# Ota ajanvaraukset käyttöön

Päivitetty 2026-10-14, kirjoittanut TicketPa-tiimi. Lähde: https://ticketpa.com/fi/ohjeet/ota-ajanvaraukset-kayttoon

Kaikkea ei varata kiinteinä aikoina. Hieronta, yksityistunti tai valokuvaus järjestetään silloin, kun sekä asiakas että joku henkilökunnastasi on vapaana. Näissä asiakas valitsee minkä tahansa vapaan ajan, ja TicketPa varaa yhden henkilön, joka vetää sen.

## Luo aktiviteetti, joka varataan ajanvarauksena

1. Siirry sivupalkissa kohtaan **Aktiviteetit** ja valitse **Luo aktiviteetti**.
2. Valitse kohdassa **Miten asiakkaat varaavat?** vaihtoehto **Vapaana aikana työntekijällesi**.
3. Täytä **Nimi**, **Kesto** (enintään 24 tuntia) ja **Toimipaikka**. Toimipaikka tarvitaan, koska sen aukioloajat kertovat, milloin asiakkaat voivat varata.
4. Valitse **Luo aktiviteetti**.

Varaustapaa et voi muuttaa myöhemmin. Välilehden **Aikataulu** sijaan aktiviteetilla on välilehti **Ajat**.

## Valitse, milloin ajanvaraukset alkavat

1. Avaa aktiviteetti ja valitse välilehti **Ajat**.
2. Valitse kohdassa **Alkamisajat**, kuinka usein ajanvaraus voi alkaa. Väli voi olla 5 minuutista tuntiin. Kun väli on 30 minuuttia, asiakkaat voivat aloittaa klo 9.00, 9.30, 10.00 ja niin edelleen.
3. Kirjoita kohdassa **Vapaaksi jätettävä aika** kenttiin **Ennen jokaista ajanvarausta** ja **Jokaisen ajanvarauksen jälkeen** minuutit, jotka jätetään vapaaksi esimerkiksi valmisteluun, siivoukseen tai matkoihin. Silloin kukaan ei voi varata henkilökunnan jäsentä, eivätkä asiakkaat näe tätä aikaa.
4. Valitse **Tallenna**.

Koko ajanvarauksen on mahduttava jonkun työaikoihin. Ennen ja jälkeen vapaaksi jätettävä aika saa jatkua niiden ulkopuolelle.

## Valitse, keneltä asiakkaat varaavat

Jokainen ajanvaraus varaa yhden henkilön, joka vetää aktiviteettia ja on silloin vapaana.

- Se, kuka aktiviteettia vetää, asetetaan sivulla **Henkilökunta**. Katso [Lisää henkilökuntasi](https://ticketpa.com/fi/ohjeet/lisaa-henkilokuntasi).
- Kytke aktiviteetin välilehdellä **Henkilökunta** päälle **Asiakkaat valitsevat, keneltä varaavat**, niin asiakkaat voivat valita henkilön nimeltä tai vaihtoehdon **Kuka tahansa vapaana oleva**. Jos jätät sen pois päältä, asiakkaat valitsevat vain ajan, ja TicketPa varaa jonkun, joka on silloin vapaana. Kytkin näkyy, kun aktiviteettia vetää kaksi tai useampi henkilö.

## Milloin asiakkaat voivat varata

Asiakkaat voivat varata ajan, jolloin joku aktiviteettia vetävä henkilö:

- on töissä joko omina työaikoinaan tai toimipaikan aukioloaikoina. Katso [Aseta aukioloajat, työajat ja poissaolot](https://ticketpa.com/fi/ohjeet/aukioloajat-tyoajat-ja-poissaolot).
- ei ole poissa, eikä päiviä ole suljettu.
- ei silloin vedä aikaa tai toista ajanvarausta, mukaan lukien niiden ympärille vapaaksi jätetty aika.

Aktiviteetin välilehti **Ehdot** määrää edelleen, kuinka lähellä alkua ja kuinka pitkälle eteenpäin asiakkaat voivat varata ja montako asiakasta yhdessä varauksessa voi olla. Jos aktiviteetti käyttää välineitä tai huonetta, lisää ne välilehdellä **Välineet ja tilat** joko asiakasta tai varausta kohden.

## Näin asiakkaat varaavat sen

Varaussivullasi asiakas valitsee päivän ja sitten vapaan alkamisajan. Kun **Asiakkaat valitsevat, keneltä varaavat** on päällä, hän valitsee ensin kohdassa **Keneltä haluat varata ajan?** henkilön tai vaihtoehdon **Kuka tahansa vapaana oleva**, ja päivät ja ajat seuraavat sen henkilön työaikoja.

Kun asiakas valitsee **Kuka tahansa vapaana oleva**, TicketPa varaa sen vapaana olevan henkilön, jolla on sinä päivänä vähiten varauksia, jotta työ jakautuu tasaisesti. Lipussa ja sähköposteissa lukee **Henkilö** ja henkilön nimi vain silloin, kun asiakas valitsi itse, keneltä varaa.

Kaksi asiakasta ei voi koskaan varata samaa henkilöä samaan aikaan: jos joku varaa ajan ensin, toista pyydetään valitsemaan toinen aika. Jos asiakkaan maksu saapuu vasta sen jälkeen, kun hänen varauksensa pidätys on päättynyt, TicketPa varaa saman henkilön uudelleen tai kenet tahansa vapaana olevan, jos asiakas valitsi **Kuka tahansa vapaana oleva**. Jos ketään ei ole vapaana, TicketPa hyvittää maksun.

## Tapahtumapäivänä

Ajanvaraukset näkyvät kohdassa **Kalenteri** aikojesi rinnalla ja näkymässä **Henkilöittäin** kunkin henkilön sarakkeessa. Tämän päivän ajanvaraukset ovat sivulla **Hallintapaneeli**, ja henkilökuntasi näkee omansa kohdassa **Omat**. Merkitse asiakkaat saapuneiksi skannaamalla heidän lippunsa. Jos haluat siirtää ajanvarauksen tai antaa sen jollekulle toiselle, avaa sen varaus. Katso [Siirrä varaus toiseen aikaan](https://ticketpa.com/fi/ohjeet/siirra-varaus-toiseen-aikaan).

## Julkaise se

Kuten minkä tahansa aktiviteetin, myös tämän pitää sisältää hinta, jonka asiakkaat voivat valita. Lisäksi se tarvitsee vähintään yhden sitä vetävän henkilön sekä aukioloajat tai työajat: toimipaikkansa aukioloajat tai jonkun omat työajat. Siihen asti aktiviteetin kohdassa **Ennen kuin voit julkaista** luetellaan, mitä puuttuu. Katso [Julkaise aktiviteetti, peru julkaisu tai arkistoi](https://ticketpa.com/fi/ohjeet/julkaise-peru-julkaisu-tai-arkistoi-aktiviteetti).