# Come funziona un sistema di prenotazione online? Una prenotazione, passo dopo passo

Data di pubblicazione: 2026-10-12. A cura del team di TicketPa. Fonte: https://ticketpa.com/it/blog/come-funziona-un-sistema-di-prenotazione-online

Un sistema di prenotazione online funziona in sette passi: definisci cosa vendi e quando, il sistema lo trasforma in una pagina di prenotazione con la disponibilità in tempo reale, un ospite sceglie orario e biglietti, il sistema blocca i posti mentre paga, invia la conferma e il biglietto e tiene aggiornata la lista degli ospiti per il giorno dell'attività. Una volta impostato, ogni passo procede da solo.

Questa guida segue una prenotazione attraverso tutti e sette i passi, per le attività che vendono posti a un orario fisso: tour, corsi, workshop, gite in barca, escape room, musei e attrazioni. Mostra cosa succede dalla tua parte, cosa vede l'ospite e cosa fa il sistema nel mezzo, compresa la parte che impedisce a due ospiti di prendere lo stesso posto. Se preferisci partire dalle basi, inizia da [Cos'è un software di prenotazione?](https://ticketpa.com/it/blog/cos-e-software-prenotazione)

## I sette passi in breve

1. **Imposti cosa vendi:** attività, tipi di biglietto, prezzi ed extra.
2. **La disponibilità nasce da un programma:** orari, ciascuno con un numero di posti.
3. **Gli ospiti trovano la tua pagina di prenotazione** dal tuo sito, da Google, da Instagram o da un messaggio.
4. **L'ospite sceglie, e il sistema blocca i posti** mentre completa il pagamento.
5. **Il pagamento:** online subito, sul posto o con un link di pagamento.
6. **Conferma, biglietto e promemoria** partono via email.
7. **Il giorno dell'attività:** la lista degli ospiti, il check-in, chi arriva senza prenotazione e i no-show, poi i report.

Il resto della guida li prende uno alla volta.

## Passo 1: imposti cosa vendi

Tutto parte da un'attività: un nome, una descrizione, quanto dura e dove si svolge. Poi aggiungi cosa possono comprare gli ospiti:

- **[Tipi di biglietto](https://ticketpa.com/it/glossario#tipo-di-biglietto)** come adulto, bambino o famiglia, ciascuno con un prezzo e il numero di posti che occupa.
- **Un prezzo per gruppo privato,** per gli ospiti che vogliono l'intero orario per sé.
- **[Extra](https://ticketpa.com/it/glossario#extra)** come foto, pranzo o noleggio dell'attrezzatura, che gli ospiti scelgono insieme ai biglietti.

Imposti anche le [regole di prenotazione](https://ticketpa.com/it/glossario#regole-di-prenotazione): fino a quanto prima dell'inizio un ospite può ancora prenotare (il [termine di prenotazione](https://ticketpa.com/it/glossario#termine-di-prenotazione)), con quanto anticipo, e il gruppo più piccolo e più grande per prenotazione. Aggiungi una [politica di cancellazione](https://ticketpa.com/it/glossario#politica-di-cancellazione) e, se gli ospiti devono firmarla, una [liberatoria](https://ticketpa.com/it/glossario#liberatoria). Per la maggior parte delle attività è un'ora di lavoro per la prima attività e pochi minuti per ciascuna delle successive.

## Passo 2: la disponibilità nasce da un programma

Non inserisci ogni data. Dici al sistema quando si svolge l'attività, per esempio ogni giorno alle 10:00 e alle 14:00, e quante persone ci stanno ogni volta. Da lì crea gli [orari](https://ticketpa.com/it/glossario#orario): un'ora di inizio in una data, con la propria [capienza](https://ticketpa.com/it/glossario#capienza), per settimane o mesi in anticipo.

Ogni orario tiene il conto. Sedici posti, sei prenotati, dieci liberi. Quel numero è la [disponibilità](https://ticketpa.com/it/glossario#disponibilita) che vede l'ospite, e cambia nel momento in cui qualcuno prenota o cancella. Le [date chiuse](https://ticketpa.com/it/glossario#date-chiuse) tolgono giornate intere, e un orario singolo aggiunge una partenza in più senza toccare il programma.

I sistemi fatti bene contano più dei posti a sedere. Se due attività condividono la stessa barca, dodici kayak o lo stesso istruttore, il sistema conta anche quelli, così un orario mostra meno posti quando l'attrezzatura è già impegnata da un'altra prenotazione alla stessa ora. È questo che ferma una [doppia prenotazione](https://ticketpa.com/it/glossario#doppia-prenotazione) prima che accada.

## Passo 3: gli ospiti trovano la tua pagina di prenotazione

La [pagina di prenotazione](https://ticketpa.com/it/glossario#pagina-di-prenotazione) è una pagina web che il sistema ospita per te, con il tuo nome, il tuo logo e le tue attività. Gli ospiti ci arrivano da un [link di prenotazione](https://ticketpa.com/it/glossario#link-di-prenotazione) o da un pulsante Prenota ora, e tu metti quel link dove le persone ti cercano già: sul sito, nel profilo dell'attività su Google, nella bio di Instagram e nelle risposte su WhatsApp. Gli ospiti non installano un'app e non creano un account; la pagina si apre nel browser e funziona sul telefono.

Il momento conta più di prima. La [ricerca di Arival su quando prenotano i viaggiatori](https://arival.travel/article/why-travelers-book-in-advance-or-not/) (dicembre 2025) ha rilevato che nel 2025 un ospite di tour su cinque ha comprato il giorno stesso dell'esperienza, e il suo [sondaggio tra gli operatori](https://arival.travel/article/direct-bookings-dive-otas-rise/) (gennaio 2026, più di 5.000 operatori) ha stimato le prenotazioni online al 60% di tutte le prenotazioni di tour, attività e attrazioni. Una pagina che si completa in pochi tocchi sul telefono è esattamente il punto.

I marketplace come Viator e GetYourGuide sono un altro ingresso. Quando il sistema si sincronizza con loro, le loro prenotazioni arrivano nello stesso calendario e prendono posti dallo stesso conto, così un marketplace non può vendere un orario che la tua pagina ha già riempito.

## Passo 4: l'ospite sceglie, e il sistema blocca i posti

Sulla pagina di prenotazione l'ospite vede un calendario con i giorni in cui c'è ancora posto, sceglie un giorno, poi un'ora di inizio, poi biglietti ed extra. La pagina mostra il prezzo nella tua valuta e i posti rimasti a quell'ora. Poi inserisce nome, email e numero di telefono, e tutto ciò che devi sapere.

Ora la parte che quasi nessuno vede. Appena l'ospite passa al pagamento, il sistema mette un [blocco](https://ticketpa.com/it/glossario#posti-bloccati) sui suoi posti. Per i minuti successivi quei posti sono suoi: nessun altro può prenotarli, e il conto dell'orario li mostra già come occupati. Se due ospiti puntano all'ultimo posto nello stesso secondo, il sistema fa passare uno e dice all'altro che l'orario è al completo. Se l'ospite chiude la pagina senza pagare, il blocco scade e i posti tornano disponibili. Alcuni sistemi scrivono all'ospite per la [prenotazione abbandonata](https://ticketpa.com/it/glossario#prenotazione-abbandonata), così può completarla più tardi.

Il blocco è ciò che rende sicuro un sistema di prenotazione online accanto alle prenotazioni telefoniche, a chi arriva senza prenotazione e ai marketplace: ogni canale prende posti da un unico conto, con la stessa regola.

## Passo 5: il pagamento, subito, sul posto o con un link

Una prenotazione si paga in tre modi, e un buon sistema li supporta tutti e tre.

1. **Online, al momento della prenotazione.** L'ospite paga con carta o PayPal sulla pagina di prenotazione. Il denaro va sul tuo conto presso un [fornitore di pagamento](https://ticketpa.com/it/glossario#fornitore-di-pagamento) come Stripe o PayPal, che trattiene una [commissione sulla carta](https://ticketpa.com/it/glossario#commissione-sulla-carta): secondo i [prezzi pubblicati da Stripe](https://stripe.com/pricing), 1,5% più 0,25 € per le carte europee standard. Alcuni sistemi di prenotazione aggiungono una percentuale propria; la nostra guida sul [costo di un software di prenotazione](https://ticketpa.com/it/blog/costo-software-prenotazione) le mette a confronto.
2. **[Sul posto](https://ticketpa.com/it/glossario#pagamento-sul-posto).** La prenotazione è confermata subito e l'ospite paga il giorno stesso, in contanti, con carta o con bonifico. Il sistema lo registra al check-in. Funziona in ogni paese e il sistema non applica alcuna commissione.
3. **Con un [link di pagamento](https://ticketpa.com/it/glossario#link-di-pagamento).** Per una prenotazione presa per telefono o via email, il team invia un link con cui l'ospite paga, di solito con un promemoria finché resta aperto.

In ogni caso, lo stato della prenotazione dice a tutti a che punto è: bloccata, in attesa di pagamento, confermata, con check-in fatto, cancellata. I [rimborsi](https://ticketpa.com/it/glossario#rimborso) seguono la politica di cancellazione del passo 1, così un ospite che cancella entro il termine riceve l'importo giusto senza che nessuno lo calcoli a mano. La nostra guida sui [pagamenti online per tour e attività](https://ticketpa.com/it/blog/pagamenti-online-tour-attivita) spiega le opzioni nel dettaglio.

## Passo 6: conferma, biglietto e promemoria

Nel momento in cui una prenotazione è confermata, l'ospite riceve un'[email di conferma](https://ticketpa.com/it/glossario#email-di-conferma) con un [biglietto con codice QR](https://ticketpa.com/it/glossario#biglietto-con-codice-qr): cosa ha prenotato, quando, dove andare, cosa ha pagato e cosa resta da pagare. È la [conferma immediata](https://ticketpa.com/it/glossario#conferma-immediata), ed è il motivo per cui gli ospiti che prenotano online smettono di telefonare per controllare.

Il sistema gestisce poi da solo tutto il seguito:

- Un'[email di promemoria](https://ticketpa.com/it/glossario#email-di-promemoria) prima dell'inizio, con orario, luogo e cosa portare.
- Un'email quando qualcosa cambia, come un nuovo orario o una cancellazione.
- Un modo per l'ospite di cancellare o spostare la prenotazione dal biglietto, entro il [termine di cancellazione](https://ticketpa.com/it/glossario#termine-di-cancellazione) che hai impostato.
- Una [richiesta di recensione](https://ticketpa.com/it/glossario#richiesta-di-recensione) qualche ora dopo la visita.

I promemoria sono il motivo principale per cui i no-show calano quando un'attività passa online; la nostra guida su [come ridurre i no-show](https://ticketpa.com/it/blog/come-ridurre-no-show) copre il resto.

## Passo 7: il giorno dell'attività, e dopo

Quel giorno il sistema diventa una [lista degli ospiti](https://ticketpa.com/it/glossario#lista-degli-ospiti) per ogni orario: chi arriva, in quanti, chi ha pagato e chi ha firmato la liberatoria. Il tuo team fa il check-in scansionando il codice QR con la fotocamera del telefono o digitando il codice di prenotazione, per un gruppo intero o una parte. Chi si presenta senza prenotazione viene aggiunto come [cliente senza prenotazione](https://ticketpa.com/it/glossario#cliente-senza-prenotazione). Chi non si presenta viene segnato come [no-show](https://ticketpa.com/it/glossario#no-show), a mano o in automatico quando l'orario finisce.

Dopo, ogni prenotazione è un dato: i report mostrano prenotazioni, ospiti, incassi e posti occupati per attività, data e canale, e un'esportazione CSV mette le stesse righe in un foglio di calcolo. La guida sul [sistema di biglietteria online](https://ticketpa.com/it/blog/sistema-biglietteria-online) approfondisce biglietti, ingresso a orario e check-in.

## Cosa succede dietro le quinte

Alcune cose che il sistema fa senza che tu debba pensarci:

- **Contare sotto blocco.** Ogni modifica ai posti di un orario avviene una alla volta, così due prenotazioni non possono mai vedere entrambe "un posto rimasto" e prenderlo tutte e due.
- **Un solo conto per ogni canale.** La tua pagina, le prenotazioni aggiunte dal team, chi arriva senza prenotazione e i marketplace prendono tutti dallo stesso numero.
- **Ora locale.** Gli orari sono salvati nel fuso orario della tua attività, così un tour alle 10:00 resta alle 10:00 da qualunque dispositivo prenoti l'ospite, e i cambi d'ora non lo spostano.
- **Conti che tornano.** Quanto ha pagato l'ospite, quanto è stato rimborsato e quanto resta da pagare sono tenuti per prenotazione, così i report corrispondono al tuo conto in banca.

## Cosa non fa un sistema di prenotazione online

Prende le prenotazioni; non le porta. Gli ospiti devono comunque trovare la tua pagina, per questo contano i link del passo 3 e un profilo dell'attività su Google. Non è nemmeno una biglietteria per eventi con la mappa dei posti, un software per viaggi di più giorni con hotel e trasferimenti, né un programma di contabilità. Se la tua attività ha bisogno di questo, la nostra guida su [come scegliere un software di prenotazione](https://ticketpa.com/it/blog/come-scegliere-software-prenotazione) spiega le differenze.

## Come lo fa TicketPa

[TicketPa](https://ticketpa.com/it) è un software di prenotazione per attività che vendono orari, e segue i sette passi qui sopra. Imposti le attività con biglietti, gruppi ed extra; i programmi riempiono il calendario fino a quattro mesi in anticipo; e la pagina di prenotazione funziona in 15 lingue, senza app e senza account. I posti restano bloccati mentre l'ospite paga, e personale, attrezzatura e spazi sono contati su tutte le attività, così niente viene prenotato due volte. Gli ospiti pagano online con carta o PayPal sul tuo conto, oppure sul posto senza commissioni. Ricevono un biglietto QR, un promemoria ed email quando qualcosa cambia, e il tuo team gestisce la giornata dal telefono: liste degli ospiti, check-in, clienti senza prenotazione, no-show e pagamenti incassati sul posto, con report ed esportazione CSV dopo. I piani partono da 19 € al mese; la [pagina dei prezzi](https://ticketpa.com/it/prezzi) ha i dettagli e la [pagina delle funzionalità](https://ticketpa.com/it/funzionalita) ogni passo.

## Domande frequenti

### Come funziona la prenotazione online per l'ospite?

L'ospite apre la tua pagina di prenotazione nel browser, sceglie un giorno, un'ora di inizio e i biglietti, inserisce i suoi dati e paga online oppure sceglie di pagare sul posto. Riceve subito un'email di conferma con un biglietto QR, un promemoria prima dell'inizio e un link per cancellare o spostare la prenotazione secondo la tua politica. Non servono né app né account.

### Cos'è la disponibilità in tempo reale?

Disponibilità in tempo reale significa che i posti che vede un ospite sono contati in quel momento, non copiati da una lista che aggiorni a mano. Ogni prenotazione, cancellazione, arrivo senza prenotazione e vendita su un marketplace cambia subito il conto, così un orario al completo non si può prenotare e un posto cancellato torna in vendita in pochi secondi.

### Cosa succede se due persone prenotano l'ultimo posto nello stesso momento?

Il sistema gestisce una prenotazione alla volta per orario. I posti del primo ospite sono bloccati mentre paga, e il secondo vede l'orario come al completo prima di arrivare al pagamento. Se il primo se ne va senza pagare, il blocco scade dopo qualche minuto e il posto è di nuovo libero.

### Gli ospiti hanno bisogno di un account o di un'app per prenotare?

No. Una pagina di prenotazione si apre in qualsiasi browser, su telefono o computer. L'ospite scrive nome, email e numero di telefono, e il biglietto arriva via email. Alcuni sistemi permettono agli ospiti abituali di ritrovare le prenotazioni precedenti tramite email, ma niente richiede un accesso.

### Come incassa i pagamenti un sistema di prenotazione online?

Tramite un fornitore di pagamento come Stripe o PayPal, collegato al tuo conto, così il denaro arriva a te e la commissione sulla carta del fornitore è l'unica trattenuta, a meno che il sistema di prenotazione non aggiunga una percentuale propria. La maggior parte dei sistemi permette anche di pagare sul posto e lascia che il tuo team invii un link di pagamento per le prenotazioni prese per telefono.

### Posso usare un sistema di prenotazione online senza un sito web?

Sì. La pagina di prenotazione è ospitata dal sistema, con un suo link. Metti quel link nel profilo dell'attività su Google, nella bio di Instagram e nei tuoi post, e invialo nei messaggi. Se più avanti aggiungi un sito, lo stesso link va dietro un pulsante Prenota ora.

### Quanto tempo serve per impostarlo?

Di solito un pomeriggio. La prima attività richiede circa un'ora, con biglietti, programma e politica di cancellazione; ogni attività successiva pochi minuti. Collegare un conto di pagamento richiede un quarto d'ora, e il link di prenotazione è attivo dal momento in cui la prima attività viene pubblicata.