Ein Buchungssystem ist ein Programm, mit dem Kunden sehen, was frei ist, einen Termin buchen und online bezahlen, während das Unternehmen Zeiten, Plätze, Zahlungen und Kunden an einem Ort verwaltet. Es ersetzt den Terminkalender, das Postfach und die Tabelle. Buchungssystem, Buchungssoftware, Online-Buchungssystem und Reservierungssystem sind vier Namen für dieselbe Sache.
Dieser Ratgeber erklärt, wie ein Online-Buchungssystem funktioniert, welche Arten von Buchungssystemen es gibt, welche Funktionen Sie erwarten können und was es meist kostet. Er richtet sich an kleine Unternehmen, die zum ersten Mal ein Buchungssystem nutzen, etwa Touranbieter, Kochschulen, Workshop-Studios und Escape Rooms.
Was ist ein Buchungssystem?
Ein Buchungssystem ist ein Werkzeug, das für Sie Buchungen annimmt. Es zeigt Kunden nur die Zeiten und Plätze, die noch frei sind, nimmt ihre Daten und oft auch ihre Zahlung auf, bestätigt die Buchung sofort und führt eine aktuelle Liste, wer kommt. Das Unternehmen legt die Regeln einmal fest: was es verkauft, wann, für wie viele Personen und zu welchem Preis.
Die meisten Buchungssysteme laufen heute online, als Website oder Web-App. Kunden buchen auf einer Buchungsseite, und das Unternehmen sieht und ändert Buchungen im selben System auf dem Handy oder am Computer.
So funktioniert ein Online-Buchungssystem
Sie legen fest, was Sie verkaufen, wann es stattfindet und wie viele Plätze es jeweils gibt. Kunden öffnen Ihre Buchungsseite, wählen eine Uhrzeit und bezahlen, und während sie bezahlen, hält das System ihre Plätze fest, damit niemand anderes sie bekommt. Danach verschickt es die Bestätigung, das Ticket und eine Erinnerung, und am Tag selbst checken Sie die Gäste über eine einzige Liste ein. Unser Ratgeber Wie funktioniert ein Online-Buchungssystem? begleitet eine Buchung durch jeden Schritt.
Buchungssoftware, Buchungssystem oder Reservierungssystem?
Jeder Begriff setzt einen etwas anderen Schwerpunkt:
- Buchungssystem ist der häufigste Begriff in Produktnamen und Bewertungen, Buchungssoftware der zweithäufigste.
- Online-Buchungssystem stellt in den Vordergrund, dass Kunden online über eine Buchungsseite buchen.
- Reservierungssystem ist in Hotels, Restaurants und im Reisebereich üblicher, ebenso bei Touranbietern in Nordamerika.
- Software für Terminbuchung meint meist Termine, bei denen jeder Kunde Zeit bei einer Person bucht.
Die wichtigsten Arten von Buchungssystemen
Ein Buchungssystem ist darauf ausgelegt, wie ein Unternehmen seine Zeit verkauft. Die falsche Art zu wählen ist der häufigste Fehler, fangen Sie also hier an.
| Art | Was Kunden buchen | Typische Unternehmen |
|---|---|---|
| Terminbuchung | Zeit bei einer Person, zu einer selbst gewählten Uhrzeit | Friseure, Therapeuten, Berater, Nachhilfelehrer |
| Buchung nach Zeitfenster oder Aktivität | Einen Platz zu einer Startzeit, gemeinsam mit anderen | Touren, Kurse, Workshops, Escape Rooms, Verkostungen |
| Verleih | Einen Gegenstand für eine bestimmte Dauer | Verleih von Fahrrädern, Kajaks, Booten und Ausrüstung |
| Unterkünfte | Nächte in einem Zimmer oder einer Unterkunft | Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen |
| Restaurantreservierung | Einen Tisch zu einer Uhrzeit | Restaurants, Bars, Cafés |
| Ticketverkauf für Events | Ein Ticket, oft mit Sitzplatz, für ein einmaliges Event | Konzerte, Theater, Konferenzen |
Der Unterschied ist wichtig. Software für Terminbuchung ist um den Kalender einer Person herum gebaut und kommt an ihre Grenzen, wenn zwölf Gäste dieselbe Startzeit teilen. Ticketsoftware für Events ist für einmalige Termine und Sitzpläne gebaut und tut sich schwer mit einer Tour, die jeden Tag stattfindet. Ein Buchungssystem für Zeitfenster ist genau dafür gemacht: dieselbe Aktivität zu festen Zeiten, mit einer bestimmten Zahl an Plätzen pro Termin. Unser Ratgeber zum Online-Ticketsystem zeigt, wie der Ticketverkauf nach Zeitfenstern funktioniert.
TicketPa ist ein Buchungssystem für Zeitfenster, für Touren, Kurse, Workshops, Escape Rooms, Bootstouren und Verkostungen.
Was ein Buchungssystem für ein kleines Unternehmen leistet
- Es nimmt Buchungen an, während Sie schlafen. Kunden buchen sonntags um 23 Uhr, ohne auf eine Antwort zu warten.
- Es verhindert Doppelbuchungen. Das System zählt die Plätze jedes Termins mit und verkauft nie mehr.
- Sie werden bezahlt. Kunden zahlen online bei der Buchung, oder das System hält fest, was am Tag selbst noch zu kassieren ist.
- Es verringert No-Shows. Automatische Erinnerungen und Zahlung bei der Buchung bedeuten weniger leere Plätze. Unser Ratgeber zum Thema No-Shows reduzieren zeigt, welche Einstellungen am meisten helfen.
- Es spart Verwaltungsarbeit. Sie übertragen keine Buchungen mehr aus Nachrichten in eine Tabelle und rechnen keine Erstattungen mehr von Hand aus.
- Es zeigt, wie das Geschäft läuft. Berichte machen aus Buchungen Zahlen, mit denen Sie arbeiten können, etwa Ihre gefragtesten Zeiten und Ihre meistverkaufte Aktivität.
Unser Ratgeber zu den Vorteilen eines Online-Buchungssystems geht zehn davon im Einzelnen durch, mit den Nachteilen und wie Sie damit umgehen.
Diese Funktionen sollte ein Buchungssystem haben
Die meisten Buchungssysteme für Unternehmen mit Zeitfenstern bieten:
- Eine Buchungsseite mit Verfügbarkeit in Echtzeit, die auf dem Handy gut funktioniert.
- Einen Verfügbarkeitskalender, in dem Sie Zeitpläne festlegen, Kapazitäten ändern und Tage schließen.
- Ticketarten und Extras, etwa Tickets für Erwachsene und Kinder, private Gruppen und bezahlte Zusatzleistungen.
- Zahlungen, online per Karte und vor Ort, mit Erstattungen.
- Automatische E-Mails: Bestätigungen mit Ticket, Erinnerungen und Hinweise bei Änderungen.
- Stornoregeln, die automatisch über Erstattungen entscheiden.
- Eine Gästeliste und Check-in für jeden Termin, am besten mit QR-Tickets, die Sie mit dem Handy scannen.
- Zugänge fürs Team, mit unterschiedlichen Rechten für Inhaber, Manager und Mitarbeiter.
- Berichte und Exporte von Buchungen und Umsatz.
- Einen Weg auf Ihre Website, etwa einen Jetzt-buchen-Button.
Größere Systeme bieten zusätzlich Channel-Manager, die Buchungsportale anbinden, Geschenkgutscheine, Wiederverkäufer und mehrsprachige Buchungsseiten. Unser Ratgeber, wie Sie ein Buchungssystem auswählen, hat zehn Fragen, mit denen Sie trennen, was Sie brauchen und was nur schön zu haben wäre.
Brauchen Sie ein Buchungssystem?
Wahrscheinlich ja, wenn Ihnen zwei oder mehr dieser Punkte bekannt vorkommen:
- Sie beantworten mehrmals am Tag dieselbe Nachricht: "Ist am Samstag noch etwas frei?"
- Sie haben schon einen Termin doppelt vergeben oder Gäste aus Versehen abgewiesen.
- Sie laufen Zahlungen hinterher oder vergessen, wer schon bezahlt hat.
- Gäste buchen und kommen dann nicht.
- Ihr Team braucht Ihr Handy oder Ihre Tabelle, um zu wissen, wer kommt.
- Sie können nicht sagen, welche Aktivität oder welcher Tag am meisten einbringt.
Wenn Sie nur eine Handvoll Buchungen im Monat haben, reichen vielleicht ein gemeinsamer Kalender und ein Zahlungslink. Sobald jeden Tag Buchungen kommen, rechnet sich ein Buchungssystem meist allein durch die gesparte Zeit.
Was kostet ein Buchungssystem?
Ein Buchungssystem wird meist auf eine von vier Arten abgerechnet: ein Monatsabo, eine Gebühr pro Buchung, eine Gebühr, die Ihre Kunden zahlen, oder eine Mischung aus Abo und kleinerer Buchungsgebühr. Tarife für kleine Unternehmen beginnen häufig zwischen 10 € und 50 € im Monat, und der Zahlungsanbieter berechnet die Kartengebühren zusätzlich. Unser Ratgeber zu den Kosten eines Buchungssystems vergleicht die Modelle mit echten Beispielen.
TicketPa kostet zum Beispiel ab 19 € im Monat, plus eine kleine Gebühr nur auf Buchungen, die online bezahlt werden. Buchungen mit Bezahlung vor Ort sind gebührenfrei. Mehr dazu unter Preise.
Wo TicketPa passt
TicketPa ist ein Online-Buchungssystem für kleine Unternehmen, die Zeitfenster verkaufen. Sie bekommen Ihre eigene Buchungsseite, Zeitpläne, die Ihren Kalender Monate im Voraus füllen, Tickets, private Gruppen und Extras, Zahlungen online oder vor Ort, QR-Tickets und Erinnerungen, Änderungen durch die Gäste selbst, Check-in per Handy und Berichte, alles im Browser. Sehen Sie sich alle Funktionen an, oder starten Sie auf der Startseite mit der Seite für Ihre Art von Aktivität.
