Voit tuoda tulevat varaukset vanhasta varausjärjestelmästäsi tai taulukosta TicketPaan CSV-tiedostolla. Näet jokaisen varauksen, ennen kuin mitään lisätään, ja voit kumota tuonnin 7 päivän ajan.
Ennen kuin aloitat
- Luo ensin aktiviteettisi TicketPaan hintoineen. Tuonti löytää kunkin varauksen aktiviteetin sen nimen perusteella. Katso Luo aktiviteetti.
- Jokaista varausta varten ei tarvitse olla valmista aikaa. Kun päivälle ja kellonajalle ei ole aikaa, tuonti lisää sille kertaluonteisen ajan.
- Vain tulevat varaukset tuodaan, ja vain aktiviteetteihin, joilla on ajat. Ajanvarauksia ei voi vielä tuoda, joten lisää ne painikkeella Uusi varaus. Katso Lisää varaus asiakkaan puolesta.
Valmistele CSV-tiedosto
- Siirry sivupalkissa sivulle Varaukset ja valitse Tuo.
- Valitse Lataa mallipohja, niin saat tyhjän tiedoston sarakkeiden nimillä, tai aloita vanhan järjestelmäsi viemästä tiedostosta.
- Tarkista, että ensimmäisellä rivillä on nämä sarakkeiden nimet. Järjestyksellä ei ole väliä, ja muut sarakkeet jätetään huomiotta.
| Sarake | Pakollinen | Mitä siinä on |
|---|---|---|
| Date | Kyllä | Varauksen päivä, esimerkiksi 2026-11-14 tai 14.11.2026. Yhdysvalloissa myös 11/14/2026 käy. |
| Start | Kyllä | Alkamisaika, esimerkiksi 14.30 tai 2:30 pm. |
| Activity | Kyllä | Aktiviteetin nimi samassa muodossa kuin TicketPassa. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole väliä. |
| Guest | Kyllä | Asiakkaan nimi. |
| Email, Phone | Toinen näistä | Ainakin toinen, jotta saat yhteyden asiakkaaseen. Ilman maatunnusta annettu puhelinnumero tulkitaan yrityksesi maan numeroksi. |
| Guests | Kyllä | Montako henkilöä tulee. |
| Tickets | Ei | Mitkä liput, esimerkiksi ”2 Aikuinen; 1 Lapsi”, niillä lippujen nimillä, joita käytät TicketPassa. Ilman tätä jokainen asiakas saa aktiviteetin ensimmäisen lipun. |
| Paid | Ei | Summa, jonka asiakas on jo maksanut sinulle, esimerkiksi 25,50. |
| Currency | Ei | Jos lisäät sen, sen pitää olla yrityksesi valuutta. |
| Reference | Ei | Varausnumero vanhassa järjestelmässäsi. Se lisätään varauksen muistiinpanoihin tiimillesi. |
| Notes | Ei | Muistiinpanot tiimillesi. |
| Language | Ei | Asiakkaalle lähetettävien sähköpostien kieli, esimerkiksi fi tai suomi. |
- Tallenna tiedosto CSV-muodossa. Valitse Excelissä tallennettaessa ”CSV UTF-8”. Lataa se Google Sheetsistä muodossa ”Pilkuin erotetut arvot (.csv)”.
Yhdessä tiedostossa voi olla enintään 500 varausta ja 1 Mt. Jos varauksia on enemmän, jaa ne useaan tiedostoon.
Näin tuot varaukset
- Valitse sivulla Varausten tuonti painike Valitse CSV-tiedosto ja sitten tiedostosi. Tiedosto lähetetään, mutta varauksia ei vielä lisätä.
- Tarkista varaukset avautuu, ja siinä on tiedoston jokainen rivi. Rivi, jossa lukee Valmis, tuodaan. Rivi, jossa lukee Ei tuotu, kertoo, mikä siinä on vialla.
- Katso kohta Uudet ajat, jos sivulla näkyy sellainen. Siinä ovat päivät ja kellonajat, joille ei vielä ole aikaa ja jotka tuonti lisää aikataulusi ulkopuolelle.
- Valitse Lähetä asiakkaille sähköposti näistä varauksista, jos haluat TicketPan lähettävän asiakkaille sähköpostia. Katso Sähköpostit tuoduille asiakkaille.
- Valitse tuontipainike, esimerkiksi Tuo 42 varausta.
Sen jälkeen sivulla näkyy jokaisen rivin uusi varaus tai syy, miksi riviä ei tuotu. Jos haluat tuoda puuttuvat rivit, korjaa ne tiedostossasi ja lähetä se uudelleen. Jo TicketPassa olevat varaukset jätetään toisella kerralla pois, joten mitään ei varata kahdesti.
Millainen tuotu varaus on
- Se on Vahvistettu, ja asiakas maksaa paikan päällä TicketPassa asettamiesi hintojen mukaan.
- Se, mitä asiakas maksoi aiemmin, näkyy maksuna nimeltä Maksettu ennen TicketPaa, ja Maksettavaa jäljellä näyttää loput. TicketPa ei peri siitä palkkiota. Ota loput vastaan tapahtumapäivänä painikkeella Ota maksu vastaan.
- Varauksessa näkyy, mistä se tuli: Tuotu. Näet sen varauksessa, varausten suodattimessa, sivulla Raportit ja varausten CSV-tiedostossa.
- Sarakkeiden Reference ja Notes tiedot ovat varauksessa kohdassa Tiimille.
- Jos asiakas on varannut sinulta aiemmin, TicketPa tunnistaa hänet puhelinnumerosta ja sitten sähköpostista, kuten silloin, kun lisäät varauksen itse.
Sähköpostit tuoduille asiakkaille
Lähetä asiakkaille sähköposti näistä varauksista on pois päältä, ellet valitse sitä.
- Kun se on pois päältä, asiakkaat eivät saa nyt lippua eivätkä myöhemmin muistutuksia tai arvostelupyyntöjä. Jätä se pois päältä, kun vanha järjestelmäsi on jo lähettänyt heille varauksen tiedot. Voit silti lähettää yksittäiselle asiakkaalle muistutuksen, jossa on linkki hänen lippuunsa: avaa sivulla Varaukset varauksen rivin lopussa oleva valikko ja valitse Lähetä muistutus.
- Kun se on päällä, asiakkaat, joilla on sähköpostiosoite, saavat nyt lippunsa QR-koodeineen ja myöhemmin muistutukset ja arvostelupyynnöt kuten kuka tahansa asiakas.
Kumoa tuonti
Voit poistaa tuonnin varaukset 7 päivän ajan tuonnin jälkeen:
- Siirry sivulle Varaukset, valitse Tuo ja valitse tiedosto kohdasta Aiemmat tiedostot.
- Valitse Kumoa tuonti ja vahvista valitsemalla uudelleen Kumoa tuonti.
- Varaukset, joita kukaan ei ole muuttanut, poistetaan pysyvästi, ja niiden paikat vapautuvat.
- Varaukset, joita tiimisi muutti tuonnin jälkeen, säilyvät, esimerkiksi saapuneiksi merkityt, siirretyt, maksetut, perutut tai ne, joille on lähetetty muistutus. Peru ne tarvittaessa tavalliseen tapaan.
- Myös tuonnin lisäämät ajat ja asiakkaat poistetaan, jos niille ei jää yhtään varausta.
- Asiakkaat saavat pitää saamansa sähköpostit, mutta heidän lippulinkkinsä lakkaavat toimimasta.
Kumoamista ei voi perua. Seitsemän päivän jälkeen peru varaukset yksi kerrallaan.
Hyvä tietää
- Rivit tarkistetaan tiedoston järjestyksessä. Kun aika täyttyy, sen myöhemmillä riveillä näkyy, ettei paikkoja ole tarpeeksi. Lisää ensin paikkoja sivulla Kalenteri ja lähetä tiedosto sitten uudelleen.
- Uusi aika saa yhtä monta paikkaa kuin aktiviteetin aikataulussa on, tai enemmän, jos sen varaukset tarvitsevat niitä.
- Asiakas, jolla on jo varaus samaan aikaan tai joka on tiedostossa kahdesti, jätetään pois.
- Rivejä, jotka osuvat perumaasi tai sulkemaasi aikaan tai suljettuun päivään, ei tuoda.
- Jos tiedostossasi on Total-sarake, TicketPa vertaa sitä omaan hintaansa ja varoittaa, jos ne eroavat. Varaus maksaa aina TicketPassa asettamasi hinnan. Riviä, jonka mukaan asiakas maksoi sitä enemmän, ei tuoda.
- Tiedoston rivit poistetaan 30 päivän kuluttua lähettämisestä. Varaukset säilyvät.