# Tuo varaukset toisesta järjestelmästä Päivitetty 2026-10-29, kirjoittanut TicketPa-tiimi. Lähde: https://ticketpa.com/fi/ohjeet/tuo-varaukset-toisesta-jarjestelmasta Voit tuoda tulevat varaukset vanhasta varausjärjestelmästäsi tai taulukosta TicketPaan CSV-tiedostolla. Näet jokaisen varauksen, ennen kuin mitään lisätään, ja voit kumota tuonnin 7 päivän ajan. ## Ennen kuin aloitat - Luo ensin aktiviteettisi TicketPaan hintoineen. Tuonti löytää kunkin varauksen aktiviteetin sen nimen perusteella. Katso [Luo aktiviteetti](https://ticketpa.com/fi/ohjeet/luo-aktiviteetti). - Jokaista varausta varten ei tarvitse olla valmista aikaa. Kun päivälle ja kellonajalle ei ole aikaa, tuonti lisää sille kertaluonteisen ajan. - Vain tulevat varaukset tuodaan, ja vain aktiviteetteihin, joilla on ajat. Ajanvarauksia ei voi vielä tuoda, joten lisää ne painikkeella **Uusi varaus**. Katso [Lisää varaus asiakkaan puolesta](https://ticketpa.com/fi/ohjeet/lisaa-varaus-asiakkaan-puolesta). ## Valmistele CSV-tiedosto 1. Siirry sivupalkissa sivulle **Varaukset** ja valitse **Tuo**. 2. Valitse **Lataa mallipohja**, niin saat tyhjän tiedoston sarakkeiden nimillä, tai aloita vanhan järjestelmäsi viemästä tiedostosta. 3. Tarkista, että ensimmäisellä rivillä on nämä sarakkeiden nimet. Järjestyksellä ei ole väliä, ja muut sarakkeet jätetään huomiotta. | Sarake | Pakollinen | Mitä siinä on | | ------------ | ------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Date | Kyllä | Varauksen päivä, esimerkiksi 2026-11-14 tai 14.11.2026. Yhdysvalloissa myös 11/14/2026 käy. | | Start | Kyllä | Alkamisaika, esimerkiksi 14.30 tai 2:30 pm. | | Activity | Kyllä | Aktiviteetin nimi samassa muodossa kuin TicketPassa. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole väliä. | | Guest | Kyllä | Asiakkaan nimi. | | Email, Phone | Toinen näistä | Ainakin toinen, jotta saat yhteyden asiakkaaseen. Ilman maatunnusta annettu puhelinnumero tulkitaan yrityksesi maan numeroksi. | | Guests | Kyllä | Montako henkilöä tulee. | | Tickets | Ei | Mitkä liput, esimerkiksi ”2 Aikuinen; 1 Lapsi”, niillä lippujen nimillä, joita käytät TicketPassa. Ilman tätä jokainen asiakas saa aktiviteetin ensimmäisen lipun. | | Paid | Ei | Summa, jonka asiakas on jo maksanut sinulle, esimerkiksi 25,50. | | Currency | Ei | Jos lisäät sen, sen pitää olla yrityksesi valuutta. | | Reference | Ei | Varausnumero vanhassa järjestelmässäsi. Se lisätään varauksen muistiinpanoihin tiimillesi. | | Notes | Ei | Muistiinpanot tiimillesi. | | Language | Ei | Asiakkaalle lähetettävien sähköpostien kieli, esimerkiksi fi tai suomi. | 4. Tallenna tiedosto CSV-muodossa. Valitse Excelissä tallennettaessa ”CSV UTF-8”. Lataa se Google Sheetsistä muodossa ”Pilkuin erotetut arvot (.csv)”. Yhdessä tiedostossa voi olla enintään 500 varausta ja 1 Mt. Jos varauksia on enemmän, jaa ne useaan tiedostoon. ## Näin tuot varaukset 1. Valitse sivulla **Varausten tuonti** painike **Valitse CSV-tiedosto** ja sitten tiedostosi. Tiedosto lähetetään, mutta varauksia ei vielä lisätä. 2. **Tarkista varaukset** avautuu, ja siinä on tiedoston jokainen rivi. Rivi, jossa lukee **Valmis**, tuodaan. Rivi, jossa lukee **Ei tuotu**, kertoo, mikä siinä on vialla. 3. Katso kohta **Uudet ajat**, jos sivulla näkyy sellainen. Siinä ovat päivät ja kellonajat, joille ei vielä ole aikaa ja jotka tuonti lisää aikataulusi ulkopuolelle. 4. Valitse **Lähetä asiakkaille sähköposti näistä varauksista**, jos haluat TicketPan lähettävän asiakkaille sähköpostia. Katso [Sähköpostit tuoduille asiakkaille](#sähköpostit-tuoduille-asiakkaille). 5. Valitse tuontipainike, esimerkiksi **Tuo 42 varausta**. Sen jälkeen sivulla näkyy jokaisen rivin uusi varaus tai syy, miksi riviä ei tuotu. Jos haluat tuoda puuttuvat rivit, korjaa ne tiedostossasi ja lähetä se uudelleen. Jo TicketPassa olevat varaukset jätetään toisella kerralla pois, joten mitään ei varata kahdesti. ## Millainen tuotu varaus on - Se on **Vahvistettu**, ja asiakas maksaa paikan päällä TicketPassa asettamiesi hintojen mukaan. - Se, mitä asiakas maksoi aiemmin, näkyy maksuna nimeltä **Maksettu ennen TicketPaa**, ja **Maksettavaa jäljellä** näyttää loput. TicketPa ei peri siitä palkkiota. Ota loput vastaan tapahtumapäivänä painikkeella **Ota maksu vastaan**. - Varauksessa näkyy, mistä se tuli: **Tuotu**. Näet sen varauksessa, varausten suodattimessa, sivulla **Raportit** ja varausten CSV-tiedostossa. - Sarakkeiden Reference ja Notes tiedot ovat varauksessa kohdassa **Tiimille**. - Jos asiakas on varannut sinulta aiemmin, TicketPa tunnistaa hänet puhelinnumerosta ja sitten sähköpostista, kuten silloin, kun lisäät varauksen itse. ## Sähköpostit tuoduille asiakkaille **Lähetä asiakkaille sähköposti näistä varauksista** on pois päältä, ellet valitse sitä. - Kun se on pois päältä, asiakkaat eivät saa nyt lippua eivätkä myöhemmin muistutuksia tai arvostelupyyntöjä. Jätä se pois päältä, kun vanha järjestelmäsi on jo lähettänyt heille varauksen tiedot. Voit silti lähettää yksittäiselle asiakkaalle muistutuksen, jossa on linkki hänen lippuunsa: avaa sivulla **Varaukset** varauksen rivin lopussa oleva valikko ja valitse **Lähetä muistutus**. - Kun se on päällä, asiakkaat, joilla on sähköpostiosoite, saavat nyt lippunsa QR-koodeineen ja myöhemmin muistutukset ja arvostelupyynnöt kuten kuka tahansa asiakas. ## Kumoa tuonti Voit poistaa tuonnin varaukset 7 päivän ajan tuonnin jälkeen: 1. Siirry sivulle **Varaukset**, valitse **Tuo** ja valitse tiedosto kohdasta **Aiemmat tiedostot**. 2. Valitse **Kumoa tuonti** ja vahvista valitsemalla uudelleen **Kumoa tuonti**. - Varaukset, joita kukaan ei ole muuttanut, poistetaan pysyvästi, ja niiden paikat vapautuvat. - Varaukset, joita tiimisi muutti tuonnin jälkeen, säilyvät, esimerkiksi saapuneiksi merkityt, siirretyt, maksetut, perutut tai ne, joille on lähetetty muistutus. Peru ne tarvittaessa tavalliseen tapaan. - Myös tuonnin lisäämät ajat ja asiakkaat poistetaan, jos niille ei jää yhtään varausta. - Asiakkaat saavat pitää saamansa sähköpostit, mutta heidän lippulinkkinsä lakkaavat toimimasta. Kumoamista ei voi perua. Seitsemän päivän jälkeen peru varaukset yksi kerrallaan. ## Hyvä tietää - Rivit tarkistetaan tiedoston järjestyksessä. Kun aika täyttyy, sen myöhemmillä riveillä näkyy, ettei paikkoja ole tarpeeksi. Lisää ensin paikkoja sivulla **Kalenteri** ja lähetä tiedosto sitten uudelleen. - Uusi aika saa yhtä monta paikkaa kuin aktiviteetin aikataulussa on, tai enemmän, jos sen varaukset tarvitsevat niitä. - Asiakas, jolla on jo varaus samaan aikaan tai joka on tiedostossa kahdesti, jätetään pois. - Rivejä, jotka osuvat perumaasi tai sulkemaasi aikaan tai suljettuun päivään, ei tuoda. - Jos tiedostossasi on Total-sarake, TicketPa vertaa sitä omaan hintaansa ja varoittaa, jos ne eroavat. Varaus maksaa aina TicketPassa asettamasi hinnan. Riviä, jonka mukaan asiakas maksoi sitä enemmän, ei tuoda. - Tiedoston rivit poistetaan 30 päivän kuluttua lähettämisestä. Varaukset säilyvät. ## Usein kysytyt kysymykset ### Voinko tuoda menneitä varauksia? Et. Vain tulevat varaukset tuodaan. Säilytä vanhan järjestelmäsi vienti menneistä varauksista itselläsi. ### Voinko tuoda ajanvarauksia? Et vielä. Lisää ne yksi kerrallaan painikkeella **Uusi varaus**. Katso [Lisää varaus asiakkaan puolesta](https://ticketpa.com/fi/ohjeet/lisaa-varaus-asiakkaan-puolesta). ### Kuka voi tuoda varauksia? Omistaja ja esihenkilöt, kaikissa paketeissa. Vetäjät eivät voi. ### Tiedoston lähetys ei onnistu. Mitä voin tehdä? Tallenna se uudelleen CSV-muodossa niin, että sarakkeiden välissä on pilkku tai puolipiste, ja tarkista, että ensimmäisellä rivillä on sarakkeiden nimet. Excel-tiedosto (.xlsx) pitää ensin tallentaa CSV-muodossa.