Un logiciel de réservation est un outil qui permet à vos clients de voir ce qui est disponible, de réserver un horaire et de payer en ligne, pendant que l'entreprise gère ses horaires, ses places, ses paiements et ses clients au même endroit. Il remplace l'agenda papier, la boîte mail et le tableur. Logiciel de réservation, système de réservation en ligne et outil de réservation désignent la même chose.

Ce guide explique comment fonctionne un système de réservation en ligne, les principaux types de logiciels de réservation, les fonctionnalités à attendre et leur prix habituel. Il s'adresse aux petites entreprises qui découvrent les logiciels de réservation, comme les organisateurs de visites, les écoles de cuisine, les ateliers créatifs et les escape games.

Qu'est-ce qu'un logiciel de réservation ?

Un logiciel de réservation est un outil qui prend les réservations à votre place. Il ne montre aux clients que les horaires et les places encore libres, recueille leurs coordonnées et souvent leur paiement, confirme la réservation tout de suite et tient une liste à jour des personnes attendues. L'entreprise fixe les règles une seule fois : ce qu'elle vend, quand, pour combien de personnes et à quel prix.

Aujourd'hui, la plupart des logiciels de réservation fonctionnent en ligne, sous forme de site ou d'application web. Les clients réservent sur une page de réservation, et l'entreprise utilise le même système sur un téléphone ou un ordinateur pour voir et modifier les réservations.

Comment fonctionne un système de réservation en ligne

Vous définissez ce que vous vendez, quand l'activité a lieu et combien de places compte chaque horaire. Vos clients ouvrent votre page de réservation, choisissent un horaire et paient, et le système bloque leurs places pendant le paiement, pour que personne d'autre ne les prenne. Il envoie ensuite la confirmation, le billet et un rappel, et le jour J, vous enregistrez les clients depuis une seule liste. Notre guide Comment fonctionne un système de réservation en ligne ? suit une réservation à chaque étape.

Logiciel de réservation, système de réservation ou outil de réservation ?

Chaque terme a une nuance un peu différente :

  • Logiciel de réservation est le terme le plus courant dans les noms de produits et les avis.
  • Système de réservation en ligne met l'accent sur les clients qui réservent en ligne, via une page de réservation.
  • Système de réservation tout court est plus courant dans l'hôtellerie, la restauration et le voyage, et chez les organisateurs de visites en Amérique du Nord.
  • Logiciel de prise de rendez-vous désigne en général la réservation de rendez-vous, où chaque client réserve du temps avec une seule personne.

Les principaux types de logiciels de réservation

Un logiciel de réservation est conçu autour de la façon dont une entreprise vend son temps. Choisir le mauvais type est l'erreur la plus fréquente, alors commencez par là.

Type Ce que les clients réservent Entreprises types
Prise de rendez-vous Du temps avec une personne, à l'heure de leur choix Coiffeurs, thérapeutes, consultants, professeurs particuliers
Réservation de créneaux ou d'activités Une place à un horaire de départ, partagé avec d'autres Visites, cours, ateliers, escape games, dégustations
Réservation de location Un objet pour une durée donnée Location de vélos, de kayaks, de bateaux et de matériel
Réservation d'hébergement Des nuits dans une chambre ou un logement Hôtels, chambres d'hôtes, locations de vacances
Réservation de restaurant Une table à une heure donnée Restaurants, bars, cafés
Billetterie événementielle Un billet, souvent une place assise, pour un événement ponctuel Concerts, théâtre, conférences

La différence compte. Un logiciel de prise de rendez-vous est conçu autour de l'agenda d'une personne, il a donc du mal quand douze clients partagent le même horaire de départ. Une billetterie événementielle est faite pour des dates ponctuelles et des plans de salle, elle a donc du mal avec une visite qui a lieu tous les jours. Un logiciel de réservation de créneaux est conçu pour exactement ce cas : la même activité, à des horaires fixes, avec un nombre de places à chaque fois. Notre guide de la billetterie en ligne montre comment fonctionne la billetterie par créneaux.

TicketPa est un logiciel de réservation de créneaux, pour les visites guidées, les cours, les ateliers, les escape games, les balades en bateau et les dégustations.

Ce qu'un logiciel de réservation apporte à une petite entreprise

  • Il prend des réservations pendant que vous dormez. Vos clients réservent à 23 h un dimanche, sans attendre de réponse.
  • Il évite les doubles réservations. Le système compte les places de chaque horaire et n'en vend jamais plus.
  • Il encaisse pour vous. Vos clients paient en ligne en réservant, ou le système note ce qu'il reste à encaisser le jour même.
  • Il réduit les no-shows. Les rappels automatiques et le paiement à la réservation laissent moins de places vides. Notre guide pour réduire les no-shows montre les réglages les plus utiles.
  • Il vous fait gagner du temps. Plus besoin de recopier les réservations de vos messages dans un tableur, ni de calculer les remboursements à la main.
  • Il montre comment se porte votre activité. Les rapports transforment les réservations en chiffres utiles, comme vos horaires les plus demandés et votre activité qui se vend le mieux.

Notre guide sur les avantages d'un logiciel de réservation en ligne en détaille dix, avec les inconvénients et comment y répondre.

Les fonctionnalités à attendre d'un logiciel de réservation

La plupart des systèmes de réservation pour les entreprises qui vendent des créneaux comprennent :

  • Une page de réservation avec les disponibilités en temps réel, qui fonctionne bien sur téléphone.
  • Un calendrier des disponibilités où vous définissez vos plannings, modifiez la capacité et fermez des dates.
  • Des types de billets et des options, comme des billets adulte et enfant, des groupes privés et des extras payants.
  • Les paiements, en ligne par carte et sur place, avec les remboursements.
  • Des e-mails automatiques : confirmations avec billet, rappels et avis de modification.
  • Des conditions d'annulation qui calculent les remboursements automatiquement.
  • Une liste de clients et le check-in pour chaque horaire, idéalement avec des billets QR que vous scannez avec un téléphone.
  • Des accès pour l'équipe, avec des droits différents pour les propriétaires, les managers et le personnel.
  • Des rapports et des exports des réservations et du chiffre d'affaires.
  • Un moyen de l'ajouter à votre site web, comme un bouton Réserver.

Les systèmes plus importants ajoutent des channel managers connectés aux plateformes de réservation (OTA), des bons cadeaux, des revendeurs et des pages de réservation en plusieurs langues. Notre guide pour choisir un logiciel de réservation propose dix questions pour séparer l'indispensable du simple confort.

Avez-vous besoin d'un logiciel de réservation ?

C'est probablement le cas si au moins deux de ces situations vous parlent :

  • Vous répondez plusieurs fois par jour au même message "il reste de la place samedi ?".
  • Vous avez déjà eu une double réservation sur un horaire, ou refusé des clients par erreur.
  • Vous relancez des paiements, ou vous oubliez qui a payé.
  • Des clients réservent puis ne viennent pas.
  • Votre équipe a besoin de votre téléphone ou de votre tableur pour savoir qui vient.
  • Vous ne savez pas quelle activité ou quel jour rapporte le plus.

Si vous prenez quelques réservations par mois, un agenda partagé et un lien de paiement peuvent suffire. Dès que les réservations arrivent tous les jours, un logiciel de réservation se rembourse en général rien qu'avec le temps gagné.

Combien coûte un logiciel de réservation ?

Un logiciel de réservation est en général facturé de l'une de ces quatre façons : un abonnement mensuel, une commission par réservation, des frais facturés à vos clients, ou un abonnement plus une petite commission. Les formules pour petites entreprises commencent souvent entre 10 et 50 € par mois, et les frais de carte du prestataire de paiement s'ajoutent. Notre guide sur le prix d'un logiciel de réservation compare les modèles avec des exemples réels.

TicketPa, par exemple, coûte à partir de 19 € par mois, plus une petite commission uniquement sur les réservations payées en ligne. Les réservations payées sur place sont sans commission. Voir les tarifs.

La place de TicketPa

TicketPa est un logiciel de réservation en ligne pour les petites entreprises qui vendent des créneaux. Vous avez votre propre page de réservation, des plannings qui remplissent votre calendrier des mois à l'avance, des billets, des groupes privés et des options, le paiement en ligne ou sur place, des billets QR et des rappels, des modifications faites par les clients eux-mêmes, le check-in mobile et des rapports, le tout dans le navigateur. Découvrez toutes les fonctionnalités, ou commencez par la page de votre type d'activité depuis la page d'accueil.