Pour choisir un logiciel de réservation, partez de la façon dont vos clients réservent : du temps avec une personne, à l'heure de leur choix, ou une place à un horaire de départ que vous fixez. Comparez ensuite deux ou trois systèmes sur leur coût pendant un mois normal, la façon dont vos clients paient, le fonctionnement des annulations et la façon dont votre équipe gère la journée. Testez chacun avec une vraie activité avant de vous inscrire.
Ce guide vous donne dix questions à poser, une grille pour comparer votre sélection et une méthode pour tester un logiciel de réservation en un après-midi. Il s'adresse aux petites entreprises qui vendent des créneaux, comme les visites, cours, ateliers, escape games, balades en bateau et dégustations.
Commencez par la façon dont vous vendez votre temps
Un logiciel de réservation est conçu autour d'une façon de réserver, et le mauvais type crée des problèmes qu'aucun réglage ne peut corriger.
- Des places à un horaire de départ que vous fixez, partagées par de nombreux clients : un logiciel de réservation de créneaux ou d'activités. C'est le cas des visites, cours, ateliers, escape games et dégustations.
- Du temps avec une personne, à l'heure choisie par le client : un logiciel de prise de rendez-vous, pour les coiffeurs, thérapeutes et professeurs particuliers.
- Un objet pour une durée donnée : un logiciel de réservation de location, pour la location de vélos, de kayaks et de matériel.
- Une place pour un événement ponctuel : un logiciel de billetterie événementielle.
Si votre entreprise mélange plusieurs types, repérez celui qui vous rapporte le plus et commencez par lui. Notre guide qu'est-ce qu'un logiciel de réservation détaille ces types.
10 questions à poser avant de choisir un logiciel de réservation
1. Correspond-il à la façon dont mes clients réservent ?
Configurez votre activité la plus demandée dans le système, exactement comme vous la vendez. Vérifiez qu'il gère :
- le nombre de places sur chaque créneau
- vos types de billets, comme adulte, enfant et famille
- les groupes privés qui réservent tout un créneau
- les extras payants, comme le déjeuner, les photos ou le matériel
- vos règles de réservation, comme le délai minimum avant le début
Si vous devez bricoler pour votre activité phare, continuez à chercher.
2. Combien va-t-il vraiment coûter sur un mois normal ?
Les prix affichés cachent le coût réel. Un logiciel de réservation est facturé sous forme d'abonnement mensuel, de commission par réservation, de frais payés par vos clients, ou d'un mélange. Calculez le total sur un mois normal : l'abonnement, plus la commission éventuelle, plus les frais de carte, avec votre vrai nombre de réservations et votre vrai prix moyen. Notre guide sur le prix d'un logiciel de réservation montre comment faire, exemples à l'appui.
3. Comment mes clients paient-ils, et quand est-ce que je reçois l'argent ?
Vérifiez que vos clients peuvent payer comme on s'y attend sur votre marché : en ligne par carte en réservant, sur place, ou au choix. Demandez où arrivent les paiements en ligne. Avec certains systèmes, l'argent arrive sur votre propre compte de paiement. Avec d'autres, le système l'encaisse et vous le reverse plus tard. Demandez quels frais de carte s'appliquent, et si les remboursements sont gratuits.
4. À quoi ressemble la page de réservation sur un téléphone ?
La plupart des clients réservent sur un téléphone, souvent pressés. Réservez votre propre activité sur votre téléphone, depuis le lien qu'utiliserait un client. Comptez les étapes, vérifiez que les horaires complets sont masqués, et regardez si la page demande un compte ou une application. Chaque étape en plus vous fait perdre des clients.
5. Évite-t-il les doubles réservations ?
Demandez comment le système bloque les places pendant qu'un client finalise sa réservation, pour que deux personnes ne puissent pas acheter la dernière place au même moment. Si vos activités partagent des hôtes, des guides, des salles ou du matériel, demandez si le système les suit aussi, pour qu'un hôte ne soit jamais réservé sur deux créneaux en même temps.
6. Comment gère-t-il les annulations et les modifications ?
Saisissez vos conditions d'annulation dans le système et annulez une réservation test. Vérifiez que le remboursement suit votre règle sans que vous fassiez le calcul, que vos clients peuvent annuler ou déplacer leur réservation depuis leur billet, et que vous pouvez annuler tout un créneau pour cause de mauvais temps et prévenir chaque client d'un seul coup par e-mail. Notre guide des conditions d'annulation propose des modèles pour vos tests.
7. Que se passe-t-il le jour J ?
Ouvrez la liste des clients d'un créneau sur votre téléphone. Votre équipe peut-elle scanner les billets, enregistrer une partie d'un groupe, ajouter un client sans réservation, encaisser un paiement et marquer un no-show ? C'est le jour J qu'un système de réservation prouve sa valeur, alors testez-le debout, pas à votre bureau.
8. Mon équipe peut-elle l'utiliser avec les bons accès ?
Invitez un membre de votre équipe. Les propriétaires ont besoin de tout, les managers des réservations et des plannings, et les hôtes du jour de leurs listes de clients, en général sans vos rapports ni vos réglages de paiement. Vérifiez que les niveaux d'accès correspondent au fonctionnement de votre équipe, et ce que coûte chaque membre supplémentaire.
9. Fonctionne-t-il là où je travaille ?
Vérifiez que les prix s'affichent dans votre devise, que les horaires suivent votre fuseau horaire lors des changements d'heure, et que vos clients peuvent saisir un numéro de téléphone international. Si vous avez besoin d'une page de réservation dans une autre langue, ou d'un moyen de paiement courant dans votre pays, vérifiez-le aussi.
10. Est-il facile de démarrer, et de partir ?
Demandez combien de temps prend la configuration, s'il y a un engagement ou des frais de mise en place, et comment récupérer vos données si vous partez. Un système que vous configurez en un après-midi, avec une formule mensuelle et un export CSV de vos réservations, est facile à essayer et facile à quitter.
Et les plateformes de réservation (OTA) et les channel managers ?
Si vous vendez sur des plateformes de réservation (OTA) comme Viator ou GetYourGuide, demandez si le système s'y connecte. Certains logiciels de réservation incluent un channel manager qui échange automatiquement les réservations avec les OTA, en général dans les formules supérieures ou contre un supplément. D'autres vous laissent garder des places de côté pour les clients des OTA et saisir leurs réservations à la main.
Un channel manager compte surtout quand une grande part de vos réservations vient des OTA. Si la plupart de vos clients réservent en direct, un système plus simple peut mieux vous convenir. Notre guide commission OTA ou réservations directes montre comment gérer les deux.
Une grille pour comparer votre sélection
Copiez ce tableau et remplissez une colonne pour chaque système que vous testez :
| Ce qu'il faut vérifier | Système A | Système B | Système C |
|---|---|---|---|
| Conçu pour des créneaux avec un nombre de places par horaire | |||
| Types de billets, groupes privés et extras payants | |||
| Coût total sur un mois normal | |||
| Paiement en ligne et paiement sur place | |||
| Nombre d'étapes de la page de réservation sur téléphone | |||
| Blocage des places au paiement, suivi des hôtes et du matériel | |||
| Remboursements selon vos conditions d'annulation | |||
| Annulation ou déplacement de la réservation par le client | |||
| Annulation météo de tout un créneau | |||
| Check-in QR, clients sans réservation et no-shows sur téléphone | |||
| Rôles de l'équipe et coût des membres supplémentaires | |||
| Devise, fuseau horaire et numéros de téléphone | |||
| Connexion aux OTA, si vous en avez besoin | |||
| Engagement, frais de mise en place et export des données |
Comment tester un logiciel de réservation en un après-midi
- Configurez une vraie activité, avec son planning, ses billets, ses extras et ses conditions d'annulation.
- Réservez-la sur votre téléphone depuis le lien de la page de réservation, en payant comme le ferait un client.
- Ouvrez les e-mails que reçoit un client : la confirmation, le billet et le rappel.
- Annulez et déplacez la réservation côté client, et vérifiez le remboursement.
- Gérez la journée : ouvrez la liste des clients, scannez le billet, ajoutez un client sans réservation et marquez un no-show.
- Annulez le créneau comme pour cause de mauvais temps, et lisez l'e-mail que reçoivent les clients.
- Consultez les rapports et téléchargez vos réservations.
Si un système rend l'une de ces étapes difficile pendant l'essai gratuit, ce ne sera pas plus simple une fois que les clients réserveront.
Les signaux d'alerte
- Des tarifs impossibles à comprendre sur le site web, ou un appel commercial avant de voir un prix.
- Un engagement long ou des frais de mise en place avant même votre première réservation.
- Pas de check-in mobile, ou une page de réservation peu pratique sur téléphone.
- Des remboursements calculés à la main, ou des annulations uniquement par e-mail.
- Aucun moyen d'exporter vos réservations si vous partez.
Les réponses de TicketPa à ces questions
TicketPa est un logiciel de réservation pour les entreprises qui vendent des créneaux. Voici ses réponses aux dix questions, limites comprises :
| Question | TicketPa |
|---|---|
| Correspond à la façon dont les clients réservent | Créneaux avec un nombre de places, billets par personne, groupes privés, extras payants et règles de réservation |
| Coût réel | 19 €, 49 € ou 99 € par mois, plus 2 %, 1 % ou 0,5 % sur les réservations payées en ligne, rien sur les réservations payées sur place |
| Comment les clients paient | En ligne via votre propre compte Stripe ou PayPal, sur place, ou au choix |
| Page de réservation sur téléphone | Pensée d'abord pour le téléphone, sans application ni compte pour les clients |
| Doubles réservations | Les places sont bloquées pendant le paiement, et le personnel, les salles et les équipements ne sont jamais réservés deux fois |
| Annulations et modifications | Les remboursements suivent vos conditions, les clients annulent ou déplacent depuis leur billet, annulation météo en une étape |
| Le jour J | Check-in QR sur téléphone, check-in partiel, clients sans réservation, paiements et no-shows |
| Accès de l'équipe | Propriétaires, managers et hôtes, les hôtes étant limités à la journée elle-même |
| Là où vous travaillez | Toutes devises et tous fuseaux horaires, page de réservation en 15 langues |
| Démarrer et partir | Formules mensuelles, 30 jours d'essai gratuit de la formule Standard, export CSV des réservations, synchronisation avec Viator et GetYourGuide |
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