Den hurtigste måde at få færre udeblivelser på er at lade dit bookingsystem gøre to ting ved hver booking: tage imod betaling, når gæsten booker, og sende en påmindelse før start med tidspunktet og mødestedet. De to indstillinger tager sig af de mest almindelige grunde til, at gæster ikke dukker op. De andre seks indstillinger i denne guide lukker de fleste af de huller, der er tilbage.
Denne guide er skrevet til små virksomheder, der sælger faste tider, for eksempel ture, kurser, workshops og sejlture. For hver løsning viser den, hvad du skal sætte op i dit bookingsystem, og hvorfor det virker, og den slutter med regler for udeblivelser, du kan kopiere.
Hvad tæller som en udeblivelse?
En udeblivelse, på engelsk no-show, er en gæst med en bekræftet booking, der hverken kommer eller afbestiller. Det er noget andet end en afbestilling, hvor gæsten giver dig besked på forhånd, så du kan sælge pladsen igen. En udeblivelse koster som regel mere end én billet: pladsen står tom, du har måske betalt for mad eller materialer på forhånd, og i en lille gruppe har værten måske ventet, mens alle andre stod og trippede.
Derfor dukker gæsterne ikke op
De fleste udeblivelser skyldes nogle få ting:
- Lav forpligtelse. En gratis booking er nem at lave og nem at glemme.
- Glemsomhed. En aktivitet, der blev booket for flere uger siden, forsvinder i en travl hverdag.
- De farer vild. Mødestedet var et gadenavn og ikke en nål på et kort.
- Forvirring om tiden. Gæster, der rejser på tværs af tidszoner, læser starttiden i deres egen tid.
- Planerne ændrede sig. Gæsten ville afbestille, men vidste ikke hvordan, så gæsten blev bare væk.
Hver indstilling herunder rammer en eller flere af dem.
8 indstillinger i bookingsystemet, der giver færre udeblivelser
1. Bed om betaling, når gæsterne booker
Gæster, der har betalt, møder langt oftere op, og gør de ikke, har du stadig fået betaling for pladsen. Sæt dit bookingsystem til at tage imod betaling online, når gæsterne booker, eller lad gæsterne vælge mellem at betale nu og betale på stedet. Behold betaling på stedet på markeder, hvor kortbetaling er mindre udbredt, og til grupper og faste gæster, du stoler på.
I TicketPa er det indstillingen How guests pay (Sådan betaler gæsterne) på siden Payments (Betalinger): betaling på stedet, betaling online ved booking, eller gæsten vælger. Onlinebetaling kræver en forbundet Stripe- eller PayPal-konto.
2. Send en påmindelse på det rigtige tidspunkt
En automatisk påmindelse fanger de fleste glemte bookinger. For de fleste aktiviteter virker 24 timer før start godt. Starter du tidligt om morgenen, er eftermiddagen før bedre, og til lange ture kan du sende den to eller tre dage før. En påmindelse er også et venligt skub til gæster, der ikke kan komme, om at give dig besked, så en udeblivelse bliver til en afbestilling, du kan sælge igen.
I TicketPa får alle bekræftede bookinger en påmindelsesmail, og du vælger på siden On the day (På dagen), hvor mange timer før start den bliver sendt.
3. Sæt mødestedet på billetten
Giv gæsterne en nål på et kort og ikke kun en adresse plus én linje om, hvad de skal kigge efter: »ved springvandet, kig efter den orange parasol«. Det hører hjemme på billetten og i hver mail, så gæsten finder det, når der er brug for det.
I TicketPa har hver lokation en adresse, et link til et kort og noter. Billetten viser alle tre, så gæsterne åbner kortet direkte fra telefonen.
4. Vis starttiden i lokal tid
Skriv alle tider i aktivitetens lokale tid, og sørg for, at dit bookingsystem gør det samme. Gæster booker ofte, før de rejser, og en telefon, der er sat til deres hjemlands tidszone, kan flytte en kalenderaftale flere timer.
I TicketPa følger tiderne din lokations tidszone, også når der skiftes til og fra sommertid, så et kursus kl. 10.00 er kl. 10.00 for alle.
5. Vis dine afbestillingsregler, før gæsterne booker
En enkel regel, for eksempel »gratis afbestilling indtil 24 timer før, ingen refusion derefter«, skaber de rette forventninger og giver dig et fair grundlag for at beholde betalingen, når en gæst ikke kommer. Vis den, før gæsten betaler, og ikke med småt bagefter.
I TicketPa sætter du en afbestillingsfrist og en procentdel for sen refusion for hver aktivitet, og bookingsiden forklarer reglerne i almindelige ord, før gæsterne booker. Vores guide til fair afbestillingsregler har fire skabeloner.
6. Lad gæsterne selv afbestille eller flytte deres booking
Det lyder bagvendt, men det virker. Når det er nemt at afbestille, giver gæster, der ikke kan komme, dig besked i stedet for at forsvinde, og deres pladser kommer til salg igen. Endnu bedre: tilbyd at flytte dem til en anden tid.
I TicketPa har hver billet et link, hvor gæsterne kan afbestille helt frem til starttidspunktet og få den refusion, dine regler giver. Så længe de stadig kan afbestille og få alle pengene tilbage, kan de også selv flytte til en anden tid.
7. Tjek telefonnumre, når gæsterne booker
En mailadresse er ikke nok på dagen. Med et telefonnummer, der virker, kan du skrive til en gæst, der er forsinket, fem minutter før start og ofte redde bookingen. Dit bookingsystem bør tjekke nummeret, når gæsten booker, i ethvert internationalt format, så du ikke først opdager, at det er forkert, når du har brug for det.
TicketPa tjekker hvert telefonnummer ved betalingen og gemmer det i et format, du kan ringe eller skrive til fra din telefon.
8. Bed gæsterne om at gøre noget, før de kommer
Små trin før dagen øger forpligtelsen. At skrive under på en deltagererklæring online minder gæsten om, at der er booket en plads, og til aktiviteter, der alligevel kræver en deltagererklæring, sparer det også tid ved check-in.
I TicketPa skriver gæsterne under på din deltagererklæring fra deres billet, før de kommer, og gæstelisten viser, hvem der mangler at skrive under.
Mål det derefter: tjek gæster ind, og markér udeblivelser
Du kan ikke få færre af noget, du ikke tæller. Tjek gæsterne ind på en gæsteliste for hver tid, og markér de gæster, der aldrig kom. Efter nogle uger viser der sig mønstre: en starttid, en ugedag eller en bookingkanal med flere tomme pladser. Din andel af udeblivelser er antallet af udeblivelser delt med de bekræftede bookinger i samme periode. Ændr én indstilling ad gangen, og hold øje med tallet.
I TicketPa tjekker du gæster ind ved at scanne deres QR-billet, og du kan markere udeblivelser i hånden eller lade TicketPa markere dem, når hver tid er slut. Rapporterne viser bookinger pr. aktivitet og kanal, og med CSV-download kan du tælle udeblivelser, som du vil.
De indstillinger, du skal starte med
| Indstilling | Arbejde med at sætte op | Den vigtigste grund, den løser |
|---|---|---|
| Betaling ved booking | Lidt, én gang | Lav forpligtelse |
| Påmindelse før start | Lidt, én gang | Glemsomhed, forvirring om tiden |
| Mødestedet på billetten | Lidt | De farer vild |
| Lokal tid på hver billet | Intet, hvis det er indbygget | Forvirring om tiden |
| Afbestillingsregler før booking | Lidt | Planerne ændrede sig |
| Gæsterne afbestiller eller flytter selv | Intet, hvis det er indbygget | Planerne ændrede sig |
| Telefonnumre tjekket ved booking | Intet, hvis det er indbygget | Forsinkede eller fortabte gæster |
| Deltagererklæring før ankomst | Middel | Lav forpligtelse |
| Check-in og markering af udeblivelser | Middel | At finde mønstre |
Ændrer du kun to ting i denne uge, så tag imod betaling, når gæsterne booker, og slå en automatisk påmindelse til.
Regler for udeblivelser, du kan kopiere
Tilpas teksten til dine egne regler, og vis den på din bookingside før betalingen:
Gratis afbestilling indtil 24 timer før starttidspunktet. Afbestillinger senere end 24 timer før start og udeblivelser bliver ikke refunderet. Du kan flytte din booking til en anden tid fra din billet, så længe afbestilling stadig er gratis. Er du forsinket, så ring eller skriv til os på nummeret i din billet, så gør vi vores bedste for at vente eller flytte dig til næste tid. Aflyser vi på grund af vejret eller sikkerheden, vælger du mellem en ny dato og alle pengene tilbage.
Hold teksten kort og venlig. Gæsterne læser regler på deres telefon, som regel i en fart.
Sådan hjælper TicketPa med udeblivelser
TicketPa er et bookingsystem til virksomheder, der sælger faste tider, og alle indstillingerne i denne guide er bygget ind. Gæsterne kan betale online, når de booker, får en QR-billet med mødestedet og et link til et kort og modtager en påmindelse på det tidspunkt, du vælger. De afbestiller eller flytter selv deres booking inden for dine regler, skriver under på deltagererklæringer, før de kommer, og bliver tjekket ind fra din telefon. Du kan se alle funktioner, eller se, hvordan det virker for ture og kurser.
