Et bookingsystem er et program som lar kundene se hva som er ledig, booke en tid og betale på nett, mens bedriften styrer tider, plasser, betalinger og kunder på ett sted. Det erstatter kalenderen, innboksen og regnearket. Bookingsystem, bookingprogram, reservasjonssystem og nettbooking er alle navn på det samme.

Denne guiden forklarer hvordan et bookingsystem på nett fungerer, hovedtypene, hvilke funksjoner du kan vente deg og hva det vanligvis koster. Den er skrevet for små bedrifter som er nye med bookingsystem, som turoperatører, matkurs, workshopstudioer og escape rooms.

Hva er et bookingsystem?

Et bookingsystem er et verktøy som tar imot bookinger for deg. Det viser kundene bare tidene og plassene som fortsatt er ledige, tar imot opplysningene deres og ofte betalingen, bekrefter bookingen med en gang og holder én oppdatert liste over hvem som kommer. Bedriften setter reglene én gang: hva den selger, når, for hvor mange og til hvilken pris.

De fleste bookingsystemer i dag kjører på nett, som en nettside eller en nettapp. Kundene booker på en bookingside, og bedriften bruker det samme systemet på mobil eller datamaskin for å se og endre bookinger.

Slik fungerer et bookingsystem på nett

Du bestemmer hva du selger, når det går og hvor mange plasser hver tid har. Kundene åpner bookingsiden din, velger en tid og betaler, og systemet holder av plassene mens de betaler, så ingen andre kan ta dem. Deretter sender det bekreftelsen, billetten og en påminnelse, og på dagen sjekker du inn gjestene fra én liste. Guiden vår Hvordan fungerer et bookingsystem? følger én booking gjennom hvert steg.

Bookingsystem, bookingprogram eller reservasjonssystem?

Navnene brukes litt ulikt:

  • Bookingsystem er det vanligste ordet, både i produktnavn, hos leverandørene og i omtaler.
  • Nettbooking eller booking på nett legger vekt på at kundene booker selv, via en bookingside.
  • Reservasjonssystem er mer vanlig for hoteller, restauranter og reiseliv.
  • Timebestillingssystem betyr som regel timeavtaler, der hver kunde booker tid hos én person.

Hovedtypene bookingsystemer

Et bookingsystem er bygget rundt hvordan en bedrift selger tiden sin. Å velge feil type er den vanligste feilen, så begynn her.

Type Hva kundene booker Typiske bedrifter
Timebestilling Tid hos én person, til en tid de velger Frisører, terapeuter, konsulenter, privatlærere
Tidsluker eller aktivitetsbooking En plass på en starttid, sammen med andre Turer, kurs, workshops, escape rooms, smakinger
Utleiebooking En ting for en viss tid Utleie av sykler, kajakker, båter og utstyr
Overnattingsbooking Netter i et rom eller en bolig Hoteller, gjestehus, feriehus
Bordbestilling Et bord til en bestemt tid Restauranter, barer, kafeer
Billettsalg til arrangementer En billett, ofte et sete, til et enkeltarrangement Konserter, teater, konferanser

Forskjellen betyr noe. Timebestilling er bygget rundt én persons kalender og sliter når tolv gjester deler én starttid. Billettsalg til arrangementer er laget for enkeltdatoer og setekart og sliter med en tur som går hver dag. Et bookingsystem med tidsluker er laget nettopp for dette: den samme aktiviteten, til faste tider, med et antall plasser hver gang. Guiden vår om billettsystem på nett viser hvordan billettsalg fungerer med tidsluker.

TicketPa er et bookingsystem med tidsluker, for guidede turer, kurs, workshops, escape rooms, båtturer og smakinger.

Hva et bookingsystem gjør for en liten bedrift

  • Tar imot bookinger mens du sover. Kundene booker kl. 23 en søndag uten å vente på svar.
  • Stopper dobbeltbookinger. Systemet teller plassene på hver tid og selger aldri flere.
  • Sørger for at du får betalt. Kundene betaler på nett når de booker, eller systemet viser hva som gjenstår å kreve inn på dagen.
  • Gir færre no-show. Automatiske påminnelser og betaling ved booking gir færre tomme plasser. Guiden vår om hvordan du reduserer no-show viser hvilke innstillinger som hjelper mest.
  • Sparer deg for papirarbeid. Du slipper å kopiere bookinger fra meldinger til et regneark og å regne ut refusjoner for hånd.
  • Viser hvordan det går med bedriften. Rapportene gjør bookinger om til tall du kan bruke, som de travleste tidene og aktiviteten som selger best.

Guiden vår om fordelene med et bookingsystem går gjennom ti av dem, med ulempene og hvordan du håndterer dem.

Funksjoner du kan vente deg i et bookingsystem

De fleste bookingsystemer for bedrifter med tidsluker har:

  • En bookingside med ledige plasser i sanntid, som fungerer godt på mobilen.
  • En kalender der du setter opp timeplaner, endrer kapasitet og stenger datoer.
  • Billettyper og tillegg, som billetter for voksne og barn, private grupper og betalte tillegg.
  • Betaling, på nett med kort og på stedet, med refusjon.
  • Automatiske e-poster: bekreftelser med billett, påminnelser og beskjed om endringer.
  • Avbestillingsregler som avgjør refusjonen automatisk.
  • En gjesteliste og innsjekk for hver tid, helst med QR-billetter du skanner med mobilen.
  • Tilgang for teamet, med ulike rettigheter for eiere, ledere og ansatte.
  • Rapporter og eksport av bookinger og penger.
  • En vei inn fra nettsiden din, som en Book nå-knapp.

Større systemer har i tillegg channel managere som kobler til bookingplattformer (OTA-er), gavekort, videreselgere og bookingsider på flere språk. Guiden vår om hvordan du velger bookingsystem har ti spørsmål som skiller det du trenger, fra det som bare er greit å ha.

Trenger du et bookingsystem?

Sannsynligvis, hvis to eller flere av disse høres kjent ut:

  • Du svarer på den samme meldingen, «er det plass på lørdag?», flere ganger om dagen.
  • Du har dobbeltbooket en tid, eller avvist gjester ved en feil.
  • Du maser om betaling, eller glemmer hvem som har betalt.
  • Gjester booker og møter så ikke opp.
  • Teamet ditt trenger mobilen eller regnearket ditt for å vite hvem som kommer.
  • Du kan ikke si hvilken aktivitet eller hvilken dag som tjener mest.

Tar du imot en håndfull bookinger i måneden, kan en delt kalender og en betalingslenke være nok. Når bookingene kommer hver dag, betaler et bookingsystem seg som regel inn bare i spart tid.

Hva koster et bookingsystem?

Bookingsystemer prises vanligvis på én av fire måter: et månedsabonnement, et gebyr per booking, et gebyr som kundene betaler, eller en blanding av abonnement og et mindre bookinggebyr. Pakker for små bedrifter starter ofte på mellom 10 og 50 € i måneden, og betalingsleverandøren tar kortgebyr i tillegg. Guiden vår om hva et bookingsystem koster sammenligner modellene med ekte eksempler.

TicketPa koster for eksempel fra 199 kr i måneden, pluss et lite gebyr bare på bookinger som betales på nett. Bookinger med betaling på stedet har ingen gebyr. Se priser.

Slik passer TicketPa inn

TicketPa er et bookingsystem på nett for små bedrifter som selger tidsluker. Du får din egen bookingside, timeplaner som fyller kalenderen måneder fram, billetter, private grupper og tillegg, betaling på nett eller på stedet, QR-billetter og påminnelser, endringer gjestene gjør selv, innsjekk på mobilen og rapporter, alt i nettleseren. Se alle funksjonene, eller start med siden for din type aktivitet fra forsiden.