Um das passende Buchungssystem auszuwählen, beginnen Sie damit, wie Ihre Gäste buchen: Zeit bei einer Person zu einer selbst gewählten Uhrzeit, oder einen Platz zu einer Startzeit, die Sie festlegen. Vergleichen Sie dann zwei oder drei Systeme danach, was sie in einem normalen Monat kosten, wie Gäste bezahlen, wie Stornierungen funktionieren und wie Ihr Team den Tag organisiert. Testen Sie jedes System mit einer echten Aktivität, bevor Sie sich anmelden.

Dieser Ratgeber gibt Ihnen zehn Fragen, eine Checkliste für den Vergleich Ihrer engeren Auswahl und einen Weg, ein Buchungssystem an einem Nachmittag zu testen. Er richtet sich an kleine Unternehmen, die Zeitfenster verkaufen, etwa Touren, Kurse, Workshops, Escape Rooms, Bootstouren und Verkostungen.

Fangen Sie damit an, wie Sie Ihre Zeit verkaufen

Jedes Buchungssystem ist um eine bestimmte Art des Buchens herum gebaut, und die falsche Art verursacht Probleme, die keine Einstellung lösen kann.

  • Plätze zu einer Startzeit, die Sie festlegen, geteilt von vielen Gästen: ein Buchungssystem für Zeitfenster oder Aktivitäten. Dazu gehören Touren, Kurse, Workshops, Escape Rooms und Verkostungen.
  • Zeit bei einer Person, zu einer Uhrzeit, die der Kunde wählt: Software für Terminbuchung, für Friseure, Therapeuten und Nachhilfelehrer.
  • Ein Gegenstand für eine bestimmte Dauer: Software für Verleih, etwa von Fahrrädern, Kajaks und Ausrüstung.
  • Ein Sitzplatz bei einem einmaligen Event: Ticketsoftware für Events.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere davon mischt, notieren Sie, womit Sie das meiste Geld verdienen, und fangen Sie dort an. Unser Ratgeber Was ist ein Buchungssystem? erklärt die Arten genauer.

10 Fragen, bevor Sie ein Buchungssystem auswählen

1. Passt es dazu, wie meine Gäste buchen?

Richten Sie Ihre beliebteste Aktivität im System ein, genau so, wie Sie sie verkaufen. Prüfen Sie, ob es Folgendes abbildet:

  • die Zahl der Plätze in jedem Zeitfenster
  • Ihre Ticketarten, etwa Erwachsene, Kinder und Familien
  • private Gruppen, die ein ganzes Zeitfenster buchen
  • bezahlte Extras, etwa Mittagessen, Fotos oder Material
  • Ihre Buchungsregeln, etwa wie kurz vor Beginn Gäste noch buchen können

Wenn Sie für Ihren Bestseller Umwege brauchen, suchen Sie weiter.

2. Was kostet es wirklich in einem normalen Monat?

Beworbene Preise verbergen die echten Kosten. Buchungssysteme werden als Monatstarif abgerechnet, mit einer Gebühr pro Buchung, mit einer Gebühr, die Ihre Gäste zahlen, oder mit einer Mischung. Rechnen Sie die Gesamtkosten für einen normalen Monat aus: den Tarif, plus eine eventuelle Buchungsgebühr, plus Kartengebühren, mit Ihrer echten Zahl an Buchungen und Ihrem echten Durchschnittspreis. Unser Ratgeber zu den Kosten eines Buchungssystems zeigt an Beispielen, wie das geht.

3. Wie zahlen Gäste, und wann bekomme ich das Geld?

Prüfen Sie, ob Gäste so bezahlen können, wie es in Ihrem Markt üblich ist: online per Karte bei der Buchung, vor Ort oder nach eigener Wahl. Fragen Sie, wohin Online-Zahlungen gehen. Bei manchen Systemen landet das Geld auf Ihrem eigenen Zahlungskonto, bei anderen sammelt das System es ein und zahlt es Ihnen später aus. Fragen Sie, welche Kartengebühren gelten und ob Erstattungen kostenlos sind.

4. Wie sieht die Buchungsseite auf dem Handy aus?

Die meisten Gäste buchen auf dem Handy, oft in Eile. Buchen Sie Ihre eigene Aktivität auf Ihrem Handy, über den Link, den ein Gast nutzen würde. Zählen Sie die Schritte, prüfen Sie, ob volle Termine ausgeblendet sind, und achten Sie darauf, ob die Seite ein Konto oder eine App verlangt. Jeder zusätzliche Schritt kostet Gäste.

5. Verhindert es Doppelbuchungen?

Fragen Sie, wie das System Plätze festhält, während ein Gast bucht, damit nicht zwei Personen im selben Moment den letzten Platz kaufen. Wenn sich Ihre Aktivitäten Hosts, Guides, Räume oder Ausrüstung teilen, fragen Sie, ob das System auch diese mitzählt, damit ein Host nie für zwei Zeitfenster gleichzeitig gebucht wird.

6. Wie geht es mit Stornierungen und Änderungen um?

Hinterlegen Sie Ihre Stornobedingungen im System und stornieren Sie eine Testbuchung. Prüfen Sie, ob die Erstattung Ihrer Regel folgt, ohne dass Sie rechnen müssen, ob Gäste ihre Buchung über ihr Ticket selbst stornieren oder verschieben können und ob Sie ein ganzes Zeitfenster wegen schlechten Wetters absagen und allen Gästen auf einmal eine E-Mail schicken können. Unser Ratgeber zu Stornobedingungen hat Vorlagen zum Testen.

7. Was passiert am Tag selbst?

Öffnen Sie die Gästeliste eines Zeitfensters auf Ihrem Handy. Kann Ihr Team Tickets scannen, einen Teil einer Gruppe einchecken, einen spontanen Gast hinzufügen, eine Zahlung annehmen und einen No-Show markieren? Am Tag selbst zeigt sich, ob sich ein Buchungssystem lohnt. Testen Sie es also im Stehen, nicht am Schreibtisch.

8. Kann mein Team es mit den passenden Rechten nutzen?

Laden Sie ein Teammitglied ein. Inhaber brauchen alles, Manager brauchen Buchungen und Zeitpläne, und Hosts brauchen am Tag ihre Gästelisten, meist ohne Ihre Berichte oder Zahlungseinstellungen. Prüfen Sie, ob die Zugriffsstufen dazu passen, wie Ihr Team arbeitet, und was jedes zusätzliche Teammitglied kostet.

9. Funktioniert es dort, wo ich tätig bin?

Prüfen Sie, ob Preise in Ihrer Währung angezeigt werden, ob Uhrzeiten auch bei der Zeitumstellung Ihrer Zeitzone folgen und ob Gäste internationale Telefonnummern eingeben können. Wenn Sie die Buchungsseite in einer anderen Sprache brauchen oder eine Zahlungsart, die in Ihrem Land üblich ist, prüfen Sie auch das.

10. Wie schwer ist der Einstieg, und wie schwer der Ausstieg?

Fragen Sie, wie lange die Einrichtung dauert, ob es einen Vertrag oder eine Einrichtungsgebühr gibt und wie Sie Ihre Daten bekommen, wenn Sie wechseln. Ein System, das Sie an einem Nachmittag einrichten, mit einem Monatstarif und einem CSV-Export Ihrer Buchungen, lässt sich leicht testen und leicht wieder verlassen.

Und was ist mit Buchungsportalen und Channel-Managern?

Wenn Sie über Buchungsportale wie Viator oder GetYourGuide verkaufen, fragen Sie, ob das System sie anbindet. Manche Buchungssysteme enthalten einen Channel-Manager, der Buchungen automatisch mit den Portalen austauscht, meist in höheren Tarifen oder gegen eine Gebühr. Bei anderen halten Sie selbst Plätze für Gäste der Portale zurück und tragen deren Buchungen von Hand ein.

Ein Channel-Manager zählt vor allem dann, wenn ein großer Teil Ihrer Buchungen über Buchungsportale kommt. Wenn die meisten Gäste direkt bei Ihnen buchen, passt ein einfacheres System oft besser. Unser Ratgeber zu Provision der Buchungsportale und Direktbuchungen zeigt, wie Sie beides nebeneinander betreiben.

Eine Checkliste für den Vergleich Ihrer engeren Auswahl

Kopieren Sie diese Tabelle und füllen Sie für jedes getestete System eine Spalte aus:

Was Sie prüfen System A System B System C
Gebaut für Zeitfenster mit Plätzen pro Termin
Ticketarten, private Gruppen und bezahlte Extras
Gesamtkosten in einem normalen Monat
Online-Zahlung und Bezahlung vor Ort
Schritte auf der Buchungsseite am Handy
Hält Plätze beim Bezahlen fest, zählt Hosts und Ausrüstung mit
Erstattungen folgen Ihren Stornobedingungen
Gäste stornieren oder verschieben ihre Buchung selbst
Absage eines ganzen Zeitfensters bei schlechtem Wetter
QR-Check-in, spontane Gäste und No-Shows am Handy
Rollen im Team und Kosten zusätzlicher Teammitglieder
Währung, Zeitzone und Telefonnummern
Anbindung an Buchungsportale, falls nötig
Vertrag, Einrichtungsgebühr und Datenexport

So testen Sie ein Buchungssystem an einem Nachmittag

  1. Richten Sie eine echte Aktivität ein, mit Zeitplan, Tickets, Extras und Stornobedingungen.
  2. Buchen Sie sie auf Ihrem Handy über den Link der Buchungsseite und bezahlen Sie so, wie ein Gast es tun würde.
  3. Öffnen Sie die E-Mails, die ein Gast bekommt: die Bestätigung, das Ticket und die Erinnerung.
  4. Stornieren und verschieben Sie die Buchung aus Sicht des Gastes und prüfen Sie die Erstattung.
  5. Spielen Sie den Tag durch: Öffnen Sie die Gästeliste, scannen Sie das Ticket, fügen Sie einen spontanen Gast hinzu und markieren Sie einen No-Show.
  6. Sagen Sie das Zeitfenster ab, als ob schlechtes Wetter wäre, und lesen Sie die E-Mail, die Gäste bekommen.
  7. Sehen Sie sich die Berichte an und laden Sie Ihre Buchungen herunter.

Wenn ein System einen dieser Schritte schon in der kostenlosen Testphase schwer macht, wird es nicht leichter, sobald Gäste buchen.

Warnzeichen

  • Preise, die Sie auf der Website nicht nachvollziehen können, oder ein Verkaufsgespräch, bevor Sie einen Preis sehen.
  • Ein langer Vertrag oder eine Einrichtungsgebühr, bevor Sie eine einzige Buchung angenommen haben.
  • Kein Check-in per Handy, oder eine Buchungsseite, die auf dem Handy umständlich ist.
  • Erstattungen, die Sie von Hand ausrechnen, oder Stornierungen nur per E-Mail.
  • Kein Export Ihrer Buchungen, wenn Sie wechseln.

So beantwortet TicketPa diese Fragen

TicketPa ist ein Buchungssystem für Unternehmen, die Zeitfenster verkaufen. So beantwortet es die zehn Fragen, auch dort, wo es an Grenzen stößt:

Frage TicketPa
Passt dazu, wie Gäste buchen Zeitfenster mit Plätzen, Tickets pro Person, private Gruppen, bezahlte Extras und Buchungsregeln
Echte Kosten 19 €, 49 € oder 99 € im Monat, plus 2 %, 1 % oder 0,5 % auf Buchungen, die online bezahlt werden, nichts auf Buchungen mit Bezahlung vor Ort
Wie Gäste zahlen Online über Ihr eigenes Stripe- oder PayPal-Konto, vor Ort oder nach Wahl des Gastes
Buchungsseite auf dem Handy Zuerst fürs Handy gemacht, ohne App und ohne Konto für Gäste
Doppelbuchungen Plätze werden beim Bezahlen festgehalten, Mitarbeiter, Räume und Ausrüstung werden nie doppelt gebucht
Stornierungen und Änderungen Erstattungen folgen Ihren Regeln, Gäste stornieren oder verschieben über ihr Ticket, Absage bei schlechtem Wetter in einem Schritt
Am Tag selbst QR-Check-in per Handy, Check-in von Teilen einer Gruppe, spontane Gäste, Zahlungen und No-Shows
Zugänge fürs Team Inhaber, Manager und Hosts, wobei Hosts nur den Tag selbst sehen
Wo Sie tätig sind Jede Währung und Zeitzone, Buchungsseite in 15 Sprachen
Einstieg und Ausstieg Monatstarife, 30 Tage Standard gratis, CSV-Export der Buchungen, Synchronisierung mit Viator und GetYourGuide

Sehen Sie sich alle Funktionen an oder vergleichen Sie die Tarife.