Et online bookingsystem virker i syv trin: du sætter op, hvad du sælger og hvornår, systemet gør det til ledige pladser live på en bookingside, en gæst vælger en tid og billetter, systemet holder pladserne, mens gæsten betaler, det sender bekræftelsen og billetten, og det holder en opdateret gæsteliste til dagen. Når det først er sat op, kører hvert trin af sig selv.

Denne guide følger én booking gennem alle syv trin, for virksomheder, der sælger pladser på et fast tidspunkt: ture, kurser, workshops, sejlture, escape rooms, museer og attraktioner. Den viser, hvad der sker hos dig, hvad gæsten ser, og hvad systemet gør imellem, også den del, der forhindrer, at to gæster tager den samme plads. Vil du have det grundlæggende først, så start med Hvad er et bookingsystem?

De syv trin i overblik

  1. Du sætter op, hvad du sælger: aktiviteter, billettyper, priser og tilkøb.
  2. Ledige pladser kommer fra et skema: tider med et antal pladser hver.
  3. Gæsterne finder din bookingside fra din hjemmeside, Google, Instagram eller en besked.
  4. Gæsten vælger, og systemet holder pladserne, mens gæsten betaler.
  5. Betaling: online med det samme, på stedet eller via et betalingslink.
  6. Bekræftelse, billet og påmindelser bliver sendt på mail.
  7. På dagen: gæstelisten, check-in, walk-ins og udeblivelser og derefter rapporterne.

Resten af guiden tager dem ét ad gangen.

Trin 1: Du sætter op, hvad du sælger

Alt starter med en aktivitet: et navn, en beskrivelse, hvor længe den varer, og hvor den foregår. Derefter tilføjer du det, gæsterne kan købe:

  • Billettyper som voksen, barn eller familie, hver med en pris og det antal pladser, den tager.
  • En pris for en privat gruppe til gæster, der vil have hele tiden for sig selv.
  • Tilkøb som billeder, frokost eller leje af udstyr, som gæsterne vælger sammen med billetterne.

Du sætter også bookingreglerne: hvor tæt på starten en gæst stadig kan booke (bookingfristen), hvor langt frem gæsterne kan booke, og den mindste og største gruppe, én booking kan være. Tilføj afbestillingsregler og, hvis gæsterne skal skrive under på en, en deltagererklæring. For de fleste virksomheder tager den første aktivitet en time, og hver af de næste tager få minutter.

Trin 2: Ledige pladser kommer fra et skema

Du skal ikke skrive hver dato ind. Du fortæller systemet, hvornår aktiviteten kører, for eksempel hver dag kl. 10.00 og 14.00, og hvor mange der kan være med hver gang. Ud fra det laver systemet tidspunkter: én starttid på én dato med sin egen kapacitet, uger eller måneder frem.

Hver tid holder styr på tallet. Seksten pladser, seks booket, ti tilbage. Det tal er de ledige pladser, gæsten ser, og det ændrer sig i det øjeblik, nogen booker eller afbestiller. Lukkedage tager hele dage ud, og en ekstra tid tilføjer en ekstra afgang uden at røre skemaet.

Gode systemer tæller mere end pladser. Hvis to aktiviteter deler den samme båd, tolv kajakker eller én instruktør, tæller systemet dem også, så en tid viser færre pladser, når udstyret allerede er brugt af en anden booking på samme tid. Det er det, der stopper en dobbeltbooking, før den sker.

Trin 3: Gæsterne finder din bookingside

Bookingsiden er en webside, som systemet driver for dig, med dit navn, dit logo og dine aktiviteter. Gæsterne kommer til den fra et bookinglink eller en Book nu-knap, og du sætter linket der, hvor folk allerede leder efter dig: på din hjemmeside, din Google-virksomhedsprofil, din Instagram-bio og i dine svar på WhatsApp. Gæsterne skal hverken installere en app eller oprette en konto. Siden åbner i browseren og virker på en telefon.

Timingen betyder mere end før. Arivals undersøgelse af, hvornår rejsende booker (december 2025) viste, at hver femte, der bookede en tur i 2025, købte på selve dagen, og dens undersøgelse blandt udbydere (januar 2026, over 5.000 udbydere) viste, at onlinebookinger står for 60 % af alle bookinger af ture, aktiviteter og attraktioner. En side, der virker med få tryk på en telefon, er hele pointen.

Bookingportaler som Viator og GetYourGuide er en anden vej ind. Når systemet synkroniserer med dem, lander deres bookinger i den samme kalender og tager pladser fra det samme tal, så en bookingportal ikke kan sælge en tid, som din egen side allerede har fyldt.

Trin 4: Gæsten vælger, og systemet holder pladserne

På bookingsiden ser gæsten en kalender med de dage, der stadig har plads, og vælger en dag, derefter en starttid og så billetter og tilkøb. Siden viser prisen i din valuta og de pladser, der er tilbage på den tid. Derefter skriver gæsten navn, e-mail og telefonnummer og det, du har brug for at vide.

Nu kommer den del, de fleste aldrig ser. Så snart gæsten går til betaling, laver systemet en midlertidig pladsreservation. De næste par minutter tilhører pladserne den gæst: ingen andre kan booke dem, og tidens tal viser dem allerede som optaget. Hvis to gæster prøver at tage den sidste plads i samme sekund, lukker systemet den ene igennem og fortæller den anden, at tiden er fuld. Hvis gæsten lukker siden uden at betale, udløber reservationen, og pladserne bliver ledige igen. Nogle systemer sender gæsten en mail om den ufærdige booking, så gæsten kan gøre den færdig senere.

Reservationen er det, der gør det sikkert at køre et online bookingsystem side om side med telefonbookinger, walk-ins og bookingportaler: alle kanaler tager pladser fra ét tal efter den samme regel.

En booking kan blive betalt på tre måder, og et godt system understøtter alle tre.

  1. Online ved booking. Gæsten betaler med kort eller PayPal på bookingsiden. Pengene går til din egen konto hos en betalingsudbyder som Stripe eller PayPal, der tager et kortgebyr: efter Stripes offentliggjorte priser 1,5 % plus 1,80 kr. for almindelige europæiske kort. Nogle bookingsystemer lægger deres egen procentdel oveni. Vores guide Hvad koster et bookingsystem? stiller dem op ved siden af hinanden.
  2. På stedet. Bookingen bliver bekræftet med det samme, og gæsten betaler på dagen, kontant, med kort eller via bankoverførsel. Systemet registrerer betalingen ved check-in. Det virker i alle lande og har intet gebyr fra systemet.
  3. Via betalingslink. Til en booking, der er taget over telefonen eller på mail, sender teamet et link, som gæsten betaler igennem, som regel med en påmindelse, hvis det stadig er åbent.

Uanset hvordan viser bookingens status alle, hvor den står: reserveret, afventer betaling, bekræftet, tjekket ind, afbestilt. Refusioner følger de afbestillingsregler, du satte i trin 1, så en gæst, der afbestiller inden for fristen, får det rigtige beløb tilbage, uden at nogen skal regne det ud i hånden. Vores guide til onlinebetaling for ture og aktiviteter gennemgår valgene i detaljer.

Trin 6: Bekræftelse, billet og påmindelser

I det øjeblik en booking er bekræftet, får gæsten en bekræftelsesmail med en QR-billet: hvad gæsten har booket, hvornår, hvor gæsten skal møde op, hvad der er betalt, og hvad der mangler. Det er øjeblikkelig bekræftelse, og det er derfor, gæster, der booker online, holder op med at ringe for at tjekke.

Derefter klarer systemet selv opfølgningen:

  • En påmindelsesmail før start med tidspunktet, stedet og hvad gæsten skal have med.
  • En mail, når noget ændrer sig, for eksempel en ny tid eller en aflysning.
  • En mulighed for, at gæsten kan afbestille eller flytte bookingen fra billetten inden for den afbestillingsfrist, du har sat.
  • En anmodning om anmeldelse et par timer efter besøget.

Påmindelser er den største enkelte grund til, at udeblivelserne falder, når en virksomhed går online. Vores guide til færre udeblivelser gennemgår resten.

Trin 7: På dagen og bagefter

På dagen bliver systemet til en gæsteliste for hver tid: hvem der kommer, hvor mange, hvem der har betalt, og hvem der har skrevet under på deltagererklæringen. Dit team tjekker gæsterne ind ved at scanne QR-koden med telefonens kamera eller skrive bookingkoden, for en hel gruppe eller en del af den. En, der kommer uden booking, bliver tilføjet som walk-in-gæst. En, der ikke kommer, bliver markeret som udeblivelse, i hånden eller automatisk, når tiden slutter.

Bagefter er hver booking en registrering: rapporter viser bookinger, gæster, omsætning og optagne pladser pr. aktivitet, pr. dato og pr. kanal, og en CSV-eksport lægger de samme rækker i et regneark. Guiden til et online billetsystem går mere i dybden med billetter, tidsbestemt adgang og check-in.

Det sker bag kulisserne

Et par ting, systemet gør, som du aldrig behøver at tænke på:

  • Optælling under lås. Hver ændring i en tids pladser sker én ad gangen, så to bookinger aldrig begge kan se »én plads tilbage« og begge tage den.
  • Ét tal for alle kanaler. Din side, teamet, der tilføjer en booking, walk-ins og bookinger fra bookingportaler tager alle fra det samme tal.
  • Lokal tid. Tiderne bliver gemt i aktivitetens tidszone, så en tur kl. 10.00 er kl. 10.00, uanset hvilken enhed gæsten booker fra, og skift til sommertid flytter den ikke.
  • Penge, der stemmer. Hvad gæsten har betalt, hvad der er refunderet, og hvad der mangler, bliver gemt pr. booking, så rapporterne passer med din bankkonto.

Det gør et online bookingsystem ikke

Det tager imod bookinger, men det skaffer dem ikke. Gæsterne skal stadig finde din side, så linkene i trin 3 og en Google-virksomhedsprofil betyder noget. Det er heller ikke billetsalg til events med pladskort, software til ture over flere dage med hoteller og transport eller et regnskabsprogram. Har din virksomhed brug for det, forklarer vores guide til at vælge et bookingsystem forskellene.

Sådan gør TicketPa

TicketPa er et bookingsystem til virksomheder, der sælger faste tider, og det følger de syv trin ovenfor. Du sætter aktiviteter op med billetter, grupper og tilkøb, skemaer fylder kalenderen op til fire måneder frem, og bookingsiden virker på 15 sprog uden app eller konto. Pladserne bliver holdt, mens en gæst betaler, og personale, udstyr og lokaler bliver talt med på tværs af alle aktiviteter, så intet bliver booket to gange. Gæsterne betaler online med kort eller PayPal til din egen konto eller betaler på stedet uden gebyr. De får en QR-billet, en påmindelse og mails, når noget ændrer sig, og dit team styrer dagen fra en telefon: gæstelister, check-in, walk-ins, udeblivelser og betalinger på stedet, med rapporter og CSV-eksport bagefter. Abonnementerne starter ved 149 kr. om måneden. Prissiden har detaljerne, og funktionssiden har hvert trin.