Du kan importere de kommende bookinger fra dit gamle bookingsystem eller et regneark til TicketPa med en CSV-fil. Du ser alle bookinger, før noget bliver tilføjet, og du kan fortryde importen i 7 dage.

Før du går i gang

  • Opret først dine aktiviteter i TicketPa med deres priser. Importen finder hver bookings aktivitet ud fra navnet. Se Opret en aktivitet.
  • Du behøver ikke en tid til hver booking. Er der ingen tid på en dato og et klokkeslæt, tilføjer importen en enkeltstående tid til det.
  • Kun kommende bookinger bliver importeret, på aktiviteter med tider. Aftaler kan ikke importeres endnu, så tilføj dem med Ny booking. Se Tilføj en booking for en gæst.

Gør din CSV-fil klar

  1. Gå til Bookinger i sidepanelet, og vælg Importér.
  2. Vælg Download skabelonen for at få en tom fil med kolonnenavnene, eller tag udgangspunkt i eksporten fra dit gamle system.
  3. Tjek, at første række har disse kolonnenavne. Rækkefølgen er ligegyldig, og andre kolonner bliver sprunget over.
Kolonne Påkrævet Indhold
Date Ja Bookingens dato, for eksempel 2026-11-14 eller 14.11.2026. I USA virker 11/14/2026 også.
Start Ja Starttidspunktet, for eksempel 14.30 eller 2:30 pm.
Activity Ja Aktivitetens navn, som det står i TicketPa. Store og små bogstaver er ligegyldige.
Guest Ja Gæstens navn.
Email, Phone En af de to Mindst én af dem, så du kan kontakte gæsten. Et telefonnummer uden landekode bliver læst som et nummer fra din virksomheds land.
Guests Ja Hvor mange der kommer.
Tickets Nej Hvilke billetter, for eksempel »2 Voksen; 1 Barn«, med de billetnavne, du bruger i TicketPa. Uden kolonnen får hver gæst aktivitetens første billet.
Paid Nej Det, gæsten allerede har betalt dig, for eksempel 25,50.
Currency Nej Tager du den med, skal det være din virksomheds valuta.
Reference Nej Bookingnummeret i dit gamle system. Det kommer med i bookingens noter til dit team.
Notes Nej Noter til dit team.
Language Nej Sproget i gæstens mails, for eksempel da eller dansk.
  1. Gem filen som CSV. I Excel vælger du »CSV UTF-8«, når du gemmer. I Google Sheets downloader du den som »Comma-separated values (.csv)«.

En fil kan indeholde op til 500 bookinger og må fylde højst 1 MB. Har du flere bookinger, så del dem op i flere filer.

Sådan importerer du bookingerne

  1. På Importér bookinger vælger du Vælg en CSV-fil og derefter din fil. Filen bliver uploadet, men der bliver ikke tilføjet nogen bookinger endnu.
  2. Tjek dine bookinger åbner med alle filens rækker. En række, der er markeret Klar, bliver importeret. En række, der er markeret Ikke importeret, fortæller, hvad der er galt.
  3. Se på Nye tider, hvis siden viser det. Det er de datoer og klokkeslæt, der ikke har en tid endnu, og som importen tilføjer uden for dit skema.
  4. Sæt flueben ved Send mail til gæsterne om disse bookinger, hvis TicketPa skal sende gæsterne en mail. Se Mails til importerede gæster.
  5. Vælg importknappen, for eksempel Importér 42 bookinger.

Siden viser derefter den nye booking for hver række, eller hvorfor rækken ikke blev importeret. Vil du importere de manglende rækker, så ret dem i filen, og upload den igen. Bookinger, der allerede er i TicketPa, bliver sprunget over anden gang, så intet bliver booket to gange.

Sådan ser en importeret booking ud

  • Den er Bekræftet, og gæsten betaler på stedet efter dine priser i TicketPa.
  • Det, gæsten har betalt før, vises som en betaling, der hedder Betalt før TicketPa, og Mangler at blive betalt viser resten. TicketPa tager ikke noget gebyr af den. Tag imod resten på dagen med Tag imod betaling.
  • Den viser, hvor den kom fra: Importeret. Det ser du på bookingen, i filteret på bookinglisten, i Rapporter og i CSV-filen med bookinger.
  • Kolonnerne Reference og Notes står under Til teamet på bookingen.
  • Har gæsten booket hos dig før, finder TicketPa gæsten på telefonnummeret og derefter på e-mailadressen, ligesom når du selv tilføjer en booking.

Mails til importerede gæster

Der er ikke flueben ved Send mail til gæsterne om disse bookinger, medmindre du selv sætter det.

  • Uden flueben får gæsterne ingen billet nu og ingen påmindelser eller anmodninger om anmeldelser senere. Lad feltet være uden flueben, når dit gamle system allerede har sendt dem deres bookingoplysninger. Du kan stadig sende en enkelt gæst en påmindelse med et link til billetten: Åbn menuen for enden af bookingens række på Bookinger, og vælg Send påmindelse.
  • Med flueben får gæster med en e-mailadresse deres billet med QR-koden nu og påmindelser og anmodninger om anmeldelser senere, som alle andre gæster.

Fortryd en import

I 7 dage efter en import kan du fjerne dens bookinger igen:

  1. Gå til Bookinger, vælg Importér, og vælg filen under Tidligere filer.
  2. Vælg Fortryd importen, og vælg derefter Fortryd importen igen for at bekræfte.
  • Bookinger, som ingen har ændret, bliver slettet for altid, og deres pladser bliver ledige igen.
  • Bookinger, som dit team har ændret efter importen, bliver liggende, for eksempel hvis de er tjekket ind, flyttet, betalt, annulleret eller har fået en påmindelse. Annuller dem som normalt, hvis du har brug for det.
  • De tider og gæster, importen tilføjede, bliver også slettet, når der ikke er nogen booking tilbage på dem.
  • Gæsterne beholder de mails, de har fået, men linkene til deres billetter holder op med at virke.

En fortrudt import kan ikke gendannes. Efter 7 dage skal du annullere bookingerne én ad gangen.

Godt at vide

  • Rækkerne bliver tjekket i den rækkefølge, de står i filen. Når en tid bliver fuld, viser de senere rækker på den tid, at der ikke er pladser nok. Tilføj først pladser under Kalender, og upload derefter filen igen.
  • En ny tid får lige så mange pladser, som aktivitetens skema har, eller flere, hvis bookingerne på den har brug for det.
  • En gæst, der allerede er booket på den samme tid, eller som står to gange i filen, bliver sprunget over.
  • Rækker på en tid, du har aflyst eller lukket, eller på en lukkedag, bliver ikke importeret.
  • Har din fil en Total-kolonne, sammenligner TicketPa den med sin egen pris og advarer dig, når de er forskellige. Bookingen koster altid din pris i TicketPa. En række, hvor gæsten har betalt mere end det, bliver ikke importeret.
  • Filens rækker bliver slettet 30 dage efter upload. Bookingerne bliver liggende.