Wil je snel no-shows voorkomen, laat je reserveringssysteem dan bij elke boeking twee dingen doen: betaling vragen als de gast boekt, en voor de start een herinnering sturen met de tijd en het verzamelpunt. Die twee instellingen pakken de meest voorkomende redenen aan waarom gasten niet komen opdagen. De andere zes instellingen in deze gids dichten de meeste gaten die dan nog overblijven.
Deze gids is geschreven voor kleine bedrijven die tijdsloten verkopen, zoals tours, cursussen, workshops en rondvaarten. Bij elke oplossing zie je wat je instelt in je reserveringssysteem en waarom het werkt. Aan het eind vind je een no-showbeleid dat je kunt overnemen.
Wat telt als no-show?
Een no-show is een gast met een bevestigde boeking die niet komt opdagen en ook niet annuleert. Dat is iets anders dan een annulering, waarbij de gast het je vooraf laat weten en je de plaats opnieuw kunt verkopen. Een no-show kost meestal meer dan één ticket: de plaats blijft leeg, je hebt misschien al eten of materiaal betaald, en bij een kleine groep heeft de begeleider misschien gewacht terwijl de rest van de groep er maar wat bij stond.
Waarom gasten niet komen opdagen
De meeste no-shows komen neer op een handvol oorzaken:
- Weinig betrokkenheid. Een gratis boeking is snel gemaakt en snel vergeten.
- Vergeten. Een activiteit die weken geleden is geboekt, raakt ondergesneeuwd in een drukke agenda.
- Verdwalen. Het verzamelpunt was een straatnaam, geen pin op een kaart.
- Verwarring over de tijd. Gasten die naar een andere tijdzone reizen, lezen de starttijd in hun eigen tijd.
- Andere plannen. De gast wilde annuleren maar wist niet hoe, en kwam dus gewoon niet.
Elke instelling hieronder pakt een of meer van deze oorzaken aan.
8 instellingen in je reserveringssysteem die no-shows voorkomen
1. Laat gasten betalen bij het boeken
Gasten die al hebben betaald, komen veel vaker echt opdagen. En komen ze niet, dan is de plaats toch betaald. Stel je reserveringssysteem zo in dat gasten online betalen als ze boeken, of laat ze kiezen tussen nu betalen en betalen bij aankomst. Gebruik betalen bij aankomst voor markten waar kaartbetalingen minder gewoon zijn, en voor groepen en vaste gasten die je vertrouwt.
In TicketPa is dit de instelling "Hoe gasten betalen" op de pagina Betalingen: betalen bij aankomst, online betalen bij het boeken, of gasten kiezen zelf. Voor onlinebetalingen heb je een gekoppeld Stripe- of PayPal-account nodig.
2. Stuur een herinnering op het juiste moment
Een automatische herinnering vangt de meeste vergeten boekingen op. Bij de meeste activiteiten werkt 24 uur voor de start goed. Begint een activiteit vroeg in de ochtend, dan kun je de herinnering beter de dag ervoor na de lunch sturen, en bij lange tochten twee of drie dagen van tevoren. Een herinnering spoort gasten die niet kunnen komen ook vriendelijk aan om het je te laten weten. Zo wordt een no-show een annulering, en die plaats kun je opnieuw verkopen.
In TicketPa krijgt elke bevestigde boeking een herinneringsmail. Op de pagina Op de dag kies je hoeveel uur voor de start die wordt verstuurd.
3. Zet het verzamelpunt op het ticket
Geef gasten een pin op de kaart, niet alleen een adres, plus één zin over waar ze op moeten letten: "bij de fontein, zoek de oranje paraplu". Dat hoort op het ticket en in elke e-mail, zodat de gast het vindt op het moment dat het nodig is.
In TicketPa heeft elke locatie een adres, een link naar de kaart en notities. Het ticket toont alle drie, zodat gasten de kaart meteen op hun telefoon openen.
4. Toon de starttijd in de lokale tijd
Schrijf elke tijd in de lokale tijd van de activiteit, en zorg dat je reserveringssysteem dat ook doet. Gasten boeken vaak voordat ze op reis gaan, en een telefoon die op de tijdzone van thuis staat, kan een afspraak in de agenda uren verschuiven.
In TicketPa volgen tijdsloten de tijdzone van je locatie, ook als de klok wordt verzet. Een les van 10.00 uur blijft dus voor iedereen om 10.00 uur.
5. Toon je annuleringsvoorwaarden voordat gasten boeken
Een eenvoudige regel, zoals "gratis annuleren tot 24 uur van tevoren, daarna geen terugbetaling", maakt duidelijk wat gasten kunnen verwachten. Zo heb je ook een eerlijke basis om de betaling te houden als een gast niet komt. Toon de regel voordat de gast betaalt, niet achteraf in de kleine lettertjes.
In TicketPa stel je per activiteit een annuleringstermijn in en een percentage dat gasten bij een late annulering terugkrijgen. De boekingspagina toont je voorwaarden in gewone woorden voordat gasten boeken. Onze gids over eerlijke annuleringsvoorwaarden heeft vier voorbeeldteksten.
6. Laat gasten zelf annuleren of verplaatsen
Dat klinkt tegenstrijdig, maar het werkt. Is annuleren makkelijk, dan laten gasten die niet kunnen komen het je weten in plaats van te verdwijnen, en komen hun plaatsen weer in de verkoop. Nog beter is het als je aanbiedt om de boeking naar een andere tijd te verplaatsen.
In TicketPa heeft elk ticket een link waarmee gasten tot de starttijd kunnen annuleren en terugkrijgen wat je voorwaarden toestaan. Zolang ze bij annuleren nog het hele bedrag terugkrijgen, kunnen ze hun boeking ook zelf naar een ander tijdslot verplaatsen.
7. Controleer telefoonnummers bij het boeken
Op de dag zelf heb je niet genoeg aan een e-mailadres. Met een telefoonnummer dat werkt, kun je een gast die te laat is vijf minuten voor de start een bericht sturen, en vaak red je zo de boeking. Je reserveringssysteem hoort het nummer te controleren als de gast boekt, in elk internationaal formaat. Zo ontdek je niet pas dat het niet klopt op het moment dat je het nodig hebt.
TicketPa controleert elk telefoonnummer bij het afrekenen en slaat het zo op dat je vanaf je telefoon meteen kunt bellen of een bericht kunt sturen.
8. Vraag gasten om vooraf iets te doen
Kleine stappen vóór de dag zelf vergroten de betrokkenheid. Een deelnemersverklaring online ondertekenen herinnert de gast eraan dat er een plaats geboekt is. Bij activiteiten die toch al een deelnemersverklaring nodig hebben, scheelt het ook tijd bij het inchecken.
In TicketPa ondertekenen gasten je deelnemersverklaring vooraf via hun ticket, en op de gastenlijst zie je wie nog moet ondertekenen.
Meet het daarna: check gasten in en markeer no-shows
Wat je niet telt, kun je ook niet verminderen. Check gasten bij elk tijdslot in op een gastenlijst, en markeer de gasten die nooit zijn gekomen. Na een paar weken zie je patronen: een starttijd, een dag van de week of een boekingskanaal met meer lege plaatsen. Je no-showpercentage is het aantal no-shows gedeeld door het aantal bevestigde boekingen in dezelfde periode. Verander één instelling tegelijk en houd het getal in de gaten.
In TicketPa check je gasten in door hun QR-ticket te scannen. No-shows markeer je met de hand, of je laat TicketPa ze markeren als een tijdslot is afgelopen. Rapporten tonen boekingen per activiteit en per kanaal, en met de CSV-download tel je no-shows zoals jij wilt.
Met welke instellingen begin je?
| Instelling | Moeite om in te stellen | Belangrijkste oorzaak die het oplost |
|---|---|---|
| Betalen bij het boeken | Weinig, één keer | Weinig betrokkenheid |
| Herinnering vóór de start | Weinig, één keer | Vergeten, verwarring over de tijd |
| Verzamelpunt op het ticket | Weinig | Verdwalen |
| Lokale tijd op elk ticket | Geen, als het is ingebouwd | Verwarring over de tijd |
| Annuleringsvoorwaarden vóór het boeken | Weinig | Andere plannen |
| Gasten annuleren of verplaatsen zelf | Geen, als het is ingebouwd | Andere plannen |
| Telefoonnummers gecontroleerd bij het boeken | Geen, als het is ingebouwd | Gasten die te laat zijn of verdwalen |
| Deelnemersverklaring vóór aankomst | Gemiddeld | Weinig betrokkenheid |
| Inchecken en no-shows markeren | Gemiddeld | Patronen vinden |
Verander je deze week maar twee dingen, laat gasten dan betalen bij het boeken en zet een automatische herinnering aan.
Een no-showbeleid dat je kunt overnemen
Pas dit aan je eigen regels aan en toon het op je boekingspagina voordat gasten afrekenen:
Gratis annuleren tot 24 uur voor de starttijd. Annuleringen binnen 24 uur en no-shows worden niet terugbetaald. Zolang annuleren nog gratis is, kun je je boeking via je ticket naar een andere tijd verplaatsen. Ben je te laat? Bel ons of stuur een bericht naar het nummer op je ticket, dan doen we ons best om te wachten of je naar de volgende tijd te verplaatsen. Annuleren wij vanwege het weer of de veiligheid, dan kies jij een nieuwe datum of krijg je het hele bedrag terug.
Houd de tekst kort en vriendelijk. Gasten lezen voorwaarden op hun telefoon, meestal snel tussendoor.
Zo helpt TicketPa tegen no-shows
TicketPa is een reserveringssysteem voor bedrijven die tijdsloten verkopen, en elke instelling uit deze gids zit erin. Gasten kunnen online betalen als ze boeken, krijgen een QR-ticket met het verzamelpunt en een link naar de kaart, en ontvangen een herinnering op het moment dat jij kiest. Ze annuleren of verplaatsen hun boeking zelf binnen je voorwaarden, ondertekenen deelnemersverklaringen voordat ze komen en worden ingecheckt met je telefoon. Bekijk alle functies, of hoe het werkt voor tours en cursussen.
