Wil je een reserveringssysteem kiezen, begin dan bij de manier waarop je gasten boeken: een afspraak met één persoon op een tijd die zij kiezen, of een plaats op een starttijd die jij bepaalt. Vergelijk daarna twee of drie systemen op wat ze in een gewone maand kosten, hoe gasten betalen, hoe annuleren werkt en hoe je team de dag zelf regelt. Test elk systeem met een echte activiteit voordat je een abonnement afsluit.
In deze gids vind je tien vragen om te stellen, een checklist om je shortlist te vergelijken en een manier om een reserveringssysteem in een paar uur te testen. De gids is geschreven voor kleine bedrijven die tijdsloten verkopen, zoals tours, cursussen, workshops, escape rooms, rondvaarten en proeverijen.
Begin bij hoe je je tijd verkoopt
Elk reserveringssysteem is gebouwd rond één manier van boeken. Kies je het verkeerde type, dan krijg je problemen die geen enkele instelling oplost.
- Plaatsen op een starttijd die jij bepaalt, gedeeld door veel gasten: een reserveringssysteem voor tijdsloten of activiteiten. Denk aan tours, cursussen, workshops, escape rooms en proeverijen.
- Tijd met één persoon, op een moment dat de klant kiest: software voor afspraken, voor kappers, therapeuten en bijlesdocenten.
- Iets wat je voor een bepaalde tijd verhuurt: verhuursoftware, voor fietsen, kajaks en materiaal.
- Een zitplaats bij een eenmalig evenement: software voor ticketverkoop bij evenementen.
Combineert je bedrijf deze vormen, kijk dan welke het meeste geld oplevert en begin daar. In onze gids over wat een reserveringssysteem is leggen we de soorten uitgebreider uit.
10 vragen om te stellen voordat je een reserveringssysteem kiest
1. Past het bij hoe mijn gasten boeken?
Zet je populairste activiteit in het systeem, precies zoals je die verkoopt. Kijk of het systeem dit aankan:
- het aantal plaatsen per tijdslot
- je tickettypes, zoals volwassene, kind en gezin
- privégroepen die een heel tijdslot boeken
- betaalde extra's, zoals lunch, foto's of materiaal
- je boekingsregels, zoals hoe kort voor de start gasten nog kunnen boeken
Heb je voor je best verkochte activiteit al noodoplossingen nodig, zoek dan verder.
2. Wat kost het echt in een gewone maand?
De prijs in grote letters verbergt de echte kosten. Reserveringssystemen rekenen met een maandabonnement, kosten per boeking, kosten die je gasten betalen, of een mix daarvan. Reken het totaal uit voor een gewone maand: het abonnement, plus eventuele kosten per boeking, plus transactiekosten, met je echte aantal boekingen en je echte gemiddelde prijs. Onze gids over de kosten van een reserveringssysteem laat met voorbeelden zien hoe je dat doet.
3. Hoe betalen gasten, en wanneer krijg ik het geld?
Kijk of gasten kunnen betalen zoals ze dat in jouw markt verwachten: online met hun kaart bij het boeken, bij aankomst, of naar keuze. Vraag waar onlinebetalingen terechtkomen. Bij sommige systemen komt het geld op je eigen betaalaccount; bij andere int het systeem het geld en betaalt het je later uit. Vraag welke transactiekosten gelden en of terugbetalingen gratis zijn.
4. Hoe ziet de boekingspagina eruit op een telefoon?
De meeste gasten boeken op hun telefoon, vaak snel tussendoor. Boek je eigen activiteit op je telefoon, via de link die een gast ook zou gebruiken. Tel de stappen, kijk of volle tijden verborgen zijn en of de pagina om een account of een app vraagt. Bij elke extra stap haken gasten af.
5. Voorkomt het dubbele boekingen?
Vraag hoe het systeem plaatsen vasthoudt terwijl een gast afrekent, zodat niet twee mensen op hetzelfde moment de laatste plaats kopen. Delen je activiteiten begeleiders, gidsen, ruimtes of materiaal? Vraag dan of het systeem die ook bijhoudt, zodat één begeleider nooit op twee tijdsloten tegelijk staat.
6. Hoe gaat het om met annuleringen en wijzigingen?
Stel je annuleringsvoorwaarden in het systeem in en annuleer een testboeking. Kijk of de terugbetaling je regel volgt zonder dat jij hoeft te rekenen, of gasten hun boeking zelf via hun ticket kunnen annuleren of verplaatsen, en of je bij slecht weer een heel tijdslot kunt annuleren en alle gasten in één keer kunt mailen. Onze gids over annuleringsvoorwaarden heeft voorbeeldteksten om mee te testen.
7. Wat gebeurt er op de dag zelf?
Open op je telefoon de gastenlijst van een tijdslot. Kan je team tickets scannen, een deel van een groep inchecken, een walk-in toevoegen, een betaling ontvangen en een no-show markeren? Op de dag zelf moet een reserveringssysteem zich bewijzen, dus test het staand, niet achter je bureau.
8. Kan mijn team ermee werken, met de juiste toegang?
Nodig een teamlid uit. Eigenaren hebben alles nodig, managers boekingen en planningen, en begeleiders op de dag zelf hun gastenlijsten, meestal zonder je rapporten of betaalinstellingen. Kijk of de toegangsniveaus passen bij hoe je team werkt, en wat elk extra teamlid kost.
9. Werkt het waar ik zaken doe?
Kijk of prijzen in je eigen valuta staan, of tijden je tijdzone volgen als de klok wordt verzet, en of gasten buitenlandse telefoonnummers kunnen invullen. Heb je de boekingspagina in een andere taal nodig, of een betaalmethode die in jouw land veel wordt gebruikt? Controleer dat dan ook.
10. Hoe moeilijk is het om te beginnen, en om weer weg te gaan?
Vraag hoe lang het instellen duurt, of er een contract of opstartkosten zijn, en hoe je je gegevens meeneemt als je weggaat. Een systeem dat je in een paar uur instelt, met een maandabonnement en een CSV-export van je boekingen, kun je makkelijk uitproberen en makkelijk weer opzeggen.
Hoe zit het met boekingsplatforms (OTA's) en channelmanagers?
Verkoop je via online reisbureaus zoals Viator of GetYourGuide, vraag dan of het systeem een koppeling met die platforms heeft. Sommige reserveringssystemen hebben een channelmanager die boekingen automatisch uitwisselt met boekingsplatforms, meestal in duurdere abonnementen of tegen betaling. Bij andere houd je zelf plaatsen apart voor gasten van boekingsplatforms en voer je hun boekingen met de hand in.
Een channelmanager is vooral belangrijk als een groot deel van je boekingen via boekingsplatforms binnenkomt. Boeken de meeste gasten rechtstreeks bij jou, dan past een eenvoudiger systeem misschien beter. Onze gids over commissie van boekingsplatforms of directe boekingen laat zien hoe je beide naast elkaar gebruikt.
Een checklist om je shortlist te vergelijken
Kopieer deze tabel en vul voor elk systeem dat je test een kolom in:
| Wat je controleert | Systeem A | Systeem B | Systeem C |
|---|---|---|---|
| Gemaakt voor tijdsloten met plaatsen per tijd | |||
| Tickettypes, privégroepen en betaalde extra's | |||
| Totale kosten in een gewone maand | |||
| Onlinebetaling en betalen bij aankomst | |||
| Stappen op de boekingspagina op een telefoon | |||
| Houdt plaatsen vast bij het afrekenen, telt begeleiders en materiaal mee | |||
| Terugbetalingen volgen je annuleringsvoorwaarden | |||
| Gasten annuleren of verplaatsen zelf hun boeking | |||
| Heel tijdslot annuleren bij slecht weer | |||
| QR-check-in, walk-ins en no-shows op een telefoon | |||
| Teamrollen en de kosten van extra teamleden | |||
| Valuta, tijdzone en telefoonnummers | |||
| Koppeling met boekingsplatforms, als je die nodig hebt | |||
| Contract, opstartkosten en export van je gegevens |
Een reserveringssysteem testen in een paar uur
- Zet één echte activiteit klaar, met de planning, tickets, extra's en annuleringsvoorwaarden.
- Boek die op je telefoon via de link naar de boekingspagina, en betaal zoals een gast dat zou doen.
- Open de e-mails die een gast krijgt: de bevestiging, het ticket en de herinnering.
- Annuleer en verplaats de boeking zoals een gast dat doet, en controleer de terugbetaling.
- Speel de dag zelf na: open de gastenlijst, scan het ticket, voeg een walk-in toe en markeer een no-show.
- Annuleer het tijdslot alsof er slecht weer is, en lees de e-mail die gasten krijgen.
- Bekijk de rapporten en download je boekingen.
Maakt een systeem een van deze stappen al lastig tijdens de gratis proefperiode, dan wordt het niet makkelijker zodra er echte gasten boeken.
Waarschuwingssignalen
- Prijzen die je niet kunt uitrekenen op basis van de website, of eerst een verkoopgesprek voordat je een prijs ziet.
- Een lang contract of opstartkosten voordat je ook maar één boeking hebt ontvangen.
- Geen inchecken met je telefoon, of een boekingspagina die onhandig werkt op een telefoon.
- Terugbetalingen die je zelf moet uitrekenen, of annuleren alleen per e-mail.
- Geen manier om je boekingen te exporteren als je weggaat.
Zo beantwoordt TicketPa deze vragen
TicketPa is een reserveringssysteem voor bedrijven die tijdsloten verkopen. Zo beantwoordt het de tien vragen, ook waar het tekortschiet:
| Vraag | TicketPa |
|---|---|
| Past bij hoe gasten boeken | Tijdsloten met plaatsen, tickets per persoon, privégroepen, betaalde extra's en boekingsregels |
| Echte kosten | € 19, € 49 of € 99 per maand, plus 2%, 1% of 0,5% op boekingen die online worden betaald; niets op boekingen met betalen bij aankomst |
| Hoe gasten betalen | Online via je eigen Stripe- of PayPal-account, bij aankomst, of naar keuze van de gast |
| Boekingspagina op een telefoon | Gemaakt voor de telefoon, zonder app en zonder account voor gasten |
| Dubbele boekingen | Plaatsen worden vastgehouden bij het afrekenen; medewerkers, ruimtes en materiaal worden nooit dubbel geboekt |
| Annuleringen en wijzigingen | Terugbetalingen volgen je voorwaarden; gasten annuleren of verplaatsen via hun ticket; annuleren bij slecht weer in één stap |
| Op de dag zelf | QR-check-in op een telefoon, een deel van een groep inchecken, walk-ins, betalingen en no-shows |
| Toegang voor je team | Eigenaren, managers en begeleiders; begeleiders zien alleen de dag zelf |
| Waar je zaken doet | Elke valuta en tijdzone; boekingspagina in 16 talen |
| Beginnen en weggaan | Maandabonnementen, een gratis proefperiode van 30 dagen met Standard, CSV-export van boekingen |
Bekijk alle functies of vergelijk de abonnementen.
