Ett bokningssystem är ett program där kunderna ser vad som är ledigt, bokar en tid och betalar online, medan företaget har koll på tider, platser, betalningar och kunder på ett ställe. Det ersätter almanackan, inkorgen och kalkylarket. Bokningssystem, bokningssystem online, bokningsprogram och reservationssystem är olika namn på samma sak.

Den här guiden förklarar hur ett bokningssystem online fungerar, vilka typer av bokningssystem som finns, vilka funktioner du kan räkna med och vad det brukar kosta. Den är skriven för små företag som är nya med bokningssystem, till exempel turarrangörer, matlagningsskolor, workshopstudior och escape rooms.

Vad är ett bokningssystem?

Ett bokningssystem är ett verktyg som tar emot bokningar åt dig. Det visar kunderna bara de tider och platser som fortfarande är lediga, tar emot deras uppgifter och ofta deras betalning, bekräftar bokningen direkt och håller en enda uppdaterad lista över vilka som kommer. Företaget ställer in reglerna en gång: vad det säljer, när, för hur många och till vilket pris.

De flesta bokningssystem i dag körs online, som en webbplats eller en webbapp. Kunderna bokar på en bokningssida, och företaget använder samma system i mobilen eller datorn för att se och ändra bokningar.

Så fungerar ett bokningssystem online

Du ställer in vad du säljer, när det går och hur många platser varje tid har. Kunderna öppnar din bokningssida, väljer en tid och betalar, och systemet håller platserna medan de betalar, så att ingen annan kan ta dem. Sedan skickar det bekräftelsen, biljetten och en påminnelse, och på dagen checkar du in gästerna från en och samma lista. Vår guide Hur fungerar ett bokningssystem online? följer en bokning genom varje steg.

Bokningssystem, bokningsprogram eller reservationssystem?

Namnen lutar åt lite olika håll:

  • Bokningssystem är det vanligaste ordet i produktnamn och recensioner. Bokningsprogram betyder samma sak men används mer sällan.
  • Bokningssystem online lägger fokus på att kunderna bokar online, via en bokningssida.
  • Reservationssystem är vanligare för hotell, restauranger och resor.
  • Tidsbokningssystem betyder oftast bokning av möten, där varje kund bokar tid hos en person.

De vanligaste typerna av bokningssystem

Ett bokningssystem är byggt efter hur ett företag säljer sin tid. Att välja fel typ är det vanligaste misstaget, så börja här.

Typ Vad kunderna bokar Typiska företag
Tidsbokning Tid hos en person, när kunden vill Frisörer, terapeuter, konsulter, privatlärare
Bokning av tider och aktiviteter En plats på en starttid, tillsammans med andra Turer, kurser, workshops, escape rooms, provningar
Uthyrning En sak under en viss tid Uthyrning av cyklar, kajaker, båtar och utrustning
Boende Nätter i ett rum eller ett hus Hotell, vandrarhem, semesterboenden
Restaurangbokning Ett bord vid en viss tid Restauranger, barer, kaféer
Evenemangsbiljetter En biljett, ofta till en viss plats, för ett enstaka evenemang Konserter, teater, konferenser

Skillnaden spelar roll. Tidsbokningssystem är byggda kring en persons kalender, så de får problem när tolv gäster delar samma starttid. Biljettsystem för evenemang är byggda för enstaka datum och platskartor, så de får problem med en tur som går varje dag. Bokningssystem för tider är byggda för just det: samma aktivitet, på bestämda tider, med ett antal platser varje gång. Vår guide om biljettsystem online visar hur biljettförsäljning fungerar för tider.

TicketPa är ett bokningssystem för tider, för turer, kurser, workshops, escape rooms, båtturer och provningar.

Det här gör ett bokningssystem för ett litet företag

  • Tar emot bokningar medan du sover. Kunderna bokar kl. 23 en söndag utan att vänta på svar.
  • Stoppar dubbelbokningar. Systemet räknar platserna på varje tid och säljer aldrig fler.
  • Ser till att du får betalt. Kunderna betalar online när de bokar, eller så visar systemet vad som återstår att ta betalt för på dagen.
  • Minskar no-shows. Automatiska påminnelser och betalning vid bokning ger färre tomma platser. Vår guide om att minska no-shows visar vilka inställningar som hjälper mest.
  • Sparar administration. Du slipper kopiera bokningar från meddelanden till ett kalkylark och räkna ut återbetalningar för hand.
  • Visar hur det går för företaget. Rapporterna gör bokningarna till siffror du kan agera på, till exempel dina mest bokade tider och din bäst säljande aktivitet.

Vår guide om fördelarna med ett bokningssystem online går igenom tio av dem, med nackdelarna och hur du hanterar dem.

Funktioner du kan räkna med i ett bokningssystem

De flesta bokningssystem för företag som säljer tider har:

  • En bokningssida med lediga platser i realtid, som fungerar bra i mobilen.
  • En kalender med lediga platser där du ställer in scheman, ändrar kapaciteten och stänger datum.
  • Biljettyper och tillval, som biljetter för vuxna och barn, privata grupper och tillval som kostar extra.
  • Betalningar, online med kort och på plats, med återbetalningar.
  • Automatiska mejl: bekräftelser med biljett, påminnelser och meddelanden om ändringar.
  • Avbokningsregler som bestämmer återbetalningar automatiskt.
  • En deltagarlista och incheckning för varje tid, helst med QR-biljetter som du skannar med mobilen.
  • Åtkomst för teamet, med olika behörigheter för ägare, chefer och personal.
  • Rapporter och export av bokningar och pengar.
  • Ett sätt att komma in på din webbplats, till exempel en Boka nu-knapp.

Större system har också channel managers som kopplar till bokningsplattformar (OTA), presentkort, återförsäljare och bokningssidor på flera språk. Vår guide om hur du väljer bokningssystem har tio frågor som skiljer det du behöver från det som är trevligt att ha.

Behöver du ett bokningssystem?

Det gör du troligen om två eller fler av de här punkterna låter bekanta:

  • Du svarar på samma ”finns det plats på lördag?” flera gånger om dagen.
  • Du har dubbelbokat en tid eller nekat gäster av misstag.
  • Du jagar betalningar eller glömmer vem som har betalat.
  • Gäster bokar och kommer sedan inte.
  • Ditt team behöver din mobil eller ditt kalkylark för att veta vem som kommer.
  • Du kan inte säga vilken aktivitet eller vilken dag som drar in mest.

Om du tar emot en handfull bokningar i månaden kan en delad kalender och en betallänk räcka. När bokningarna kommer varje dag brukar ett bokningssystem betala sig bara genom tiden du sparar.

Vad kostar ett bokningssystem?

Bokningssystem prissätts oftast på ett av fyra sätt: ett månadsabonnemang, en avgift per bokning, en avgift som dina kunder betalar eller en blandning av abonnemang och en mindre bokningsavgift. Paket för små företag börjar ofta på mellan 10 och 50 € i månaden, och kortavgifter tas ut ovanpå av betalleverantören. Vår guide om vad ett bokningssystem kostar jämför modellerna med verkliga exempel.

TicketPa kostar till exempel från 199 kr i månaden, plus en liten avgift bara på bokningar som betalas online. Bokningar som betalas på plats har ingen avgift. Se priser.

Så passar TicketPa in

TicketPa är ett bokningssystem online för små företag som säljer tider. Du får en egen bokningssida, scheman som fyller kalendern månader framåt, biljetter, privata grupper och tillval, betalningar online eller på plats, QR-biljetter och påminnelser, ändringar som gästerna gör själva, incheckning i mobilen och rapporter, allt i webbläsaren. Se alla funktioner, eller börja med sidan för din typ av aktivitet på startsidan.