Utrustning och lokaler är det som dina tider använder, till exempel kajaker, cyklar, en båt, ett rum eller en bana. De som leder dina aktiviteter lägger du i stället upp på sidan Personal. Se Lägg upp din personal. Tala om för TicketPa vad varje aktivitet använder, så bokas ingenting två gånger samtidigt. Det är frivilligt att lägga upp utrustning och lokaler.
Lägg till en resurs
- Gå till Utrustning och lokaler i sidofältet och välj Lägg till resurs.
- Skriv ett Namn, till exempel Enkelkajaker eller Banor.
- Fyll i Hur många du har.
- För rum, banor eller båtar kryssar du i stället i Ge var och en ett namn och skriver ett namn per rad, till exempel Bana 1, Bana 2 och Bana 3. Hur många du har blir då antalet namn, och varje bokning kan visa vilken den fick.
- Välj Lägg till resurs.
Fältet Plats, när du har platser, märker bara resursen i din lista. Listan visar hur många du har av varje, eller deras namn, och vilka aktiviteter som använder den.
Ange vad en aktivitet använder
- Gå till Aktiviteter, öppna aktiviteten och välj fliken Utrustning och lokaler.
- Välj Lägg till resurs och välj Resurs.
- Välj Hur den används:
- Per tid: samma för varje tid, oavsett hur många gäster som kommer, till exempel en båt eller ett rum. Aktiviteter som bokas på en ledig tid har inte det här valet: använd Per bokning för ett rum som varje tidsbokning behöver.
- Per gäst: varje gäst använder något, till exempel en cykel eller en hjälm per person.
- Per bokning: varje bokning använder något, oavsett hur många gäster den har, till exempel ett bord per grupp.
- Anges på varje biljett: varje biljett och varje tillval anger hur många den använder, till exempel en biljett för dubbelkajak som använder 1 dubbelkajak och ett tillval för våtdräkt som använder 1 våtdräkt.
- Ange hur många den använder. För Anges på varje biljett skriver du en siffra bredvid varje biljett och tillval, och 0 för dem som inte använder något.
- Välj Lägg till resurs.
Listan på fliken visar varje resurs och hur den används, till exempel ”2 per tid”. Vill du ändra en väljer du pennan bredvid den.
Så reserverar TicketPa resurserna
- Varje bokning tar det den använder när den görs: per gäst, per bokning och på sina biljetter och tillval. Resurser som används per tid, till exempel en båt, tas av tidens första bokning och lämnas tillbaka när tiden inte har några bokningar kvar.
- Resurserna delas av alla dina aktiviteter. Med 12 kajaker kan två tider vid samma tidpunkt ta några var, så länge de tillsammans inte använder fler än 12. När en bokning på en aktivitet har fått båten kan dina andra aktiviteter inte bokas vid den tidpunkten.
- Din bokningssida erbjuder bara de platser som dina resurser räcker till. Med 5 kajaker som används per gäst och 3 ute på en annan aktivitet visar en tid 2 platser kvar. En tid vars båt är upptagen visas som fullbokad.
- När en gäst väljer fler än vad som finns kvar görs ingen bokning, och TicketPa säger vad som finns kvar, till exempel ”Bara 3 kvar kl. 10:00: Kajaker.” Samma sak gäller bokningar som ditt team lägger till, drop-in-gäster och flyttar.
- En avbokad bokning, eller en bokning vars reservation har gått ut, lämnar tillbaka det den tog.
- Tider skapas alltid, även när en resurs är upptagen vid den tidpunkten. Att flytta en bokad tid nekas när dess resurser inte är lediga vid den nya tidpunkten, med ett meddelande som ”Inte ledigt vid den tiden: Båt.”
- När du ändrar vad en aktivitet använder får kommande bokningar det där det är ledigt. De som inte kan få allt blir ändå av, och deras deltagarlista visar vad som saknas.
Namngivna enheter
När du har gett var och en ett namn, till exempel Bana 1 till Bana 3, får varje bokning en egen ledig enhet. Bokningen och deltagarlistan visar vilken, till exempel Bana 2. Gästerna kan inte välja själva än.
Se vad som är reserverat
- I en tids deltagarlista visar varje resurs som aktiviteten använder per tid vad tiden har reserverat, till exempel Båt 1 reserverad eller enhetens namn. Där står Reserveras vid bokning tills någon bokar, och hur många som saknas, till exempel 2 saknas, när det inte fanns tillräckligt ledigt.
- Varje bokning i deltagarlistan visar vad den har reserverat, till exempel 2 × Kajaker eller Bana 2, och Saknas: 2 × Kajaker när den inte kunde få allt den använder.
- På bokningens sida visas det under Utrustning och lokaler.
När något saknas kan du frigöra något på en annan tid eller ändra vad aktiviteten använder. Se Checka in gäster för resten av deltagarlistan.
Sluta använda en resurs eller ta bort den
- På aktivitetens flik Utrustning och lokaler väljer du papperskorgen bredvid en resurs och sedan Sluta använda. Kommande bokningar och tider lämnar tillbaka den, så att den blir ledig för dina andra aktiviteter.
- Om du tar bort en resurs på sidan Utrustning och lokaler tas den bort från alla aktiviteter som använde den, på samma sätt.
Tidigare bokningar och tider behåller uppgifterna om vad de använde.