Ett bokningssystem online fungerar i sju steg: du ställer in vad du säljer och när, systemet gör om det till lediga platser i realtid på en bokningssida, en gäst väljer tid och biljetter, systemet håller platserna medan gästen betalar, det skickar bekräftelsen och biljetten, och det håller en deltagarlista i realtid för dagen. När allt är inställt sköter varje steg sig självt.

Den här guiden följer en bokning genom alla sju steg, för företag som säljer platser på en bestämd tid: turer, kurser, workshops, båtturer, escape rooms, museer och besöksmål. Den visar vad som händer på din sida, vad gästen ser och vad systemet gör däremellan, även den del som hindrar två gäster från att ta samma plats. Vill du ha grunderna först, börja med Vad är ett bokningssystem?

De sju stegen i korthet

  1. Du ställer in vad du säljer: aktiviteter, biljettyper, priser och tillval.
  2. Lediga platser kommer från ett schema: tider, var och en med ett antal platser.
  3. Gästerna hittar din bokningssida från din webbplats, Google, Instagram eller ett meddelande.
  4. Gästen väljer, och systemet håller platserna medan gästen betalar.
  5. Betalning: online direkt, på plats eller via en betallänk.
  6. Bekräftelse, biljett och påminnelser skickas via mejl.
  7. På dagen: deltagarlistan, incheckning, drop-in-gäster och no-shows, och sedan rapporterna.

Resten av guiden tar dem ett i taget.

Steg 1: Du ställer in vad du säljer

Allt börjar med en aktivitet: ett namn, en beskrivning, hur länge den pågår och var den hålls. Sedan lägger du till vad gästerna kan köpa:

  • Biljettyper som vuxen, barn eller familj, var och en med ett pris och det antal platser den tar.
  • Ett pris för privata grupper, för gäster som vill ha hela tiden för sig själva.
  • Tillval som bilder, lunch eller hyra av utrustning, som gästerna väljer tillsammans med biljetterna.

Du ställer också in bokningsreglerna: hur nära starten en gäst fortfarande kan boka (sista bokningstid), hur långt fram gästerna kan boka och den minsta och största grupp som en bokning kan ha. Lägg till avbokningsregler och, om gästerna måste signera sådana, deltagarvillkor. För de flesta företag tar den första aktiviteten en timme och varje aktivitet efter det några minuter.

Steg 2: Lediga platser kommer från ett schema

Du skriver inte in varje datum. Du talar om för systemet när aktiviteten går, till exempel varje dag kl. 10:00 och 14:00, och hur många som får plats varje gång. Utifrån det skapar systemet tider: en starttid ett visst datum, med egen kapacitet, veckor eller månader framåt.

Varje tid håller räkningen. Sexton platser, sex bokade, tio kvar. Den siffran är de lediga platser som gästen ser, och den ändras i samma stund som någon bokar eller avbokar. Stängda datum tar bort hela dagar, och en enstaka extra tid lägger till en avgång utan att schemat ändras.

Bra system räknar mer än platser. Om två aktiviteter delar samma båt, tolv kajaker eller en instruktör räknar systemet dem också, så att en tid visar färre platser när utrustningen redan används av en annan bokning samtidigt. Det är det som stoppar en dubbelbokning innan den händer.

Steg 3: Gästerna hittar din bokningssida

Bokningssidan är en webbsida som systemet lägger upp åt dig, med ditt namn, din logga och dina aktiviteter. Gästerna når den via en bokningslänk eller en Boka nu-knapp, och du lägger länken där folk redan letar efter dig: på din webbplats, i din Google-företagsprofil, i Instagram-bion och i dina svar på WhatsApp. Gästerna installerar ingen app och skapar inget konto. Sidan öppnas i webbläsaren och fungerar i mobilen.

Tidpunkten spelar större roll än förr. Arivals undersökning om när resenärer bokar (december 2025) visade att var femte som bokade en tur under 2025 köpte den samma dag som upplevelsen, och deras enkät till arrangörer (januari 2026, mer än 5 000 arrangörer) visade att onlinebokningar stod för 60 % av alla bokningar av turer, aktiviteter och besöksmål. En sida som fungerar med några tryck i mobilen är hela poängen.

Marknadsplatser som Viator och GetYourGuide är en annan väg in. När systemet synkar med dem hamnar deras bokningar i samma kalender och tar platser från samma antal, så en marknadsplats kan inte sälja en tid som din egen sida redan har fyllt.

Steg 4: Gästen väljer, och systemet håller platserna

På bokningssidan ser gästen en kalender med de dagar som fortfarande har plats, väljer en dag, sedan en starttid och sedan biljetter och tillval. Sidan visar priset i din valuta och hur många platser som är kvar på den tiden. Sedan fyller gästen i namn, e-post och telefonnummer och det du behöver veta.

Nu kommer den del som de flesta aldrig ser. Så fort gästen går vidare till betalningen håller systemet gästens platser. Under de närmaste minuterna tillhör de platserna den gästen: ingen annan kan boka dem, och tidens räkning visar dem redan som tagna. Om två gäster försöker ta den sista platsen i samma sekund släpper systemet igenom den ena och säger till den andra att tiden är full. Om gästen stänger sidan utan att betala går tiden ut och platserna blir lediga igen. Vissa system mejlar gästen om en avbruten bokning så att gästen kan göra klart den senare.

Det är det här som gör att ett bokningssystem online kan köras tryggt vid sidan av bokningar per telefon, drop-in-gäster och marknadsplatser: varje kanal tar platser från ett och samma antal, enligt samma regel.

Steg 5: Betalning, direkt, på plats eller via länk

En bokning kan betalas på tre sätt, och ett bra system klarar alla tre.

  1. Online, vid bokningen. Gästen betalar med kort eller PayPal på bokningssidan. Pengarna går till ditt eget konto hos en betalleverantör som Stripe eller PayPal, som tar en kortavgift: enligt Stripes publicerade priser är den i Sverige 1,5 % plus 1,80 kr för vanliga europeiska kort. Vissa bokningssystem lägger på en egen procent ovanpå, och vår guide om vad ett bokningssystem kostar ställer dem bredvid varandra.
  2. På plats. Bokningen bekräftas direkt och gästen betalar på dagen, kontant, med kort eller med banköverföring. Systemet registrerar betalningen vid incheckningen. Det fungerar i alla länder och kostar ingen avgift till systemet.
  3. Via betallänk. För en bokning som har tagits emot per telefon eller mejl skickar teamet en länk som gästen betalar via, oftast med en påminnelse om den fortfarande är öppen.

Hur det än betalas visar bokningens status för alla var den står: hållen, väntar på betalning, bekräftad, incheckad eller avbokad. Återbetalningar följer de avbokningsregler som du ställde in i steg 1, så en gäst som avbokar inom fristen får tillbaka rätt belopp utan att någon behöver räkna ut det för hand. Vår guide om onlinebetalningar för turer och aktiviteter går igenom valen i detalj.

Steg 6: Bekräftelse, biljett och påminnelser

I samma stund som en bokning bekräftas får gästen ett bekräftelsemejl med en QR-biljett: vad gästen har bokat, när, vart gästen ska gå, vad gästen har betalat och vad som återstår. Det är direkt bekräftelse, och det är därför gäster som bokar online slutar ringa för att dubbelkolla.

Systemet sköter sedan uppföljningen själv:

  • Ett påminnelsemejl före start, med tiden, platsen och vad gästen ska ta med.
  • Ett mejl när något ändras, till exempel en ny tid eller en inställd tid.
  • Ett sätt för gästen att avboka eller flytta bokningen från biljetten, inom den avbokningsfrist som du har bestämt.
  • En recensionsförfrågan några timmar efter besöket.

Påminnelser är det enskilt största skälet till att no-shows minskar när ett företag börjar ta emot bokningar online. Vår guide om hur du minskar no-shows går igenom resten.

Steg 7: På dagen, och efteråt

På dagen blir systemet en deltagarlista för varje tid: vilka som kommer, hur många, vilka som har betalat och vilka som har signerat deltagarvillkoren. Ditt team checkar in gästerna genom att skanna QR-koden med mobilkameran eller skriva in bokningskoden, för en hel grupp eller en del av den. Den som kommer utan bokning läggs till som drop-in-gäst. Den som inte kommer markeras som no-show, för hand eller automatiskt när tiden är slut.

Efteråt är varje bokning en post i systemet: rapporterna visar bokningar, gäster, intäkter och sålda platser per aktivitet, datum och kanal, och en CSV-export lägger samma rader i ett kalkylark. Guiden om biljettsystem online går djupare in på biljetter, tidsbestämd entré och incheckning.

Det här händer bakom kulisserna

Några saker som systemet gör och som du aldrig behöver tänka på:

  • Räkning med lås. Varje ändring av platserna på en tid görs en i taget, så två bokningar kan aldrig båda se ”en plats kvar” och båda ta den.
  • Ett antal för alla kanaler. Din sida, teamet som lägger in en bokning, drop-in-gäster och bokningar från marknadsplatser tar alla från samma siffra.
  • Lokal tid. Tiderna sparas i aktivitetens tidszon, så en tur kl. 10:00 är kl. 10:00 oavsett vilken enhet gästen bokar från, och klockbyten flyttar den inte.
  • Pengar som går ihop. Vad gästen har betalat, vad som har återbetalats och vad som återstår sparas per bokning, så att rapporterna stämmer med ditt bankkonto.

Det här gör ett bokningssystem online inte

Det tar emot bokningar, men det skaffar dem inte. Gästerna måste fortfarande hitta din sida, så länkarna i steg 3 och en Google-företagsprofil spelar roll. Det är inte heller ett biljettsystem för evenemang med platskarta, ett program för resor över flera dagar med hotell och transfer eller ett bokföringsprogram. Behöver ditt företag något sådant förklarar vår guide om hur du väljer bokningssystem skillnaderna.

Så gör TicketPa

TicketPa är ett bokningssystem för företag som säljer tider, och det följer de sju stegen ovan. Du lägger upp aktiviteter med biljetter, grupper och tillval, scheman fyller kalendern upp till fyra månader framåt, och bokningssidan fungerar på 15 språk utan app eller konto. Platserna hålls medan en gäst betalar, och personal, utrustning och lokaler räknas för alla aktiviteter, så inget bokas dubbelt. Gästerna betalar online med kort eller PayPal till ditt eget konto, eller betalar på plats utan avgift. De får en QR-biljett, en påminnelse och mejl när något ändras, och ditt team sköter dagen från mobilen: deltagarlistor, incheckning, drop-in-gäster, no-shows och betalningar på plats, med rapporter och CSV-export efteråt. Paketen börjar på 199 kr i månaden. På prissidan finns detaljerna, och på funktionssidan finns varje steg.