Ένα online σύστημα κρατήσεων λειτουργεί σε επτά βήματα: ορίζετε τι πουλάτε και πότε, το σύστημα το μετατρέπει σε διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο σε μια σελίδα κρατήσεων, ο πελάτης διαλέγει ώρα και εισιτήρια, το σύστημα κρατά τις θέσεις όσο πληρώνει, στέλνει την επιβεβαίωση και το εισιτήριο και κρατά μια ενημερωμένη λίστα συμμετεχόντων για την ημέρα της δραστηριότητας. Μόλις στηθεί, κάθε βήμα γίνεται μόνο του.

Αυτός ο οδηγός ακολουθεί μία κράτηση και στα επτά βήματα, για επιχειρήσεις που πουλάνε θέσεις σε συγκεκριμένη ώρα: ξεναγήσεις, μαθήματα, εργαστήρια, θαλάσσιες εκδρομές, escape rooms, μουσεία και αξιοθέατα. Δείχνει τι γίνεται από τη δική σας πλευρά, τι βλέπει ο πελάτης και τι κάνει το σύστημα ενδιάμεσα, μαζί με το κομμάτι που εμποδίζει δύο πελάτες να πάρουν την ίδια θέση. Αν θέλετε πρώτα τα βασικά, ξεκινήστε από το Τι είναι ένα σύστημα κρατήσεων;

Τα επτά βήματα με μια ματιά

  1. Ορίζετε τι πουλάτε: δραστηριότητες, είδη εισιτηρίων, τιμές και πρόσθετα.
  2. Η διαθεσιμότητα βγαίνει από ένα πρόγραμμα: ώρες, η καθεμία με συγκεκριμένο αριθμό θέσεων.
  3. Οι πελάτες βρίσκουν τη σελίδα κρατήσεών σας από τον ιστότοπό σας, το Google, το Instagram ή ένα μήνυμα.
  4. Ο πελάτης διαλέγει και το σύστημα κρατά τις θέσεις όσο ολοκληρώνει την κράτηση.
  5. Πληρωμή: online τώρα, επί τόπου ή με σύνδεσμο πληρωμής.
  6. Επιβεβαίωση, εισιτήριο και υπενθυμίσεις φεύγουν με email.
  7. Την ημέρα της δραστηριότητας: λίστα συμμετεχόντων, check-in, πελάτες χωρίς κράτηση και μη εμφανίσεις, και μετά οι αναφορές.

Ο υπόλοιπος οδηγός τα παίρνει ένα ένα.

Βήμα 1: Ορίζετε τι πουλάτε

Όλα ξεκινούν από μια δραστηριότητα: όνομα, περιγραφή, διάρκεια και τόπος. Μετά προσθέτετε τι μπορούν να αγοράσουν οι πελάτες για αυτήν:

  • Είδη εισιτηρίων όπως ενήλικες, παιδικό ή οικογενειακό, το καθένα με τιμή και με τον αριθμό θέσεων που πιάνει.
  • Μια τιμή για ιδιωτική ομάδα, για πελάτες που θέλουν όλη την ώρα μόνο για τους εαυτούς τους.
  • Πρόσθετα όπως φωτογραφίες, γεύμα ή ενοικίαση εξοπλισμού, που οι πελάτες διαλέγουν μαζί με τα εισιτήριά τους.

Ορίζετε επίσης τους κανόνες κράτησης: πόσο κοντά στην έναρξη μπορεί ακόμη να κλείσει ένας πελάτης (η προθεσμία κράτησης), πόσο νωρίτερα μπορεί να κλείσει, και τη μικρότερη και τη μεγαλύτερη ομάδα ανά κράτηση. Προσθέστε μια πολιτική ακύρωσης και, αν οι πελάτες πρέπει να υπογράψουν, μια δήλωση συμμετοχής. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η πρώτη δραστηριότητα θέλει μία ώρα δουλειά και κάθε επόμενη λίγα λεπτά.

Βήμα 2: Η διαθεσιμότητα βγαίνει από ένα πρόγραμμα

Δεν πληκτρολογείτε κάθε ημερομηνία. Λέτε στο σύστημα πότε γίνεται η δραστηριότητα, για παράδειγμα κάθε μέρα στις 10:00 και στις 14:00, και πόσα άτομα χωράνε κάθε φορά. Από αυτό δημιουργεί ώρες: μία ώρα έναρξης σε μία ημερομηνία, με τη δική της χωρητικότητα, για εβδομάδες ή μήνες μπροστά.

Κάθε ώρα έχει τον δικό της μετρητή. Δεκαέξι θέσεις, έξι κλεισμένες, δέκα ελεύθερες. Αυτός ο αριθμός είναι η διαθεσιμότητα που βλέπει ο πελάτης, και αλλάζει τη στιγμή που κάποιος κάνει κράτηση ή ακυρώνει. Οι κλειστές ημερομηνίες βγάζουν ολόκληρες μέρες από την πώληση, και μια έκτακτη ώρα προσθέτει μια επιπλέον αναχώρηση χωρίς να αλλάξει το πρόγραμμα.

Τα καλά συστήματα μετρούν περισσότερα από θέσεις. Αν δύο δραστηριότητες μοιράζονται το ίδιο σκάφος, δώδεκα καγιάκ ή έναν εκπαιδευτή, το σύστημα μετρά κι αυτά, οπότε μια ώρα δείχνει λιγότερες θέσεις όταν ο εξοπλισμός είναι ήδη πιασμένος από άλλη κράτηση την ίδια ώρα. Έτσι σταματά μια διπλοκράτηση πριν συμβεί.

Βήμα 3: Οι πελάτες βρίσκουν τη σελίδα κρατήσεών σας

Η σελίδα κρατήσεων είναι μια ιστοσελίδα που φιλοξενεί το σύστημα για εσάς, με το όνομα, το λογότυπο και τις δραστηριότητές σας. Οι πελάτες φτάνουν εκεί από έναν σύνδεσμο κρατήσεων ή ένα κουμπί «Κράτηση τώρα», και εσείς βάζετε αυτόν τον σύνδεσμο εκεί όπου ήδη σας ψάχνουν: στον ιστότοπό σας, στο Προφίλ Επιχείρησης στο Google, στο bio του Instagram και στις απαντήσεις σας στο WhatsApp. Οι πελάτες δεν εγκαθιστούν εφαρμογή ούτε δημιουργούν λογαριασμό. Η σελίδα ανοίγει στο πρόγραμμα περιήγησής τους και λειτουργεί στο κινητό.

Ο χρόνος μετράει περισσότερο από πριν. Η έρευνα της Arival για το πότε κλείνουν οι ταξιδιώτες (Δεκέμβριος 2025) βρήκε ότι το 2025 ένας στους πέντε που έκλεισαν ξενάγηση αγόρασε την ίδια μέρα της εμπειρίας, και η έρευνά της σε επιχειρήσεις (Ιανουάριος 2026, πάνω από 5.000 επιχειρήσεις) έδειξε ότι οι online κρατήσεις είναι το 60% όλων των κρατήσεων για ξεναγήσεις, δραστηριότητες και αξιοθέατα. Το ζητούμενο είναι μια σελίδα που λειτουργεί με λίγα αγγίγματα στο κινητό.

Οι πλατφόρμες κρατήσεων, όπως το Viator και το GetYourGuide, είναι ένας ακόμη δρόμος. Όταν το σύστημα συγχρονίζεται μαζί τους, οι κρατήσεις τους μπαίνουν στο ίδιο ημερολόγιο και παίρνουν θέσεις από τον ίδιο αριθμό, οπότε μια πλατφόρμα δεν μπορεί να πουλήσει μια ώρα που έχει ήδη γεμίσει από τη δική σας σελίδα.

Βήμα 4: Ο πελάτης διαλέγει και το σύστημα κρατά τις θέσεις

Στη σελίδα κρατήσεων ο πελάτης βλέπει ένα ημερολόγιο με τις μέρες που έχουν ακόμη χώρο, διαλέγει μέρα, μετά ώρα έναρξης και μετά εισιτήρια και πρόσθετα. Η σελίδα δείχνει την τιμή στο νόμισμά σας και τις θέσεις που μένουν σε εκείνη την ώρα. Μετά ο πελάτης γράφει το όνομα, το email και το τηλέφωνό του και ό,τι άλλο χρειάζεται να ξέρετε.

Τώρα έρχεται το κομμάτι που οι περισσότεροι δεν βλέπουν ποτέ. Μόλις ο πελάτης πάει να πληρώσει, το σύστημα κάνει δέσμευση των θέσεών του. Για τα επόμενα λίγα λεπτά οι θέσεις ανήκουν σε αυτόν τον πελάτη: κανείς άλλος δεν μπορεί να τις κλείσει, και ο μετρητής της ώρας τις δείχνει ήδη πιασμένες. Αν δύο πελάτες προσπαθήσουν να πάρουν την τελευταία θέση το ίδιο δευτερόλεπτο, το σύστημα αφήνει τον έναν να περάσει και λέει στον άλλον ότι η ώρα γέμισε. Αν ο πελάτης κλείσει τη σελίδα χωρίς να πληρώσει, η δέσμευση λήγει και οι θέσεις επιστρέφουν. Ορισμένα συστήματα στέλνουν email στον πελάτη για τη μη ολοκληρωμένη κράτηση, ώστε να την ολοκληρώσει αργότερα.

Η δέσμευση είναι αυτό που κάνει ένα online σύστημα κρατήσεων ασφαλές δίπλα στις τηλεφωνικές κρατήσεις, στους πελάτες χωρίς κράτηση και στις πλατφόρμες: κάθε κανάλι παίρνει θέσεις από έναν αριθμό, με τον ίδιο κανόνα.

Βήμα 5: Πληρωμή τώρα, επί τόπου ή με σύνδεσμο

Μια κράτηση πληρώνεται με τρεις τρόπους, και ένα καλό σύστημα τους υποστηρίζει και τους τρεις.

  1. Online, με την κράτηση. Ο πελάτης πληρώνει με κάρτα ή PayPal στη σελίδα κρατήσεων. Τα χρήματα πάνε στον δικό σας λογαριασμό σε έναν πάροχο πληρωμών όπως το Stripe ή το PayPal, που κρατά μια χρέωση κάρτας: σύμφωνα με τον τιμοκατάλογο του Stripe, 1,5% συν 0,25 € για τις συνηθισμένες ευρωπαϊκές κάρτες. Ορισμένα συστήματα κρατήσεων προσθέτουν και δικό τους ποσοστό. Ο οδηγός μας για το πόσο κοστίζει ένα σύστημα κρατήσεων τα βάζει δίπλα δίπλα.
  2. Επί τόπου. Η κράτηση επιβεβαιώνεται αμέσως και ο πελάτης πληρώνει την ίδια μέρα, με μετρητά, κάρτα ή τραπεζική μεταφορά. Το σύστημα την καταγράφει στο check-in. Λειτουργεί σε κάθε χώρα και το σύστημα δεν κρατά καμία χρέωση.
  3. Με σύνδεσμο πληρωμής. Για μια κράτηση που έγινε τηλεφωνικά ή με email, η ομάδα στέλνει έναν σύνδεσμο μέσω του οποίου πληρώνει ο πελάτης, συνήθως με υπενθύμιση αν μείνει απλήρωτη.

Όποιος κι αν είναι ο τρόπος, η κατάσταση της κράτησης δείχνει σε όλους πού βρίσκεται: σε δέσμευση, σε αναμονή πληρωμής, επιβεβαιωμένη, με check-in, ακυρωμένη. Οι επιστροφές χρημάτων ακολουθούν την πολιτική ακύρωσης που ορίσατε στο βήμα 1, οπότε ένας πελάτης που ακυρώνει μέσα στην προθεσμία παίρνει πίσω το σωστό ποσό χωρίς να το υπολογίσει κανείς με το χέρι. Ο οδηγός μας για τις online πληρωμές σε ξεναγήσεις και δραστηριότητες εξηγεί αναλυτικά τις επιλογές.

Βήμα 6: Επιβεβαίωση, εισιτήριο και υπενθυμίσεις

Τη στιγμή που επιβεβαιώνεται μια κράτηση, ο πελάτης λαμβάνει ένα email επιβεβαίωσης με εισιτήριο QR: τι έκλεισε, πότε, πού να πάει, τι πλήρωσε και τι μένει να πληρώσει. Αυτή είναι η άμεση επιβεβαίωση, και γι’ αυτό όσοι κλείνουν online σταματούν να τηλεφωνούν για να βεβαιωθούν.

Μετά το σύστημα αναλαμβάνει μόνο του τα επόμενα:

  • Ένα email υπενθύμισης πριν από την έναρξη, με την ώρα, τον τόπο και τι να φέρουν.
  • Ένα email όταν κάτι αλλάζει, όπως νέα ώρα ή ακύρωση.
  • Έναν τρόπο για τον πελάτη να ακυρώσει ή να μεταφέρει την κράτησή του από το εισιτήριο, μέσα στην προθεσμία δωρεάν ακύρωσης που ορίζετε.
  • Ένα αίτημα για κριτική λίγες ώρες μετά την επίσκεψη.

Οι υπενθυμίσεις είναι ο πιο σημαντικός λόγος που οι μη εμφανίσεις πέφτουν όταν μια επιχείρηση περνά στις online κρατήσεις. Ο οδηγός μας για το πώς να μειώσετε τις μη εμφανίσεις εξηγεί τα υπόλοιπα.

Βήμα 7: Την ημέρα της δραστηριότητας και μετά

Την ημέρα της δραστηριότητας, το σύστημα γίνεται μια λίστα συμμετεχόντων για κάθε ώρα: ποιος έρχεται, πόσοι είναι, ποιος έχει πληρώσει και ποιος έχει υπογράψει τη δήλωση συμμετοχής. Η ομάδα σας κάνει check-in στους πελάτες σαρώνοντας τον κωδικό QR με την κάμερα του κινητού ή πληκτρολογώντας τον κωδικό κράτησης, για όλη την ομάδα ή για ένα μέρος της. Όποιος έρθει χωρίς κράτηση προστίθεται ως πελάτης χωρίς κράτηση. Όποιος δεν έρθει σημειώνεται ως μη εμφάνιση, με το χέρι ή αυτόματα όταν τελειώσει η ώρα.

Μετά, κάθε κράτηση είναι ένα αρχείο: οι αναφορές δείχνουν κρατήσεις, πελάτες, έσοδα και πληρότητα ανά δραστηριότητα, ανά ημερομηνία και ανά κανάλι, και μια εξαγωγή CSV βάζει τις ίδιες γραμμές σε υπολογιστικό φύλλο. Ο οδηγός για το online σύστημα εισιτηρίων εξηγεί πιο αναλυτικά τα εισιτήρια, την είσοδο με ώρα και το check-in.

Τι γίνεται στο παρασκήνιο

Μερικά πράγματα που κάνει το σύστημα χωρίς να χρειάζεται να τα σκεφτείτε ποτέ:

  • Μέτρηση με σειρά. Κάθε αλλαγή στις θέσεις μιας ώρας γίνεται μία τη φορά, οπότε δύο κρατήσεις δεν μπορούν ποτέ να δουν και οι δύο «μία θέση ελεύθερη» και να την πάρουν και οι δύο.
  • Ένας αριθμός για κάθε κανάλι. Η σελίδα σας, η ομάδα που προσθέτει μια κράτηση, οι πελάτες χωρίς κράτηση και οι κρατήσεις από πλατφόρμες παίρνουν όλες από τον ίδιο αριθμό.
  • Τοπική ώρα. Οι ώρες αποθηκεύονται στη ζώνη ώρας της δραστηριότητάς σας, οπότε μια ξενάγηση στις 10:00 είναι στις 10:00 από όποια συσκευή κι αν κλείσει ο πελάτης, και η αλλαγή ώρας δεν τη μετακινεί.
  • Χρήματα που συμφωνούν. Τι πλήρωσε ο πελάτης, τι επιστράφηκε και τι μένει να πληρωθεί καταγράφονται σε κάθε κράτηση, οπότε οι αναφορές συμφωνούν με τον τραπεζικό σας λογαριασμό.

Τι δεν κάνει ένα online σύστημα κρατήσεων

Δέχεται κρατήσεις, δεν τις φέρνει. Οι πελάτες πρέπει ακόμη να βρουν τη σελίδα σας, γι’ αυτό μετράνε οι σύνδεσμοι του βήματος 3 και ένα Προφίλ Επιχείρησης στο Google. Επίσης δεν είναι σύστημα εισιτηρίων για εκδηλώσεις με χάρτη θέσεων, λογισμικό για πολυήμερα ταξίδια με ξενοδοχεία και μεταφορές, ούτε λογιστικό πρόγραμμα. Αν η επιχείρησή σας τα χρειάζεται αυτά, ο οδηγός μας για το πώς να διαλέξετε σύστημα κρατήσεων εξηγεί τις διαφορές.

Πώς το κάνει το TicketPa

Το TicketPa είναι σύστημα κρατήσεων για επιχειρήσεις που πουλάνε θέσεις σε συγκεκριμένες ώρες, και ακολουθεί τα επτά βήματα παραπάνω. Στήνετε δραστηριότητες με εισιτήρια, ομάδες και πρόσθετα, το πρόγραμμα γεμίζει το ημερολόγιο έως και τέσσερις μήνες μπροστά, και η σελίδα κρατήσεων λειτουργεί σε 15 γλώσσες χωρίς εφαρμογή ή λογαριασμό. Οι θέσεις δεσμεύονται όσο ο πελάτης ολοκληρώνει την κράτηση, και το προσωπικό, ο εξοπλισμός και οι χώροι μετριούνται σε όλες τις δραστηριότητες, οπότε τίποτα δεν κλείνεται δύο φορές. Οι πελάτες πληρώνουν online με κάρτα ή PayPal στον δικό σας λογαριασμό, ή πληρώνουν επί τόπου χωρίς χρέωση. Λαμβάνουν εισιτήριο QR, υπενθύμιση και email όταν κάτι αλλάζει, και η ομάδα σας οργανώνει τη μέρα από το κινητό: λίστες συμμετεχόντων, check-in, πελάτες χωρίς κράτηση, μη εμφανίσεις και πληρωμές επί τόπου, με αναφορές και εξαγωγή CSV στο τέλος. Τα πακέτα ξεκινούν από 19 € τον μήνα. Η σελίδα με τις τιμές έχει τις λεπτομέρειες και η σελίδα με τις λειτουργίες κάθε βήμα.