Medewerkers zijn de mensen die je activiteiten begeleiden, zoals iemand die kajaktochten leidt, een docent pottenbakken of een spelleider in een escape room. Geef aan wie ze zijn en welke activiteiten ze begeleiden. Zodra iemand een tijdslot boekt, plant TicketPa medewerkers in die beschikbaar zijn. Niemand wordt op twee tijdsloten tegelijk gezet. Medewerkers zijn optioneel.

Je abonnement bepaalt hoeveel medewerkers je kunt hebben: 3 met het Basic-abonnement, 20 met het Standard-abonnement en onbeperkt met het Pro-abonnement. Afspraken bij je medewerkers werken met elk abonnement. Medewerkers op tijdsloten inplannen kan met het Standard-abonnement en het Pro-abonnement.

Een teamlid aanzetten

  1. Ga naar Medewerkers in de zijbalk.
  2. Zet onder Je team de schakelaar Kan activiteiten begeleiden naast de naam aan.

Deze persoon kan eerst elke activiteit begeleiden. Kies Activiteiten kiezen naast de naam om dat te wijzigen. Kies Alleen deze, vink de activiteiten aan en kies Opslaan.

Teamleden die activiteiten begeleiden, zien Van mij en Alle boven de tijdsloten van vandaag op hun dashboard. Zo kunnen ze alleen hun eigen tijdsloten bekijken. Iemand die nog niet bij het team hoort, moet eerst worden uitgenodigd. Zie Teamleden uitnodigen.

Iemand zonder login toevoegen

Voor freelancers of seizoensmedewerkers die TicketPa niet zelf gebruiken:

  1. Kies onder Mensen zonder login voor Medewerker toevoegen.
  2. Vul de Naam in.
  3. Kies Alle activiteiten, of kies Alleen deze en vink de activiteiten aan die deze persoon kan begeleiden.
  4. Kies Medewerker toevoegen.

TicketPa kan deze persoon op tijdsloten inplannen, maar de persoon kan die niet zelf in TicketPa zien.

Afspraken

Bij een activiteit die op een vrij moment bij je medewerkers wordt geboekt, boekt elke afspraak één medewerker die deze activiteit geeft. Op het tabblad Medewerkers staat dan Gasten kiezen bij wie ze boeken in plaats van de aantallen hieronder. Zie Afspraken instellen.

Instellen hoeveel medewerkers een activiteit nodig heeft

Dit kan met het Standard-abonnement en het Pro-abonnement. Met het Basic-abonnement staan de aantallen achter een slotje.

  1. Ga naar Activiteiten, open de activiteit en kies het tabblad Medewerkers.
  2. Vul Medewerkers per tijdslot in. Gebruik 0 als niemand de activiteit hoeft te begeleiden.
  3. Vul voor grotere groepen bij Eén medewerker per (optioneel) een aantal gasten in. Met 8 krijgt een tijdslot met 12 gasten 2 medewerkers. Laat dit leeg om het aantal hierboven te houden.
  4. Kies Opslaan.

Het tabblad toont ook wie de activiteit kan begeleiden. Komende geboekte tijdsloten krijgen meteen hun medewerkers. Zijn er niet genoeg medewerkers beschikbaar, dan zegt TicketPa hoeveel geboekte tijdsloten medewerkers tekortkomen.

Wanneer medewerkers op tijdsloten worden ingepland

  • Een tijdslot krijgt medewerkers als iemand boekt, niet eerder. Een lange planning houdt je team dus niet onnodig bezet.
  • TicketPa kiest medewerkers die de activiteit begeleiden en tijdens het hele tijdslot beschikbaar zijn, in de volgorde waarin je ze hebt toegevoegd.
  • Het kiest nooit iemand die afwezig is of buiten de eigen werktijden zit, als die zijn ingesteld. Zie Openingstijden, werktijden en afwezigheid instellen.
  • Als alle boekingen van het tijdslot zijn geannuleerd, worden de medewerkers er weer afgehaald.

Zien en wijzigen wie een tijdslot begeleidt

  • Een geboekt tijdslot met te weinig medewerkers toont Medewerker nodig in de Kalender en op het Dashboard. Daar zien eigenaren en managers ook de geboekte tijdsloten van de komende twee weken die medewerkers nodig hebben.
  • De gastenlijst van het tijdslot toont de Medewerkers, of Nog niemand, met het aantal dat ontbreekt.

Zo kies je zelf medewerkers:

  1. Open de gastenlijst van het tijdslot vanuit de Kalender of je dashboard.
  2. Kies naast Medewerkers voor Wijzigen.
  3. Vink aan wie het begeleidt. Wie dan op een ander tijdslot staat, toont Bezet. Wie afwezig is of buiten de eigen werktijden zit, toont Afwezig of buiten werktijden. Wie de activiteit gewoonlijk niet begeleidt, krijgt ook een aanduiding. Je kunt iemand die afwezig is toch kiezen. TicketPa herinnert je eraan het even af te stemmen.
  4. Kies Opslaan.

Medewerkers die je zelf kiest, blijven ingepland, wat er ook met de boekingen gebeurt. Alleen eigenaren en managers kunnen medewerkers wijzigen. Begeleiders zien wie het tijdslot begeleidt.

Werktijden en afwezigheid

Kies Werktijden naast de naam om iemand eigen werktijden te geven of afwezigheid toe te voegen. Werktijden en komende afwezigheid staan onder de naam. Zie Openingstijden, werktijden en afwezigheid instellen.

Iemand als medewerker verwijderen

Zet Kan activiteiten begeleiden naast een teamlid uit. Kies bij iemand zonder login de prullenbak en daarna Verwijderen. De persoon wordt van komende tijdsloten gehaald en TicketPa zoekt andere beschikbare medewerkers. Is niemand beschikbaar, dan zegt TicketPa hoeveel geboekte tijdsloten nu medewerkers tekortkomen. Bij afgelopen tijdsloten blijft staan wie ze begeleidde.