# Afspraken instellen

Bijgewerkt op 2026-10-14 door het TicketPa-team. Bron: https://ticketpa.com/nl/helpcentrum/afspraken-instellen

Niet alles wordt op vaste tijden geboekt. Een massage, een privéles of een fotosessie vindt plaats als een gast en een medewerker allebei beschikbaar zijn. Daarvoor kiezen gasten een beschikbare tijd en boekt TicketPa één persoon die de activiteit begeleidt.

## Maak een activiteit voor afspraken aan

1. Ga naar **Activiteiten** in de zijbalk en kies **Activiteit aanmaken**.
2. Kies **Op een vrij moment bij je medewerkers** onder **Hoe boeken gasten?**.
3. Vul de **Naam**, **Hoe lang het duurt** (maximaal 24 uur) en de **Locatie** in. De locatie is verplicht, omdat de openingstijden bepalen wanneer gasten kunnen boeken.
4. Kies **Activiteit aanmaken**.

Je kunt later niet meer wijzigen hoe gasten deze activiteit boeken. In plaats van het tabblad **Planning** heeft die het tabblad **Tijden**.

## Stel in wanneer afspraken beginnen

1. Open de activiteit en kies het tabblad **Tijden**.
2. Kies onder **Starttijden** hoe vaak een afspraak kan beginnen, van elke 5 minuten tot elk uur. Met elke 30 minuten kunnen gasten om 09:00, 09:30, 10:00 enzovoort beginnen.
3. Vul onder **Vrijgehouden tijd** het aantal minuten in dat je vrijhoudt **Vóór elke afspraak** en **Na elke afspraak**, voor klaarzetten, opruimen of reizen. Niemand kan de medewerker dan boeken en gasten zien die tijd niet.
4. Kies **Opslaan**.

De hele afspraak moet binnen iemands werktijden passen. De vrijgehouden tijd ervoor en erna mag erbuiten vallen.

## Kies bij wie gasten boeken

Bij elke afspraak wordt één medewerker geboekt die de activiteit begeleidt en dan beschikbaar is.

- Wie de activiteit begeleidt, stel je in op de pagina **Medewerkers**. Zie [Je medewerkers instellen](https://ticketpa.com/nl/helpcentrum/medewerkers-instellen).
- Zet op het tabblad **Medewerkers** van de activiteit **Gasten kiezen bij wie ze boeken** aan. Gasten kunnen dan iemand op naam kiezen of **Geen voorkeur**. Laat je dit uitstaan, dan kiezen gasten alleen een tijd en boekt TicketPa iemand die beschikbaar is. De schakelaar verschijnt zodra twee of meer mensen de activiteit begeleiden.

## Wanneer gasten kunnen boeken

Gasten kunnen een tijd boeken als iemand die de activiteit begeleidt:

- dan werkt, binnen de eigen werktijden of de openingstijden van de locatie. Zie [Openingstijden, werktijden en afwezigheid instellen](https://ticketpa.com/nl/helpcentrum/openingstijden-werktijden-en-afwezigheid).
- niet afwezig is en de dagen niet gesloten zijn.
- dan geen tijdslot of andere afspraak begeleidt, inclusief de vrijgehouden tijd eromheen.

Het tabblad **Voorwaarden** van de activiteit bepaalt nog steeds hoe kort voor de start en hoe ver vooruit gasten kunnen boeken, en hoeveel gasten één boeking kan hebben. Gebruikt de activiteit materiaal of een ruimte, voeg die dan toe op het tabblad **Materiaal en ruimtes**, per gast of per boeking.

## Hoe gasten boeken

Op je boekingspagina kiezen gasten een datum en daarna een beschikbare starttijd. Staat **Gasten kiezen bij wie ze boeken** aan, dan kiezen ze eerst iemand of **Geen voorkeur** onder **Bij wie wil je boeken?**. De datums en tijden volgen de werktijden van die persoon.

Met **Geen voorkeur** boekt TicketPa de beschikbare medewerker van wie die dag de minste tijd is geboekt, zodat het werk wordt verdeeld. Het ticket en de e-mails tonen **Bij** en de naam van de medewerker alleen als de gast zelf iemand heeft gekozen.

Twee gasten kunnen nooit tegelijk dezelfde medewerker boeken. Boekt iemand de tijd eerst, dan wordt de ander gevraagd een andere tijd te kiezen. Komt de betaling van een gast binnen nadat de vastgehouden plaatsen zijn vrijgegeven, dan boekt TicketPa dezelfde medewerker opnieuw. Bij **Geen voorkeur** kan dat een andere beschikbare medewerker zijn. Is niemand beschikbaar, dan wordt de betaling terugbetaald.

## Op de dag zelf

Afspraken staan in de **Kalender** naast je tijdsloten en in de kolom van elke medewerker in de weergave **Per medewerker**. De afspraken van vandaag staan op het **Dashboard**. Medewerkers zien hun eigen afspraken onder **Van mij**. Check gasten in door hun ticket te scannen. Open de boeking om een afspraak te verplaatsen of een andere medewerker te kiezen. Zie [Een boeking verplaatsen](https://ticketpa.com/nl/helpcentrum/boeking-naar-een-andere-tijd-verplaatsen).

## Publiceer de activiteit

Zoals elke activiteit heeft deze een prijs nodig die gasten kunnen kiezen. Ook moet minstens één persoon de activiteit begeleiden en moeten er tijden zijn: de openingstijden van de locatie of iemands eigen werktijden. Tot dan toont de activiteit onder **Voordat je kunt publiceren** wat er ontbreekt. Zie [Een activiteit publiceren](https://ticketpa.com/nl/helpcentrum/activiteit-publiceren-offline-halen-of-archiveren).