Det snabbaste sättet att minska no-shows är att låta ditt bokningssystem göra två saker för varje bokning: ta betalt när gästen bokar och skicka en påminnelse före starten med tiden och mötesplatsen. De två inställningarna tar hand om de vanligaste skälen till att gäster inte kommer. De andra sex inställningarna i den här guiden täpper till det mesta av resten.
Den här guiden är skriven för små företag som säljer tider, till exempel turer, kurser, workshops och båtturer. För varje åtgärd visar den vad du ställer in i ditt bokningssystem och varför det fungerar, och den slutar med regler för no-shows som du kan kopiera.
Vad räknas som en no-show?
En no-show är en gäst som har en bekräftad bokning men varken kommer eller avbokar. Det är något annat än en avbokning, där gästen säger till i förväg och du kan sälja platsen igen. En no-show kostar oftast mer än en biljett: platsen står tom, du kanske har betalat för mat eller material i förväg, och i en liten grupp kan värden ha väntat medan alla andra stod och trampade.
Därför kommer gäster inte
De flesta no-shows beror på en handfull orsaker:
- Lågt engagemang. En gratis bokning är lätt att göra och lätt att glömma.
- Glömska. En aktivitet som bokades för flera veckor sedan försvinner i ett fullt schema.
- Gästen hittar inte. Mötesplatsen var ett gatunamn, inte en nål på en karta.
- Förvirring om tiden. Gäster som reser mellan tidszoner läser starttiden i sin egen tid.
- Ändrade planer. Gästen ville avboka men visste inte hur, så gästen kom helt enkelt inte.
Varje inställning nedan riktar sig mot en eller flera av de här orsakerna.
8 inställningar i bokningssystemet som minskar no-shows
1. Ta betalt när gästerna bokar
Gäster som har betalat kommer mycket oftare, och om de inte kommer har du ändå fått betalt för platsen. Ställ in ditt bokningssystem så att det tar betalt online när gästerna bokar, eller låt gästerna välja mellan att betala nu och att betala på plats. Behåll betala på plats för marknader där kortbetalningar är mindre vanliga, och för grupper och stamgäster som du litar på.
I TicketPa är det inställningen ”How guests pay” (hur gästerna betalar) på sidan Payments (betalningar): betala på plats, betala online vid bokning eller låta gästerna välja. Onlinebetalning kräver ett kopplat Stripe- eller PayPal-konto.
2. Skicka en påminnelse vid rätt tidpunkt
En automatisk påminnelse fångar upp de flesta bortglömda bokningar. För de flesta aktiviteter fungerar 24 timmar före start bra. För tidiga morgonstarter är eftermiddagen innan bättre, och för långa turer kan du skicka den två eller tre dagar i förväg. En påminnelse är också en vänlig knuff till gäster som inte kan komma att säga till, så att en no-show blir en avbokning som du kan sälja igen.
I TicketPa får varje bekräftad bokning ett påminnelsemejl, och du väljer hur många timmar före start det skickas på sidan On the day (på dagen).
3. Sätt mötesplatsen på biljetten
Ge gästerna en nål på kartan och inte bara en adress, plus en rad om vad de ska titta efter: ”vid fontänen, leta efter det orange parasollet”. Det hör hemma på biljetten och i varje mejl, så att gästen hittar det när det behövs.
I TicketPa har varje plats en adress, en kartlänk och anteckningar. Biljetten visar alla tre, så gästerna öppnar kartan direkt från mobilen.
4. Visa starttiden i lokal tid
Skriv varje tid i aktivitetens lokala tid och se till att ditt bokningssystem gör likadant. Gäster bokar ofta innan de reser, och en mobil som är inställd på hemlandets tidszon kan flytta en kalenderpost flera timmar.
I TicketPa följer tiderna tidszonen där aktiviteten hålls, även när sommartiden börjar och slutar, så en kurs kl. 10:00 är kl. 10:00 för alla.
5. Visa dina avbokningsregler innan gästerna bokar
En enkel regel, som ”gratis avbokning fram till 24 timmar före start, ingen återbetalning efter det”, gör det tydligt vad som gäller och ger dig en rimlig grund för att behålla betalningen när en gäst inte kommer. Visa den innan gästen betalar, inte med finstilt text efteråt.
I TicketPa ställer du in en avbokningsfrist och en procent för återbetalning vid sen avbokning för varje aktivitet, och bokningssidan visar reglerna med enkla ord innan gästerna bokar. Vår guide om att skriva rimliga avbokningsregler har fyra mallar.
6. Låt gästerna avboka eller flytta sin bokning själva
Det låter bakvänt, men det fungerar. När det är lätt att avboka säger gäster som inte kan komma till i stället för att bara utebli, och deras platser går tillbaka till försäljning. Ännu bättre är att erbjuda dem att flytta till en annan tid.
I TicketPa har varje biljett en länk där gästerna kan avboka fram till starttiden och få den återbetalning som dina regler tillåter. Så länge de skulle få hela beloppet tillbaka vid avbokning kan de också själva flytta till en annan tid.
7. Kontrollera telefonnummer när gästerna bokar
En e-postadress räcker inte på dagen. Med ett telefonnummer som fungerar kan du skicka ett meddelande till en sen gäst fem minuter före start och ofta rädda bokningen. Ditt bokningssystem ska kontrollera numret när gästen bokar, i alla internationella format, så att du inte upptäcker att det är fel när du behöver det.
TicketPa kontrollerar varje telefonnummer i kassan och sparar det i ett format som du kan ringa eller skicka meddelanden till från mobilen.
8. Be gästerna göra något innan de kommer
Små steg före dagen ökar engagemanget. Att signera deltagarvillkor online påminner gästen om den bokade platsen, och för aktiviteter som ändå kräver deltagarvillkor sparar det också tid vid incheckningen.
I TicketPa signerar gästerna dina deltagarvillkor från biljetten innan de kommer, och deltagarlistan visar vem som fortfarande behöver signera.
Mät sedan: checka in gästerna och markera no-shows
Du kan inte minska det du inte räknar. Checka in gästerna på en deltagarlista för varje tid och markera de gäster som aldrig kom. Efter några veckor syns mönster: en starttid, en veckodag eller en bokningskanal med fler tomma platser. Din andel no-shows är antalet no-shows delat med antalet bekräftade bokningar under samma period. Ändra en inställning i taget och följ siffran.
I TicketPa checkar du in gästerna genom att skanna deras QR-biljett, och du kan markera no-shows för hand eller låta TicketPa markera dem när varje tid är slut. Rapporterna visar bokningar per aktivitet och kanal, och med CSV-nedladdningen kan du räkna no-shows på vilket sätt du vill.
Vilka inställningar du ska börja med
| Inställning | Arbete att ställa in | Huvudorsak som den löser |
|---|---|---|
| Betalning vid bokning | Lite, en gång | Lågt engagemang |
| Påminnelse före start | Lite, en gång | Glömska, förvirring om tiden |
| Mötesplatsen på biljetten | Lite | Gästen hittar inte |
| Lokal tid på varje biljett | Inget om det är inbyggt | Förvirring om tiden |
| Avbokningsregler före bokning | Lite | Ändrade planer |
| Gästerna avbokar eller flyttar själva | Inget om det är inbyggt | Ändrade planer |
| Telefonnummer kontrolleras vid bokning | Inget om det är inbyggt | Sena gäster eller gäster som inte hittar |
| Deltagarvillkor före ankomst | Medel | Lågt engagemang |
| Incheckning och markering av no-shows | Medel | Hitta mönster |
Om du bara ändrar två saker den här veckan: ta betalt när gästerna bokar och slå på en automatisk påminnelse.
Regler för no-shows som du kan kopiera
Anpassa texten efter dina egna regler och visa den på din bokningssida före kassan:
Gratis avbokning fram till 24 timmar före starttiden. Avbokningar inom 24 timmar och no-shows återbetalas inte. Du kan flytta din bokning till en annan tid från din biljett så länge avbokningen fortfarande är gratis. Om du blir sen kan du ringa eller skicka ett meddelande till numret på din biljett, så gör vi vårt bästa för att vänta eller flytta dig till nästa tid. Om vi ställer in på grund av väder eller säkerhet väljer du ett nytt datum eller får hela beloppet tillbaka.
Håll texten kort och vänlig. Gäster läser regler i mobilen, oftast i en hast.
Så hjälper TicketPa mot no-shows
TicketPa är ett bokningssystem för företag som säljer tider, och varje inställning i den här guiden är inbyggd. Gästerna kan betala online när de bokar, får en QR-biljett med mötesplats och kartlänk och får en påminnelse vid den tid du väljer. De avbokar eller flyttar sin bokning själva inom dina regler, signerar deltagarvillkor innan de kommer och checkas in från din mobil. Du kan se alla funktioner, eller hur det fungerar för turer och kurser.
