Et bookingsystem er et program, der lader kunderne se, hvad der er ledigt, booke en tid og betale online, mens virksomheden styrer sine tider, pladser, betalinger og kunder ét sted. Det afløser kalenderen, indbakken og regnearket. Bookingsystem, online bookingsystem, bookingsoftware og reservationssystem er alle navne for det samme.

Denne guide forklarer, hvordan et online bookingsystem virker, hvilke typer bookingsystemer der findes, hvilke funktioner du kan forvente, og hvad det typisk koster. Den er skrevet til små virksomheder, der er nye med bookingsystemer, for eksempel turoperatører, madskoler, værksteder og escape rooms.

Hvad er et bookingsystem?

Et bookingsystem er et værktøj, der tager imod bookinger for dig. Det viser kun kunderne de tider og pladser, der stadig er ledige, tager deres oplysninger og ofte deres betaling, bekræfter bookingen med det samme og holder én opdateret liste over, hvem der kommer. Virksomheden sætter reglerne én gang: hvad den sælger, hvornår, til hvor mange og til hvilken pris.

De fleste bookingsystemer kører i dag online, som en hjemmeside eller en webapp. Kunderne booker på en bookingside, og virksomheden bruger det samme system på en telefon eller en computer til at se og ændre bookinger.

Sådan virker et online bookingsystem

Du bestemmer, hvad du sælger, hvornår det foregår, og hvor mange pladser hver tid har. Kunderne åbner din bookingside, vælger en tid og betaler, og systemet holder deres pladser, mens de betaler, så ingen andre kan tage dem. Derefter sender det bekræftelsen, billetten og en påmindelse, og på dagen tjekker du gæsterne ind fra én liste. Vores guide Hvordan virker et online bookingsystem? følger én booking gennem alle trinene.

Bookingsystem, bookingsoftware eller reservationssystem?

Navnene lægger vægten lidt forskellige steder:

  • Bookingsystem er det mest brugte ord i produktnavne og anmeldelser, og bookingsoftware betyder det samme.
  • Online bookingsystem sætter fokus på, at kunderne booker online på en bookingside.
  • Reservationssystem er mere almindeligt på hoteller, restauranter og i rejsebranchen og blandt turoperatører i Nordamerika.
  • Tidsbestillingssystem betyder som regel booking af aftaler, hvor hver kunde booker tid hos én person.

De vigtigste typer bookingsystemer

Et bookingsystem er bygget op om, hvordan en virksomhed sælger sin tid. Den mest almindelige fejl er at vælge den forkerte type, så start her.

Type Det booker kunderne Typiske virksomheder
Tidsbestilling Tid hos én person på et tidspunkt, de selv vælger Frisører, behandlere, konsulenter, privatlærere
Booking af tider eller aktiviteter En plads på en starttid, delt med andre Ture, kurser, workshops, escape rooms, smagninger
Udlejning En ting i et bestemt tidsrum Udlejning af cykler, kajakker, både og udstyr
Overnatning Nætter i et værelse eller en bolig Hoteller, gæstehuse, feriehuse
Bordreservation Et bord på et tidspunkt Restauranter, barer, caféer
Billetsalg til events En billet, ofte en siddeplads, til et enkelt arrangement Koncerter, teater, konferencer

Forskellen betyder noget. Et system til tidsbestilling er bygget op om én persons kalender, så det har svært ved det, når tolv gæster deler én starttid. Billetsalg til events er bygget til enkelte datoer og pladskort, så det har svært ved en tur, der kører hver dag. Et bookingsystem til faste tidspunkter er bygget til netop det: den samme aktivitet på faste tider med et antal pladser hver gang. Vores guide til et online billetsystem viser, hvordan billetsalg virker med faste tider.

TicketPa er et bookingsystem til faste tider for ture, kurser, workshops, escape rooms, sejlture og smagninger.

Det gør et bookingsystem for en lille virksomhed

  • Tager imod bookinger, mens du sover. Kunderne booker kl. 23 en søndag uden at vente på svar.
  • Stopper dobbeltbookinger. Systemet tæller pladserne på hver tid og sælger aldrig flere.
  • Sørger for, at du får dine penge. Kunderne betaler online, når de booker, eller systemet registrerer, hvad der mangler at blive betalt på dagen.
  • Giver færre udeblivelser. Automatiske påmindelser og betaling ved booking betyder færre tomme pladser. Vores guide til færre udeblivelser viser, hvilke indstillinger der hjælper mest.
  • Sparer administration. Du skal ikke kopiere bookinger fra beskeder over i et regneark eller regne refusioner ud i hånden.
  • Viser, hvordan det går. Rapporter gør bookinger til tal, du kan handle på, for eksempel dine travleste tider og din bedst sælgende aktivitet.

Vores guide til fordele ved et online bookingsystem gennemgår ti af dem, med ulemperne og hvordan du håndterer dem.

Funktioner, du kan forvente i et bookingsystem

De fleste bookingsystemer til virksomheder med faste tider har:

  • En bookingside med ledige pladser live, der virker godt på telefoner.
  • En kalender med ledige tider, hvor du sætter skemaer, ændrer kapaciteten og lukker datoer.
  • Billettyper og tilkøb, for eksempel billetter til voksne og børn, private grupper og betalte tilkøb.
  • Betalinger online med kort og på stedet, med refusioner.
  • Automatiske mails: bekræftelser med billet, påmindelser og besked om ændringer.
  • Afbestillingsregler, der automatisk afgør refusioner.
  • En gæsteliste og check-in til hver tid, helst med QR-billetter, du scanner med en telefon.
  • Adgang for teamet med forskellige rettigheder for ejere, ledere og personale.
  • Rapporter og eksport af bookinger og penge.
  • En vej ind på din hjemmeside, for eksempel en Book nu-knap.

Større systemer har også channel managers, der forbinder til bookingportaler, gavekort, videreforhandlere og bookingsider på flere sprog. Vores guide til at vælge et bookingsystem har ti spørgsmål, der skiller det, du har brug for, fra det, der bare er rart at have.

Har du brug for et bookingsystem?

Det har du sandsynligvis, hvis to eller flere af disse lyder bekendt:

  • Du svarer på den samme besked om »er der plads på lørdag?« flere gange om dagen.
  • Du har dobbeltbooket en tid eller afvist gæster ved en fejl.
  • Du jagter betalinger eller glemmer, hvem der har betalt.
  • Gæster booker og dukker så ikke op.
  • Dit team skal bruge din telefon eller dit regneark for at vide, hvem der kommer.
  • Du kan ikke sige, hvilken aktivitet eller hvilken dag der tjener mest.

Hvis du får en håndfuld bookinger om måneden, kan en delt kalender og et betalingslink være nok. Når der kommer bookinger hver dag, tjener et bookingsystem som regel sig selv hjem alene i sparet tid.

Hvad koster et bookingsystem?

Et bookingsystem har som regel en af fire prismodeller: et månedligt abonnement, et gebyr pr. booking, et gebyr, som dine kunder betaler, eller en blanding af et abonnement og et mindre bookinggebyr. Abonnementer til små virksomheder starter typisk mellem 10 og 50 € om måneden, og betalingsudbyderen tager kortgebyrer oveni. Vores guide Hvad koster et bookingsystem? sammenligner modellerne med rigtige eksempler.

TicketPa koster for eksempel fra 149 kr. om måneden plus et lille gebyr kun på bookinger, der betales online. Bookinger med betaling på stedet har intet gebyr. Se priser.

Sådan passer TicketPa ind

TicketPa er et online bookingsystem til små virksomheder, der sælger faste tider. Du får din egen bookingside, skemaer, der fylder din kalender måneder frem, billetter, private grupper og tilkøb, betaling online eller på stedet, QR-billetter og påmindelser, ændringer, som gæsterne selv klarer, check-in på mobilen og rapporter, alt sammen i browseren. Se alle funktioner, eller start med siden for din type aktivitet fra forsiden.