Annuleringsvoorwaarden voor tours en activiteiten: 4 voorbeelden en automatische terugbetalingen

Eerlijke annuleringsvoorwaarden voor tours en activiteiten laten gasten gratis annuleren tot 24 uur vóór de starttijd. Bij latere annuleringen en no-shows houd je de volledige prijs. Annuleer je de tour zelf, dan krijgen gasten altijd het hele bedrag terug of gratis een nieuwe datum. Die regel van 24 uur gebruiken Viator, GetYourGuide en Airbnb voor de meeste tours, dus gasten verwachten hem al. Stel hem één keer in je reserveringssysteem in, dan geldt hij automatisch voor elke boeking.

Deze gids legt uit wat er in je annuleringsvoorwaarden hoort, hoe je de juiste annuleringstermijn kiest, wat het consumentenrecht zegt over terugbetalingen en hoe je de voorwaarden in je reserveringssysteem instelt. Dan regelen terugbetalingen, wijzigingen door gasten en annuleringen bij slecht weer zichzelf. Je vindt er ook vier voorbeelden die je kunt kopiëren. De regels van de boekingsplatforms en de wetten hebben we in september 2026 gecontroleerd. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies, dus controleer de regels in je eigen land.

Wat zijn annuleringsvoorwaarden voor een tour?

Annuleringsvoorwaarden voor een tour zijn de regels die zeggen wat er met het geld van gasten gebeurt als hun plannen veranderen. Gasten zien ze voordat ze betalen. De voorwaarden bestaan uit twee helften: wat gasten terugkrijgen als ze annuleren of niet komen opdagen, en wat jij hun schuldig bent als jij annuleert, bijvoorbeeld door slecht weer of te weinig boekingen.

De meeste aanbieders schrijven de eerste helft en vergeten de tweede. Ze zijn allebei belangrijk. De eerste beschermt je inkomsten. De tweede beschermt je reviews, want een gast van wie de tour niet doorging, beoordeelt je op hoe snel en eerlijk je het hebt opgelost.

De standaard van 24 uur die boekingsplatforms gebruiken

Verkoop je via boekingsplatforms (OTA's), dan kennen je gasten hun regels al. Dit gebruiken de drie grootste platforms voor tours en activiteiten:

Platform	Standaardvoorwaarden voor gasten	Andere opties
Viator	Het hele bedrag terug tot 24 uur vóór de start, daarna niets terug	"All sales final" (geen terugbetaling) of eigen voorwaarden
GetYourGuide	Gratis annuleren tot 24 uur van tevoren, daarna krijg jij de volledige prijs	Vastgelegd in je contract als aanbieder
Airbnb-ervaringen	De meeste ervaringen: het hele bedrag terug tot 1 dag (24 uur) vóór de start	Bij sommige ervaringen geldt 3 dagen

Volgens Viator gebruikt ongeveer 85% van de producten die het verkoopt de standaardregel van 24 uur. Daar volgen twee lessen uit. Ten eerste is 24 uur het getal dat gasten verwachten: een kortere termijn voelt royaal, en een langere heeft een reden nodig die gasten begrijpen, zoals eten dat je vooraf inkoopt. Ten tweede verkoop je dezelfde tour misschien via boekingsplatforms én op je eigen boekingspagina. Maak je voorwaarden voor directe boekingen dan minstens zo ruim als op het platform. Een gast die op Viator gratis annuleren ziet en op je website strenge voorwaarden, boekt op Viator, en dan betaal jij de commissie. Onze gids over commissie van boekingsplatforms of directe boekingen laat zien wat dat kost.

Hebben gasten wettelijk het recht om een tour te annuleren?

In de EU en het Verenigd Koninkrijk meestal niet. De bedenktijd van 14 dagen bij de meeste online aankopen geldt niet voor vrijetijdsdiensten die voor een bepaalde datum zijn geboekt. Artikel 16, onder l, van de Europese richtlijn consumentenrechten maakt daar een uitzondering voor. In 2022 bevestigde het Hof van Justitie van de EU in zaak C-96/21 dat die uitzondering ook kan gelden als een tussenpersoon het ticket namens de organisator verkoopt. In het Verenigd Koninkrijk regelt regulation 28 van de Consumer Contracts Regulations 2013 hetzelfde. De reden is simpel: je houdt voor die gast op die datum een plaats vrij, en die kun je niet altijd opnieuw verkopen.

Je gepubliceerde annuleringsvoorwaarden bepalen dus of een gast die annuleert geld terugkrijgt. Dat werkt alleen als gasten de voorwaarden zien voordat ze betalen, en als de voorwaarden eerlijk zijn.

De eerlijkheidsregel werkt de andere kant op als jij annuleert. Volgens de Europese richtlijn oneerlijke bedingen kan een beding oneerlijk zijn waarmee een bedrijf geld mag houden voor diensten die het niet heeft geleverd, wanneer het bedrijf zelf de overeenkomst beëindigt. Schedule 2 van de Britse Consumer Rights Act 2015 heeft dezelfde regel. In de praktijk: annuleer jij, dan krijgen gasten hun geld terug of een nieuwe datum waarmee ze akkoord gaan. Je mag een voucher als keuze aanbieden, maar dwing niemand ertoe.

Buiten Europa zijn de regels anders, maar bij kaartbetalingen is er overal nog een praktische controle. Een gast die zich oneerlijk behandeld voelt, kan bij de bank een chargeback (terugboeking) aanvragen. Je beste verdediging is dan bewijs dat de gast je voorwaarden vóór het betalen heeft gezien. Het advies van Stripe over betwistingen raadt een screenshot aan van hoe je voorwaarden bij het afrekenen worden getoond.

Wat hoort er in annuleringsvoorwaarden voor tours?

Complete annuleringsvoorwaarden beantwoorden acht vragen. Gasten lezen ze op hun telefoon, dus beantwoord elke vraag in één zin, niet in een alinea.

1. Termijn voor gratis annuleren. Tot hoe lang vóór de start gasten kunnen annuleren en het hele bedrag terugkrijgen, bijvoorbeeld 24 uur. Vermeld dat de lokale tijd van de tour telt.
2. Late annuleringen. Wat gasten terugkrijgen als de termijn voorbij is: niets, of een deel van de prijs.
3. No-shows. Meestal geen terugbetaling. Zeg dat duidelijk.
4. Te laat komen. Hoe lang de gids wacht, en of een gast die de start mist als no-show telt.
5. Datum wijzigen. Of gasten gratis naar een andere datum kunnen, en tot wanneer.
6. Zo annuleer je. De link, het e-mailadres of het telefoonnummer dat gasten gebruiken. Is annuleren lastig, dan komen gasten gewoon niet opdagen.
7. Als jij annuleert. Waarom je zou kunnen annuleren (weer, veiligheid, te weinig gasten), wanneer je beslist en waar gasten uit kunnen kiezen: het hele bedrag terug of een nieuwe datum.
8. Wanneer het geld terugkomt. Hoe gasten hun geld terugkrijgen en hoe lang dat duurt. Een terugbetaling op een kaart staat meestal na 5 tot 10 werkdagen op het afschrift.

Zo kies je de juiste annuleringstermijn

De annuleringstermijn waarin gasten gratis annuleren, stem je af op de tijd die je nodig hebt om de plaats opnieuw te verkopen of om kosten te vermijden die je voor die gast zou maken. Voor de meeste dagtours is dat 24 uur. De termijn wordt langer als je vooraf geld uitgeeft of voor de boeking ander werk afslaat.

Soort activiteit	Voorgestelde voorwaarden	Waarom
Wandel-, stads- en fietstours	Het hele bedrag terug tot 24 uur van tevoren	Lage kosten per gast, en plaatsen worden vaak opnieuw verkocht
Foodtours, wijntours en proeverijen	Het hele bedrag terug tot 48 uur van tevoren	Eten en proeverijen worden vooraf besteld
Boot-, kajak- en andere tochten die van het weer afhangen	24 uur, plus een duidelijke belofte over het weer	Gasten maken zich al vóór het boeken zorgen over het weer
Cursussen en workshops	Het hele bedrag terug tot 48 uur van tevoren	Materiaal en een vast aantal plaatsen
Privétours en grote groepen	Het hele bedrag terug tot 7 of meer dagen van tevoren, daarna 50%	Je slaat voor die datum andere boekingen af

Strenger is niet altijd beter. Een langere termijn beschermt je tegen late annuleringen, maar sommige gasten kiezen dan een vergelijkbare tour met gratis annuleren. Begin met de ruimste voorwaarden die je kosten toelaten. Bekijk na een seizoen je cijfers voor annuleringen en no-shows, en pas de voorwaarden dan aan.

Zo stel je je annuleringsvoorwaarden in je reserveringssysteem in

Voorwaarden op je website werken alleen als je reserveringssysteem ze ook volgt. Zeggen de twee iets anders, dan halen gasten aan wat hun het beste uitkomt. Stel de voorwaarden daarom in het reserveringssysteem zelf in, zodat dezelfde regel over elke terugbetaling beslist.

In TicketPa heeft elke activiteit een tabblad Voorwaarden met twee instellingen:

• Annuleringstermijn, in uren vóór de start, bijvoorbeeld 24 of 48.
• Terugbetaling bij late annulering, het deel van de prijs dat gasten terugkrijgen als de termijn voorbij is, van 0% tot 100%.

Met die twee getallen regelt TicketPa de rest:

1. De boekingspagina noemt de voorwaarden in gewone woorden voordat gasten boeken, bijvoorbeeld "Annuleer je tot 1 dag vóór de start, dan krijg je het hele bedrag terug. Daarna krijg je 50% terug."
2. Gasten annuleren via hun ticket, tot de starttijd, en krijgen de terugbetaling die de voorwaarden toestaan. Onlinebetalingen gaan automatisch terug naar hun kaart, en de plaatsen komen meteen weer in de verkoop.
3. Gasten kunnen hun boeking via hun ticket naar een andere tijd verplaatsen zolang ze bij annuleren nog het hele bedrag terugkrijgen. Zo wordt een gewijzigd plan een nieuwe boeking in plaats van een verloren boeking.
4. Je team kan elke boeking annuleren vanaf de pagina van die boeking, bijvoorbeeld als een gast je mailt, en kiezen of TicketPa de gast een e-mail stuurt. Gasten die bij aankomst zouden betalen, zijn dan gewoon niets verschuldigd.

TicketPa heeft per activiteit één termijn en één percentage voor late annuleringen. Voor voorwaarden met drie stappen, zoals voorbeeld 2 hieronder, kies je de twee die het belangrijkst zijn en leg je de rest uit in de beschrijving van je activiteit.

4 voorbeelden van annuleringsvoorwaarden om te kopiëren

Vervang de woorden tussen haken door je eigen woorden, en houd de uiteindelijke tekst kort genoeg om op een telefoon te lezen.

1. Standaardvoorwaarden van 24 uur voor dagtours

Annuleer je tot 24 uur vóór de starttijd (lokale tijd in [stad]), dan krijg je het hele bedrag terug. Bij annuleren binnen 24 uur en als je niet komt opdagen, krijg je niets terug. Wil je annuleren of een andere datum kiezen? Gebruik de link in je ticket of beantwoord je bevestigingsmail. Annuleren wij vanwege het weer, de veiligheid of een andere reden, dan kies je zelf tussen het hele bedrag terug en gratis een nieuwe datum.

In TicketPa: een termijn van 24 uur en 0% terug bij late annulering.

2. Voorwaarden in stappen voor privétours en groepen

Voor privétours en groepen van [8] personen of meer:

• Annuleren 7 dagen of langer vóór de tour: het hele bedrag terug.
• Annuleren tussen 7 dagen en 48 uur vóór de tour: 50% terug.
• Annuleren minder dan 48 uur vóór de tour, of niet komen opdagen: niets terug.

Je kunt de tour één keer gratis naar een andere datum verplaatsen als je dat minstens 7 dagen van tevoren vraagt. Annuleren wij, dan krijg je het hele bedrag terug.

In TicketPa: een termijn van 168 uur (7 dagen) en 50% terug bij late annulering. De regel van 48 uur handelt je team zelf af.

3. Voorwaarden bij slecht weer en voor de veiligheid

Deze tour gaat ook door bij lichte regen, dus neem een jas mee. Vinden we het niet veilig, bijvoorbeeld bij harde wind, storm of hoge golven, dan annuleren we en laten we het je minstens [3] uur vóór de start per e-mail weten. Je kiest dan gratis een nieuwe datum of het hele bedrag terug. Gaat de tour door en besluit je toch niet te komen, dan gelden onze gewone annuleringsvoorwaarden.

4. Voorwaarden bij een minimum aantal gasten

Deze tour gaat door vanaf [4] gasten. Zijn er [de dag ervoor om 18.00 uur] minder dan [4] gasten geboekt, dan laten we het je per e-mail weten. Je kiest dan het hele bedrag terug, gratis een nieuwe datum of in plaats daarvan [onze andere tour].

Vermeld het minimum aantal gasten ook op de boekingspagina, in de beschrijving van je activiteit, en niet alleen in je voorwaarden. Gasten die het van tevoren weten, nemen een annulering veel beter op. TicketPa annuleert tijdsloten met te weinig boekingen niet vanzelf. Kijk dus op je beslismoment naar de gastenlijst, en annuleer het tijdslot als het onder je minimum zit.

Zo annuleer je een tour bij slecht weer

Soms is annuleren de juiste keuze. Hoe je het doet, bepaalt of gasten opnieuw boeken of een review met één ster schrijven.

1. Beslis op een vast moment. Kies een beslismoment, zoals 3 uur vóór de start of om 18.00 uur de avond ervoor, en kijk dan naar de weersverwachting. Gasten kunnen veel beter met een annulering omgaan dan met wachten op het verzamelpunt.
2. Informeer elke gast rechtstreeks. Mail iedereen met de reden en wat er nu gebeurt. Vertrouw niet op een bericht op sociale media.
3. Geef gasten de keuze. Het hele bedrag terug of een nieuwe datum, met een link om die te boeken.
4. Betaal snel terug. Betaal nog dezelfde dag terug. Een terugbetaling die weken duurt, maakt van een eerlijke beslissing een klacht.
5. Leg het vast. Noteer de datum, de reden en de weersverwachting. Dat helpt bij geschillen en laat zien met welke weken je volgend jaar rekening moet houden.

Een reserveringssysteem hoort van stap 2 tot en met 4 één handeling te maken. In TicketPa open je de gastenlijst van het tijdslot en annuleer je het. Elke boeking daarin wordt geannuleerd, onlinebetalingen worden volledig terugbetaald en elke gast krijgt een e-mail met je bericht en een link om een andere tijd te boeken.

Schrijf je het bericht liever zelf? Dan kun je dit kopiëren:

Onderwerp: Geannuleerd: [naam van de tour] op [datum]

Hallo [voornaam],

Het spijt ons, maar we hebben de [naam van de tour] op [datum] moeten annuleren, omdat er [vanaf 14.00 uur harde wind wordt verwacht]. Je veiligheid gaat voor.

Je kunt hier een nieuwe datum kiezen: [boekingslink]. Heb je online betaald? Dan is het hele bedrag al onderweg terug naar je kaart.

[Je naam], [naam van je bedrijf]

Waar toon je je annuleringsvoorwaarden?

Annuleringsvoorwaarden beschermen je alleen als gasten ze vóór het betalen hebben gezien. Zet ze op vier plaatsen:

• Op de boekingspagina, bij de prijs en vóór de betaalstap.
• In de bevestigingsmail van de boeking.
• Op het ticket, samen met hoe gasten kunnen annuleren.
• In de beschrijving van je activiteit, als er bijzondere regels gelden, zoals een minimum aantal gasten.

Gebruik overal dezelfde tekst. Staat er op je website 24 uur en in je e-mails 48 uur, dan halen gasten aan wat hun het beste uitkomt, en een bank die een chargeback behandelt, kan hun gelijk geven. De voorwaarden één keer in je reserveringssysteem instellen is de eenvoudigste manier om ze overal gelijk te houden.

Veelgemaakte fouten in annuleringsvoorwaarden

• Strengere voorwaarden op je eigen site dan op boekingsplatforms. Dan boeken gasten juist daar waar jij commissie betaalt.
• De voorwaarden verstoppen in de algemene voorwaarden. Gasten lezen die niet, en voorwaarden die ze nooit hebben gezien, zijn lastig af te dwingen.
• Geen tijdzone. "24 uur van tevoren" hoort de lokale tijd van de tour te betekenen, en dat moet in je voorwaarden staan.
• Alleen vouchers als jij annuleert. Bied ook een terugbetaling aan. Een voucher opdringen is volgens het recht in de EU en het Verenigd Koninkrijk waarschijnlijk oneerlijk, en in reviews komt het slecht over.
• Geen makkelijke manier om te annuleren. Gasten die niet kunnen annuleren, komen gewoon niet opdagen, en jij verliest de kans om de plaats opnieuw te verkopen. Onze gids over no-shows voorkomen gaat hier verder op in.
• Terugbetalingen met de hand uitrekenen. Als elke terugbetaling een rekensom is, volgen er fouten en discussies. Laat het reserveringssysteem de regel toepassen.

Je annuleringsvoorwaarden instellen in TicketPa

TicketPa is een reserveringssysteem voor tours, cursussen en activiteiten, en je annuleringsvoorwaarden horen bij elke boeking. Stel per activiteit een termijn en een terugbetaling bij late annulering in. TicketPa toont de voorwaarden dan voordat gasten boeken, betaalt onlinebetalingen terug als ze annuleren, laat ze hun boeking naar een andere tijd verplaatsen en regelt annuleringen bij slecht weer in één stap. Bekijk hoe het werkt voor tours en rondleidingen en rondvaarten, of bekijk alle functies.