Am schnellsten reduzieren Sie No-Shows, wenn Ihr Buchungssystem bei jeder Buchung zwei Dinge erledigt: die Zahlung annehmen, sobald der Gast bucht, und vor Beginn eine Erinnerung mit Uhrzeit und Treffpunkt schicken. Diese zwei Einstellungen bekämpfen die häufigsten Gründe, warum Gäste nicht kommen. Die sechs weiteren Einstellungen in diesem Ratgeber schließen die meisten übrigen Lücken.
Dieser Ratgeber richtet sich an kleine Unternehmen, die Zeitfenster verkaufen, etwa Touren, Kurse, Workshops und Bootstouren. Für jede Maßnahme zeigt er, was Sie in Ihrem Buchungssystem einstellen und warum es wirkt, und am Ende finden Sie No-Show-Regeln zum Kopieren.
Was gilt als No-Show?
Ein No-Show ist ein Gast mit bestätigter Buchung, der nicht kommt und nicht storniert. Das ist etwas anderes als eine Stornierung, bei der der Gast Ihnen vorher Bescheid gibt und Sie den Platz erneut verkaufen können. Ein No-Show kostet meist mehr als ein Ticket: Der Platz bleibt leer, Sie haben vielleicht schon Essen oder Material bezahlt, und bei einer kleinen Gruppe hat der Host womöglich gewartet, während alle anderen herumstanden.
Warum Gäste nicht erscheinen
Die meisten No-Shows haben eine Handvoll Ursachen:
- Geringe Verbindlichkeit. Eine kostenlose Buchung ist schnell gemacht und schnell vergessen.
- Vergessen. Eine Aktivität, die vor Wochen gebucht wurde, geht im vollen Terminkalender unter.
- Verlaufen. Der Treffpunkt war ein Straßenname, keine Markierung auf einer Karte.
- Verwechselte Uhrzeit. Gäste, die über Zeitzonen hinweg reisen, lesen die Startzeit in ihrer eigenen Zeit.
- Geänderte Pläne. Der Gast wollte stornieren, wusste aber nicht wie, und kam deshalb einfach nicht.
Jede Einstellung unten zielt auf eine oder mehrere dieser Ursachen.
8 Einstellungen im Buchungssystem, die No-Shows reduzieren
1. Zahlung bei der Buchung verlangen
Gäste, die bezahlt haben, kommen viel zuverlässiger, und wenn nicht, ist der Platz trotzdem bezahlt. Stellen Sie Ihr Buchungssystem so ein, dass Gäste bei der Buchung online bezahlen, oder lassen Sie sie zwischen jetzt zahlen und vor Ort zahlen wählen. Behalten Sie Bezahlung vor Ort für Märkte, in denen Kartenzahlung weniger verbreitet ist, und für Gruppen und Stammgäste, denen Sie vertrauen.
In TicketPa ist das die Einstellung "How guests pay" auf der Seite Payments: Bezahlung vor Ort, Online-Zahlung bei der Buchung oder Wahl des Gastes. Für Online-Zahlungen brauchen Sie ein verbundenes Stripe- oder PayPal-Konto.
2. Die Erinnerung zur richtigen Zeit schicken
Eine automatische Erinnerung fängt die meisten vergessenen Buchungen auf. Bei den meisten Aktivitäten funktionieren 24 Stunden vor Beginn gut. Bei frühen Startzeiten ist der Nachmittag davor besser, und bei langen Ausflügen können Sie sie zwei oder drei Tage vorher schicken. Eine Erinnerung ist auch ein sanfter Anstoß für Gäste, die nicht kommen können, Ihnen Bescheid zu geben. So wird aus einem No-Show eine Stornierung, deren Platz Sie weiterverkaufen können.
In TicketPa bekommt jede bestätigte Buchung eine Erinnerungs-E-Mail, und auf der Seite On the day wählen Sie, wie viele Stunden vor Beginn sie verschickt wird.
3. Den Treffpunkt aufs Ticket schreiben
Geben Sie Gästen eine Markierung auf der Karte, nicht nur eine Adresse, plus eine Zeile dazu, worauf sie achten sollen: "am Brunnen, achten Sie auf den orangen Schirm". Das gehört aufs Ticket und in jede E-Mail, damit der Gast es findet, wenn er es braucht.
In TicketPa hat jeder Standort eine Adresse, einen Kartenlink und Hinweise. Das Ticket zeigt alle drei, Gäste öffnen die Karte also direkt auf dem Handy.
4. Die Startzeit in Ortszeit zeigen
Schreiben Sie jede Uhrzeit in der Ortszeit der Aktivität, und stellen Sie sicher, dass Ihr Buchungssystem das auch tut. Gäste buchen oft vor der Reise, und ein Handy, das auf ihre heimische Zeitzone eingestellt ist, kann einen Kalendereintrag um Stunden verschieben.
In TicketPa folgen Zeitfenster der Zeitzone Ihres Standorts, auch bei der Zeitumstellung, ein Kurs um 10:00 bleibt also für alle um 10:00.
5. Stornobedingungen vor der Buchung zeigen
Eine einfache Regel wie "kostenlose Stornierung bis 24 Stunden vorher, danach keine Erstattung" schafft klare Erwartungen und gibt Ihnen eine faire Grundlage, die Zahlung zu behalten, wenn ein Gast nicht kommt. Zeigen Sie sie, bevor der Gast bezahlt, nicht danach im Kleingedruckten.
In TicketPa legen Sie für jede Aktivität eine Stornofrist und einen Prozentsatz für späte Erstattungen fest, und die Buchungsseite nennt die Regeln in einfachen Worten, bevor Gäste buchen. Unser Ratgeber zu fairen Stornobedingungen hat vier Vorlagen.
6. Gäste ihre Buchung selbst stornieren oder verschieben lassen
Das klingt verkehrt herum, aber es wirkt. Wenn Stornieren leicht ist, sagen Gäste, die nicht kommen können, Bescheid, statt einfach wegzubleiben, und ihre Plätze sind wieder buchbar. Noch besser: Bieten Sie an, sie auf eine andere Zeit zu verschieben.
In TicketPa hat jedes Ticket einen Link, über den Gäste bis zum Beginn stornieren und die Erstattung bekommen, die Ihre Regeln erlauben. Solange eine Stornierung noch voll erstattet wird, können sie auch selbst auf ein anderes Zeitfenster wechseln.
7. Telefonnummern bei der Buchung prüfen
Eine E-Mail-Adresse reicht am Tag selbst nicht. Mit einer funktionierenden Telefonnummer können Sie einem verspäteten Gast fünf Minuten vor Beginn schreiben und die Buchung oft retten. Ihr Buchungssystem sollte die Nummer bei der Buchung prüfen, in jedem internationalen Format, damit Sie nicht erst dann merken, dass sie falsch ist, wenn Sie sie brauchen.
TicketPa prüft jede Telefonnummer beim Bezahlen und speichert sie in einem Format, das Sie direkt vom Handy aus anrufen oder anschreiben können.
8. Gäste vorab etwas tun lassen
Kleine Schritte vor dem Tag erhöhen die Verbindlichkeit. Einen Haftungsausschluss online zu unterschreiben erinnert den Gast daran, dass er einen Platz gebucht hat, und bei Aktivitäten, die ohnehin einen Haftungsausschluss brauchen, spart es auch Zeit beim Check-in.
In TicketPa unterschreiben Gäste Ihren Haftungsausschluss vorab über ihr Ticket, und die Gästeliste zeigt, wer noch unterschreiben muss.
Dann messen: Gäste einchecken und No-Shows markieren
Was Sie nicht zählen, können Sie nicht verringern. Checken Sie Gäste für jedes Zeitfenster über eine Gästeliste ein und markieren Sie die Gäste, die nie kamen. Nach ein paar Wochen zeigen sich Muster: eine Startzeit, ein Wochentag oder ein Buchungskanal mit mehr leeren Plätzen. Ihre No-Show-Rate ist die Zahl der No-Shows geteilt durch die bestätigten Buchungen im selben Zeitraum. Ändern Sie jeweils eine Einstellung und beobachten Sie die Zahl.
In TicketPa checken Sie Gäste ein, indem Sie ihr QR-Ticket scannen, und Sie können No-Shows von Hand markieren oder TicketPa sie nach dem Ende jedes Zeitfensters markieren lassen. Berichte zeigen Buchungen nach Aktivität und Kanal, und mit dem CSV-Download zählen Sie No-Shows so, wie Sie möchten.
Mit welchen Einstellungen Sie anfangen sollten
| Einstellung | Aufwand bei der Einrichtung | Wichtigste Ursache, die sie löst |
|---|---|---|
| Zahlung bei der Buchung | Gering, einmalig | Geringe Verbindlichkeit |
| Erinnerung vor Beginn | Gering, einmalig | Vergessen, verwechselte Uhrzeit |
| Treffpunkt auf dem Ticket | Gering | Verlaufen |
| Ortszeit auf jedem Ticket | Keiner, wenn eingebaut | Verwechselte Uhrzeit |
| Stornobedingungen vor der Buchung | Gering | Geänderte Pläne |
| Gäste stornieren oder verschieben selbst | Keiner, wenn eingebaut | Geänderte Pläne |
| Telefonnummern bei der Buchung geprüft | Keiner, wenn eingebaut | Verspätete oder verirrte Gäste |
| Haftungsausschluss vor der Ankunft | Mittel | Geringe Verbindlichkeit |
| Check-in und Markieren von No-Shows | Mittel | Muster erkennen |
Wenn Sie diese Woche nur zwei Dinge ändern, verlangen Sie die Zahlung bei der Buchung und schalten Sie eine automatische Erinnerung ein.
No-Show-Regeln zum Kopieren
Passen Sie diesen Text an Ihre eigenen Regeln an und zeigen Sie ihn vor dem Bezahlen auf Ihrer Buchungsseite:
Kostenlose Stornierung bis 24 Stunden vor Beginn. Stornierungen innerhalb von 24 Stunden und Nichterscheinen werden nicht erstattet. Solange die Stornierung noch kostenlos ist, können Sie Ihre Buchung über Ihr Ticket auf eine andere Zeit verschieben. Wenn Sie sich verspäten, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns unter der Nummer auf Ihrem Ticket, und wir tun unser Bestes, zu warten oder Sie auf die nächste Zeit umzubuchen. Sagen wir wegen Wetter oder Sicherheit ab, wählen Sie einen neuen Termin oder eine volle Erstattung.
Halten Sie den Text kurz und freundlich. Gäste lesen Regeln auf dem Handy, meist in Eile.
So hilft TicketPa gegen No-Shows
TicketPa ist ein Buchungssystem für Unternehmen, die Zeitfenster verkaufen, und jede Einstellung aus diesem Ratgeber ist eingebaut. Gäste können bei der Buchung online bezahlen, bekommen ein QR-Ticket mit Treffpunkt und Kartenlink und eine Erinnerung zu der Zeit, die Sie wählen. Sie stornieren oder verschieben ihre Buchung selbst im Rahmen Ihrer Regeln, unterschreiben Haftungsausschlüsse vorab und werden über Ihr Handy eingecheckt. Sehen Sie sich alle Funktionen an, oder wie es für Touren und Kurse funktioniert.
