Den raskeste måten å redusere no-show på er å la bookingsystemet gjøre to ting for hver booking: ta betalt når gjesten booker, og sende en påminnelse før starten med tidspunktet og oppmøtestedet. De to innstillingene tar de vanligste grunnene til at gjester ikke møter opp. De seks andre innstillingene i denne guiden tetter de fleste hullene som er igjen.
Guiden er skrevet for små bedrifter som selger tidsluker, som turer, kurs, workshops og båtturer. For hvert tiltak viser den hva du stiller inn i bookingsystemet og hvorfor det virker, og den avslutter med regler for no-show du kan kopiere.
Hva regnes som no-show?
En no-show er en gjest som har en bekreftet booking, men som verken kommer eller avbestiller. Det er noe annet enn en avbestilling, der gjesten sier fra på forhånd og du kan selge plassen på nytt. En no-show koster som regel mer enn én billett: plassen står tom, du har kanskje betalt for mat eller materiell på forhånd, og i en liten gruppe har verten kanskje ventet mens alle de andre sto og trippet.
Hvorfor gjester ikke møter opp
De fleste no-show skyldes noen få årsaker:
- Lav forpliktelse. En gratis booking er lett å gjøre og lett å glemme.
- Glemsel. En aktivitet som ble booket for flere uker siden, forsvinner i en travel hverdag.
- De går seg bort. Oppmøtestedet var et gatenavn, ikke en nål på et kart.
- Forvirring om tiden. Gjester som reiser mellom tidssoner, leser starttiden i sin egen tid.
- Planene endret seg. Gjesten ville avbestille, men visste ikke hvordan, og bare lot være å komme.
Hver innstilling nedenfor tar for seg én eller flere av disse.
8 innstillinger i bookingsystemet som reduserer no-show
1. Be om betaling når gjestene booker
Gjester som har betalt, møter langt oftere opp, og gjør de det ikke, har du likevel fått betalt for plassen. Still inn bookingsystemet til å ta betalt på nett når gjestene booker, eller la gjestene velge mellom å betale nå og å betale på stedet. Behold betaling på stedet for markeder der kortbetaling er mindre vanlig, og for grupper og faste gjester du stoler på.
I TicketPa er dette innstillingen «How guests pay» (Hvordan gjestene betaler) på siden Payments (Betalinger): betaling på stedet, betaling på nett ved booking, eller gjestene velger selv. Nettbetaling krever en tilkoblet Stripe- eller PayPal-konto.
2. Send en påminnelse til riktig tid
En automatisk påminnelse fanger opp de fleste glemte bookingene. For de fleste aktiviteter fungerer det godt med 24 timer før starten. For aktiviteter tidlig om morgenen er ettermiddagen før bedre, og for lange turer kan du sende den to eller tre dager før. En påminnelse er også et vennlig dytt til gjester som ikke kan komme, om å si fra, og det gjør en no-show om til en avbestilling du kan selge på nytt.
I TicketPa får hver bekreftede booking en påminnelse på e-post, og du velger hvor mange timer før starten den sendes, på siden On the day (På dagen).
3. Sett oppmøtestedet på billetten
Gi gjestene en nål på kartet, ikke bare en adresse, pluss én linje om hva de skal se etter: «ved fontenen, se etter den oransje parasollen». Det hører hjemme på billetten og i hver e-post, så gjesten finner det når det trengs.
I TicketPa har hvert sted en adresse, en kartlenke og notater. Billetten viser alle tre, så gjestene åpner kartet rett fra mobilen.
4. Vis starttiden i lokal tid
Skriv alle tider i aktivitetens lokale tid, og sørg for at bookingsystemet gjør det samme. Gjestene booker ofte før de reiser, og en mobil som er stilt inn på hjemlandets tidssone, kan flytte en kalenderoppføring med flere timer.
I TicketPa følger tidslukene tidssonen til stedet ditt, også når klokken stilles om til sommertid, så et kurs kl. 10.00 er kl. 10.00 for alle.
5. Vis avbestillingsreglene før gjestene booker
En enkel regel, som «gratis avbestilling fram til 24 timer før, ingen refusjon etter det», gir tydelige forventninger og et rettferdig grunnlag for å beholde betalingen når en gjest ikke kommer. Vis den før gjesten betaler, ikke med liten skrift etterpå.
I TicketPa setter du en avbestillingsfrist og en prosent for refusjon ved sen avbestilling for hver aktivitet, og bookingsiden forklarer reglene med enkle ord før gjestene booker. Guiden vår om hvordan du skriver rettferdige avbestillingsregler har fire maler.
6. La gjestene avbestille eller flytte bookingen selv
Det høres bakvendt ut, men det virker. Når det er enkelt å avbestille, sier gjester som ikke kan komme, fra i stedet for å forsvinne, og plassene deres går tilbake i salg. Enda bedre er det å tilby dem å flytte til en annen tid.
I TicketPa har hver billett en lenke der gjestene kan avbestille fram til starttiden og få den refusjonen reglene dine gir. Så lenge avbestilling gir full refusjon, kan de også flytte til en annen tidsluke selv.
7. Sjekk telefonnumrene når gjestene booker
En e-postadresse er ikke nok på dagen. Med et telefonnummer som virker, kan du sende en melding til en gjest som er sen, fem minutter før starten, og ofte redde bookingen. Bookingsystemet bør sjekke nummeret når gjesten booker, i alle internasjonale formater, så du ikke oppdager at det er feil når du trenger det.
TicketPa sjekker hvert telefonnummer i kassen og lagrer det i et format du kan ringe eller sende melding til fra mobilen.
8. Be gjestene gjøre noe før de kommer
Små steg før dagen gir høyere forpliktelse. Å signere en egenerklæring på nett minner gjesten om at plassen er booket, og for aktiviteter som uansett trenger en egenerklæring, sparer det også tid ved innsjekk.
I TicketPa signerer gjestene egenerklæringen din fra billetten før de kommer, og gjestelisten viser hvem som fortsatt mangler å signere.
Mål det så: sjekk inn gjestene og merk no-show
Du kan ikke redusere det du ikke teller. Sjekk inn gjestene på en gjesteliste for hver tidsluke, og merk gjestene som aldri kom. Etter noen uker ser du mønstre: en starttid, en ukedag eller en salgskanal med flere tomme plasser. Andelen no-show er antall no-show delt på antall bekreftede bookinger i den samme perioden. Endre én innstilling om gangen og følg med på tallet.
I TicketPa sjekker du inn gjestene ved å skanne QR-billetten deres, og du kan merke no-show for hånd eller la TicketPa merke dem når hver tidsluke er over. Rapportene viser bookinger per aktivitet og salgskanal, og med CSV-nedlastingen kan du telle no-show slik du vil.
Hvilke innstillinger du bør starte med
| Innstilling | Innsats å sette opp | Viktigste årsak den løser |
|---|---|---|
| Betaling ved booking | Lav, én gang | Lav forpliktelse |
| Påminnelse før starten | Lav, én gang | Glemsel, forvirring om tiden |
| Oppmøtested på billetten | Lav | De går seg bort |
| Lokal tid på hver billett | Ingen hvis innebygd | Forvirring om tiden |
| Avbestillingsregler før booking | Lav | Planene endret seg |
| Gjestene avbestiller eller flytter selv | Ingen hvis innebygd | Planene endret seg |
| Telefonnumre sjekket ved booking | Ingen hvis innebygd | Gjester som er sene eller borte |
| Egenerklæring før ankomst | Middels | Lav forpliktelse |
| Innsjekk og merking av no-show | Middels | Å finne mønstre |
Endrer du bare to ting denne uken, så ta betalt når gjestene booker, og slå på en automatisk påminnelse.
Regler for no-show du kan kopiere
Tilpass dette til dine egne regler, og vis det på bookingsiden før kassen:
Gratis avbestilling fram til 24 timer før starttiden. Avbestillinger senere enn 24 timer før og no-show refunderes ikke. Du kan flytte bookingen til en annen tid fra billetten så lenge avbestilling fortsatt er gratis. Er du forsinket, ringer du eller sender en melding til nummeret på billetten, så gjør vi vårt beste for å vente eller flytte deg til neste tid. Avlyser vi på grunn av vær eller sikkerhet, velger du en ny dato eller full refusjon.
Hold teksten kort og vennlig. Gjestene leser reglene på mobilen, som regel i en fart.
Slik hjelper TicketPa mot no-show
TicketPa er et bookingsystem for bedrifter som selger tidsluker, og alle innstillingene i denne guiden er bygget inn. Gjestene kan betale på nett når de booker, får en QR-billett med oppmøtested og kartlenke, og får en påminnelse til tiden du velger. De avbestiller eller flytter bookingen selv innenfor reglene dine, signerer egenerklæringer før de kommer og blir sjekket inn fra mobilen din. Se alle funksjonene, eller hvordan det fungerer for guidede turer og kurs.
