Greičiausias būdas sumažinti neatvykimus yra leisti rezervacijų sistemai kiekvienai rezervacijai atlikti du dalykus: priimti mokėjimą svečiui rezervuojant ir prieš pradžią išsiųsti priminimą su laiku ir susitikimo vieta. Šie du nustatymai pašalina dažniausias priežastis, dėl kurių svečiai neatvyksta. Kiti šeši šiame straipsnyje aprašyti nustatymai užlopo didžiąją dalį likusių spragų.
Straipsnis skirtas mažiems verslams, kurių klientai rezervuoja konkretų laiką, pavyzdžiui, ekskursijoms, užsiėmimams, kūrybinėms dirbtuvėms ir pasiplaukiojimams laivu. Prie kiekvieno sprendimo nurodyta, ką nustatyti rezervacijų sistemoje ir kodėl tai veikia, o pabaigoje rasite neatvykimo taisykles, kurias galite nukopijuoti.
Kas laikoma neatvykimu?
Neatvykęs svečias yra tas, kuris turi patvirtintą rezervaciją, bet neatvyksta ir jos neatšaukia. Tai skiriasi nuo atšaukimo, kai svečias jums praneša iš anksto ir vietą galite parduoti iš naujo. Neatvykimas paprastai kainuoja daugiau nei vienas bilietas: vieta lieka tuščia, galbūt iš anksto sumokėjote už maistą ar medžiagas, o mažoje grupėje vedėjas galėjo laukti, kol visi kiti stoviniavo.
Kodėl svečiai neatvyksta
Dauguma neatvykimų kyla dėl kelių priežasčių:
- Menkas įsipareigojimas. Nemokamą rezervaciją lengva padaryti ir lengva pamiršti.
- Užmaršumas. Prieš kelias savaites rezervuota veikla pasimeta užimtoje dienotvarkėje.
- Pasiklydimas. Susitikimo vieta buvo nurodyta gatvės pavadinimu, o ne tašku žemėlapyje.
- Painiava dėl laiko. Iš kitų laiko juostų atvykstantys svečiai pradžios laiką supranta pagal savo laiką.
- Pasikeitę planai. Svečias norėjo atšaukti, bet nežinojo kaip, todėl tiesiog neatvyko.
Kiekvienas toliau aprašytas nustatymas skirtas vienai ar kelioms iš šių priežasčių.
8 rezervacijų sistemos nustatymai, kurie sumažina neatvykimus
1. Prašykite sumokėti rezervuojant
Sumokėję svečiai atvyksta daug patikimiau, o jei ir neatvyksta, už vietą jums vis tiek sumokėta. Nustatykite rezervacijų sistemą taip, kad ji priimtų mokėjimą internetu svečiams rezervuojant, arba leiskite svečiams rinktis, mokėti iš karto ar vietoje. Mokėjimą vietoje palikite rinkoms, kuriose mokėjimai kortele mažiau paplitę, taip pat grupėms ir nuolatiniams svečiams, kuriais pasitikite.
TicketPa sistemoje tai nustatymas How guests pay (Kaip moka svečiai) puslapyje Payments (Mokėjimai): mokėjimas vietoje, mokėjimas internetu rezervuojant arba svečio pasirinkimas. Mokėjimams internetu reikia prijungtos Stripe arba PayPal paskyros.
2. Išsiųskite priminimą tinkamu laiku
Automatinis priminimas išgelbsti daugumą pamirštų rezervacijų. Daugumai veiklų gerai tinka priminti likus 24 valandoms iki pradžios. Jei veikla prasideda anksti ryte, geriau priminti dieną prieš, po pietų, o ilgoms išvykoms priminimą galima siųsti likus dviem ar trims dienoms. Priminimas taip pat švelniai paskatina negalinčius atvykti svečius jums pranešti, todėl neatvykimas virsta atšaukimu, o vietą galite parduoti iš naujo.
Naudojant TicketPa, kiekvienai patvirtintai rezervacijai išsiunčiamas priminimo laiškas, o puslapyje On the day (Veiklos diena) pasirenkate, kiek valandų iki pradžios jis išsiunčiamas.
3. Nurodykite susitikimo vietą biliete
Duokite svečiams tašką žemėlapyje, ne tik adresą, ir vieną eilutę, ko ieškoti: "prie fontano, ieškokite oranžinio skėčio". Tai turi būti biliete ir kiekviename laiške, kad svečias informaciją rastų tada, kai jos prireikia.
TicketPa sistemoje kiekviena veiklos vieta turi adresą, žemėlapio nuorodą ir pastabas. Biliete rodomi visi trys, todėl svečiai žemėlapį atsidaro tiesiai telefone.
4. Rodykite pradžios laiką vietos laiku
Kiekvieną laiką rašykite pagal veiklos vietos laiką ir įsitikinkite, kad taip daro ir jūsų rezervacijų sistema. Svečiai dažnai rezervuoja prieš kelionę, o telefonas, nustatytas pagal jų namų laiko juostą, gali kalendoriaus įrašą perstumti keliomis valandomis.
TicketPa sistemoje laikai atitinka jūsų veiklos vietos laiko juostą, įskaitant laikrodžių persukimą, todėl užsiėmimas 10:00 visiems lieka 10:00.
5. Parodykite atšaukimo taisykles prieš rezervaciją
Paprasta taisyklė, pavyzdžiui, "nemokamas atšaukimas likus ne mažiau kaip 24 valandoms, vėliau pinigai negrąžinami", sukuria aiškius lūkesčius ir suteikia sąžiningą pagrindą pasilikti mokėjimą, kai svečias neatvyksta. Parodykite ją prieš svečiui mokant, o ne smulkiu šriftu po to.
TicketPa sistemoje kiekvienai veiklai nustatote atšaukimo terminą ir vėlyvo atšaukimo grąžinimo procentą, o rezervacijų puslapyje taisyklės aiškiai aprašomos prieš svečiams rezervuojant. Straipsnyje apie sąžiningas atšaukimo taisykles rasite keturis šablonus.
6. Leiskite svečiams patiems atšaukti ar perkelti rezervaciją
Skamba nelogiškai, bet veikia. Kai atšaukti lengva, negalintys atvykti svečiai jums praneša, užuot dingę, o jų vietos vėl parduodamos. Dar geriau, kai pasiūlote juos perkelti į kitą laiką.
Naudojant TicketPa, kiekviename biliete yra nuoroda, per kurią svečiai gali atšaukti rezervaciją iki pradžios ir atgauti tiek, kiek leidžia jūsų taisyklės. Kol atšaukus dar grąžinama visa suma, jie taip pat gali patys persikelti į kitą laiką.
7. Tikrinkite telefono numerius rezervuojant
Veiklos dieną el. pašto adreso neužtenka. Turėdami veikiantį telefono numerį, vėluojančiam svečiui galite parašyti likus penkioms minutėms iki pradžios ir dažnai išgelbėti rezervaciją. Rezervacijų sistema turėtų patikrinti numerį svečiui rezervuojant, bet kokiu tarptautiniu formatu, kad apie klaidą nesužinotumėte tik tada, kai numerio prireiks.
TicketPa patikrina kiekvieną telefono numerį, kai svečias užbaigia rezervaciją, ir išsaugo jį tokiu formatu, kad galėtumėte skambinti ar rašyti iš savo telefono.
8. Paprašykite svečių ką nors padaryti prieš atvykstant
Maži žingsniai prieš veiklos dieną didina įsipareigojimą. Pasirašydamas sutikimą internetu svečias prisimena, kad turi rezervuotą vietą, o veikloms, kurioms sutikimo vis tiek reikia, tai dar ir sutaupo laiko registruojant svečius.
Naudojant TicketPa, svečiai dar prieš atvykdami per savo bilietą pasirašo jūsų atsakomybės atsisakymo sutikimą, o svečių sąraše matyti, kam dar reikia pasirašyti.
Tada matuokite: registruokite svečius ir žymėkite neatvykusius
Negalite sumažinti to, ko neskaičiuojate. Kiekvieno laiko svečių sąraše registruokite atvykusius ir pažymėkite tuos, kurie neatvyko. Po kelių savaičių išryškės dėsningumai: pradžios laikas, savaitės diena ar rezervacijų kanalas, kuriame daugiau tuščių vietų. Neatvykimų rodiklis yra neatvykimų skaičius, padalytas iš to paties laikotarpio patvirtintų rezervacijų skaičiaus. Keiskite po vieną nustatymą ir stebėkite rodiklį.
TicketPa sistemoje svečius registruojate nuskaitydami jų QR bilietą, o neatvykusius galite pažymėti rankiniu būdu arba leisti TicketPa juos pažymėti pasibaigus kiekvienam laikui. Ataskaitos rodo rezervacijas pagal veiklą ir kanalą, o atsisiuntę CSV neatvykimus galite suskaičiuoti bet kokiu būdu.
Nuo kurių nustatymų pradėti
| Nustatymas | Pastangos nustatyti | Pagrindinė priežastis, kurią išsprendžia |
|---|---|---|
| Mokėjimas rezervuojant | Mažos, vieną kartą | Menkas įsipareigojimas |
| Priminimas prieš pradžią | Mažos, vieną kartą | Užmaršumas, painiava dėl laiko |
| Susitikimo vieta biliete | Mažos | Pasiklydimas |
| Vietos laikas kiekviename biliete | Jokių, jei tai daro sistema | Painiava dėl laiko |
| Atšaukimo taisyklės prieš rezervaciją | Mažos | Pasikeitę planai |
| Svečiai patys atšaukia ar perkelia | Jokių, jei tai daro sistema | Pasikeitę planai |
| Telefono numeriai tikrinami rezervuojant | Jokių, jei tai daro sistema | Vėluojantys ar pasiklydę svečiai |
| Sutikimas prieš atvykstant | Vidutinės | Menkas įsipareigojimas |
| Registracija ir neatvykimų žymėjimas | Vidutinės | Dėsningumų paieška |
Jei šią savaitę keisite tik du dalykus, priimkite mokėjimą svečiams rezervuojant ir įjunkite automatinį priminimą.
Neatvykimo taisyklės, kurias galite nukopijuoti
Pritaikykite jas savo taisyklėms ir parodykite rezervacijų puslapyje prieš svečiui užbaigiant rezervaciją:
Nemokamas atšaukimas likus ne mažiau kaip 24 valandoms iki pradžios. Atšaukus likus mažiau nei 24 valandoms arba neatvykus, pinigai negrąžinami. Kol atšaukti dar nemokama, rezervaciją per savo bilietą galite perkelti į kitą laiką. Jei vėluojate, paskambinkite ar parašykite mums biliete nurodytu numeriu, ir mes pasistengsime palaukti arba perkelti jus į kitą laiką. Jei veiklą atšauksime dėl oro ar saugumo, galėsite rinktis naują datą arba visos sumos grąžinimą.
Formuluokite trumpai ir draugiškai. Svečiai taisykles skaito telefone, dažniausiai skubėdami.
Kaip TicketPa padeda sumažinti neatvykimus
TicketPa yra rezervacijų sistema verslams, kurių klientai rezervuoja konkretų laiką, ir kiekvienas šiame straipsnyje aprašytas nustatymas joje jau yra. Svečiai gali sumokėti internetu rezervuodami, gauna QR bilietą su susitikimo vieta ir žemėlapio nuoroda, o jūsų pasirinktu laiku gauna priminimą. Jie patys atšaukia ar perkelia rezervaciją pagal jūsų taisykles, dar prieš atvykdami pasirašo sutikimus, o atvykę registruojami jūsų telefonu. Peržiūrėkite visas funkcijas arba kaip tai veikia ekskursijoms ir užsiėmimams.
