt, was nicht stimmt.
  3. Sehen Sie sich Neue Zeitfenster an, falls die Seite den Bereich zeigt. Für diese Daten und Uhrzeiten gibt es noch kein Zeitfenster. Der Import legt diese Zeitfenster außerhalb Ihres Zeitplans an.
  4. Setzen Sie das Häkchen bei Gäste per E-Mail über diese Buchungen informieren, wenn TicketPa den Gästen E-Mails senden soll. Siehe E-Mails an importierte Gäste.
  5. Wählen Sie die Schaltfläche zum Importieren, etwa 42 Buchungen importieren.

Die Seite zeigt dann zu jeder Zeile die neue Buchung oder warum sie nicht importiert wurde. Um die fehlenden Zeilen zu importieren, korrigieren Sie sie in Ihrer Datei und laden Sie die Datei erneut hoch. Buchungen, die schon in TicketPa sind, werden beim zweiten Mal ausgelassen. So wird nichts doppelt gebucht.

So sieht eine importierte Buchung aus

  • Sie hat den Status Bestätigt, und der Gast zahlt vor Ort, zu Ihren Preisen in TicketPa.
  • Was der Gast vorher bezahlt hat, steht als Zahlung Vor TicketPa bezahlt, und Noch zu zahlen zeigt den Rest. TicketPa nimmt darauf keine Gebühr. Kassieren Sie den Rest am Tag selbst mit Zahlung erfassen.
  • Die Buchung zeigt ihre Herkunft: Importiert. Das sehen Sie in der Buchung, im Buchungsfilter, unter Berichte und in der Buchungs-CSV.
  • Die Spalten Reference und Notes stehen in der Buchung unter Für das Team.
  • Hat der Gast schon einmal bei Ihnen gebucht, findet TicketPa ihn über die Telefonnummer, dann über die E-Mail-Adresse, wie bei einer Buchung, die Sie selbst anlegen.

E-Mails an importierte Gäste

Das Häkchen bei Gäste per E-Mail über diese Buchungen informieren ist anfangs nicht gesetzt.

  • Ohne Häkchen bekommen Gäste jetzt kein Ticket und später keine Erinnerungen oder Bewertungsanfragen. Setzen Sie es nicht, wenn Ihr bisheriges System ihnen die Buchungsdaten schon gesendet hat. Einem einzelnen Gast können Sie trotzdem eine Erinnerung mit Link zu seinem Ticket senden: Öffnen Sie unter Buchungen das Menü am Ende der Buchungszeile und wählen Sie Erinnerung senden.
  • Mit Häkchen bekommen Gäste mit E-Mail-Adresse jetzt ihr Ticket mit QR-Code und später Erinnerungen und Bewertungsanfragen, wie jeder Gast.

Import rückgängig machen

Bis 7 Tage nach einem Import können Sie seine Buchungen wieder entfernen:

  1. Öffnen Sie Buchungen, wählen Sie Importieren und dann die Datei unter Frühere Dateien.
  2. Wählen Sie Import rückgängig machen und zur Bestätigung noch einmal Import rückgängig machen.
  • Buchungen, die niemand geändert hat, werden endgültig gelöscht, und ihre Plätze sind wieder frei.
  • Buchungen, die Ihr Team nach dem Import geändert hat, bleiben bestehen, etwa eingecheckte, verlegte, bezahlte, stornierte oder solche mit gesendeter Erinnerung. Stornieren Sie sie bei Bedarf wie gewohnt.
  • Die Zeitfenster und Gäste, die der Import angelegt hat, werden ebenfalls gelöscht, wenn keine Buchung mehr dazugehört.
  • Gäste behalten die E-Mails, die sie bekommen haben, aber ihre Ticketlinks funktionieren nicht mehr.

Diesen Schritt können Sie nicht zurücknehmen. Nach 7 Tagen stornieren Sie die Buchungen einzeln.

Gut zu wissen

  • Die Zeilen werden in der Reihenfolge der Datei geprüft. Ist ein Zeitfenster voll, zeigen die späteren Zeilen dafür, dass nicht genug Plätze frei sind. Erhöhen Sie zuerst im Kalender die Plätze und laden Sie die Datei dann erneut hoch.
  • Ein neues Zeitfenster bekommt so viele Plätze wie im Zeitplan der Aktivität, oder mehr, wenn die Buchungen darin sie brauchen.
  • Ein Gast, der schon im selben Zeitfenster gebucht ist oder zweimal in der Datei steht, wird ausgelassen.
  • Zeilen zu einem abgesagten oder geschlossenen Zeitfenster oder an einem geschlossenen Tag werden nicht importiert.
  • Hat Ihre Datei eine Spalte Total, vergleicht TicketPa sie mit dem eigenen Preis und warnt Sie bei Abweichungen. Die Buchung kostet immer Ihren TicketPa-Preis. Steht in einer Zeile, dass der Gast mehr als diesen Preis bezahlt hat, wird sie nicht importiert.
  • Die Zeilen der Datei werden 30 Tage nach dem Hochladen gelöscht. Die Buchungen bleiben.