När du ska välja bokningssystem börjar du med hur dina gäster bokar: en person på en tid som gästen väljer, eller en plats på en starttid som du bestämmer. Jämför sedan två eller tre system på vad de kostar en vanlig månad, hur gästerna betalar, hur avbokningar fungerar och hur ditt team sköter dagen. Testa vart och ett med en riktig aktivitet innan du registrerar dig.
Den här guiden ger dig tio frågor att ställa, en checklista för att jämföra dina favoriter och ett sätt att testa ett bokningssystem på en eftermiddag. Den är skriven för små företag som säljer tider, till exempel turer, kurser, workshops, escape rooms, båtturer och provningar.
Börja med hur du säljer din tid
Ett bokningssystem är byggt kring ett sätt att boka, och fel typ ger problem som ingen inställning kan lösa.
- Platser på en starttid som du bestämmer, som delas av många gäster: ett bokningssystem för tider eller aktiviteter. Det gäller turer, kurser, workshops, escape rooms och provningar.
- Tid hos en person, när kunden vill: ett tidsbokningssystem, för frisörer, terapeuter och privatlärare.
- En sak under en viss tid: ett bokningssystem för uthyrning, av till exempel cyklar, kajaker och utrustning.
- En plats på ett enstaka evenemang: ett biljettsystem för evenemang.
Om ditt företag blandar flera av dem, skriv upp vilken som drar in mest pengar och börja där. Vår guide om vad ett bokningssystem är förklarar typerna närmare.
10 frågor att ställa innan du väljer bokningssystem
1. Passar det hur mina gäster bokar?
Lägg upp din mest populära aktivitet i systemet, precis som du säljer den. Kontrollera att systemet klarar:
- antalet platser på varje tid
- dina biljettyper, till exempel vuxen, barn och familj
- privata grupper som bokar en hel tid
- tillval som kostar extra, till exempel lunch, bilder eller material
- dina bokningsregler, till exempel hur nära starten gästerna kan boka
Om du behöver nödlösningar för din bästsäljare, leta vidare.
2. Vad kostar det egentligen en vanlig månad?
Rubrikpriserna döljer den verkliga kostnaden. Bokningssystem prissätts som ett månadspaket, en avgift per bokning, en avgift som dina gäster betalar eller en blandning. Räkna ut totalen för en vanlig månad: paketet, plus en eventuell bokningsavgift, plus kortavgifter, på ditt verkliga antal bokningar och ditt verkliga snittpris. Vår guide om vad ett bokningssystem kostar visar hur, med exempel.
3. Hur betalar gästerna, och när får jag pengarna?
Kontrollera att gästerna kan betala så som de är vana vid där du finns: online med kort när de bokar, på plats eller som de själva vill. Fråga vart onlinebetalningarna går. Med vissa system hamnar pengarna på ditt eget betalkonto, med andra tar systemet emot dem och betalar ut dem till dig senare. Fråga vilka kortavgifter som gäller och om återbetalningar är gratis.
4. Hur ser bokningssidan ut i mobilen?
De flesta gäster bokar i mobilen, ofta i en hast. Boka din egen aktivitet i mobilen, från den länk som en gäst skulle använda. Räkna stegen, kontrollera att fullbokade tider är dolda och se om sidan kräver ett konto eller en app. Varje extra steg gör att du tappar gäster.
5. Stoppar det dubbelbokningar?
Fråga hur systemet håller platserna medan en gäst betalar, så att två personer inte kan köpa den sista platsen i samma stund. Om dina aktiviteter delar personal, lokaler eller utrustning, fråga om systemet håller koll på dem också, så att en värd aldrig bokas på två tider samtidigt.
6. Hur hanterar det avbokningar och ändringar?
Ställ in dina avbokningsregler i systemet och avboka en testbokning. Kontrollera att återbetalningen följer din regel utan att du räknar själv, att gästerna kan avboka eller flytta sin bokning från biljetten och att du kan ställa in en hel tid vid dåligt väder och mejla alla gäster på en gång. Vår guide om avbokningsregler har mallar att testa med.
7. Vad händer på dagen?
Öppna deltagarlistan för en tid i mobilen. Kan ditt team skanna biljetter, checka in en del av en grupp, lägga till en drop-in-gäst, ta betalt och markera en no-show? Det är under dagen som ett bokningssystem gör sig förtjänt av sin plats, så testa det stående och inte vid skrivbordet.
8. Kan mitt team använda det med rätt behörighet?
Bjud in en teammedlem. Ägare behöver allt, chefer behöver bokningar och scheman, och värdar behöver sina deltagarlistor på dagen, oftast utan dina rapporter eller betalningsinställningar. Kontrollera att behörighetsnivåerna passar hur ditt team arbetar och vad varje extra teammedlem kostar.
9. Fungerar det där jag har min verksamhet?
Kontrollera att priserna visas i din valuta, att tiderna följer din tidszon när sommartiden börjar och slutar och att gästerna kan skriva in utländska telefonnummer. Om du behöver bokningssidan på ett annat språk, eller ett betalsätt som är vanligt i ditt land, kontrollera det också.
10. Hur svårt är det att börja, och att sluta?
Fråga hur lång tid det tar att komma igång, om det finns ett avtal eller en startavgift och hur du får ut dina uppgifter om du slutar. Ett system som du kan sätta upp på en eftermiddag, med ett månadspaket och CSV-export av dina bokningar, är lätt att prova och lätt att lämna.
Hur är det med OTA och channel managers?
Om du säljer via bokningsplattformar som Viator eller GetYourGuide, fråga om systemet kopplar till dem. Vissa bokningssystem har en inbyggd channel manager som utbyter bokningar med plattformarna automatiskt, oftast i dyrare paket eller mot en avgift. Med andra får du själv hålla undan platser för gäster från plattformarna och lägga in deras bokningar för hand.
En channel manager spelar störst roll när en stor del av dina bokningar kommer från bokningsplattformar. Om de flesta av dina gäster bokar direkt hos dig kan ett enklare system passa bättre. Vår guide om OTA-provision eller direktbokningar visar hur du kör båda.
En checklista för att jämföra dina favoriter
Kopiera tabellen och fyll i en kolumn för varje system du testar:
| Det här ska du kontrollera | System A | System B | System C |
|---|---|---|---|
| Byggt för tider med platser per tid | |||
| Biljettyper, privata grupper och tillval | |||
| Total kostnad en vanlig månad | |||
| Onlinebetalning och betala på plats | |||
| Antal steg på bokningssidan i mobilen | |||
| Håller platser i kassan, håller koll på värdar och utrustning | |||
| Återbetalningar följer dina avbokningsregler | |||
| Gästerna avbokar eller flyttar sin bokning själva | |||
| Inställd tid vid dåligt väder för en hel tid | |||
| QR-incheckning, drop-in-gäster och no-shows i mobilen | |||
| Roller i teamet och vad extra teammedlemmar kostar | |||
| Valuta, tidszon och telefonnummer | |||
| Koppling till bokningsplattformar, om du behöver det | |||
| Avtal, startavgift och export av uppgifter |
Så testar du ett bokningssystem på en eftermiddag
- Lägg upp en riktig aktivitet, med schema, biljetter, tillval och avbokningsregler.
- Boka den i mobilen från länken till bokningssidan och betala så som en gäst skulle göra.
- Öppna mejlen som en gäst får: bekräftelsen, biljetten och påminnelsen.
- Avboka och flytta bokningen som gäst, och kontrollera återbetalningen.
- Kör dagen: öppna deltagarlistan, skanna biljetten, lägg till en drop-in-gäst och markera en no-show.
- Ställ in tiden som om det vore dåligt väder, och läs mejlet som gästerna får.
- Titta på rapporterna och ladda ner dina bokningar.
Om ett system gör något av de här stegen svårt under en gratis provperiod blir det inte lättare när gästerna väl bokar.
Varningssignaler
- Priser som du inte kan räkna ut från webbplatsen, eller ett säljsamtal innan du får se ett pris.
- Ett långt avtal eller en startavgift innan du har tagit emot en enda bokning.
- Ingen incheckning i mobilen, eller en bokningssida som är klumpig i mobilen.
- Återbetalningar som du räknar ut för hand, eller avbokningar bara via mejl.
- Inget sätt att exportera dina bokningar om du slutar.
Så svarar TicketPa på frågorna
TicketPa är ett bokningssystem för företag som säljer tider. Så här svarar det på de tio frågorna, även där det inte räcker till:
| Fråga | TicketPa |
|---|---|
| Passar hur gästerna bokar | Tider med platser, biljetter per person, privata grupper, tillval och bokningsregler |
| Verklig kostnad | 199, 549 eller 1 099 kr i månaden, plus 2 %, 1 % eller 0,5 % på bokningar som betalas online, inget på bokningar som betalas på plats |
| Hur gästerna betalar | Online via ditt eget Stripe- eller PayPal-konto, på plats eller som gästen vill |
| Bokningssidan i mobilen | Byggd för mobilen först, utan app och utan konto för gästerna |
| Dubbelbokningar | Platserna hålls i kassan, och personal, lokaler och utrustning bokas aldrig dubbelt |
| Avbokningar och ändringar | Återbetalningar följer dina regler, gästerna avbokar eller flyttar från biljetten, inställt vid dåligt väder i ett steg |
| På dagen | QR-incheckning i mobilen, incheckning av en del av gruppen, drop-in-gäster, betalningar och no-shows |
| Åtkomst för teamet | Ägare, chefer och värdar, där värdarna bara ser själva dagen |
| Där du har din verksamhet | Alla valutor och tidszoner, bokningssida på 15 språk |
| Att börja och sluta | Månadspaket, 30 dagars gratis provperiod av Standard, CSV-export av bokningar, synk med Viator och GetYourGuide |
Se alla funktioner eller jämför paketen.
