Un sistema di prenotazione online funziona in sette passi: definisci cosa vendi e quando, il sistema lo trasforma in una pagina di prenotazione con la disponibilità in tempo reale, un ospite sceglie orario e biglietti, il sistema blocca i posti mentre paga, invia la conferma e il biglietto e tiene aggiornata la lista degli ospiti per il giorno dell'attività. Una volta impostato, ogni passo procede da solo.

Questa guida segue una prenotazione attraverso tutti e sette i passi, per le attività che vendono posti a un orario fisso: tour, corsi, workshop, gite in barca, escape room, musei e attrazioni. Mostra cosa succede dalla tua parte, cosa vede l'ospite e cosa fa il sistema nel mezzo, compresa la parte che impedisce a due ospiti di prendere lo stesso posto. Se preferisci partire dalle basi, inizia da Cos'è un software di prenotazione?

I sette passi in breve

  1. Imposti cosa vendi: attività, tipi di biglietto, prezzi ed extra.
  2. La disponibilità nasce da un programma: orari, ciascuno con un numero di posti.
  3. Gli ospiti trovano la tua pagina di prenotazione dal tuo sito, da Google, da Instagram o da un messaggio.
  4. L'ospite sceglie, e il sistema blocca i posti mentre completa il pagamento.
  5. Il pagamento: online subito, sul posto o con un link di pagamento.
  6. Conferma, biglietto e promemoria partono via email.
  7. Il giorno dell'attività: la lista degli ospiti, il check-in, chi arriva senza prenotazione e i no-show, poi i report.

Il resto della guida li prende uno alla volta.

Passo 1: imposti cosa vendi

Tutto parte da un'attività: un nome, una descrizione, quanto dura e dove si svolge. Poi aggiungi cosa possono comprare gli ospiti:

  • Tipi di biglietto come adulto, bambino o famiglia, ciascuno con un prezzo e il numero di posti che occupa.
  • Un prezzo per gruppo privato, per gli ospiti che vogliono l'intero orario per sé.
  • Extra come foto, pranzo o noleggio dell'attrezzatura, che gli ospiti scelgono insieme ai biglietti.

Imposti anche le regole di prenotazione: fino a quanto prima dell'inizio un ospite può ancora prenotare (il termine di prenotazione), con quanto anticipo, e il gruppo più piccolo e più grande per prenotazione. Aggiungi una politica di cancellazione e, se gli ospiti devono firmarla, una liberatoria. Per la maggior parte delle attività è un'ora di lavoro per la prima attività e pochi minuti per ciascuna delle successive.

Passo 2: la disponibilità nasce da un programma

Non inserisci ogni data. Dici al sistema quando si svolge l'attività, per esempio ogni giorno alle 10:00 e alle 14:00, e quante persone ci stanno ogni volta. Da lì crea gli orari: un'ora di inizio in una data, con la propria capienza, per settimane o mesi in anticipo.

Ogni orario tiene il conto. Sedici posti, sei prenotati, dieci liberi. Quel numero è la disponibilità che vede l'ospite, e cambia nel momento in cui qualcuno prenota o cancella. Le date chiuse tolgono giornate intere, e un orario singolo aggiunge una partenza in più senza toccare il programma.

I sistemi fatti bene contano più dei posti a sedere. Se due attività condividono la stessa barca, dodici kayak o lo stesso istruttore, il sistema conta anche quelli, così un orario mostra meno posti quando l'attrezzatura è già impegnata da un'altra prenotazione alla stessa ora. È questo che ferma una doppia prenotazione prima che accada.

Passo 3: gli ospiti trovano la tua pagina di prenotazione

La pagina di prenotazione è una pagina web che il sistema ospita per te, con il tuo nome, il tuo logo e le tue attività. Gli ospiti ci arrivano da un link di prenotazione o da un pulsante Prenota ora, e tu metti quel link dove le persone ti cercano già: sul sito, nel profilo dell'attività su Google, nella bio di Instagram e nelle risposte su WhatsApp. Gli ospiti non installano un'app e non creano un account; la pagina si apre nel browser e funziona sul telefono.

Il momento conta più di prima. La ricerca di Arival su quando prenotano i viaggiatori (dicembre 2025) ha rilevato che nel 2025 un ospite di tour su cinque ha comprato il giorno stesso dell'esperienza, e il suo sondaggio tra gli operatori (gennaio 2026, più di 5.000 operatori) ha stimato le prenotazioni online al 60% di tutte le prenotazioni di tour, attività e attrazioni. Una pagina che si completa in pochi tocchi sul telefono è esattamente il punto.

I marketplace come Viator e GetYourGuide sono un altro ingresso. Quando il sistema si sincronizza con loro, le loro prenotazioni arrivano nello stesso calendario e prendono posti dallo stesso conto, così un marketplace non può vendere un orario che la tua pagina ha già riempito.

Passo 4: l'ospite sceglie, e il sistema blocca i posti

Sulla pagina di prenotazione l'ospite vede un calendario con i giorni in cui c'è ancora posto, sceglie un giorno, poi un'ora di inizio, poi biglietti ed extra. La pagina mostra il prezzo nella tua valuta e i posti rimasti a quell'ora. Poi inserisce nome, email e numero di telefono, e tutto ciò che devi sapere.

Ora la parte che quasi nessuno vede. Appena l'ospite passa al pagamento, il sistema mette un blocco sui suoi posti. Per i minuti successivi quei posti sono suoi: nessun altro può prenotarli, e il conto dell'orario li mostra già come occupati. Se due ospiti puntano all'ultimo posto nello stesso secondo, il sistema fa passare uno e dice all'altro che l'orario è al completo. Se l'ospite chiude la pagina senza pagare, il blocco scade e i posti tornano disponibili. Alcuni sistemi scrivono all'ospite per la prenotazione abbandonata, così può completarla più tardi.

Il blocco è ciò che rende sicuro un sistema di prenotazione online accanto alle prenotazioni telefoniche, a chi arriva senza prenotazione e ai marketplace: ogni canale prende posti da un unico conto, con la stessa regola.

Una prenotazione si paga in tre modi, e un buon sistema li supporta tutti e tre.

  1. Online, al momento della prenotazione. L'ospite paga con carta o PayPal sulla pagina di prenotazione. Il denaro va sul tuo conto presso un fornitore di pagamento come Stripe o PayPal, che trattiene una commissione sulla carta: secondo i prezzi pubblicati da Stripe, 1,5% più 0,25 € per le carte europee standard. Alcuni sistemi di prenotazione aggiungono una percentuale propria; la nostra guida sul costo di un software di prenotazione le mette a confronto.
  2. Sul posto. La prenotazione è confermata subito e l'ospite paga il giorno stesso, in contanti, con carta o con bonifico. Il sistema lo registra al check-in. Funziona in ogni paese e il sistema non applica alcuna commissione.
  3. Con un link di pagamento. Per una prenotazione presa per telefono o via email, il team invia un link con cui l'ospite paga, di solito con un promemoria finché resta aperto.

In ogni caso, lo stato della prenotazione dice a tutti a che punto è: bloccata, in attesa di pagamento, confermata, con check-in fatto, cancellata. I rimborsi seguono la politica di cancellazione del passo 1, così un ospite che cancella entro il termine riceve l'importo giusto senza che nessuno lo calcoli a mano. La nostra guida sui pagamenti online per tour e attività spiega le opzioni nel dettaglio.

Passo 6: conferma, biglietto e promemoria

Nel momento in cui una prenotazione è confermata, l'ospite riceve un'email di conferma con un biglietto con codice QR: cosa ha prenotato, quando, dove andare, cosa ha pagato e cosa resta da pagare. È la conferma immediata, ed è il motivo per cui gli ospiti che prenotano online smettono di telefonare per controllare.

Il sistema gestisce poi da solo tutto il seguito:

  • Un'email di promemoria prima dell'inizio, con orario, luogo e cosa portare.
  • Un'email quando qualcosa cambia, come un nuovo orario o una cancellazione.
  • Un modo per l'ospite di cancellare o spostare la prenotazione dal biglietto, entro il termine di cancellazione che hai impostato.
  • Una richiesta di recensione qualche ora dopo la visita.

I promemoria sono il motivo principale per cui i no-show calano quando un'attività passa online; la nostra guida su come ridurre i no-show copre il resto.

Passo 7: il giorno dell'attività, e dopo

Quel giorno il sistema diventa una lista degli ospiti per ogni orario: chi arriva, in quanti, chi ha pagato e chi ha firmato la liberatoria. Il tuo team fa il check-in scansionando il codice QR con la fotocamera del telefono o digitando il codice di prenotazione, per un gruppo intero o una parte. Chi si presenta senza prenotazione viene aggiunto come cliente senza prenotazione. Chi non si presenta viene segnato come no-show, a mano o in automatico quando l'orario finisce.

Dopo, ogni prenotazione è un dato: i report mostrano prenotazioni, ospiti, incassi e posti occupati per attività, data e canale, e un'esportazione CSV mette le stesse righe in un foglio di calcolo. La guida sul sistema di biglietteria online approfondisce biglietti, ingresso a orario e check-in.

Cosa succede dietro le quinte

Alcune cose che il sistema fa senza che tu debba pensarci:

  • Contare sotto blocco. Ogni modifica ai posti di un orario avviene una alla volta, così due prenotazioni non possono mai vedere entrambe "un posto rimasto" e prenderlo tutte e due.
  • Un solo conto per ogni canale. La tua pagina, le prenotazioni aggiunte dal team, chi arriva senza prenotazione e i marketplace prendono tutti dallo stesso numero.
  • Ora locale. Gli orari sono salvati nel fuso orario della tua attività, così un tour alle 10:00 resta alle 10:00 da qualunque dispositivo prenoti l'ospite, e i cambi d'ora non lo spostano.
  • Conti che tornano. Quanto ha pagato l'ospite, quanto è stato rimborsato e quanto resta da pagare sono tenuti per prenotazione, così i report corrispondono al tuo conto in banca.

Cosa non fa un sistema di prenotazione online

Prende le prenotazioni; non le porta. Gli ospiti devono comunque trovare la tua pagina, per questo contano i link del passo 3 e un profilo dell'attività su Google. Non è nemmeno una biglietteria per eventi con la mappa dei posti, un software per viaggi di più giorni con hotel e trasferimenti, né un programma di contabilità. Se la tua attività ha bisogno di questo, la nostra guida su come scegliere un software di prenotazione spiega le differenze.

Come lo fa TicketPa

TicketPa è un software di prenotazione per attività che vendono orari, e segue i sette passi qui sopra. Imposti le attività con biglietti, gruppi ed extra; i programmi riempiono il calendario fino a quattro mesi in anticipo; e la pagina di prenotazione funziona in 15 lingue, senza app e senza account. I posti restano bloccati mentre l'ospite paga, e personale, attrezzatura e spazi sono contati su tutte le attività, così niente viene prenotato due volte. Gli ospiti pagano online con carta o PayPal sul tuo conto, oppure sul posto senza commissioni. Ricevono un biglietto QR, un promemoria ed email quando qualcosa cambia, e il tuo team gestisce la giornata dal telefono: liste degli ospiti, check-in, clienti senza prenotazione, no-show e pagamenti incassati sul posto, con report ed esportazione CSV dopo. I piani partono da 19 € al mese; la pagina dei prezzi ha i dettagli e la pagina delle funzionalità ogni passo.